采購訂單審核與執(zhí)行記錄表單（通用工具模板）一、適用場景與核心價值本表單適用于企業(yè)采購管理全流程，涵蓋從訂單創(chuàng)建、多級審核到執(zhí)行跟蹤（下單、收貨、入庫、付款）的標準化記錄。尤其適合中大型企業(yè)采購部門、行政管理部門或需要跨部門（采購、財務、倉庫）協(xié)同的場景，可幫助實現(xiàn)采購流程規(guī)范化、責任可追溯、數(shù)據(jù)可視化，有效降低采購風險，提升管理效率。通過全程記錄訂單狀態(tài)，保證采購活動符合公司制度及預算要求，同時為后續(xù)成本分析、供應商評估提供數(shù)據(jù)支撐。二、全流程操作指引（一）訂單創(chuàng)建與信息錄入發(fā)起申請：采購申請人（如部門需求對接人*）根據(jù)實際需求（如生產(chǎn)物料、辦公用品、設備采購等），填寫《采購申請單》，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預算金額及期望到貨日期，并附相關支撐材料（如比價記錄、技術參數(shù)表等）。信息核對：申請人確認采購需求符合部門年度預算，且供應商資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關許可證）齊全后，通過采購管理系統(tǒng)或紙質(zhì)表單提交至采購部門負責人*。（二）多級審核流程1.初審（采購部門審核）審核人：采購部門負責人*審核內(nèi)容：（1）核對物料名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與申請需求一致；（2）確認供應商選擇是否符合公司“合格供應商名錄”，若為新供應商，需審核其資質(zhì)文件；（3）初步評估采購價格是否合理（參考歷史采購價、市場均價或三家比價結(jié)果）。輸出結(jié)果：審核通過后，在“初審意見”欄簽署“同意”，并轉(zhuǎn)交財務部門；若審核不通過，注明修改原因（如“價格超預算10%，需重新比價”），退回申請人調(diào)整。2.復核（財務部門審核）審核人：財務部門負責人*審核內(nèi)容：（1）復核采購金額是否在預算額度內(nèi)，超預算訂單需提交分管領導*審批；（2）審核付款方式（如預付款比例、貨到付款）是否符合公司財務制度；（3）確認訂單涉及的稅務處理（如發(fā)票類型、稅率）是否合規(guī)。輸出結(jié)果：審核通過后，簽署“同意”，轉(zhuǎn)交分管領導；若存在財務風險（如付款方式不合理），退回采購部門調(diào)整。3.審批（管理層審批）審批人：分管采購領導（或總經(jīng)理，根據(jù)采購金額分級授權）審批內(nèi)容：（1）重點審核采購需求的必要性及是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃；（2）確認最終審批金額、采購周期及特殊要求（如“需含安裝調(diào)試服務”）。輸出結(jié)果：審批通過后，訂單生效；若審批未通過，明確原因（如“非預算內(nèi)項目，暫緩采購”），訂單終止并歸檔。（三）執(zhí)行跟蹤與記錄1.下單與供應商對接執(zhí)行人：采購專員*操作內(nèi)容：（1）根據(jù)審批通過的訂單，通過系統(tǒng)或書面形式向供應商下達正式采購訂單，注明訂單編號、物料信息、交貨地點、質(zhì)量標準及違約條款；（2）記錄“下單日期”“預計到貨日期”，并同步跟蹤供應商生產(chǎn)/備貨進度。2.收貨與質(zhì)量驗收執(zhí)行人：倉庫管理員、質(zhì)檢員（如需）操作內(nèi)容：（1）供應商送貨到指定地點后，倉庫管理員*核對送貨單與訂單信息（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量），確認外包裝完好；（2）質(zhì)檢員*（對有質(zhì)量要求的物料）按技術參數(shù)進行抽檢或全檢，填寫《質(zhì)檢報告》；（3）驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫“實際到貨日期”“入庫數(shù)量”“入庫人”；若不合格，在“備注”欄注明問題（如“規(guī)格不符，需退換貨”），并通知采購專員*處理。