企業(yè)行政管理文檔與資料通用模板指南一、引言企業(yè)行政管理是企業(yè)高效運轉(zhuǎn)的“中樞神經(jīng)”，規(guī)范的文檔與資料管理能提升流程效率、規(guī)避風險、保障信息傳遞準確性。本指南整理了行政工作中高頻使用的通用模板，涵蓋會議管理、費用報銷、物資申領(lǐng)、考勤管理、資產(chǎn)登記等核心場景，各模板均包含適用范圍、操作流程、表格示例及使用提示，助力企業(yè)實現(xiàn)行政工作的標準化與規(guī)范化。二、會議管理類模板（一）適用范圍適用于公司各類工作會議（如周例會、項目推進會、季度總結(jié)會等）的籌備、召開及后續(xù)跟進，保證會議目標明確、過程高效、決議可追溯。（二）操作流程1.會前準備確定會議基本信息：明確會議主題、時間、地點、參會人員（含主持人、記錄人）及核心議程，提前1-3個工作日通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送會議通知。準備會議材料：根據(jù)議程整理相關(guān)數(shù)據(jù)、報告、PPT等材料，提前發(fā)送至參會人員；若需討論議案，應(yīng)提前同步議案背景及核心問題。場地與設(shè)備確認：預訂會議室（含所需設(shè)備如投影儀、麥克風、白板等），提前30分鐘調(diào)試設(shè)備，保證會議環(huán)境正常。2.會中記錄簽到與身份確認：參會人員簽到，記錄遲到/缺席情況及原因（需提前向主持人報備）。按議程推進：主持人嚴格控制各環(huán)節(jié)時間，記錄人實時記錄討論要點、決議事項及待辦任務(wù)（明確責任人和完成時限）。突發(fā)情況處理：若出現(xiàn)議程爭議或臨時議題，經(jīng)主持人確認后可調(diào)整議程，但需記錄調(diào)整原因及結(jié)論。3.會后跟進整理會議紀要：會后24小時內(nèi)完成紀要整理，內(nèi)容包括會議基本信息、議程摘要、決議事項、待辦任務(wù)（含責任人、時限）及附件（如會議材料、簽到表）。審核與分發(fā)：紀要經(jīng)主持人審核無誤后，于1個工作日內(nèi)發(fā)送至全體參會人員及相關(guān)領(lǐng)導，并同步至OA系統(tǒng)存檔。跟蹤任務(wù)進度：行政部每周匯總待辦任務(wù)進度，督促責任人按時完成，逾期未完成的需反饋原因并協(xié)調(diào)解決。（三）模板表格會議紀要模板會議基本信息會議主題2024年Q3銷售目標推進會時間2024年7月15日14:00-16:00地點公司3樓第一會議室主持人銷售部經(jīng)理*記錄人行政專員*參會人員銷售部全體成員、財務(wù)部主管、總經(jīng)理缺席人員及原因銷售代表*（因客戶拜訪出差）議程與討論要點議程1：Q2銷售數(shù)據(jù)回顧-銷售代表匯報Q2銷售額完成85%，未達成目標原因：新市場開拓進度滯后。-財務(wù)部主管補充：Q2銷售回款率78%，低于目標5個百分點。議程2：Q3銷售目標分解-總經(jīng)理明確Q3目標：銷售額提升20%，重點攻堅華東區(qū)域。-銷售部經(jīng)理分解任務(wù)：各小組按區(qū)域制定周計劃，每周一提交進度表。議程3：資源需求討論-銷售代表申請增加華東區(qū)域推廣預算2萬元；總經(jīng)理同意，要求財務(wù)部3日內(nèi)完成預算調(diào)整。決議事項與待辦任務(wù)序號內(nèi)容1各銷售組提交Q3區(qū)域周計劃（含目標、行動、資源需求）2財務(wù)部完成華東區(qū)域推廣預算2萬元調(diào)整3行政部每周五17:00前匯總銷售任務(wù)進度，同步至總經(jīng)理及銷售部經(jīng)理附件|會議PPT、Q2銷售數(shù)據(jù)表、簽到表|||（四）使用提示會議紀要需客觀記錄討論內(nèi)容，避免主觀表述；決議事項必須明確“做什么、誰來做、何時做”。涉及敏感信息（如未公開數(shù)據(jù)、人事調(diào)整）需標注“內(nèi)部文件，注意保密”。電子版紀要需長期存檔（至少1年），紙質(zhì)版由行政部按月整理歸檔。三、費用報銷類模板（一）適用范圍適用于員工因公支出（如差旅費、辦公費、招待費等）的費用報銷，規(guī)范報銷流程，保證票據(jù)真實、合規(guī)。（二）操作流程1.費用發(fā)生與票據(jù)收集員工因公支出時，需取得合法合規(guī)票據(jù)（如增值稅發(fā)票、定額發(fā)票等），票據(jù)抬頭需為公司全稱，內(nèi)容與實際消費一致（如“辦公用品”不可開成“材料”）。差旅報銷需附出差審批單（含出差事由、時間、地點、預算），招待費需附招待對象、事由說明。2.填寫報銷單登錄OA系統(tǒng)填寫《費用報銷單》，填寫項包括：報銷人信息、部門、費用類型、支出日期、金額、費用明細（含品名、數(shù)量、單價）、報銷事由、附件清單（票據(jù)張數(shù)及金額）。大額報銷（單筆超5000元）需附合同或驗收單，如采購辦公設(shè)備需附資產(chǎn)驗收表。3.審批與報銷報銷單提交至部門主管審核，確認費用真實性及合理性；部門主管審批通過后，提交至財務(wù)部審核，財務(wù)部重點核查票據(jù)合規(guī)性、金額準確性及是否符合預算。