檔案管理環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄模板一、引言檔案作為歷史記錄的重要載體，其保存質(zhì)量直接關(guān)系到信息的長(zhǎng)期可讀性與歷史憑證的真實(shí)性。檔案保存環(huán)境的穩(wěn)定與適宜，是檔案保護(hù)工作的基石。溫度、濕度、光照、潔凈度以及有害生物等環(huán)境因素，均對(duì)檔案材料的物理化學(xué)性質(zhì)產(chǎn)生持續(xù)影響。為科學(xué)、系統(tǒng)地掌握檔案庫(kù)房及相關(guān)區(qū)域的環(huán)境狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處置潛在風(fēng)險(xiǎn)，特制定本環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄模板。本模板旨在為檔案管理部門(mén)提供規(guī)范、實(shí)用的監(jiān)測(cè)工具，助力提升檔案保護(hù)工作的精細(xì)化與規(guī)范化水平。二、監(jiān)測(cè)內(nèi)容與核心要素檔案管理環(huán)境監(jiān)測(cè)應(yīng)至少包含以下核心要素，各單位可根據(jù)自身檔案類(lèi)型、數(shù)量、重要程度及庫(kù)房實(shí)際條件進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整與增補(bǔ)。1.溫度：對(duì)檔案紙張、字跡材料穩(wěn)定性影響顯著，過(guò)高或過(guò)低均不適宜。2.相對(duì)濕度：與溫度共同作用，直接關(guān)系到霉菌滋生、紙張吸潮或干裂等問(wèn)題。3.霉菌狀況：檔案霉變的直觀反映，需定期檢查并記錄。4.光照強(qiáng)度：特別是紫外線，對(duì)檔案材料有老化、褪色作用。5.空氣清潔度：空氣中的塵埃、有害氣體等對(duì)檔案的污染。三、檔案管理環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄模板日期時(shí)間監(jiān)測(cè)地點(diǎn)監(jiān)測(cè)點(diǎn)溫度(℃)相對(duì)濕度(%)霉菌情況光照強(qiáng)度(lux)(如監(jiān)測(cè))空氣清潔度環(huán)境狀況評(píng)估監(jiān)測(cè)人備注:---------:-----:-----------:-------:-------:-----------:-------:----------------------:---------:-----------:-----:-------**日期****時(shí)間****監(jiān)測(cè)地點(diǎn)****監(jiān)測(cè)點(diǎn)****溫度****相對(duì)濕度****霉菌情況****光照強(qiáng)度**(如監(jiān)測(cè))**空氣清潔度****環(huán)境狀況評(píng)估****監(jiān)測(cè)人****備注****月度/季度環(huán)境狀況小結(jié)**(可附頁(yè))：**負(fù)責(zé)人簽字**：表格說(shuō)明：*日期/時(shí)間：精確到日和具體時(shí)段（如上午、下午、特定整點(diǎn)）。*監(jiān)測(cè)地點(diǎn)：填寫(xiě)具體的檔案庫(kù)房編號(hào)、閱覽室、特藏庫(kù)等。*監(jiān)測(cè)點(diǎn)：在同一監(jiān)測(cè)地點(diǎn)內(nèi)，可根據(jù)面積和布局設(shè)置多個(gè)監(jiān)測(cè)點(diǎn)，如“庫(kù)房A-中央?yún)^(qū)域”、“庫(kù)房B-北墻貨架”等。*溫度/相對(duì)濕度：填寫(xiě)實(shí)測(cè)數(shù)值，保留一位小數(shù)。*霉菌情況：記錄“無(wú)”、“偶見(jiàn)”、“較多”或具體發(fā)現(xiàn)位置及種類(lèi)（如有條件）。*光照強(qiáng)度：如進(jìn)行此項(xiàng)監(jiān)測(cè)，填寫(xiě)實(shí)測(cè)數(shù)值。主要針對(duì)有窗戶(hù)或照明區(qū)域。*空氣清潔度：可描述為“良好”、“一般”、“有明顯灰塵”等。*環(huán)境狀況評(píng)估：根據(jù)當(dāng)日/當(dāng)時(shí)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，結(jié)合檔案保存的適宜標(biāo)準(zhǔn)，給出“正?！?、“注意”、“異?！钡瘸醪皆u(píng)估。*監(jiān)測(cè)人：監(jiān)測(cè)人員親筆簽名。