銷售合同審查與簽訂標(biāo)準(zhǔn)化流程工具一、適用場(chǎng)景與對(duì)象本工具適用于各類企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)人員，用于規(guī)范銷售合同從準(zhǔn)備到簽訂的全流程管理，尤其適用于以下場(chǎng)景：日常產(chǎn)品銷售或服務(wù)合作合同的簽訂，如標(biāo)準(zhǔn)商品買賣、定制化服務(wù)交付等；大客戶或長(zhǎng)期合作框架協(xié)議的具體訂單合同簽訂；涉及金額較大、條款復(fù)雜或跨區(qū)域銷售合同的專項(xiàng)審查；企業(yè)內(nèi)部銷售合同管理流程優(yōu)化，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，提升簽約效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同準(zhǔn)備階段操作主體：業(yè)務(wù)專員、銷售主管核心目標(biāo)：明確合作需求，收集基礎(chǔ)信息，形成合同初稿基礎(chǔ)材料?？蛻粜畔⑹占瘶I(yè)務(wù)專員通過客戶調(diào)研、前期溝通等方式，收集對(duì)方主體資格信息：包括企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、注冊(cè)地址、聯(lián)系方式（需核實(shí)真實(shí)性，可通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道初步核查）；若客戶為自然人，需收集身份證號(hào)碼、住址、聯(lián)系方式等；若涉及代理人，需要求客戶提供授權(quán)委托書（載明代理權(quán)限、代理期限）及代理人身份證明。業(yè)務(wù)需求梳理根據(jù)雙方洽談結(jié)果，明確合同核心要素：產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量/服務(wù)時(shí)長(zhǎng)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間/服務(wù)周期、交付地點(diǎn)/服務(wù)方式、價(jià)格及支付方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等；填寫《合同需求清單》（詳見模板1），經(jīng)銷售主管審核確認(rèn)，保證業(yè)務(wù)需求無遺漏。合同初稿擬定基于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或行業(yè)通用模板），結(jié)合《合同需求清單》擬定合同初稿；初稿需包含合同必備條款：當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方法等（依據(jù)《民法典》第470條）。（二）初步審查階段操作主體：銷售主管、業(yè)務(wù)專員核心目標(biāo)：核對(duì)業(yè)務(wù)條款一致性，保證合同內(nèi)容與實(shí)際需求匹配。條款完整性核對(duì)對(duì)照《合同需求清單》，逐項(xiàng)檢查合同初稿是否涵蓋所有約定內(nèi)容（如產(chǎn)品型號(hào)、交付時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)等），避免遺漏關(guān)鍵條款；檢查合同文本是否規(guī)范：字跡清晰、無涂改（若有修改需雙方蓋章確認(rèn)）、條款編號(hào)連續(xù)、附件齊全。業(yè)務(wù)邏輯校驗(yàn)審查價(jià)格條款：?jiǎn)蝺r(jià)、總價(jià)是否準(zhǔn)確，是否含稅，價(jià)格調(diào)整機(jī)制（如適用）是否明確；審查履行條款：交付時(shí)間與客戶需求是否匹配，交付地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、費(fèi)用承擔(dān)方是否清晰；審查付款條款：支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金比例）是否合理，賬戶信息（戶名、賬號(hào)、開戶行）是否準(zhǔn)確無誤。輸出審查意見對(duì)審查中發(fā)覺的問題（如條款模糊、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤），形成《初步審查意見表》，反饋至業(yè)務(wù)專員修改；初步審查通過后，銷售主管在《合同審查清單》（詳見模板2）中簽字確認(rèn)，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）專業(yè)審查階段操作主體：法務(wù)專員、財(cái)務(wù)專員核心目標(biāo)：把控法律風(fēng)險(xiǎn)與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保證合同合規(guī)性。法務(wù)專項(xiàng)審查主體資格：核查對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等文件，確認(rèn)簽約主體是否合法有效（如分支機(jī)構(gòu)簽約需取得總公司授權(quán)）；條款合法性：檢查合同條款是否違反法律、行政法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”、無效擔(dān)保等），違約責(zé)任是否明確且合理（避免顯失公平）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：審查雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，如不可抗力、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款是否完備；爭(zhēng)議解決：確認(rèn)爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄機(jī)構(gòu)是否明確，優(yōu)先選擇己方所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)。財(cái)務(wù)專項(xiàng)審查付款風(fēng)險(xiǎn)：評(píng)估客戶付款能力，審查付款條件是否可控（如預(yù)付款比例不低于30%，質(zhì)保金不低于5%）；發(fā)票條款：明確發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開具時(shí)間及交付要求；財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)：核對(duì)合同金額大小寫是否一致，價(jià)格構(gòu)成（成本、利潤(rùn)、稅費(fèi)）是否合理；關(guān)聯(lián)交易：若涉及關(guān)聯(lián)方，需審查定價(jià)是否符合公允原則。出具專業(yè)意見法務(wù)、財(cái)務(wù)分別出具《專業(yè)審查意見》，對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)的條款提出修改建議（如“違約責(zé)任建議增加‘逾期付款按日萬分之五計(jì)算違約金’”）；業(yè)務(wù)專員根據(jù)意見修改合同初稿，再次提交銷售主管復(fù)核，保證問題閉環(huán)。