一、適用業(yè)務(wù)場景內(nèi)部合同審批：跨部門合作項目需簽訂合同時通過模板完成發(fā)起、多級審批及電子簽署；外部合作簽約：與客戶、供應(yīng)商等外部主體簽訂合同時保證審批流程合規(guī)且簽署過程可追溯；批量合同處理：對于同類型合同（如年度框架協(xié)議），可基于模板快速復(fù)制流程，提升處理效率；合規(guī)性要求場景：需滿足《電子簽名法》及企業(yè)內(nèi)控管理要求的合同簽署場景，保證電子簽名法律效力。二、全流程操作指引（一）合同發(fā)起與信息填寫發(fā)起準(zhǔn)備：由合同發(fā)起人（如業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、項目經(jīng)理）收集合同基礎(chǔ)材料，包括合作方主體信息、合同條款、附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單）等，保證內(nèi)容完整、無歧義。創(chuàng)建審批流程：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理平臺，選擇“合同審批流程模板”，填寫以下核心信息：合同基本信息：合同編號（按規(guī)則自動或手動填寫，如“HT-2024-X”）、合同名稱（需明確類型及合作方，如“項目采購合同-公司”）、合同類型（下拉選擇：采購/銷售/服務(wù)等）、合同金額（大寫+小寫）、簽署主體（甲方/乙方信息，含名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等）。審批配置：選擇審批路徑（如“部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→總經(jīng)理”）、是否加急、抄送人（如財務(wù)部、檔案室）。合同文本：最終版合同電子文檔（PDF/Word格式），保證文本內(nèi)容與填寫信息一致，文本中需預(yù)留電子簽名位置（如“甲方（簽字）：”“乙方（蓋章）：”）。（二）多級審批流轉(zhuǎn)部門負(fù)責(zé)人審核：審批人登錄系統(tǒng)，查看合同內(nèi)容及附件，重點審核：業(yè)務(wù)條款合理性（如價格、交付周期、權(quán)責(zé)劃分）；金額是否符合部門預(yù)算權(quán)限；材料完整性（如附件是否齊全、信息是否準(zhǔn)確）。審批結(jié)果通過/駁回，駁回需注明具體原因（如“條款3需補充違約責(zé)任”），發(fā)起人修改后重新發(fā)起。法務(wù)合規(guī)審查：部門負(fù)責(zé)人通過后，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門，審核重點：合同條款合法性（是否符合法律法規(guī)、企業(yè)制度）；權(quán)責(zé)對等性（如雙方違約責(zé)任是否平衡）；潛在風(fēng)險提示（如知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決條款）。審批通過后，法務(wù)在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)注“合規(guī)審查通過”意見；駁回則需附修改建議，發(fā)起人調(diào)整后重新提交。總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)終審：法務(wù)通過后，根據(jù)合同金額或重要性流轉(zhuǎn)至總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)，最終審核：業(yè)務(wù)戰(zhàn)略匹配度（是否符合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃）；重大風(fēng)險決策（如大額資金支出、長期合作協(xié)議）。審批通過后，系統(tǒng)“審批通過通知”，觸發(fā)電子簽名流程；駁回則終止流程，由發(fā)起人處理。（三）電子簽名觸發(fā)與簽署發(fā)起電子簽名：審批通過后，系統(tǒng)自動向合同簽署各方（甲方/乙方）發(fā)送電子簽名邀請（短信/郵件/站內(nèi)信），包含簽名、合同預(yù)覽版及簽署說明。身份認(rèn)證：簽署人后，需完成實名認(rèn)證（如人臉識別、銀行卡驗證、企業(yè)認(rèn)證等），保證簽署主體真實有效（企業(yè)需營業(yè)執(zhí)照、法人授權(quán)書等材料）。