公文安全管理一、總則

（一）公文安全管理的背景與意義

當前，隨著信息技術的快速發(fā)展和辦公自動化的深入推進，公文管理已從傳統(tǒng)紙質模式向數字化、網絡化模式轉型，公文流轉效率顯著提升，但同時也面臨著前所未有的安全風險。電子公文的易復制、易傳播特性，使得其在傳輸、存儲、處理過程中存在信息泄露、篡改、偽造等隱患；網絡攻擊、病毒入侵、人為操作失誤等因素，進一步威脅著公文數據的完整性和可用性。公文作為黨政機關、企事業(yè)單位實施領導、處理公務、溝通信息的重要載體，其內容涉及國家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密及個人隱私，一旦發(fā)生安全問題，不僅會影響單位正常工作秩序，還可能損害國家利益、公共利益及相關方合法權益。因此，加強公文安全管理，是適應信息化時代要求的必然選擇，是保障單位核心信息安全的基礎工程，對于提升治理能力現代化、維護社會穩(wěn)定具有重要意義。

（二）公文安全管理的目標

公文安全管理的核心目標是建立“全流程、多維度、動態(tài)化”的安全防護體系，確保公文在擬制、審核、簽發(fā)、印發(fā)、接收、辦理、歸檔等全生命周期中的機密性、完整性、可用性和可追溯性。具體而言，一是通過技術手段和制度約束，有效防范公文信息在流轉過程中的非法獲取、篡改、丟失等風險，保障公文內容的真實性和準確性；二是明確各環(huán)節(jié)安全責任，規(guī)范操作流程，降低人為因素導致的安全事件發(fā)生率；三是提升應對公文安全突發(fā)事件的能力，確保在發(fā)生安全威脅時能夠快速響應、有效處置，最大限度減少損失；四是推動公文安全管理與業(yè)務工作深度融合，實現安全管理與效率提升的有機統(tǒng)一，為單位各項事業(yè)發(fā)展提供堅實的安全保障。

（三）公文安全管理的原則

公文安全管理遵循以下基本原則：一是預防為主、防治結合原則。將安全風險防控貫穿于公文管理全過程，通過事前風險評估、事中監(jiān)測預警、事后應急處置，構建全方位預防體系，同時建立健全安全事件響應機制，提升綜合防治能力。二是分級負責、權責一致原則。按照公文密級和重要程度實行分級管理，明確各層級、各崗位的安全職責，確保責任落實到人，形成“誰主管、誰負責，誰經辦、誰負責”的責任鏈條。三是全程管控、動態(tài)防護原則。對公文從產生到銷毀的每個環(huán)節(jié)實施全流程安全管控，根據技術發(fā)展和威脅變化，及時調整安全防護策略，實現動態(tài)化、精細化管理。四是技術保障、制度約束原則。綜合運用加密技術、訪問控制、病毒防護等技術手段，同時完善安全管理制度、操作規(guī)程和應急預案，實現技術防護與制度管理的雙重保障。

（四）公文安全管理的適用范圍

本方案適用于各級黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位（以下統(tǒng)稱“單位”）的公文安全管理工作。公文類型包括但不限于涉密公文、內部敏感公文、普通電子公文及紙質公文；管理范圍涵蓋公文從擬制、審核、簽發(fā)、印發(fā)、接收、辦理、傳遞、存儲、歸檔到銷毀的全生命周期各環(huán)節(jié)。單位內部各部門、各崗位人員在公文處理過程中，均應遵守本方案要求，確保公文安全管理措施落實到位。同時，本方案也適用于單位與外部單位之間因工作需要進行的公文交換、共享等場景的安全管理，確?？绮块T、跨單位公文流轉過程中的信息安全。

