商務(wù)合同評審及歸檔管理制度一、適用范圍與使用情境本制度適用于公司所有對外商務(wù)合同的評審、簽訂、履行及歸檔管理全流程，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等各類具有法律約束力的商務(wù)文件。具體使用場景包括：業(yè)務(wù)部門與外部單位擬簽訂合同時需通過評審流程保證條款合規(guī)；合同簽訂后需規(guī)范歸檔，以備后續(xù)查閱、審計或糾紛處理；公司需統(tǒng)一合同管理標準，防范法律風(fēng)險及經(jīng)營風(fēng)險，保證合同管理全流程可追溯。二、合同評審及歸檔管理流程（一）合同發(fā)起與起草責任部門：業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購部、項目部等）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同標的、數(shù)量、價格、履行期限、質(zhì)量標準、違約責任等核心要素；依據(jù)公司模板或行業(yè)標準起草合同文本，保證條款清晰、無歧義；收集并準備合同附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單、資質(zhì)證明等），與合同文本一并提交評審。輸出成果：合同初稿（含附件）、《合同評審發(fā)起單》（明確合同背景、合作方基本信息、評審需求等）。（二）部門內(nèi)部評審責任部門：業(yè)務(wù)部門負責人操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門負責人對合同初稿進行審核，重點核對業(yè)務(wù)需求的匹配性、條款的完整性（如是否明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約處理方式等）；確認合同金額、付款方式等是否符合公司業(yè)務(wù)政策及預(yù)算要求；審核通過后，在《合同評審表》中簽署“同意”意見并簽字；若需修改，退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整后重新提交。輸出成果：部門內(nèi)部評審?fù)ㄟ^的合同文本及《合同評審表》。（三）跨部門會簽責任部門：法務(wù)部、財務(wù)部、行政部（根據(jù)合同類型可增加其他部門，如技術(shù)部、人力資源部等）操作內(nèi)容：法務(wù)部評審：審核合同主體合法性（合作方是否為依法設(shè)立并存續(xù)的法人/組織）、條款合規(guī)性（是否符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定）、法律風(fēng)險點（如違約責任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院等），出具書面評審意見；財務(wù)部評審：審核合同金額準確性、付款條件及方式是否與財務(wù)制度一致（如預(yù)付款比例、進度款支付節(jié)點、發(fā)票要求等）、稅務(wù)處理是否合規(guī)（如稅率、發(fā)票類型等），出具書面評審意見；行政部/其他部門評審：如涉及資質(zhì)審批、保密條款、知識產(chǎn)權(quán)等，由對應(yīng)部門審核相關(guān)內(nèi)容并簽署意見。輸出成果：各部門會簽完成的《合同評審表》，無重大修改意見或意見已落實。（四）合同審批責任部門：公司管理層（根據(jù)合同金額及重要性分級審批）操作內(nèi)容：分級審批標準（示例）：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負責人審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管副總審批；50萬元＜金額≤100萬元：總經(jīng)理審批；金額＞100萬元：總經(jīng)理辦公會集體審批。審批人重點審核合同與公司戰(zhàn)略的匹配性、資源投入的合理性、風(fēng)險可控性等，簽署審批意見；對重大或有爭議的合同，可要求補充評審或召開專題會議討論。輸出成果：最終審批通過的《合同評審表》，確認合同可簽訂。（五）合同簽訂責任部門：業(yè)務(wù)部門、授權(quán)簽約人（一般為法定代表人或其授權(quán)委托人）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門核對審批完成的合同文本與最終版本是否一致，保證條款無修改；授權(quán)簽約人與合作方共同簽署合同，加蓋公司合同專用章（或公章），合作方需提供簽字蓋章頁原件；若需辦理授權(quán)委托書，由行政部統(tǒng)一出具，明確授權(quán)范圍及期限。