在線簽署：認(rèn)證通過后，簽署人可在合同預(yù)留簽名位置進行電子簽名（支持手寫簽名、印章），簽署時間精確至秒，系統(tǒng)自動“數(shù)字證書”綁定簽名。簽署順序確認(rèn)：多方合同時可設(shè)置簽署順序（如甲方先簽→乙方后簽）或并行簽署，所有方簽署完成后，合同狀態(tài)變更為“已簽署”。（四）合同歸檔與查閱自動歸檔：合同簽署完成后，系統(tǒng)自動將最終版PDF合同（含各方電子簽名及數(shù)字證書）、審批記錄、簽名日志歸檔至企業(yè)合同庫，按“合同類型-年份-編號”規(guī)則分類存儲。權(quán)限管理：設(shè)置查閱權(quán)限，如發(fā)起人、審批人可查看全流程記錄，財務(wù)部可查閱金額相關(guān)條款，外部合作方僅可查看自身簽署版本。審計追溯：支持“合同審計報告”，包含審批節(jié)點時間、簽署人身份信息、簽名哈希值（用于驗證合同完整性），滿足內(nèi)外部審計需求。三、配套模板清單（一）合同審批流轉(zhuǎn)表字段名稱填寫說明示例合同編號按企業(yè)規(guī)則編制，需唯一可追溯HT-2024-CG-001合同名稱明確合同類型及核心內(nèi)容設(shè)備采購合同-科技有限公司合同類型下拉選擇：采購/銷售/服務(wù)/租賃/勞動合同等采購合同合同金額（大寫）中文大寫金額，后綴“元整”人民幣伍萬元整合同金額（小寫）阿拉伯?dāng)?shù)字，保留兩位小數(shù)￥50,000.00甲方信息企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、電話（脫敏處理）有限公司/9111X123/張經(jīng)理/5678乙方信息同甲方信息格式科技有限公司/9111X456/李經(jīng)理/1399012發(fā)起部門合同發(fā)起部門采購部發(fā)起人發(fā)起人姓名及工號王強/CG001審批路徑按實際流程填寫，如“部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→總經(jīng)理”采購部經(jīng)理→法務(wù)部→總經(jīng)理部門負(fù)責(zé)人意見填寫“同意”或“駁回”，駁回需注明原因同意法務(wù)部意見同上，可補充修改建議同意，建議補充“不可抗力條款”總經(jīng)理意見最終審批意見同意審批狀態(tài)待審批/審批中/已通過/已駁回/已簽署已簽署電子簽名狀態(tài)未簽署/部分簽署/已簽署已簽署（二）電子簽名確認(rèn)表字段名稱填寫說明示例合同編號關(guān)聯(lián)合同審批流轉(zhuǎn)表編號HT-2024-CG-001簽署主體甲方/乙方/第三方甲方簽署主體名稱企業(yè)/個人全稱有限公司簽署人類型企業(yè)法定代表人/授權(quán)代表人/個人授權(quán)代表人簽署人姓名簽署人真實姓名（個人簽署）或授權(quán)代表姓名（企業(yè)簽署）趙敏證件類型證件號碼/護照/營業(yè)執(zhí)照等證件號碼證件號碼脫敏處理（如1101）1101電子簽名時間精確到年月日時分秒2024-03-1514:30:22數(shù)字證書編號電子簽名平臺的唯一證書標(biāo)識DS202403150005簽名哈希值用于驗證合同文件完整性，篡改后哈希值失效a1b2c3d4e5f67890…存證平臺提供電子簽名存證服務(wù)的平臺名稱企業(yè)電子簽章平臺備注如“代簽需附授權(quán)書”“印章類型為合同專用章”等附法人授權(quán)書（編號：QL2024001）四、關(guān)鍵注意事項審批時限管理：明確各環(huán)節(jié)審批時限（如部門負(fù)責(zé)人2個工作日、法務(wù)3個工作日），超時未處理系統(tǒng)自動提醒，緊急合同需標(biāo)注“加急”標(biāo)識并縮短時限。電子簽名有效性：保證簽署方完成實名認(rèn)證（個人需人臉識別+證件號碼驗證，企業(yè)需營業(yè)執(zhí)照+對公賬戶驗證），電子簽名需符合《電子簽名法》要求（可靠電子簽名需滿足：身份唯一、意愿確認(rèn)、防篡改、可追溯）。信息安全與保密：合同文本及電子簽名信息需加密存儲，訪問權(quán)限嚴(yán)格按崗位配置，禁止泄露合同內(nèi)容及簽署人信息；外部合作方簽署后，及時撤銷其查閱權(quán)限。合同變更與作廢：已審批未簽署合同需變更時，由發(fā)起人發(fā)起“合同變更流