國有企業(yè)檔案管理規(guī)范指南第一章總則國有企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、科研開發(fā)、基本建設(shè)等各項活動中形成的，對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種形式的歷史記錄。規(guī)范國有企業(yè)檔案管理，是企業(yè)提升治理能力、維護合法權(quán)益、傳承歷史文化、服務(wù)改革發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。本指南旨在為國有企業(yè)提供系統(tǒng)性的檔案管理規(guī)范指引，促進檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)，確保檔案的真實、完整、安全和有效利用。本指南適用于各級各類國有企業(yè)（以下簡稱“企業(yè)”）的檔案管理活動。企業(yè)所屬控股、參股企業(yè)可參照執(zhí)行。企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)，全程管理、規(guī)范有序，安全保密、依法利用的原則。第二章組織領(lǐng)導(dǎo)與管理職責(zé)企業(yè)應(yīng)建立健全檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，明確企業(yè)負責(zé)人為檔案工作第一責(zé)任人，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系。設(shè)立或明確檔案行政管理部門，配備與企業(yè)規(guī)模、檔案數(shù)量相適應(yīng)的專職檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識和技能，保持相對穩(wěn)定。檔案行政管理部門的主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策；制定企業(yè)檔案管理規(guī)章制度和工作細則；組織、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查企業(yè)各部門、所屬單位的檔案工作；負責(zé)企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理和開發(fā)利用；組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流。企業(yè)各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。第三章檔案的收集與整理第一節(jié)檔案的收集企業(yè)各部門在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，均屬歸檔范圍。歸檔文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)、電子、聲像、實物等各種載體形式。檔案行政管理部門應(yīng)會同各業(yè)務(wù)部門，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實際，共同制定科學(xué)合理的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，并報上級檔案行政管理部門備案。文件材料的形成部門應(yīng)指定專人負責(zé)收集工作，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。對于重要會議、重大活動、重點建設(shè)項目、重大科研課題等，檔案行政管理部門應(yīng)提前介入，指導(dǎo)和督促相關(guān)部門做好文件材料的形成、積累和規(guī)范收集工作。電子文件的收集應(yīng)符合國家及行業(yè)關(guān)于電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保其真實性、完整性、可用性和安全性。第二節(jié)檔案的整理歸檔的文件材料應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》及企業(yè)檔案分類方案進行系統(tǒng)整理。整理工作包括分類、編號、排列、編目、裝訂（或裝盒）等環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點和檔案形成規(guī)律，制定統(tǒng)一的檔案分類方案。常用的分類方法包括年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法或其組合形式。分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如需調(diào)整，應(yīng)做好相應(yīng)的銜接和說明。檔案著錄應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》要求，準(zhǔn)確、規(guī)范地揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征，編制檔案目錄。不同載體的檔案應(yīng)按照其特性進行整理和保管，聲像檔案、實物檔案等應(yīng)附有詳細的文字說明。第四章檔案的鑒定與保管第一節(jié)檔案的鑒定檔案鑒定工作包括對歸檔文件材料的價值鑒定（確定保管期限）和對已到保管期限檔案的存毀鑒定。企業(yè)應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案、業(yè)務(wù)、法律等部門人員組成。對已到保管期限的檔案，鑒定工作小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)檔案保管期限表，認真審查，提出銷毀或延長保管期限的意見，報企業(yè)負責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。銷毀檔案必須嚴(yán)格按照規(guī)定程序進行，做好銷毀記錄，確保檔案安全。第二節(jié)檔案的保管企業(yè)應(yīng)設(shè)立符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求的檔案庫房，配備必要的溫濕度調(diào)控、防火、防盜、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、防塵、防光、防磁等設(shè)施設(shè)備。檔案庫房、閱覽、辦公區(qū)域應(yīng)分開設(shè)置。檔案保管應(yīng)實行專人負責(zé)，建立嚴(yán)格的庫房管理制度。定期對檔案進行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色、霉變的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。對于具有永久保存價值或重要歷史價值的檔案，應(yīng)采取更為嚴(yán)格的保護措施，可考慮制作副本異地保存。電子檔案的保管應(yīng)符合國家信息安全標(biāo)準(zhǔn)，采取有效措施防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。定期進行數(shù)據(jù)備份和檢測，確保電子檔案的長期可讀。第五章檔案的利用與開發(fā)第一節(jié)檔案的利用企業(yè)應(yīng)建立健全檔案利用制度，明確利用范圍、方式和審批程序，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、科研創(chuàng)新、權(quán)益維護、編史修志等工作提供服務(wù)。檔案利用可采取查閱、復(fù)制、摘錄、借閱等形式。查閱檔案應(yīng)在指定的閱覽場所進行。外單位或個人查閱企業(yè)檔案，須持有效證件并經(jīng)企業(yè)檔案行政管理部門批準(zhǔn)。檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。第二節(jié)檔案的開發(fā)企業(yè)應(yīng)積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，挖掘檔案的歷史價值和現(xiàn)實價值?？赏ㄟ^編纂檔案文獻匯編、撰寫專題分析報告、舉辦檔案展覽、制作檔案文化產(chǎn)品等多種形式，為企業(yè)發(fā)展提供深層次的檔案信息服務(wù)，提升檔案工作的影響力。鼓勵利用信息技術(shù)手段，建立檔案信息檢索系統(tǒng)，編制各種檢索工具和參考資料，提高檔案利用效率。第六章檔案信息化建設(shè)企業(yè)應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化發(fā)展總體規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。加大對檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案著錄、檢索、保管、利用、統(tǒng)計等基本功能，并符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。逐步推進傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)保證質(zhì)量，符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。加強電子檔案管理，確保電子文件的形成、積累、整理、歸檔和電子檔案的保管、利用符合規(guī)范要求。建立健全電子檔案安全保密制度，采取身份認證、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計等技術(shù)措施，保障電子檔案信息安全。第七章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究企業(yè)檔案行政管理部門應(yīng)定期對企業(yè)各部門及所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。對在檔案工作中做出突出貢獻的單位和個人，應(yīng)給予表彰和獎勵。對違反檔案管理規(guī)定，造成檔案失真、損毀、丟失、泄密或擅自銷毀檔案的，應(yīng)視情節(jié)輕