3.付款與財務結(jié)算執(zhí)行人：財務部門*操作內(nèi)容：（1）收到入庫單、供應商發(fā)票及《質(zhì)檢報告》后，核對訂單信息與票據(jù)一致性；（2）按合同約定付款方式（如貨到付款、30天賬期）安排付款，記錄“付款金額”“付款日期”“付款方式”（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票）；（3）完成付款后，將付款憑證復印件交采購部門*存檔。（四）歸檔與閉環(huán)管理執(zhí)行人：采購專員*操作內(nèi)容：訂單執(zhí)行完成后（含付款或異常處理結(jié)束），將本表單與《采購申請單》《供應商送貨單》《質(zhì)檢報告》《發(fā)票》等單據(jù)按“訂單編號”分類歸檔，保存期限不少于3年，以備審計或追溯。三、表單模板與填寫說明（一）采購訂單審核與執(zhí)行記錄表基本信息區(qū)訂單編號PO-2024-（由系統(tǒng)自動，規(guī)則：PO-年份-4位流水號）訂單日期YYYY-MM-DD（訂單創(chuàng)建日期）供應商名稱X有限公司供應商聯(lián)系人*（可填寫姓氏，如“王經(jīng)理”）采購部門采購一部申請人*預算金額（元）.訂單明細區(qū)序號物料名稱1X原材料2辦公椅審核流程區(qū)審核環(huán)節(jié)審核人初審（采購部門）*復核（財務部門）*審批（分管領導）*執(zhí)行記錄區(qū)執(zhí)行節(jié)點內(nèi)容/日期下單日期2024-03-04預計到貨日期2024-03-15實際到貨日期2024-03-16入庫數(shù)量5噸、10把入庫日期2024-03-17付款金額（元）47000.00付款日期2024-03-20付款方式銀行轉(zhuǎn)賬備注區(qū)異常情況/特殊說明無（若存在異常，需詳細描述原因及處理結(jié)果，如“3月16日到貨1噸規(guī)格不符，已聯(lián)系供應商退換，3月20日補到貨”）（二）填寫說明編號規(guī)則：訂單編號需唯一，避免重復，可通過采購系統(tǒng)自動，保證可追溯。物料信息：名稱、規(guī)格型號需與供應商產(chǎn)品目錄或技術協(xié)議一致，避免使用“一批”“若干”等模糊表述。審核意見：需明確“同意”“不同意”或“需修改”，不同意時需注明具體修改要求，保證申請人清晰調(diào)整方向。執(zhí)行記錄：各節(jié)點（下單、到貨、入庫、付款）需實時更新，日期、數(shù)量、金額等信息需與實際單據(jù)（如送貨單、入庫單）一致，嚴禁事后補錄或篡改。四、使用規(guī)范與風險提示（一）信息真實性要求所有填寫內(nèi)容必須基于實際業(yè)務發(fā)生，嚴禁虛構(gòu)訂單、虛報數(shù)量或金額，違者將按公司《采購管理辦法》追究責任，涉及違法的移交司法機關處理。（二）流程時效性管理各環(huán)節(jié)審核需在1個工作日內(nèi)完成（緊急訂單可縮短至4小時，需在“備注”欄標注“緊急”）；供應商延遲交貨（超預計到貨日期3天以上）或物料質(zhì)量不合格時，采購專員*需在24小時內(nèi)啟動異常處理流程（如催交、退換貨），并在“備注”區(qū)詳細記錄處理進展。（三）單據(jù)留存規(guī)范本表單需與以下附件一并存檔，保證“單據(jù)匹配、信息閉環(huán)”：《采購申請單》（部門負責人簽字版）；供應商資質(zhì)文件（復印件加蓋公章）；《送貨單》《質(zhì)檢報告》（如有）；增值稅發(fā)票（復印件）。（四）權限與保密管理嚴格執(zhí)行審批權限分級，嚴禁越權審批或“先執(zhí)行后補批”；訂單信息涉及公司采購成本、供應商數(shù)據(jù)等