采購申請及審批標(biāo)準(zhǔn)化流程與詢價(jià)單模板一、適用場景與價(jià)值定位本流程及模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購需求場景，包括但不限于生產(chǎn)物料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包采購（如維修、咨詢等）。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具，可規(guī)范采購申請行為、明確審批權(quán)限、提升詢價(jià)效率，同時(shí)保證采購過程的合規(guī)性、透明性與成本可控性，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，支持企業(yè)資源的高效配置。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購申請發(fā)起操作主體：需求部門經(jīng)辦人（*申請人）明確采購需求：根據(jù)部門工作計(jì)劃或?qū)嶋H需求，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、用途、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)等關(guān)鍵信息。填寫《采購申請單》：詳見“核心模板工具清單”中模板一，需完整填寫申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購明細(xì)、預(yù)算金額、緊急程度（如“緊急”“常規(guī)”“不急”）及附件（如技術(shù)規(guī)格書、圖紙等）。提交申請：將《采購申請單》及附件提交至需求部門負(fù)責(zé)人審批。（二）部門內(nèi)部審批操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（*部門經(jīng)理）審核需求合理性：確認(rèn)采購需求是否符合部門年度預(yù)算、工作計(jì)劃，是否為必要支出，數(shù)量及規(guī)格是否合理。審核預(yù)算匹配性：核對預(yù)估總價(jià)是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需注明原因并附預(yù)算調(diào)整說明（如適用）。審批通過后，將《采購申請單》流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)（如采購部門/財(cái)務(wù)部門/管理層）。（三）采購部門審核操作主體：采購部門專員（*采購專員）審核完整性：檢查《采購申請單》及附件是否填寫完整、附件是否齊全（如技術(shù)參數(shù)不明確需退回需求部門補(bǔ)充）。審核合規(guī)性：確認(rèn)采購物品/服務(wù)是否屬于企業(yè)集中采購目錄，是否需要履行招標(biāo)、競爭性談判等更嚴(yán)格的采購程序（如固定資產(chǎn)采購需確認(rèn)是否達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)）。審核預(yù)算：對接財(cái)務(wù)部門確認(rèn)預(yù)算余額是否充足，不足時(shí)協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整采購方案或申請預(yù)算追加。審核通過后，根據(jù)采購金額及物品類型啟動詢價(jià)流程（詳見“（四）詢價(jià)與比價(jià)”）。（四）詢價(jià)與比價(jià)操作主體：采購部門專員（*采購專員）確定詢價(jià)方式：通用物料/標(biāo)準(zhǔn)品：向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》（詳見模板二），可通過供應(yīng)商庫篩選、公開采購平臺、行業(yè)推薦等渠道獲取供應(yīng)商信息。定制化物品/服務(wù)：需提前向供應(yīng)商提供詳細(xì)技術(shù)要求，保證報(bào)價(jià)符合需求。發(fā)出詢價(jià)單：明確報(bào)價(jià)截止時(shí)間（一般不少于3個(gè)工作日，緊急采購可縮短但需注明原因）、報(bào)價(jià)要求（含稅價(jià)/不含稅價(jià)、交貨期、付款方式、質(zhì)保期、售后服務(wù)等）。收集報(bào)價(jià)：截止時(shí)間前回收供應(yīng)商《報(bào)價(jià)單》，整理匯總各供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息，形成《比價(jià)分析表》（需包含供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)、主要優(yōu)勢/劣勢、對比結(jié)論等）。比價(jià)分析：不僅關(guān)注價(jià)格，還需綜合評估供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）、產(chǎn)品質(zhì)量（過往合作評價(jià)、樣品檢測報(bào)告）、交付能力（產(chǎn)能、物流方案）、售后服務(wù)（響應(yīng)速度、質(zhì)保條款）等非價(jià)格因素。（五）審批決策操作主體：根據(jù)采購金額分級審批（以下為示例，企業(yè)需根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）小額采購（預(yù)估金額≤5000元）：采購部門負(fù)責(zé)人（*采購經(jīng)理）審批，無需提交管理層。中額采購（5000元＜預(yù)估金額≤5萬元）：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（*財(cái)務(wù)經(jīng)理）聯(lián)合審批，重點(diǎn)審核成本合理性。