曲靖世紀(jì)花園酒店行政制度匯編編制編號：YM-XZ011編制版本：2013第一版編寫部門：行政管理部制度名稱：行政管理制度分類名稱：成本控制管理制度編制人：付冰琳總經(jīng)理審批簽字：目的。為加強(qiáng)曲靖世紀(jì)花園酒店費(fèi)用管理、控制不合理費(fèi)用開支，提高經(jīng)濟(jì)效益，開源節(jié)流，特制定本制度。管理方法。曲靖世紀(jì)花園酒店費(fèi)用管理通過預(yù)算管理、額度管理和行政管理三種方法。除曲靖世紀(jì)花園酒店特別規(guī)定的項(xiàng)目外，嚴(yán)禁先列支，后報(bào)銷。所有報(bào)銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在報(bào)銷時(shí)扣除該費(fèi)用金額。管理方法①：采用預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的費(fèi)用項(xiàng)目有：業(yè)務(wù)部門的招待費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、所有部門的手機(jī)費(fèi)、辦公費(fèi)。管理方法②：采用預(yù)算管理和行政管理相結(jié)合的費(fèi)用項(xiàng)目有：職能部門的招待費(fèi)、所有部門的差旅費(fèi)、廣告費(fèi)、其他相對變動費(fèi)用。管理方法③：除此之外的相對固定費(fèi)用采用預(yù)算管理。對“廣告費(fèi)”項(xiàng)目公司單獨(dú)制定管理制度。預(yù)算管理1.1定義預(yù)算管理是指:各職能部門、業(yè)務(wù)部門事先向行政管理部提出下期本部門所有費(fèi)用的計(jì)劃（金額≥1,000元的大額財(cái)產(chǎn)購置、修理、裝璜，需事先報(bào)總經(jīng)理知曉后再單獨(dú)預(yù)算申請），行政管理部統(tǒng)一上報(bào)總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，確定部門下期費(fèi)用預(yù)算金額，交由財(cái)務(wù)部。實(shí)際費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)費(fèi)用預(yù)算，準(zhǔn)予報(bào)銷或另行處理。1.2具體實(shí)施1.2.1公司對所有費(fèi)用按月預(yù)算。由各部門負(fù)責(zé)人制定年度費(fèi)用預(yù)算，再分別按月進(jìn)行申報(bào)開支。1.2.2每月25日前，各職能、業(yè)務(wù)部門向行政管理部提交下月的《預(yù)算費(fèi)用明細(xì)表》，行政管理部經(jīng)核實(shí)確認(rèn)、并進(jìn)行匯總后，交1.2.3各職能、業(yè)務(wù)部門未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交《預(yù)算費(fèi)用明細(xì)表》，則該部門的費(fèi)用報(bào)支順延一個(gè)月。1.2.4由財(cái)務(wù)部建立統(tǒng)一格式的《費(fèi)用報(bào)銷手冊》，對報(bào)支的費(fèi)用逐筆登記，并在內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)上共享，供各部門查詢本部門費(fèi)用使用情況。1.3超預(yù)算部分審批權(quán)限按已出臺的《現(xiàn)金/費(fèi)用管理規(guī)定》執(zhí)行。額度管理2.1定義額度管理是指：費(fèi)用在一定的額度范圍內(nèi)控制使用，額度確定的依據(jù)是銷售額、工作職務(wù)、員工人數(shù)等。2.2具體實(shí)施2.2.1根據(jù)銷售額確定額度的費(fèi)用項(xiàng)目是招待費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)。招待費(fèi)超額度本期內(nèi)不予報(bào)銷，車輛費(fèi)超額度需向相關(guān)部門提出書面報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷。2.2.2根據(jù)工作職務(wù)確定額度的費(fèi)用項(xiàng)目是手機(jī)費(fèi)。手機(jī)費(fèi)超額度部分不予報(bào)銷。2.2.3根據(jù)員工人數(shù)確定額度的費(fèi)用項(xiàng)目是辦公費(fèi)。辦公費(fèi)超額度部分本期內(nèi)不予報(bào)銷。行政管理3.1定義行政管理是指：費(fèi)用報(bào)銷人在費(fèi)用產(chǎn)生前，采用書面的形式向行政經(jīng)理提出本次費(fèi)用計(jì)劃，經(jīng)行政經(jīng)理簽字后，產(chǎn)生的費(fèi)用方能按費(fèi)用報(bào)銷流程到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷費(fèi)用。3.2具體實(shí)施3.2.1單項(xiàng)費(fèi)用金額必須采用書面申請。無批準(zhǔn)的書面申請，在報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)部門作退回處理。3.2.2行政領(lǐng)導(dǎo)級次：職員（經(jīng)辦人）→部門經(jīng)理→行政經(jīng)理→總經(jīng)理。3.3行政管理審批權(quán)限各單項(xiàng)費(fèi)用無論多少，按各部門、各業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人報(bào)部門經(jīng)理審批后，經(jīng)行政經(jīng)理審核與預(yù)算相符、未超支等項(xiàng)目后，由總經(jīng)理審批后方可報(bào)銷。其他變動費(fèi)用其他變動費(fèi)用項(xiàng)目是：交通費(fèi)、車管費(fèi)、會務(wù)費(fèi)、裝修費(fèi)、傭金、除手機(jī)費(fèi)外的其他通訊費(fèi)。相對固定費(fèi)用除上述變動性費(fèi)用項(xiàng)目外的所有費(fèi)用均列入相對固定費(fèi)用，采用預(yù)算管理方法。費(fèi)用內(nèi)容及管理分類。管理方法費(fèi)用項(xiàng)目費(fèi)用內(nèi)容預(yù)算管理額度管理業(yè)務(wù)部門的招待費(fèi)招待客人的餐費(fèi)、禮品、娛樂活動、旅游景點(diǎn)門票等手機(jī)費(fèi)因工作需要按職級享受的手機(jī)話費(fèi)補(bǔ)助固定電話費(fèi)按各部門工作量量制定相應(yīng)電話標(biāo)準(zhǔn)辦公費(fèi)-其他辦公用品日常辦公支出，如購買紙筆、印制名片等運(yùn)輸費(fèi)公司承擔(dān)的發(fā)貨費(fèi)、取貨費(fèi)、送貨費(fèi)、維修運(yùn)費(fèi)等預(yù)算管理行政管理職能部門的招待費(fèi)招待客人的餐費(fèi)、禮品、娛樂活動、旅游景點(diǎn)門票等差旅費(fèi)出差的在途車費(fèi)、住宿費(fèi)宿、市內(nèi)交通費(fèi)、出差生活補(bǔ)貼交通費(fèi)市內(nèi)出差、辦事所花費(fèi)車費(fèi)車管費(fèi)車輛花費(fèi)費(fèi)用，如：汽油、過橋路費(fèi)、保險(xiǎn)等會務(wù)費(fèi)參加各種會議而單獨(dú)列明的費(fèi)用（費(fèi)用由總部負(fù)擔(dān)的除外）裝修費(fèi)辦公場地、倉庫等的裝修費(fèi)用傭金支付的代理費(fèi)用其他通訊費(fèi)除移動通訊費(fèi)之外的其他通訊費(fèi)廣告費(fèi)支付媒體廣告；宣傳用資料、小禮品、展示攤位費(fèi)等預(yù)算管理除上述變動性費(fèi)用項(xiàng)目外的所有費(fèi)用項(xiàng)目均列入相對固定費(fèi)用費(fèi)用報(bào)銷單填列規(guī)范。費(fèi)用報(bào)銷單必須用藍(lán)、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回形針串別。不符合規(guī)定的，在行政部備案時(shí)予以退回，直至填寫規(guī)范為止，期間產(chǎn)生的延誤后果又填報(bào)人承擔(dān)。