（四）內(nèi)部審批階段操作主體：銷售部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理（根據(jù)合同金額分級(jí)）核心目標(biāo)：評(píng)估合同業(yè)務(wù)價(jià)值與整體風(fēng)險(xiǎn)，保證審批權(quán)限合規(guī)。審批分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：金額≤10萬元：銷售部門負(fù)責(zé)人審批；10萬元＜金額≤50萬元：銷售部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批；金額＞50萬元：銷售部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批。審批材料提交業(yè)務(wù)專員匯總完整材料：《合同需求清單》《初步審查意見表》《法務(wù)/財(cái)務(wù)審查意見》《合同終稿》《內(nèi)部審批表》（詳見模板3），按審批流程逐級(jí)提交。審批意見反饋審批人重點(diǎn)審核：業(yè)務(wù)必要性（是否符合公司銷售戰(zhàn)略）、風(fēng)險(xiǎn)可控性（法律/財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是否已化解）、資源匹配性（交付能力、庫存保障）；審批通過后，在《內(nèi)部審批表》中簽字確認(rèn)；若審批不通過，需明確意見并退回業(yè)務(wù)部門重新洽談。（五）合同簽訂階段操作主體：業(yè)務(wù)專員、法務(wù)專員、公章管理員*核心目標(biāo)：完成合同簽署，保證法律效力。最終文本核對(duì)業(yè)務(wù)專員與法務(wù)專員共同核對(duì)合同終稿與審批版本是否一致，關(guān)鍵條款（如金額、日期、簽字頁）是否準(zhǔn)確無誤。雙方簽署流程對(duì)方簽署：業(yè)務(wù)專員將合同文本提交客戶，要求客戶法定代表人或授權(quán)代理人簽字并加蓋公章（或合同專用章）；若為自然人簽字，需按手?。晃曳胶炇穑焊鶕?jù)審批權(quán)限，由法定代表人或授權(quán)代理人簽字后，加蓋公司公章（合同專用章），騎縫章需同時(shí)覆蓋合同封面與內(nèi)頁（多頁合同）；特殊情況處理：若需異地簽署，可采用“掃描件+紙質(zhì)原件”方式，先掃描簽署后交換紙質(zhì)文件，保證兩份文本一致。簽訂后確認(rèn)業(yè)務(wù)專員在簽訂后2個(gè)工作日內(nèi)收回合同原件，核對(duì)印章清晰度、簽字完整性，若有問題及時(shí)補(bǔ)充；向客戶發(fā)送《合同簽訂確認(rèn)函》，載明合同編號(hào)、簽訂日期、主要條款及下一步履行安排。（六）歸檔管理階段操作主體：檔案管理員、銷售部門核心目標(biāo)：規(guī)范合同存儲(chǔ)，保證后續(xù)可追溯。資料整理銷售部門將合同正本、附件（《合同需求清單》《審查意見表》《審批表》等）、對(duì)方主體資格文件復(fù)印件整理成冊(cè)，標(biāo)注合同編號(hào)。歸檔與登記檔案管理員將合同資料移交至公司檔案室，錄入《合同臺(tái)賬》（詳見模板4），記錄合同編號(hào)、簽訂日期、對(duì)方單位、金額、履行期限、歸檔日期、保管責(zé)任人等信息；電子版合同同步存儲(chǔ)至公司指定服務(wù)器（加密處理），備份周期不少于1次/月。保管期限合同保管期限一般為合同履行完畢后5年；涉及訴訟、仲裁或長(zhǎng)期合作的合同，保管至案件終結(jié)或合作結(jié)束后10年。三、常用工具模板模板1：合同需求清單合同編號(hào)需求來源（如客戶名稱/項(xiàng)目名稱）產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量/服務(wù)時(shí)長(zhǎng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交付時(shí)間交付地點(diǎn)單價(jià)（元）總價(jià)（元）付款方式備注填寫人銷售主管審核日期模板2：合同條款審查清單審查模塊審查要點(diǎn)審查結(jié)果（通過/不通過/修改后通過）審查人日期備注主體資格營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否有效，授權(quán)委托書是否完備標(biāo)的條款名稱、型號(hào)、數(shù)量是否與需求一致，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確價(jià)格條款單價(jià)、總價(jià)是否準(zhǔn)確，含稅/不含稅是否明確，支付節(jié)點(diǎn)是否合理履行條款交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式是否清晰，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否具體違約責(zé)任違約金計(jì)算方式是否合理，損失賠償范圍是否明確爭(zhēng)議解決訴訟/仲裁約定是否明確，管轄地/機(jī)構(gòu)是否合規(guī)其他條款保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、不可抗力等條款是否完備模板3：內(nèi)部審批表合同編號(hào)合同名稱對(duì)方單位合同金額（元）履行期限申請(qǐng)部門銷售部申請(qǐng)人申請(qǐng)日期審批事項(xiàng)□業(yè)務(wù)必要性□條款合規(guī)性□風(fēng)險(xiǎn)可控性部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：分管副總意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：模板4：合同臺(tái)賬合同編號(hào)簽訂日期對(duì)方單位合同類型（如買賣/服務(wù)）金額（元）履行狀態(tài)（待履行/履行中/已完成/已終止）歸檔日期保管責(zé)任人備注四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與規(guī)避建議主體資格風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)：與無簽約主體資格的單位（如分公司未獲授權(quán)）或虛假公司簽約，導(dǎo)致合同無效。規(guī)避：嚴(yán)格核查對(duì)方“三證合一”營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書，必要時(shí)通過官方渠道驗(yàn)證信息，留存復(fù)印件加蓋公章。條款模糊風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)：條款表述不清（如“盡快交付”“質(zhì)量合格”）引發(fā)履行爭(zhēng)議。規(guī)避：使用明確數(shù)據(jù)（如“2024年12月31日前交付”“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”），避免歧義表述。付款條款風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)：付款節(jié)點(diǎn)不合理（如全款到貨后支付）、客戶信用不足導(dǎo)致回款困難。規(guī)避：設(shè)置預(yù)付款（不低于30%）+到貨款+質(zhì)保金（5%-10%）的