二、組織架構與職責

（一）領導機構

1.領導小組

單位公文安全管理領導小組由單位主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，成員包括各部門負責人及相關業(yè)務骨干。領導小組每季度召開一次專題會議，研究公文安全管理的重大事項，如政策制定、資源調配和風險評估。組長負責統(tǒng)籌全局，副組長協(xié)助落實具體工作，成員根據分工參與決策。例如，在制定年度安全計劃時，領導小組需審核各部門提交的風險報告，確保方向一致。領導小組還負責審批重大安全事件的處理方案，如應對網絡攻擊時的應急響應策略，確保決策高效權威。

2.職責分工

領導小組的職責分工明確且具體。組長負責簽署公文安全管理的核心文件，如安全管理制度和應急預案，并對整體安全負總責。副組長分管日常執(zhí)行，監(jiān)督各部門落實安全措施，定期檢查公文處理流程的合規(guī)性。成員則負責本部門的安全事務，如辦公室負責人需確保公文流轉環(huán)節(jié)的保密性，技術部門負責人需保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。例如，在公文簽發(fā)過程中，成員需核對文件密級，防止敏感信息泄露。分工機制采用“一崗雙責”，要求成員在完成本職工作的同時，承擔安全管理的連帶責任，形成責任閉環(huán)。

（二）執(zhí)行機構

1.辦公室

辦公室作為公文安全管理的核心執(zhí)行機構，負責公文全生命周期的日常操作。辦公室下設公文處理組、保密組和檔案組，各組分工協(xié)作。公文處理組負責公文的擬制、審核和印發(fā)，確保內容準確無誤；保密組負責公文的密級標識和分發(fā)控制，如對涉密文件實施專人專管；檔案組負責公文的歸檔和銷毀，遵循“誰辦理、誰負責”原則。例如，在公文接收環(huán)節(jié)，處理組需驗證發(fā)送方身份，防止偽造文件；保密組則根據密級設置訪問權限，確保信息不擴散。辦公室還定期組織培訓，提升員工的安全意識，如通過模擬演練強化操作規(guī)范，減少人為失誤。

2.技術部門

技術部門為公文安全管理提供技術支撐，負責系統(tǒng)的建設和維護。部門下設網絡安全組、數據管理組和運維組，各司其職。網絡安全組負責防護公文系統(tǒng)的入侵檢測，部署防火墻和加密技術，防止黑客攻擊；數據管理組負責公文的存儲和備份，采用云平臺和本地雙備份，確保數據不丟失；運維組負責系統(tǒng)日常監(jiān)控，及時修復漏洞。例如，在公文傳輸過程中，技術部門使用端到端加密，保障文件在傳輸中的安全性；同時，通過日志記錄追蹤操作軌跡，便于事后審計。技術部門還定期更新安全策略，如引入人工智能識別異常行為，提升防御能力，確保技術手段與業(yè)務需求同步。

（三）監(jiān)督機構

1.審計部門

審計部門獨立于執(zhí)行機構，負責公文安全管理的監(jiān)督和評估。部門下設合規(guī)審計組和風險審計組，分別負責制度執(zhí)行和風險排查。合規(guī)審計組每半年開展一次全面檢查，審核各部門的安全措施落實情況，如公文處理流程是否符合規(guī)定；風險審計組則針對潛在威脅進行專項審計，如系統(tǒng)漏洞和操作失誤，提出改進建議。例如，在審計過程中，合規(guī)組抽查公文檔案，核實密級標識是否正確；風險組分析歷史事件，總結規(guī)律以預防問題。審計報告直接報送領導小組，確保問題得到及時整改，避免安全風險累積。

2.監(jiān)督機制

監(jiān)督機制通過多渠道保障公文安全管理的有效性。內部監(jiān)督采用定期巡查和隨機抽查相結合的方式，如每月由審計部門組織現場檢查，查看公文存儲環(huán)境；外部監(jiān)督引入第三方評估，每年邀請專業(yè)機構進行安全認證，確保標準符合行業(yè)要求。例如，在公文銷毀環(huán)節(jié)，監(jiān)督機制要求雙人核對，并由審計部門全程錄像存檔，防止信息泄露。同時，建立舉報制度，鼓勵員工反饋安全隱患，如通過匿名信箱報告可疑操作，形成全員參與的監(jiān)督網絡。監(jiān)督結果與績效考核掛鉤，對違規(guī)行為嚴肅處理，強化責任意識，確保管理措施落地生根。