報(bào)銷的原始發(fā)票要求必須是正規(guī)發(fā)票，確實(shí)無法取得正規(guī)發(fā)票的可以采用《付款憑單》代替，但需寫明原因，經(jīng)部門經(jīng)理與總經(jīng)理首肯方可購置，不得先購置無發(fā)票物品后補(bǔ)充說明。（金額不得超過100元）。發(fā)票級次：增值稅發(fā)票-普通發(fā)票。對其他部門委托辦理的事項(xiàng)，費(fèi)用需由委托部門承擔(dān)的，報(bào)銷單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，并經(jīng)委托部門經(jīng)理簽字確認(rèn),無委托部門經(jīng)理簽字的,費(fèi)用記入經(jīng)辦部門賬。報(bào)銷單據(jù)4.1使用說明單據(jù)名稱使用說明《差旅費(fèi)報(bào)銷單》差旅費(fèi)報(bào)銷（車、船、飛機(jī)票、住宿費(fèi)等）?！顿M(fèi)用報(bào)銷單》費(fèi)用指出報(bào)銷。《支出證明單》非差旅費(fèi)的日常費(fèi)用的報(bào)銷。出差過程中的招待費(fèi)和手機(jī)費(fèi)補(bǔ)貼也分別單獨(dú)填寫《支出證明單》?！对紤{證粘貼單》對小票較多，按類別分層次粘貼，附在前2種報(bào)銷單后面?！督柚В〞焊叮﹩巍穫€(gè)人差旅費(fèi)暫借款?！墩埧顔巍犯黝愗浛詈痛鷫|款項(xiàng)的支付，其他金額較大的日常費(fèi)用支付。4.2《請款單》使用注意事項(xiàng)4.2.1各項(xiàng)貨款的請款必須附加采購合同、入庫單、費(fèi)用明細(xì)清單作為審核依據(jù)。4.2.2辦公場地、倉庫等租賃合同必須報(bào)財(cái)務(wù)部備案，作為租賃費(fèi)支出依據(jù)。4.2.3《請款單》的審批權(quán)限，等同于“二、費(fèi)用管理方法”中的權(quán)限?？偛肯逻_(dá)的直接支付給供應(yīng)商的《付款通知書》除外。4.2.4《請款單》的大額日常費(fèi)用（≥1,000元）支付，原則上必須以支票形式支付，特殊情況需要支付現(xiàn)金的，必須報(bào)總經(jīng)理審批。費(fèi)用報(bào)銷的步驟和流程。所有報(bào)銷的費(fèi)用均須由總經(jīng)理審批簽字，其中：差旅費(fèi)、招待費(fèi)還須各部門經(jīng)理、行政經(jīng)理審批簽字。步驟2.1判斷所發(fā)生的費(fèi)用：有無預(yù)算？無預(yù)算或超預(yù)算，走“超預(yù)算部分審批權(quán)限”。2.2判斷所發(fā)生的費(fèi)用：屬哪種管理方法？2.2.1如屬“管理方法①”判斷是否超額度，若超額度不予報(bào)銷。2.2.1如屬“管理方法②”判斷是否經(jīng)過“行政管理”，單項(xiàng)費(fèi)用金額≥200元是否有批準(zhǔn)的書面申請？借支規(guī)定。公司不開放除差旅費(fèi)外的其他各種個(gè)人借款。個(gè)人差旅費(fèi)借款，需憑批準(zhǔn)后的《出差申請單》進(jìn)行申請。2.1個(gè)人差旅費(fèi)借款的審批必須由總經(jīng)理審批后方可支出（機(jī)票、火車票等由行政部統(tǒng)一采購，職員借款費(fèi)用不涉及該項(xiàng)）。2.2職員差旅費(fèi)借款，最高限額為1,500元。2.3部門主管差旅費(fèi)借款，最高限額為2,500元。差旅費(fèi)。按已出臺《差旅費(fèi)管理制度》執(zhí)行。招待費(fèi)。定義招待費(fèi)是指招待客人而產(chǎn)生的的支出，包括餐費(fèi)、禮品、娛樂活動、旅游景點(diǎn)門票等。職能部門的招待費(fèi)采用預(yù)算管理和行政管理相結(jié)合的方法；業(yè)務(wù)部門的招待費(fèi)實(shí)行預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的方法。所謂招待費(fèi)的管理是指費(fèi)用報(bào)銷人在費(fèi)用產(chǎn)生前，原則上必須以書面形式向總經(jīng)理提出費(fèi)用計(jì)劃，特殊情況的在口頭取得總經(jīng)理同意后在費(fèi)用產(chǎn)生3天之內(nèi)補(bǔ)交書面請示，單次費(fèi)用金額≥200元必須采用書面申請。