大額采購（預(yù)估金額＞5萬元）：需提交至總經(jīng)理（*總經(jīng)理）或采購委員會審批，需附《比價(jià)分析表》《供應(yīng)商資質(zhì)證明》等材料。審批結(jié)果：通過后進(jìn)入采購執(zhí)行階段；不通過則退回采購部門，需重新詢價(jià)或調(diào)整需求。（六）采購執(zhí)行與確認(rèn)操作主體：采購部門專員（采購專員）、需求部門經(jīng)辦人（申請人）確定供應(yīng)商：根據(jù)審批結(jié)果，向選定供應(yīng)商發(fā)出《采購訂單》（明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等）。跟蹤交付：與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時(shí)間交付；需求部門提前做好收貨準(zhǔn)備（如場地、人員安排）。驗(yàn)收入庫：需求部門對照《采購訂單》《技術(shù)規(guī)格書》核對物品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，填寫《驗(yàn)收單》（需驗(yàn)收人簽字確認(rèn)）。如為定制化物品，需進(jìn)行試用或第三方檢測，合格后方可入庫。財(cái)務(wù)結(jié)算：采購部門將《采購申請單》《采購訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等材料提交財(cái)務(wù)部門，辦理付款手續(xù)。三、核心模板工具清單模板一：采購申請單申請部門申請日期申請編號（采購部門填寫）申請人聯(lián)系方式緊急程度采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)要求單位用途說明（請簡述采購原因及具體使用場景）預(yù)算科目預(yù)算金額（元）是否超預(yù)算附件清單（如技術(shù)規(guī)格書、圖紙、報(bào)價(jià)單等）1.2.3.審批流程部門負(fù)責(zé)人意見采購部門意見簽字：__________日期：______簽字：__________日期：______模板二：詢價(jià)單詢價(jià)編號（采購部門填寫）詢價(jià)日期報(bào)價(jià)截止時(shí)間致送供應(yīng)商供應(yīng)商聯(lián)系人聯(lián)系電話采購物品/服務(wù)明細(xì)規(guī)格型號/技術(shù)要求單位報(bào)價(jià)要求1.報(bào)價(jià)包含：□含稅（稅率_%）□不含稅□運(yùn)費(fèi)□安裝費(fèi)□其他費(fèi)用：________2.付款方式：□預(yù)付_%□貨到付款□分期付款（說明：________）3.報(bào)價(jià)有效期：自報(bào)價(jià)截止日起___天4.附件要求：□產(chǎn)品合格證□檢測報(bào)告□技術(shù)參數(shù)說明□其他：__________供應(yīng)商信息填寫供應(yīng)商名稱（加蓋公章）統(tǒng)一社會信用代碼地址開戶行及賬號報(bào)價(jià)明細(xì)單價(jià)（元）總價(jià)（元）供應(yīng)商聲明我方承諾以上報(bào)價(jià)真實(shí)有效，符合詢價(jià)要求，若中標(biāo)將嚴(yán)格履行交貨及服務(wù)義務(wù)。供應(yīng)商蓋章：__________授權(quán)代表簽字：__________日期：______采購部門聯(lián)系人*采購專員聯(lián)系電話四、關(guān)鍵操作風(fēng)險(xiǎn)提示（一）申請環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：采購需求描述模糊（如“辦公用紙”未注明規(guī)格、數(shù)量），導(dǎo)致后續(xù)采購與實(shí)際需求不符。規(guī)避措施：需求部門必須明確物品/服務(wù)的具體參數(shù)、數(shù)量及用途，必要時(shí)附技術(shù)圖紙或樣品說明，采購部門有權(quán)退回不完整的申請。（二）審批環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：越權(quán)審批（如小額采購提交管理層審批）或?qū)徟饔谛问剑ㄎ磳徍祟A(yù)算合理性）。規(guī)避措施：嚴(yán)格執(zhí)行分級審批制度，審批人需對審批意見負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部門需同步審核預(yù)算匹配性，避免超預(yù)算采購。（三）詢價(jià)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：詢價(jià)供應(yīng)商不足3家、供應(yīng)商資質(zhì)不合格（如無相關(guān)經(jīng)營許可）、或僅以價(jià)格最低為唯一標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商。規(guī)避措施：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需審核資質(zhì)；比價(jià)時(shí)需綜合評估價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，留存《比價(jià)分析表》備查。（四）驗(yàn)收與結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：驗(yàn)收環(huán)節(jié)未核對物品規(guī)格/質(zhì)量，或未取得合規(guī)發(fā)票即申請付款。規(guī)避措施：需求部門需指定專人驗(yàn)收，對照《采購訂單》逐項(xiàng)核對；財(cái)務(wù)部門需在收到合規(guī)發(fā)票及《驗(yàn)收單》后安排付款，保證“票、單、貨”一致。（五）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：采購過程中形成的《采購申請單》《詢價(jià)單》《比價(jià)分析表》《