三、技術防護體系

（一）終端安全防護

1.設備準入控制

所有接入公文處理網絡的終端設備必須通過統(tǒng)一的安全認證，包括身份驗證、系統(tǒng)補丁檢查和病毒庫更新驗證。未通過認證的設備將被隔離在安全區(qū)域，僅能訪問基礎網絡資源。終端設備需安裝統(tǒng)一管理客戶端，實時監(jiān)控設備狀態(tài)，如非法外接設備檢測、屏幕鎖定策略等。例如，當檢測到U盤未經授權接入時，系統(tǒng)自動阻斷數據傳輸并記錄日志。

2.加密技術應用

涉密公文在終端存儲時采用文件級加密技術，使用國密算法SM4進行加密，密鑰由單位統(tǒng)一密鑰管理系統(tǒng)分發(fā)。非涉密公文可使用透明加密技術，用戶無需手動操作，文件在創(chuàng)建時自動加密，打開時自動解密。加密文件禁止通過郵件、即時通訊工具等非指定渠道傳輸，防止數據泄露。

3.操作行為審計

終端操作行為全程留痕，記錄文件打開、編輯、打印、復制等動作，并關聯(lián)操作人員身份信息。審計日志實時上傳至中央審計服務器，保存時間不少于180天。敏感操作如涉密文件打印需二次授權，審批記錄同步存檔。審計結果定期用于員工行為分析，識別異常操作模式。

（二）網絡傳輸安全

1.專用通道建設

公文傳輸采用獨立VPN通道與普通業(yè)務網絡物理隔離，通道采用IPSec協(xié)議加密傳輸，確保數據在公網傳輸過程中不被竊取或篡改。重要節(jié)點部署入侵檢測系統(tǒng)（IDS），實時監(jiān)測異常流量，如非工作時段的大文件傳輸。

2.訪問控制策略

基于最小權限原則，通過網絡設備配置精細化的訪問控制列表（ACL），限制非必要端口和服務。例如，僅允許公文服務器與指定終端之間建立加密連接，阻斷其他非法訪問嘗試。雙因素認證應用于遠程訪問，結合密碼和動態(tài)令牌驗證用戶身份。

3.流量異常監(jiān)控

部署網絡流量分析（NTA）系統(tǒng)，實時監(jiān)測數據傳輸行為。當檢測到異常模式時，如短時間內同一IP多次請求敏感文件，系統(tǒng)自動觸發(fā)告警并臨時凍結該IP訪問權限。網絡流量數據每日匯總分析，形成安全態(tài)勢報告，指導防護策略優(yōu)化。

（三）數據存儲安全

1.存儲介質管理

涉密公文存儲采用專用加密服務器，硬件加密模塊與操作系統(tǒng)分離，密鑰不落地存儲。非涉密公文存儲于分布式文件系統(tǒng)，數據分片存儲于不同物理節(jié)點，防止單點故障。存儲介質報廢時需經專業(yè)銷毀，確保數據無法恢復。

2.備份與恢復機制

采用“本地+異地”雙備份策略，每日增量備份，每周全量備份。備份數據采用離線存儲介質，與生產環(huán)境物理隔離。定期進行恢復演練，驗證備份數據的完整性和可用性。例如，模擬服務器故障場景，測試從備份中恢復關鍵公文的時間不超過30分鐘。

3.數據脫敏處理

非必要場景下，公文數據需進行脫敏處理。如內部測試環(huán)境使用時，自動替換真實姓名為“張三”“李四”等占位符，隱藏具體地址和聯(lián)系方式。脫敏規(guī)則根據公文密級動態(tài)調整，確保數據在安全前提下可用。

