會議組織及議程設(shè)置流程指導(dǎo)模板一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)內(nèi)部會議的組織與議程管理，包括但不限于：常規(guī)例會（如周例會、月度總結(jié)會）、專項(xiàng)工作會議（如項(xiàng)目啟動會、問題研討會）、跨部門協(xié)調(diào)會、決策評審會等。無論會議規(guī)模大?。?人以下小型溝通會或50人以上大型會議），均可通過本模板規(guī)范會議籌備、執(zhí)行及后續(xù)跟進(jìn)流程，保證會議目標(biāo)明確、高效有序，避免資源浪費(fèi)與形式化。二、會議組織與議程設(shè)置全流程操作指南（一）會前準(zhǔn)備：奠定會議高效基礎(chǔ)第一步：明確會議核心目標(biāo)與議題目標(biāo)定位：清晰定義會議需解決的問題或達(dá)成的成果（如“確定Q3營銷方案”“解決項(xiàng)目跨部門協(xié)作障礙”），避免目標(biāo)模糊導(dǎo)致的會議發(fā)散。議題梳理：根據(jù)目標(biāo)拆解具體議題，優(yōu)先級排序（緊急/重要議題前置），每個議題明確需輸出的結(jié)果（如“形成方案初稿”“明確責(zé)任分工”）。第二步：確定參會人員與會議形式參會人員篩選：必邀人員：議題直接關(guān)聯(lián)人、決策人（如部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*）；可選人員：需知曉信息或提供支持的人員（如記錄人、后勤支持）；避免無關(guān)人員參會，控制單次會議參會人數(shù)（建議10人以內(nèi)為佳，超過時需分組討論）。會議形式選擇：根據(jù)議題性質(zhì)確定（線下會議室會議、線上視頻會議、混合模式），提前測試線上會議設(shè)備（如騰訊會議、釘釘）穩(wěn)定性。第三步：擬定議程初稿與時間分配議程要素：包含議題序號、議題名稱、匯報(bào)人/負(fù)責(zé)人、預(yù)計(jì)時長、內(nèi)容說明（需討論/決策/通報(bào)）、備注（如需提前準(zhǔn)備的材料）。時間分配原則：總時長控制在1-2小時內(nèi)（超長會議需設(shè)置休息間隙），每個議題預(yù)留10%-20%的彈性時間（如30分鐘議題預(yù)留5分鐘討論緩沖）。議程邏輯：按“先共識、后決策”“先宏觀、后微觀”順序排列，避免頻繁切換主題導(dǎo)致注意力分散。第四步：發(fā)布會議通知與準(zhǔn)備材料通知內(nèi)容：至少提前2個工作日發(fā)送，包含：會議主題、時間（起止時間，精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上會議需附、會議號、密碼）；議程表（含各議題負(fù)責(zé)人、時長）；參會人員名單；需提前準(zhǔn)備的材料清單（如“請各業(yè)務(wù)組提交Q2數(shù)據(jù)報(bào)表”）；聯(lián)系人及聯(lián)系方式（如遇變更可及時通知）。材料準(zhǔn)備：提前1天收集并共享材料，保證參會人熟悉內(nèi)容，減少現(xiàn)場重復(fù)說明時間。（二）會中執(zhí)行：保障會議有序推進(jìn)第一步：會議開場與目標(biāo)重申（5分鐘內(nèi)）主持人*準(zhǔn)時開場，確認(rèn)參會人員到齊情況（遲到/請假人員需記錄原因）；重申會議目標(biāo)與議程，強(qiáng)調(diào)時間紀(jì)律（如“每個議題嚴(yán)格按時間推進(jìn)，超時將提醒進(jìn)入下一環(huán)節(jié)”）；指定記錄人*（建議由非核心議題負(fù)責(zé)人擔(dān)任），明確記錄要求（需包含討論要點(diǎn)、分歧點(diǎn)、最終決議、待辦事項(xiàng)）。第二步：按議程推進(jìn)議題討論議題負(fù)責(zé)人主導(dǎo)：每個議題由匯報(bào)人簡明扼要說明背景/現(xiàn)狀（建議控制在3-5分鐘），聚焦核心問題，避免冗長鋪墊；引導(dǎo)高效討論：主持人需控制發(fā)言順序（如“先請部門負(fù)責(zé)人發(fā)言，再補(bǔ)充意見”），避免個別人員壟斷發(fā)言時間，鼓勵沉默人員參與；分歧處理：對存在爭議的議題，先梳理各方觀點(diǎn)，若無法當(dāng)場決策，明確“下次會議繼續(xù)討論”“由負(fù)責(zé)人進(jìn)一步調(diào)研后反饋”等后續(xù)動作。