化工機械廠行政部采購細則1總則化工機械廠（以下簡稱“本廠”）為適應(yīng)市場競爭需求，規(guī)范采購行為，提升物資保障能力，降低運營成本，確保產(chǎn)品質(zhì)量與安全生產(chǎn)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度，制定本細則。本細則適用于本廠所有部門及全體員工的采購活動，客戶采購需參照本細則相關(guān)條款執(zhí)行。2適用范圍2.1本細則適用于本廠采購部門、生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、質(zhì)檢部門等所有涉及物資采購的業(yè)務(wù)活動。2.2采購范圍包括但不限于原材料、備品備件、設(shè)備、辦公用品、技術(shù)服務(wù)等。2.3采購流程需遵循“需求提報、計劃審批、招標比價、合同簽訂、驗收入庫、付款結(jié)算”六步閉環(huán)管理。3組織架構(gòu)與職責(zé)分工3.1采購部3.1.1負責(zé)采購計劃的編制與執(zhí)行，執(zhí)行比價采購、招標采購等采購方式。3.1.2負責(zé)供應(yīng)商管理，建立合格供應(yīng)商名錄，定期評估供應(yīng)商績效。3.1.3負責(zé)采購合同簽訂與跟蹤，確保合同條款符合企業(yè)利益。3.2需求部門3.2.1負責(zé)提出物資需求申請，提供技術(shù)參數(shù)及使用場景說明。3.2.2負責(zé)采購物資的驗收與質(zhì)量反饋。3.3財務(wù)部3.3.1負責(zé)采購資金預(yù)算審核與支付審批。3.3.2負責(zé)采購發(fā)票的審核與入賬管理。3.4技術(shù)部3.4.1負責(zé)采購物資的技術(shù)標準制定與評審。3.4.2負責(zé)解決采購物資的技術(shù)爭議。3.5質(zhì)檢部3.5.1負責(zé)采購物資的到貨檢驗與質(zhì)量確認。3.5.2負責(zé)不合格物資的退換貨處理。4管理內(nèi)容與流程4.1需求提報4.1.1需求部門填寫《物資需求申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)算。4.1.2技術(shù)部門對需求進行技術(shù)審核，確保參數(shù)合理。4.1.3需求表需經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后提交采購部。4.2計劃審批4.2.1采購部匯總需求，編制《采購計劃表》，明確采購時間、預(yù)算及方式。4.2.2采購計劃需經(jīng)財務(wù)部審核及廠領(lǐng)導(dǎo)審批。4.2.3特殊采購（金額超過50萬元）需提交廠務(wù)會議審議。4.3采購方式4.3.1比價采購：適用于常規(guī)物資，通過至少三家供應(yīng)商報價，擇優(yōu)選擇。4.3.2招標采購：適用于金額較大或技術(shù)復(fù)雜的采購，采用公開招標或邀請招標。4.3.3詢價采購：適用于緊急采購，通過電話或郵件詢價，優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商。4.4供應(yīng)商管理4.4.1建立合格供應(yīng)商名錄，定期（每年）更新。4.4.2對供應(yīng)商進行績效評估，評估指標包括價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)。4.4.3對不合格供應(yīng)商進行淘汰，并分析原因，持續(xù)改進。4.5合同簽訂4.5.1采購部與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)。4.5.2合同條款需經(jīng)法律顧問審核，確保無法律風(fēng)險。4.5.3合同簽訂后報財務(wù)部備案，作為付款依據(jù)。4.6驗收入庫4.6.1物資到貨后，質(zhì)檢部聯(lián)合需求部門進行檢驗，填寫《驗收入庫單》。4.6.2合格物資辦理入庫手續(xù)，不合格物資需注明原因并退回供應(yīng)商。4.6.3驗收不合格的，采購部需與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。4.7付款結(jié)算4.7.1財務(wù)部根據(jù)合同及驗收單審核付款申請。4.7.2付款方式優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬，現(xiàn)金支付需經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)特批。4.7.3付款后，采購部需將付款憑證報財務(wù)部入賬。5權(quán)利與義務(wù)5.1采購部5.1.1權(quán)利：制定采購計劃，選擇供應(yīng)商，簽訂合同。5.1.2義務(wù)：確保采購合規(guī)，控制采購成本，維護企業(yè)利益。5.2需求部門5.2.1權(quán)利：提出物資需求，監(jiān)督采購質(zhì)量。5.2.2義務(wù)：提供準確需求信息，配合驗收工作。5.3財務(wù)部5.3.1權(quán)利：審核采購預(yù)算及付款申請。5.3.2義務(wù)：確保資金安全，提供財務(wù)支持。5.4質(zhì)檢部5.4.1權(quán)利：檢驗采購物資，提出質(zhì)量異議。5.4.2義務(wù)：確保檢驗結(jié)果準確，及時反饋。6監(jiān)督與考核機制6.1內(nèi)部監(jiān)督6.1.1采購部定期（每季度）向廠領(lǐng)導(dǎo)匯報采購情況。6.1.2財務(wù)部不定期抽查采購資金使用情況。6.1.3審計部每年對采購流程進行專項審計。6.2外部監(jiān)督6.2.1建立客戶反饋機制，收集采購物資質(zhì)量意見。6.2.2配合市場監(jiān)管部門檢查，確保采購合規(guī)。6.3考核機制6.3.1采購部績效考核指標：采購成本降低率、供應(yīng)商滿意度、采購及時率。6.3.2需求部門考核指標：需求準確率、驗收配合度。6.3.3考核結(jié)果與績效獎金掛鉤，考核不合格者需