（四）安全運維管理

1.漏洞掃描與修復

每月對公文系統(tǒng)進行漏洞掃描，覆蓋操作系統(tǒng)、數據庫、應用軟件等。高危漏洞需在48小時內修復，中低危漏洞在一周內完成修復。修復后需進行回歸測試，確保新漏洞產生。掃描結果形成漏洞清單，跟蹤整改閉環(huán)。

2.日志集中管理

所有系統(tǒng)日志、設備日志、應用日志統(tǒng)一收集至安全信息與事件管理（SIEM）平臺。平臺自動關聯(lián)分析日志，識別潛在威脅。例如，當檢測到同一賬號在多地登錄時，觸發(fā)二次驗證流程。日志保存期不少于3年，滿足審計追溯需求。

3.應急響應機制

制定分級應急預案，針對不同安全事件啟動相應響應流程。如數據泄露事件，立即隔離受影響系統(tǒng)，追溯泄露路徑，通知相關方。應急小組由技術、法務、公關人員組成，每季度開展實戰(zhàn)演練，提升響應效率。演練后優(yōu)化預案，確保措施可落地。

四、制度規(guī)范體系

（一）公文分類分級管理

1.密級劃分標準

根據公文內容敏感程度，劃分為絕密、機密、秘密、內部和公開五個等級。絕密公文涉及國家核心利益，如未公開的重大政策文件；機密公文包含重要工作部署，如人事任免預案；秘密公文指一般性敏感信息，如未公開的統(tǒng)計數據。內部公文適用于單位內部流轉，公開公文可對外發(fā)布。劃分依據參照《國家秘密定密管理暫行規(guī)定》，由擬稿部門初定，保密辦審核，分管領導批準。

2.標識與流轉規(guī)則

不同密級公文采用統(tǒng)一標識：絕密文件使用紅色封套并標注“絕密”字樣；機密文件使用黃色封套；秘密文件使用藍色封套。內部文件標注“內部資料”水印，公開文件無需特殊標識。流轉時，絕密公文必須由兩人專車送達，全程簽收登記；機密以上公文禁止通過普通快遞傳遞；秘密文件可加密電子傳輸，但需設置閱讀權限。

3.保管期限規(guī)定

絕密公文永久保存，機密公文保存不少于三十年，秘密公文保存不少于十年。內部文件保存五年，公開文件保存三年。到期文件由檔案部門會同保密辦鑒定，確認無保存價值后銷毀。涉密文件銷毀需雙人監(jiān)銷，使用專用碎紙機粉碎，并填寫《涉密載體銷毀登記表》。

（二）操作流程規(guī)范

1.擬制與審核環(huán)節(jié)

公文擬稿人需使用單位指定辦公軟件，自動嵌入數字水印包含操作者工號。擬稿完成后提交部門負責人初審，重點審核內容合規(guī)性與格式規(guī)范性。涉密公文需經保密辦預審，檢查是否存在敏感信息表述不當。審核意見需在OA系統(tǒng)留痕，修改記錄可追溯。

2.簽發(fā)與印發(fā)控制

簽發(fā)實行分級授權：單位負責人簽發(fā)全局性文件，分管領導簽發(fā)分管領域文件。電子簽章需通過USBKey驗證身份，簽發(fā)時間精確到分鐘。印發(fā)時，機密以上公文由文印室專人打印，打印過程全程監(jiān)控；普通文件可自助打印，但需刷工號認證。印制份數需與簽發(fā)單一致，多余份數立即銷毀。

3.傳閱與辦理管理

傳閱公文采用“閉環(huán)管理”模式，接收人需在傳閱單上簽字確認并注明時間。禁止將涉密公文帶離辦公區(qū)域，確需外帶的須經分管領導批準并辦理《涉密載體借閱手續(xù)》。辦理過程中形成的修改稿需標注“修改稿”字樣，最終版本由承辦部門歸檔。