第三步：決議確認(rèn)與待辦事項(xiàng)明確每個議題討論結(jié)束后，主持人總結(jié)決議內(nèi)容（如“大家是否同意方案？同意請舉手”），保證參會人對結(jié)果無異議；明確待辦事項(xiàng)：包含“任務(wù)內(nèi)容”“負(fù)責(zé)人”“完成時間”“交付標(biāo)準(zhǔn)”（如“負(fù)責(zé)：*助理；完成時間：X月X日；交付標(biāo)準(zhǔn)：方案PPT終稿”）。第四步：會議總結(jié)與后續(xù)安排（5分鐘內(nèi)）主持人簡要回顧會議成果（達(dá)成的決議、明確的待辦事項(xiàng)）；宣布散會，提醒記錄人*整理紀(jì)要并分發(fā)；特殊情況說明（如“本次會議未完成的議題，納入下次例會第一項(xiàng)議程”）。（三）會后跟進(jìn)：保證會議成果落地第一步：整理與分發(fā)會議紀(jì)要紀(jì)要需在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成，內(nèi)容包含：會議基本信息（主題、時間、地點(diǎn)、參會人、缺席人員及原因）；各議題討論摘要（重點(diǎn)記錄分歧與共識）；決議事項(xiàng)；待辦事項(xiàng)清單（按負(fù)責(zé)人分類，明確時間節(jié)點(diǎn)）。紀(jì)要通過郵件或企業(yè)通訊工具發(fā)送給所有參會人及相關(guān)人員，抄送上級領(lǐng)導(dǎo)（如需），并要求收到人員回復(fù)“確認(rèn)”。第二步：跟蹤待辦事項(xiàng)執(zhí)行進(jìn)度責(zé)任人需在完成時限前1天提醒記錄人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交結(jié)果；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*通過周報(bào)/例會同步待辦進(jìn)度，對逾期未完成的任務(wù)，及時溝通原因并協(xié)調(diào)資源，保證問題閉環(huán)。第三步：會議資料歸檔將會議通知、議程、紀(jì)要、參會人員簽到表、相關(guān)材料等整理歸檔（建議按“年份-月份-會議主題”命名文件夾），保存期限不少于1年，便于后續(xù)查閱與復(fù)盤。三、模板表格表1：會議通知模板會議主題例：公司Q3營銷方案研討會會議時間2023年X月X日（星期X）14:00-16:00會議地點(diǎn)公司總部3樓第一會議室（線上會議：騰訊會議，會議號X–）主持人*總監(jiān)記錄人*助理參會人員總監(jiān)、經(jīng)理（市場部）、主管（銷售部）、專員（產(chǎn)品部）、*助理（行政部）議程安排序號議題名稱負(fù)責(zé)人預(yù)計(jì)時長內(nèi)容說明備注1.Q2營銷數(shù)據(jù)復(fù)盤*經(jīng)理30分鐘通報(bào)Q2各渠道數(shù)據(jù)表現(xiàn)附數(shù)據(jù)報(bào)表2.Q3營銷方案初稿討論*主管60分鐘圍繞目標(biāo)用戶、渠道選擇、預(yù)算分配討論提前閱讀方案PPT3.跨部門協(xié)作分工確認(rèn)*總監(jiān)20分鐘明確市場、銷售、產(chǎn)品部職責(zé)待定需提前準(zhǔn)備材料1.Q2營銷數(shù)據(jù)報(bào)表（市場部提供）2.Q3營銷方案初稿（產(chǎn)品部提供）聯(lián)系人及聯(lián)系方式行政部*助理，電話：（內(nèi)部號）表2：會議議程表模板會議主題項(xiàng)目啟動會時間2023年X月X日09:00-11:00地點(diǎn)線上會議（釘釘，會議號X）主持人*項(xiàng)目經(jīng)理記錄人*項(xiàng)目助理參會人員總監(jiān)（項(xiàng)目發(fā)起人）、經(jīng)理（技術(shù)部）、主管（設(shè)計(jì)部）、專員（運(yùn)營部）、*助理（測試部）議題序號議題名稱1項(xiàng)目目標(biāo)與