檔案室崗位職責(zé)與工作流程檔案室作為組織管理和保存重要信息資源的核心部門(mén)，其工作的專(zhuān)業(yè)性與規(guī)范性直接關(guān)系到組織歷史的延續(xù)、信息的安全以及決策的科學(xué)性。明確檔案室的崗位職責(zé)與工作流程，是確保檔案工作高效、有序開(kāi)展的基礎(chǔ)。一、檔案室崗位職責(zé)檔案室的職責(zé)范疇廣泛，既包括對(duì)檔案實(shí)體與信息的科學(xué)管理，也涵蓋為組織運(yùn)營(yíng)提供檔案信息支持與服務(wù)。具體職責(zé)如下：（一）核心業(yè)務(wù)職責(zé)1.檔案的收集與接收：負(fù)責(zé)組織內(nèi)部各部門(mén)形成的各類(lèi)應(yīng)歸檔文件材料的及時(shí)、完整收集。同時(shí)，根據(jù)規(guī)定接收撤銷(xiāo)、合并單位的檔案，以及征集與本組織歷史發(fā)展相關(guān)的有價(jià)值的檔案資料。確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，防止遺漏和散失。2.檔案的整理與編目：對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，包括分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝訂等工作。依據(jù)國(guó)家或行業(yè)相關(guān)檔案整理規(guī)則，結(jié)合本組織實(shí)際情況，制定科學(xué)的分類(lèi)方案和著錄規(guī)則，確保檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于后續(xù)的管理和利用。3.檔案的鑒定與保管：對(duì)已整理的檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，區(qū)分永久、長(zhǎng)期、短期保存期限，并按照鑒定結(jié)果進(jìn)行妥善保管。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵等“八防”工作，確保檔案實(shí)體的安全與完整。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.檔案的統(tǒng)計(jì)與利用：建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、利用、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定向上級(jí)部門(mén)報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。編制必要的檢索工具（如案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、專(zhuān)題目錄、索引等），為組織內(nèi)部及規(guī)定范圍內(nèi)的外部單位和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度，辦理借閱登記手續(xù)，監(jiān)督檔案的使用過(guò)程，確保檔案不被涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換和遺失。5.檔案的編研與開(kāi)發(fā)：根據(jù)組織工作需要和檔案本身的價(jià)值，對(duì)檔案信息進(jìn)行深度挖掘和加工，編寫(xiě)檔案參考資料、組織沿革、大事記、專(zhuān)題匯編等編研成果，主動(dòng)提供有價(jià)值的檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)工作服務(wù)，提升檔案的利用價(jià)值。6.檔案的數(shù)字化與信息化管理：負(fù)責(zé)組織檔案數(shù)字化工作的規(guī)劃與實(shí)施，對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、著錄、存儲(chǔ)和備份，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。推動(dòng)檔案信息資源的共享與利用，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）綜合管理職責(zé)1.制度建設(shè)與執(zhí)行：制定和完善本單位檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作細(xì)則和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查，確保檔案工作有章可循。2.安全保密工作：嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家及本組織的保密法規(guī)和制度，加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理，確保黨和國(guó)家秘密的安全。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)。3.設(shè)備與環(huán)境維護(hù)：負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房專(zhuān)用設(shè)備（如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器、滅火器、防蟲(chóng)藥劑等）的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。保持檔案庫(kù)房及工作區(qū)域的整潔有序。4.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對(duì)本組織各部門(mén)的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，宣傳檔案法律法規(guī)和檔案知識(shí)，提高全員檔案意識(shí)和檔案管理水平。5.對(duì)外交流與合作：根據(jù)需要開(kāi)展與上級(jí)檔案行政管理部門(mén)及其他單位檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)交流與合作，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)。二、檔案室工作流程檔案室的工作流程是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣、有機(jī)銜接的整體，旨在實(shí)現(xiàn)檔案從形成到最終處置的全過(guò)程科學(xué)管理。（一）檔案的接收與征集流程1.制定接收計(jì)劃：根據(jù)檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，制定年度或階段性檔案接收計(jì)劃。2.發(fā)出歸檔通知：在規(guī)定的歸檔時(shí)間前，向各形成部門(mén)發(fā)出檔案歸檔通知，明確歸檔要求、范圍和時(shí)限。3.交接與驗(yàn)收：各部門(mén)按要求將整理好的文件材料移交檔案室，檔案管理人員對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)和質(zhì)量檢查，重點(diǎn)檢查材料的齊全性、完整性、規(guī)范性。