（三）保密管理要求

1.物理環(huán)境防護

涉密檔案室配備“三鐵一器”：鐵門、鐵窗、鐵柜和報警器。門禁系統(tǒng)采用指紋+密碼雙重驗證，進入人員需登記《涉密場所出入記錄》。檔案室內禁止使用無線設備，所有電器設備加裝電磁屏蔽罩。非涉密區(qū)域設置“文件周轉柜”，用于臨時存放待處理公文。

2.人員行為約束

涉密人員需簽訂《保密承諾書》，明確禁止事項：不得在非涉密計算機處理涉密文件；不得使用個人郵箱傳輸公文；不得擅自復制涉密載體。定期開展保密培訓，每年不少于16學時，培訓內容包括典型泄密案例分析和防竊聽技術演示。

3.外部協(xié)作管控

向外單位提供公文需經保密辦審批，并簽訂《信息共享保密協(xié)議》。接收外部涉密文件時，需驗證對方《涉密資質證明》，文件使用專用保險柜存放。合作項目結束后，需回收所有涉密資料并銷毀復印件。

（四）風險防控機制

1.定期風險評估

每季度由保密辦牽頭組織風險評估，采用“檢查表法”與“情景分析法”相結合。檢查表涵蓋20項指標，如“終端加密覆蓋率”“雙因素認證啟用率”等；情景分析模擬“U盤竊密”“郵件釣魚”等攻擊場景。評估結果形成《風險清單》，明確責任部門與整改時限。

2.違規(guī)行為追責

建立分級追責制度：首次違規(guī)行為給予書面警告并通報批評；造成信息泄露的扣減當月績效；情節(jié)嚴重的解除勞動合同并追究法律責任。追責過程遵循“事實清楚、證據確鑿、程序正當”原則，允許當事人申辯。

3.應急處置預案

制定《公文安全事件應急預案》，明確三類響應流程：數據泄露事件立即斷網并溯源；系統(tǒng)入侵事件啟用備用服務器；自然災害事件啟動異地備份恢復。應急小組24小時待命，每年開展兩次實戰(zhàn)演練，演練場景包括“服務器被勒索病毒攻擊”“辦公場所火災”等。

五、應急處置與恢復

（一）應急響應流程

1.事件分級標準

根據公文安全事件的影響范圍和嚴重程度，劃分為三個等級。一般事件指單份非涉密文件泄露或系統(tǒng)短暫中斷，影響范圍限于單個部門；較大事件涉及涉密文件泄露或核心系統(tǒng)癱瘓，影響范圍擴大至多個部門；重大事件造成核心機密文件外泄或全網系統(tǒng)癱瘓，可能引發(fā)社會負面影響。分級由應急指揮組在接報后30分鐘內完成，依據事件性質、擴散速度和潛在危害綜合判定。

2.響應啟動程序

事件發(fā)生后，首報人員需立即通過應急聯(lián)絡群報告事件類型、發(fā)生時間和初步影響。應急指揮組接到報告后，根據級別啟動相應預案：一般事件由部門負責人牽頭處置；較大事件由分管領導協(xié)調處置；重大事件由單位主要負責人啟動最高級別響應。響應啟動后，兩小時內成立現場處置組、技術分析組和對外聯(lián)絡組，明確各組職責分工。

3.處置步驟執(zhí)行

處置過程遵循“隔離-溯源-清除-恢復”四步法。首先立即隔離受影響設備或系統(tǒng)，切斷外部網絡連接，防止事件擴散；其次由技術分析組通過日志回溯、流量分析等方式定位攻擊源頭和入侵路徑；然后清除惡意程序或修復漏洞，確保系統(tǒng)無殘留風險；最后逐步恢復系統(tǒng)功能，優(yōu)先恢復公文處理核心模塊。每步操作需詳細記錄時間、操作人員和執(zhí)行結果。

（二）恢復機制建設

1.數據恢復策略

采用“三二一”備份恢復體系：三套備份介質（本地磁盤、異地存儲、云備份），兩個不同物理位置，一套離線介質。每日增量備份敏感公文，每周全量備份，每月驗證備份數據完整性?；謴蜁r優(yōu)先使用離線介質，避免二次感染；若離線介質失效，啟用異地存儲；重大事件則調用云備份快速恢復。恢復過程需雙人操作，一人執(zhí)行、一人監(jiān)督，確保數據準確無誤。