輸出成果：正式簽訂的合同文本（一式N份，合作方份數(shù)根據(jù)需求確定，公司至少留存2份）。（六）合同履行跟蹤責任部門：業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門負責跟蹤合同履行進度（如交付時間、質(zhì)量驗收等），建立《合同履行臺賬》，記錄關(guān)鍵節(jié)點完成情況；履行過程中若出現(xiàn)變更（如金額、期限、內(nèi)容等），需重新履行評審審批流程，簽訂補充協(xié)議；財務(wù)部根據(jù)合同約定及履行進度，辦理款項支付手續(xù)，留存支付憑證。輸出成果：《合同履行臺賬》、補充協(xié)議（若有）、支付憑證等。（七）合同歸檔責任部門：檔案室（或行政部）、業(yè)務(wù)部門操作內(nèi)容：材料整理：合同履行完成后，業(yè)務(wù)部門收集合同文本（含所有附件）、評審審批文件（含《合同評審表》、審批單）、履行記錄（如驗收報告、溝通函件等）、支付憑證等全套材料；登記備案：填寫《合同歸檔清單》，注明合同編號、名稱、歸檔日期、保管期限等信息，提交檔案室；移交歸檔：檔案室核對材料完整性后，統(tǒng)一編號入庫，按“合同類型-簽訂年度”分類存放，電子版同步存入公司檔案管理系統(tǒng)。輸出成果：歸檔合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《合同歸檔清單》。三、附表：模板表格附表1：商務(wù)合同評審表（模板）合同基本信息合同編號（按公司規(guī)則填寫，如“CG-2024-X”）合同名稱（如“產(chǎn)品采購合同”）合作方名稱合同金額（大寫）合同金額（小寫）履行期限自_年_月_日至_年__月__日業(yè)務(wù)部門發(fā)起日期評審環(huán)節(jié)評審部門/人評審意見簽字日期業(yè)務(wù)部門初審業(yè)務(wù)負責人*____年__月__日法務(wù)部評審法務(wù)專員*____年__月__日財務(wù)部評審財務(wù)負責人*____年__月__日行政部評審行政負責人*____年__月__日分管副總審批分管副總*____年__月__日總經(jīng)理審批總經(jīng)理*____年__月__日備注|（如補充說明、修改要求等）|附表2：商務(wù)合同臺賬（模板）合同編號合同名稱合作方名稱合同金額（元）簽訂日期履行狀態(tài)（履行中/已完成/終止）歸檔編號責任人到期日期附表3：合同歸檔清單（模板）檔案編號合同編號合同名稱歸檔日期保管期限（年）存放位置（檔案柜/架）材料清單（如合同文本、評審表、履行記錄等）經(jīng)手人備注四、管理要點與風(fēng)險提示（一）評審環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點主體資格審查：合作方需提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明等文件，保證其具備履約能力（如涉及特殊行業(yè)，需核查行業(yè)許可證）；核心條款明確性：合同標的、數(shù)量、價格、履行期限、質(zhì)量標準、違約責任等核心條款必須具體、可量化，避免模糊表述（如“合理期限內(nèi)”“按市場價”等）；法律合規(guī)性：法務(wù)部需重點審核條款是否違反《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，爭議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院管轄；財務(wù)風(fēng)險防控：付款條件需與公司現(xiàn)金流匹配，預(yù)付款比例原則上不超過30%，尾款需在驗收合格后支付。（二）歸檔管理要求及時性：合同簽訂后10個工作日內(nèi)完成材料收集，履行結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成歸檔；完整性：歸檔材料需包含合同文本、評審審批文件、履行記錄、支付憑證等全套資料，缺一不可；保密性：合同檔案屬于公司機密，僅限相關(guān)部門因工作需要查閱，查閱需經(jīng)檔案室負責人批準并登記；保管期限：根據(jù)合同類型及重要性確定保管期限，一般合同保管不少于10年，重要合同（如重大資產(chǎn)合同、長期合作協(xié)議）保管不少于20年。（三）履行跟蹤注意事項業(yè)務(wù)部門需每月更新《合同履行臺賬》，對即將到期的合同提前15天預(yù)警；履行過程中若出現(xiàn)對方違約，需及時收集證據(jù)（如函件、驗收單等），并上報法務(wù)部處理；合同變更必須簽訂書面補充協(xié)議，口