申請內(nèi)容包括：①事由、②參加人數(shù)、③發(fā)生次數(shù)、④預(yù)計(jì)金額、⑤發(fā)生地點(diǎn)、⑥酒水購買或辦公室領(lǐng)取情況等。所謂招待費(fèi)的額度管理是指招待費(fèi)的總額不得超過銷售額的1‰，超額度部分本期內(nèi)不予報(bào)銷。額度2.1整個(gè)公司的招待費(fèi)控制在銷售凈額的2‰額度內(nèi)使用。2.2業(yè)務(wù)部門最大額度是銷售凈額的1‰。2.3職能部門的招待費(fèi)控制在銷售凈額的0.8‰額度內(nèi)使用。招待費(fèi)必須單獨(dú)填列《支出證明單》，并在摘要欄內(nèi)簡要列明①事由②參加人數(shù)③發(fā)生次數(shù)，不寫明①②③三項(xiàng)內(nèi)容的，在報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)部門作退回處理。出差期間的招待費(fèi)須與差旅費(fèi)同時(shí)報(bào)銷。如有高一級別主管人員參加，須有最高一級主管作為報(bào)銷人。手機(jī)費(fèi)。定義公司對手機(jī)費(fèi)采用預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的的方法，額度管理是指根據(jù)所擔(dān)當(dāng)?shù)穆殑?wù)級別和工作的需要，確定該崗位的手機(jī)費(fèi)報(bào)銷額度。手機(jī)費(fèi)須先自行繳費(fèi)，后由公司直接補(bǔ)發(fā)至個(gè)人工資中，超額度部分個(gè)人承擔(dān)。若確因業(yè)務(wù)所需通訊費(fèi)超過當(dāng)期額度，本人可申請對超額部分進(jìn)行核實(shí)報(bào)支，但應(yīng)附通話清單，并分別列出業(yè)務(wù)通話與私人通話的實(shí)際金額。各部門的額度序號崗位負(fù)責(zé)人手機(jī)話費(fèi)補(bǔ)助金額1董事長2總經(jīng)理345678補(bǔ)充說明辦公費(fèi)。定義辦公費(fèi)是指因日常工作的需要而購買的辦公用品及其他辦公性質(zhì)的消耗，如購買紙筆、印制名片、郵寄費(fèi)、快遞費(fèi)、因工作需要公司統(tǒng)一訂購的報(bào)紙及書刊、行政管理部清潔衛(wèi)生所需的用品等。辦公用品分類2.1辦公用品按會計(jì)核算項(xiàng)目分為專用辦公品、快遞費(fèi)、其他辦公品具體如下：2.1.1專用辦公品：打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)專用的硒鼓、墨盒、色帶等耗材和銷售業(yè)務(wù)專用的單據(jù)。2.1.2快遞費(fèi)：是指郵局的郵寄費(fèi)、快遞費(fèi)。2.1.3其他辦公品：包括消耗品：購增值稅票，帳本、鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、便條紙、橡皮、夾子、印泥、圓珠筆、訂書釘、復(fù)印紙、信紙、信封、訂報(bào)刊等。管制消耗品：簽字筆、修正液、電池、筆記本等。管制品：剪刀、美工刀、訂書機(jī)、鋼筆、計(jì)算器、各類書籍資料等。2.2其他辦公用品按使用可分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用2種。個(gè)人領(lǐng)用：由個(gè)人使用保管的物品，如鉛筆、膠水、橡皮等。部門領(lǐng)用：是指打孔機(jī)、訂書機(jī)等管制品，由部門指定人員領(lǐng)用、保管、集體使用其他辦公用品的日常管理3.1消耗品的使用根據(jù)實(shí)際工作需要和以往使用記錄進(jìn)行數(shù)量控制，并根據(jù)不同的部門和人員的工作性質(zhì)作相應(yīng)調(diào)整。3.2管制消費(fèi)品根據(jù)工作需要嚴(yán)格發(fā)放、限定總數(shù)，自第二次領(lǐng)用起以舊換新。3.3管制品主要供部門領(lǐng)用。3.4領(lǐng)用辦公用品須作領(lǐng)用登記，行政管理部管理員建立辦公用品領(lǐng)用臺帳以控制辦公品消耗。3.5辦公用品系為公共活動提供，嚴(yán)禁帶出公司私用。3.