2.系統(tǒng)重建流程

核心系統(tǒng)癱瘓時，啟用備用服務器集群。預先配置好與主系統(tǒng)一致的公文處理環(huán)境，包括數據庫、應用軟件和訪問權限。切換時通過負載均衡器將流量導向備用系統(tǒng)，用戶端無需重新登錄。重建完成后，需進行功能驗證，重點測試公文擬制、審核、簽發(fā)等核心流程，確保業(yè)務連續(xù)性。重建過程需在4小時內完成，最長不超過8小時。

3.業(yè)務替代方案

在系統(tǒng)無法恢復時，啟用紙質公文處理流程。預先儲備足量紙質公文模板和印鑒，由專人負責手工流轉。涉密文件啟用保密室專用通道，非涉密文件通過部門內部傳遞。每日系統(tǒng)恢復后，需將紙質文件信息錄入系統(tǒng)，確保數據一致性。替代方案僅限應急使用，系統(tǒng)恢復后72小時內完成數據補錄。

（三）演練與評估

1.演練場景設計

每季度開展一次綜合演練，場景包括網絡攻擊、數據泄露、硬件故障等。例如模擬勒索病毒攻擊：攻擊組通過釣魚郵件植入病毒，導致公文系統(tǒng)無法訪問；處置組執(zhí)行隔離、溯源、清除、恢復全流程；評估組記錄響應時間和處置效果。演練場景需覆蓋不同級別事件，每年至少包含一次重大事件演練。

2.演練實施過程

演練前兩周發(fā)布方案，明確參演人員、場景腳本和評估標準。演練采用“不打招呼”方式，模擬真實突發(fā)情況。參演人員需按預案執(zhí)行，評估組全程錄像并記錄關鍵節(jié)點。演練后立即召開復盤會，分析存在的問題，如響應超時、操作失誤等。演練結束后24小時內形成報告，明確改進措施和責任部門。

3.評估與改進

評估指標包括響應時間（一般事件≤2小時，重大事件≤30分鐘）、處置成功率（≥95%）、業(yè)務中斷時間（≤4小時）。根據演練結果，每半年修訂一次應急預案，更新處置流程和資源清單。對評估中發(fā)現的短板，如技術能力不足，及時組織專項培訓；如設備老化，列入年度預算更新。評估結果納入部門績效考核，確保持續(xù)改進。

六、監(jiān)督與評估

（一）日常監(jiān)督機制

1.內部檢查流程

單位每月組織一次內部安全檢查，由審計部門牽頭，各部門派員參與。檢查內容包括公文處理流程合規(guī)性、系統(tǒng)運行狀態(tài)和人員操作記錄。檢查人員隨機抽取樣本，如近一個月的公文流轉日志，核對簽名、時間戳和密級標識是否一致。發(fā)現問題時，現場拍照取證并記錄在案，要求責任部門在三天內提交整改報告。例如，在檢查中發(fā)現某部門未按規(guī)定加密傳輸文件，檢查組立即暫停其權限，待整改完成后再恢復。檢查結果通過內部郵件通報，確保各部門及時了解問題。

2.外部審計安排

每半年邀請第三方專業(yè)機構進行獨立審計，審計范圍覆蓋公文管理全鏈條。審計團隊通過訪談員工、審查系統(tǒng)日志和模擬攻擊測試，評估安全措施有效性。審計前兩周，單位提供必要資料，如安全制度文件和事件記錄。審計過程中，審計人員現場測試系統(tǒng)漏洞，如嘗試非法訪問敏感文件，驗證防護機制。審計報告詳細列出問題清單，如“終端加密覆蓋率不足”，并提出改進建議。審計結束后，單位召開會議討論報告，明確責任部門和時間表，確保建議落實。

（二）績效評估體系

1.指標設定

單位設定五項關鍵績效