企業(yè)文檔歸檔與檔案管理規(guī)范模板一、適用范圍本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含集團(tuán)總部、子公司、分支機(jī)構(gòu)）在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文檔的歸檔與檔案管理工作，涵蓋但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證、人力資源文件、項(xiàng)目資料、會(huì)議紀(jì)要、制度文件、客戶資料等。旨在規(guī)范文檔全生命周期管理，保證檔案的完整性、安全性、可檢索性，為企業(yè)決策、合規(guī)審計(jì)、歷史追溯提供支撐。二、操作流程詳解（一）文檔分類與歸檔范圍界定分類原則按業(yè)務(wù)屬性分為一級(jí)分類（如“綜合管理”“財(cái)務(wù)管理”“項(xiàng)目管理”“人力資源”“法務(wù)合規(guī)”等），再根據(jù)文檔類型或子業(yè)務(wù)分為二級(jí)分類（如“綜合管理”下分“制度文件”“會(huì)議紀(jì)要”“證照資質(zhì)”等）。按載體形式分為紙質(zhì)文檔、電子文檔（含文本、圖片、音視頻等）、聲像檔案（錄音、錄像）、實(shí)物檔案（獎(jiǎng)杯、禮品等）。歸檔范圍確認(rèn)納入歸檔的文檔：涉及企業(yè)核心業(yè)務(wù)、重要決策、法定義務(wù)的正式文件（如簽署生效的合同、審計(jì)報(bào)告、董事會(huì)決議、員工勞動(dòng)合同）；具有參考價(jià)值的非正式文件（如項(xiàng)目階段性總結(jié)、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、重要會(huì)議記錄）。不納入歸檔的文檔：臨時(shí)性草稿（未定稿的會(huì)議通知、合同草案）、重復(fù)性文件（已歸檔的復(fù)印件）、純事務(wù)性通知（一般會(huì)議提醒、內(nèi)部活動(dòng)通知）。（二）文檔整理與編號(hào)規(guī)則整理要求紙質(zhì)文檔：去除金屬夾、回形針，對(duì)破損、褶皺文件進(jìn)行修復(fù)；按時(shí)間順序或邏輯順序排序，左側(cè)對(duì)齊裝訂（無(wú)法裝訂的采用檔案夾封裝），逐頁(yè)編寫頁(yè)碼（正頁(yè)為“1-1”“1-2”，背面為“1-1（背）”）。電子文檔：統(tǒng)一存儲(chǔ)于指定服務(wù)器或云盤（個(gè)人電腦臨時(shí)存儲(chǔ)需及時(shí)備份），命名格式為“一級(jí)分類_二級(jí)分類_年份_序號(hào)_文件名”（如“財(cái)務(wù)管理_費(fèi)用報(bào)銷_2024_001_2024年Q1費(fèi)用報(bào)銷明細(xì)表”），避免使用特殊字符（如“*”“？”）。編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-年份-流水號(hào)”組合，一級(jí)分類代碼用2位大寫字母（如“綜合管理”為“ZG”，“財(cái)務(wù)管理”為“CW”），二級(jí)分類代碼用2位數(shù)字（如“制度文件”為“01”，“會(huì)議紀(jì)要”為“02”），年份用4位數(shù)字，流水號(hào)用3位數(shù)字（不足補(bǔ)零）。示例：“ZG-01-2024-001”表示2024年綜合管理類制度文件第1號(hào)檔案。（三）檔案移交與登記移交責(zé)任業(yè)務(wù)部門為文檔歸檔的第一責(zé)任人，需在文檔形成后15個(gè)工作日內(nèi)完成整理，填寫《檔案移交登記表》（見(jiàn)模板表2），連同檔案（紙質(zhì)需加蓋部門公章，電子需通過(guò)加密U盤或企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)）移交至檔案管理部門。檔案管理部門接收時(shí)，需核對(duì)檔案數(shù)量、完整性、編號(hào)準(zhǔn)確性，核對(duì)無(wú)誤后在登記表上簽字確認(rèn)，一式兩份（移交部門與檔案管理部門各存一份）。特殊情況處理對(duì)于跨部門協(xié)作形成的檔案（如項(xiàng)目文件），由牽頭部門負(fù)責(zé)匯總整理，協(xié)作部門配合提供相關(guān)材料。涉及密級(jí)的檔案（如未公開(kāi)的商業(yè)合同、戰(zhàn)略規(guī)劃），需在移交時(shí)標(biāo)注密級(jí)（“秘密”“機(jī)密”“絕密”），并單獨(dú)存放。（四）檔案保管與維護(hù)保管環(huán)境要求紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案柜，庫(kù)房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，遠(yuǎn)離水源、火源、強(qiáng)光，配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)設(shè)備（如滅火器、防盜門窗、除濕機(jī)）。電子檔案：定期進(jìn)行備份（本地備份+異地備份，每日增量備份，每周全量備份），備份數(shù)據(jù)需加密存儲(chǔ)，并定期（每季度）測(cè)試備份數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。動(dòng)態(tài)管理檔案管理部門每半年對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清點(diǎn)，檢查是否有缺失、損壞，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)并處理。對(duì)于保管期限屆滿的檔案，需按程序進(jìn)行鑒定（見(jiàn)“檔案鑒定與銷毀”），不得擅自銷毀。（五）檔案借閱與利用借閱權(quán)限員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板表3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，交檔案管理部門審批；涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。外部單位借閱檔案（如審計(jì)、合作方），需持單位介紹信、法定代表人授權(quán)書(shū)及本人證件號(hào)碼，經(jīng)檔案管理部門審核并報(bào)企業(yè)法務(wù)部門備案。