范圍確認(rèn)2團(tuán)隊(duì)分工與職責(zé)說明3項(xiàng)目里程碑計(jì)劃討論4初步風(fēng)險(xiǎn)識別與應(yīng)對措施5下一步行動計(jì)劃表3：會議紀(jì)要模板會議基本信息主題：公司Q3營銷方案研討會時間：2023年X月X日14:00-16:00地點(diǎn)：3樓第一會議室參會人：總監(jiān)、經(jīng)理、主管、專員、助理缺席人：無記錄人：助理議題討論摘要議題1：Q2營銷數(shù)據(jù)復(fù)盤（負(fù)責(zé)人：經(jīng)理）-經(jīng)理匯報(bào)：Q2總曝光量500萬，轉(zhuǎn)化率2.5%，低于目標(biāo)（3%）；其中抖音渠道轉(zhuǎn)化率1.8%，渠道3.2%。-專員補(bǔ)充：抖音渠道因素材同質(zhì)化導(dǎo)致率下降，渠道社群運(yùn)營效果顯著。-討論結(jié)論：需優(yōu)化抖音素材創(chuàng)意，加強(qiáng)社群用戶分層運(yùn)營。議題2：Q3營銷方案初稿討論（負(fù)責(zé)人：主管）-主管提出方案：以“用戶裂變”為核心，重點(diǎn)投入渠道（預(yù)算占比40%），抖音渠道（30%），新增小紅書種草（20%），預(yù)留10%應(yīng)急預(yù)算。-經(jīng)理異議：小紅書渠道ROI不明確，建議將預(yù)算傾斜至社群投放。-總監(jiān)總結(jié)：維持渠道40%預(yù)算，抖音30%，小紅書15%，預(yù)留15%應(yīng)急；由經(jīng)理牽頭3天內(nèi)提交渠道預(yù)算細(xì)化表。決議事項(xiàng)1.Q3營銷方案以“用戶裂變”為核心，按40%、抖音30%、小紅書15%、15%應(yīng)急預(yù)算執(zhí)行；2.由經(jīng)理負(fù)責(zé)3天內(nèi)提交各渠道預(yù)算細(xì)化表（含預(yù)期ROI）；3.專員負(fù)責(zé)7天內(nèi)完成抖音渠道素材創(chuàng)意優(yōu)化方案。待辦事項(xiàng)清單序號任務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時間交付標(biāo)準(zhǔn)備注1提交Q3各渠道預(yù)算細(xì)化表（含預(yù)期ROI）經(jīng)理2023年X月X日Excel表格（含渠道、預(yù)算、ROI計(jì)算公式）抄送總監(jiān)、*主管2完成抖音渠道素材創(chuàng)意優(yōu)化方案專員2023年X月X日Word文檔（含3版創(chuàng)意方案、用戶調(diào)研數(shù)據(jù)）需與設(shè)計(jì)部主管同步3同步Q3營銷方案至銷售部，培訓(xùn)社群運(yùn)營話術(shù)助理2023年X月X日培訓(xùn)簽到表、話術(shù)PPT銷售部經(jīng)理確認(rèn)四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避（一）議程設(shè)計(jì)：避免“大而全”與“無重點(diǎn)”議題數(shù)量控制：單次會議議題不超過5個，超過時需拆分至多次會議；每個議題聚焦單一目標(biāo)，避免“議題1：討論產(chǎn)品優(yōu)化方案及預(yù)算審批”（拆分為“方案討論”“預(yù)算審批”兩個議題）。（二）參會人員：拒絕“陪會”與“缺席關(guān)鍵人”必邀人員需由決策人或議題負(fù)責(zé)人確認(rèn)，避免“為了湊人數(shù)”邀請無關(guān)人員；對無法參會的關(guān)鍵人員，需提前收集書面意見，或在會議中由其授權(quán)人代為傳達(dá)觀點(diǎn)。（三）時間管理：杜絕“拖延癥”與“超時發(fā)言”主持人需嚴(yán)格控制各環(huán)節(jié)時間，可設(shè)置“倒計(jì)時提醒”（如剩余5分鐘舉牌提示）；對超時發(fā)言，禮貌打斷（如“感謝您的分享，我們稍后可私下溝通細(xì)節(jié)，現(xiàn)在進(jìn)入下一議題”）。（四）會議紀(jì)要：保證“可執(zhí)行”與“可追溯”待辦事項(xiàng)必須包含“負(fù)責(zé)人”與“完成時間”，避免“相關(guān)部門盡快落實(shí)