*備注：記錄當(dāng)日特殊天氣情況、設(shè)備運(yùn)行狀況、異常處理措施等。*月度/季度環(huán)境狀況小結(jié)：定期對(duì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，評(píng)估整體環(huán)境趨勢(shì)，提出改進(jìn)建議等。四、使用說(shuō)明與注意事項(xiàng)1.監(jiān)測(cè)頻率：應(yīng)根據(jù)檔案重要性及季節(jié)變化確定。一般情況下，重要檔案庫(kù)房建議每日至少監(jiān)測(cè)兩次（如上午9時(shí)、下午3時(shí)）；普通庫(kù)房可每日一次或每周數(shù)次。霉雨季節(jié)、高溫高濕或嚴(yán)寒季節(jié)應(yīng)增加監(jiān)測(cè)頻次。2.監(jiān)測(cè)儀器：應(yīng)使用經(jīng)過(guò)校準(zhǔn)、精度符合要求的溫濕度計(jì)、照度計(jì)等儀器。儀器應(yīng)放置在有代表性的位置，避免陽(yáng)光直射、空調(diào)出風(fēng)口、熱源或冷源附近。3.監(jiān)測(cè)點(diǎn)布設(shè)：應(yīng)覆蓋庫(kù)房的不同區(qū)域，特別是檔案密集存放區(qū)、空氣流通較差區(qū)域及易受外界環(huán)境影響的區(qū)域（如窗邊、門(mén)口）。4.記錄規(guī)范：監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)填寫(xiě)，字跡清晰。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常，應(yīng)立即復(fù)核，并在備注中詳細(xì)說(shuō)明情況，及時(shí)向檔案管理負(fù)責(zé)人報(bào)告。5.數(shù)據(jù)處理與分析：定期（如每月、每季度）對(duì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，繪制趨勢(shì)圖，以便掌握環(huán)境變化規(guī)律，為改善檔案保存環(huán)境提供依據(jù)。6.異常處理：當(dāng)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)超出檔案保存適宜范圍（可參照相關(guān)檔案保護(hù)規(guī)范或本單位制定的標(biāo)準(zhǔn)）時(shí)，應(yīng)立即采取調(diào)控措施（如開(kāi)啟空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等），并記錄處理過(guò)程及結(jié)果。7.檔案保存：監(jiān)測(cè)記錄表格應(yīng)作為檔案管理工作的重要組成部分，定期整理、裝訂成冊(cè)，歸檔保存。保存期限可根據(jù)本單位檔案管理制度確定。8.環(huán)境狀況評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)參考(各單位可根據(jù)實(shí)際情況細(xì)化)：*溫度：14℃-24℃為適宜范圍，超出此范圍可標(biāo)記為“注意”，顯著偏離（如高于30℃或低于0℃）標(biāo)記為“異常”。*相對(duì)濕度：45%-60%為適宜范圍，超出此范圍可標(biāo)記為“注意”，顯著偏離（如高于75%或低于30%）標(biāo)記為“異?！?。*霉菌情況：“偶見(jiàn)”需注意加強(qiáng)通風(fēng)，“較多”則標(biāo)記為“異常”，需立即處理。*光照強(qiáng)度：檔案庫(kù)房應(yīng)避免陽(yáng)光直射，照明光源照度不宜過(guò)高，如普通檔案庫(kù)照明宜≤50lux，特藏庫(kù)宜更低。*空氣清潔度：“有明顯灰塵”時(shí)應(yīng)注意加強(qiáng)清潔和空氣過(guò)濾。五、填寫(xiě)示例(片段)日期時(shí)間監(jiān)測(cè)地點(diǎn)監(jiān)測(cè)點(diǎn)溫度(℃)相對(duì)濕度(%)霉菌情況光照強(qiáng)度(lux)空氣清潔度環(huán)境狀況評(píng)估監(jiān)測(cè)人備注:---------:-----:-----------:-----------:-------:-----------:-------:-------------:---------:-----------:-----:---------------2024年X月X日09:00一號(hào)檔案庫(kù)中央?yún)^(qū)域22.552無(wú)-(庫(kù)房關(guān)燈)良好正常張三2024年X月X日09:05一號(hào)檔案庫(kù)北墻貨架區(qū)23.154無(wú)-良好正常張