借閱規(guī)范紙質(zhì)檔案原則上僅限在檔案閱覽室借閱，確需帶出需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日；電子檔案需通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)在線查閱，禁止（經(jīng)審批的特殊情況除外）。借閱人需妥善保管檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、損壞或轉(zhuǎn)借，歸還時(shí)檔案管理部門需檢查檔案完整性。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定組織每年12月，由檔案管理部門牽頭，組織法務(wù)、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成檔案鑒定小組，對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定結(jié)果處理仍有保存價(jià)值：延長(zhǎng)保管期限，重新標(biāo)注保管期限，并更新檔案登記信息。無(wú)保存價(jià)值：填寫《檔案銷毀審批表》（見(jiàn)模板表4），經(jīng)總經(jīng)理審批后，由檔案管理部門和監(jiān)督部門（如審計(jì)部）共同監(jiān)督銷毀（紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒，電子檔案進(jìn)行徹底刪除并銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)），銷毀過(guò)程需記錄存檔（銷毀清單需有監(jiān)銷人簽字）。三、檔案分類及登記表模板表1：企業(yè)檔案分類表（示例）一級(jí)分類（代碼）二級(jí)分類（代碼）說(shuō)明保管期限（示例）備注綜合管理（ZG）制度文件（01）企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理制度、流程長(zhǎng)期含修訂版、廢止版會(huì)議紀(jì)要（02）董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等會(huì)議記錄10年涉密會(huì)議紀(jì)要永久保存財(cái)務(wù)管理（CW）費(fèi)用報(bào)銷（01）員工費(fèi)用報(bào)銷單、發(fā)票等憑證5年電子備份保存10年財(cái)務(wù)報(bào)告（02）月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表永久含審計(jì)報(bào)告項(xiàng)目管理（XM）立項(xiàng)文件（01）項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告項(xiàng)目結(jié)束后10年驗(yàn)收文件（02）項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果交付清單永久表2：檔案移交登記表移交部門移交人移交日期接收部門接收人檔案管理部門檔案編號(hào)檔案名稱形成日期數(shù)量（頁(yè)/份）保管期限ZG-01-2024-0012024年考勤管理制度2024-03-1525頁(yè)長(zhǎng)期CW-02-2024-0052024年Q1財(cái)務(wù)報(bào)告2024-04-201份+電子版永久移交部門負(fù)責(zé)人簽字：_____________檔案管理部門接收人簽字：_____________表3：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱日期歸還日期檔案編號(hào)檔案名稱借閱用途是否涉密ZG-02-2024-0032024年3月總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要項(xiàng)目審計(jì)參考否審批意見(jiàn)：部門負(fù)責(zé)人：_____________檔案管理部門負(fù)責(zé)人：_____________分管領(lǐng)導(dǎo)：_____________借閱人簽字：_____________歸還時(shí)檢查情況（完好/破損）：_____________接收人簽字：_____________表4：檔案銷毀審批表檔案編號(hào)檔案名稱保管期限銷毀原因CW-01-2019-1202019年Q2費(fèi)用報(bào)銷憑證5年保管期限屆滿鑒定小組意見(jiàn)：經(jīng)鑒定，該檔案無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值，建議銷毀。鑒定人：_____________日期：_____________審批意見(jiàn)：總經(jīng)理：_____________日期：_____________監(jiān)銷人：_____________銷毀人：_____________銷毀日期：_____________銷毀方式（如粉碎）：_____________四、管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示責(zé)任明確建立“業(yè)務(wù)部門-檔案管理部門-分管領(lǐng)導(dǎo)”三級(jí)責(zé)任體系，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)文檔形成與初步整理，檔案管理部門負(fù)責(zé)專業(yè)保管與利用服務(wù)，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督審批。動(dòng)態(tài)更新企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整、組織架構(gòu)變更時(shí)，需同步更新檔案分類表，保證新形成的文檔及時(shí)納入歸檔范圍；檔案管理制度每?jī)赡晷抻喴淮?，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。安全保密涉密檔案需設(shè)置獨(dú)立存放區(qū)域，配備密碼鎖、監(jiān)控設(shè)備，查閱權(quán)限僅限授權(quán)人員；電子檔案訪問(wèn)需通過(guò)身份認(rèn)證（如密碼、指紋），操作