4.辦理交接手續(xù)：對(duì)驗(yàn)收合格的檔案，雙方在《檔案交接文據(jù)》上簽字蓋章，一式兩份，各自保存。（二）檔案的整理與編目流程1.初步分類(lèi)：按照本單位檔案分類(lèi)方案，對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行初步分類(lèi)。2.鑒定與篩選：對(duì)文件材料的價(jià)值進(jìn)行初步鑒定，剔除無(wú)需歸檔的材料。3.系統(tǒng)排列：在分類(lèi)的基礎(chǔ)上，對(duì)文件材料按照形成時(shí)間、邏輯關(guān)系或重要程度進(jìn)行系統(tǒng)排列。4.編號(hào)與編目：對(duì)排列好的檔案進(jìn)行編號(hào)（案卷號(hào)、件號(hào)等），并逐卷（件）編制《卷內(nèi)文件目錄》或《歸檔文件目錄》，填寫(xiě)案卷封面、脊背、備考表等。5.裝訂成冊(cè)：對(duì)需要裝訂的檔案材料，采用規(guī)范的裝訂方式進(jìn)行裝訂，做到整齊、牢固、美觀。6.入庫(kù)上架：將整理編目完畢的檔案，按照庫(kù)房管理要求和檢索工具的指引，有序存入檔案柜。（三）檔案的保管與維護(hù)流程1.庫(kù)房日常管理：每日監(jiān)測(cè)并記錄庫(kù)房溫濕度，根據(jù)需要啟動(dòng)調(diào)控設(shè)備，保持適宜的保管環(huán)境。2.定期檢查：每月或每季度對(duì)檔案進(jìn)行抽查，每年進(jìn)行一次全面清點(diǎn)核對(duì)，檢查檔案有無(wú)霉變、蟲(chóng)蛀、破損、散失等情況。3.技術(shù)防護(hù)：定期投放防蟲(chóng)藥劑，更換吸濕劑，檢查消防器材和安防設(shè)施的有效性。4.破損修復(fù)：對(duì)發(fā)現(xiàn)有破損、褪色的檔案，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案壽命。（四）檔案的利用服務(wù)流程1.提出申請(qǐng)：利用者填寫(xiě)《檔案查閱（借閱）申請(qǐng)表》，注明查閱（借閱）檔案的事由、范圍、內(nèi)容和用途，必要時(shí)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核登記：檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)符合利用規(guī)定后，在《檔案查閱（借閱）登記簿》上登記利用者信息、利用檔案情況。3.檢索調(diào)卷：根據(jù)利用者需求，通過(guò)檢索工具查找所需檔案，從庫(kù)房取出檔案。4.提供利用：在指定的閱覽場(chǎng)所提供檔案查閱，或按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。利用者應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案。5.監(jiān)督指導(dǎo)：檔案管理人員對(duì)檔案利用過(guò)程進(jìn)行必要的監(jiān)督和指導(dǎo)，解答利用者的疑問(wèn)。6.歸還入庫(kù)：利用完畢后，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后注銷(xiāo)借閱登記，將檔案放回原處。對(duì)利用效果進(jìn)行跟蹤和反饋。（五）檔案的鑒定與銷(xiāo)毀流程1.成立鑒定小組：由單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。2.制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，制定具體的檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)。3.初步鑒定：檔案管理人員對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行逐卷（件）初步鑒定，提出銷(xiāo)毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)。4.集體審議：鑒定小組對(duì)檔案管理人員提出的初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行集體審議，做出最終鑒定決定。5.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)：對(duì)確無(wú)保存價(jià)值需銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明檔案的名稱(chēng)、年代、數(shù)量、鑒定意見(jiàn)等。6.審批與監(jiān)銷(xiāo)：《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在檔案銷(xiāo)毀前應(yīng)對(duì)照清冊(cè)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷(xiāo)毀后在清冊(cè)上簽字，并注明銷(xiāo)毀日期和方式。銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。（六）檔案數(shù)字化工作流程1.前期準(zhǔn)備：確定數(shù)字化范圍和標(biāo)準(zhǔn)，配備掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備及相關(guān)軟件，對(duì)擬掃描檔案進(jìn)行整理和修復(fù)。2.檔案掃描：按照規(guī)定的技術(shù)參數(shù)（分辨率、色彩模式、格式等）對(duì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。3.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，保證圖像質(zhì)量。4.著錄標(biāo)引：根據(jù)檔案著錄規(guī)則，對(duì)掃描圖像對(duì)應(yīng)的檔案信息進(jìn)行著錄，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。5.數(shù)據(jù)掛接：將著錄數(shù)據(jù)與掃描圖像進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接，實(shí)現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)。6.質(zhì)量審核：對(duì)數(shù)字化成果（包括圖像質(zhì)量、著錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)掛接情況等）進(jìn)行全面審核，不合格的進(jìn)行返工。7.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份：將審核通過(guò)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)中，并進(jìn)行多重備份，確保數(shù)據(jù)安全。8.元數(shù)據(jù)管理：