審批通過后，財務(wù)部于3-5個工作日內(nèi)完成付款（銀行轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金），報銷人需在《費用報銷臺賬》簽字確認。（三）模板表格費用報銷單（示例）基本信息報銷人市場部專員*所屬部門市場部報銷日期2024年7月16日費用類型□差旅費□辦公費□招待費□其他（請說明：展會物料費）費用明細序號費用項目1展會booth設(shè)計費2展會宣傳物料印刷費3展會期間交通費合計金額人民幣（大寫）：壹萬壹仟玖佰伍拾元整報銷事由|參加2024年行業(yè)展會，用于展位設(shè)計、物料制作及現(xiàn)場交通支出，詳見展會合同（合同編號：HT20240701）。|審批流程部門主管審批簽字：______________日期：______________財務(wù)部審核簽字：______________日期：______________總經(jīng)理審批（5000元以上）簽字：______________日期：______________出納付款簽字：______________日期：______________（四）使用提示發(fā)票需在費用發(fā)生后1個月內(nèi)提交，逾期需提交《費用報銷延期申請表》說明原因。票據(jù)需保持完整，不得涂改；電子發(fā)票需打印并注明“已報銷，重復無效”。對公支出需公對公轉(zhuǎn)賬，禁止個人墊款后報銷大額資金（單筆超2萬元）。四、辦公用品申領(lǐng)類模板（一）適用范圍適用于公司各部門日常辦公用品（如文具、耗材、勞保用品等）的申領(lǐng)與管理，控制物資浪費，保證庫存合理。（二）操作流程1.申領(lǐng)需求提報部門每月25日前提交《辦公用品月度需求計劃表》，列明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（需部門主管簽字確認）。臨時急需用品可通過OA系統(tǒng)提交《辦公用品臨時申領(lǐng)單》，說明緊急原因及使用需求。2.審核與采購行政部匯總各部門需求，核對庫存（如常用筆、A4紙等庫存量≥1個月用量則不重復采購），編制《辦公用品采購計劃》，報行政經(jīng)理審批后執(zhí)行采購。采購需選擇合格供應(yīng)商（至少比價3家），保證物品質(zhì)量與價格合理；大額采購（超5000元）需簽訂采購合同。3.入庫與發(fā)放物資到貨后，行政部核對采購單與實物（品名、規(guī)格、數(shù)量），確認無誤后入庫并登記《辦公用品庫存臺賬》（入庫日期、物品信息、數(shù)量、經(jīng)手人）。部門憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)單》領(lǐng)用，領(lǐng)用人簽字確認；行政部每月更新庫存，對低值易耗品（如筆、本）實行“按需領(lǐng)用，限量補充”，對高值物品（如打印機）實行“以舊換新”。（三）模板表格辦公用品申領(lǐng)單（示例）申領(lǐng)部門研發(fā)部申領(lǐng)人項目經(jīng)理*申領(lǐng)日期2024年7月16日申領(lǐng)明細序號物品名稱1A4復印紙2簽字筆（黑色）3U盤審批意見部門主管簽字：______________日期：______________行政部簽字：______________日期：______________發(fā)放記錄發(fā)放人行政專員*發(fā)放日期2024年7月17日實發(fā)數(shù)量A4紙：5包；簽字筆：10支；U盤：2個（四）使用提示辦公用品需按“必需、實用”原則申領(lǐng)，禁止申領(lǐng)與工作無關(guān)物品（如私人用品）。庫存管理員每月5日前提交《庫存月報表》，對積壓超3個月的物品提出處理建議（如折價、捐贈）。嚴禁個人私自占用辦公用品，離職時需歸還領(lǐng)用的公共物品（如計算器、U盤）。五、員工考勤管理類模板（一）適用范圍適用于員工日?？记冢ㄟt到、早退、請假、加班等）的記錄與統(tǒng)計，為薪酬核算、績效考核提供依據(jù)。（二）操作流程1.日?？记诖蚩▎T工通過指紋/人臉識別/APP打卡，工作日上午8:30前、下午17:30后為打卡時間（具體時間以公司規(guī)定為準）。忘記打卡需在24小時內(nèi)提交《補卡申請表》，部門主管確認后交行政部審核；每月補卡不超過3次，超次按遲到處理。2.請假流程員工請假需提前1天提交《請假審批單》（緊急情況可先電話報備，事后補單），注明請假類型（事假、病假、年假等）、時間、事由。請假審批權(quán)限：1天內(nèi)由部門主管審批，1-3天由部門主管+行政部審批，3天以上需總經(jīng)理審批；病假需附醫(yī)院證明（病假條）。3.加班管理員工加班需提前填寫《加班申請表》，注明加班時間、工作內(nèi)容、原因，經(jīng)部門主管審批后方可生效；加班優(yōu)先安排調(diào)休（1個月內(nèi)有效），調(diào)休需提前1天申請。月底行政部匯總考勤數(shù)據(jù)（含打卡記錄、請假單、加班申請表），《月度考勤匯總表》，經(jīng)員工確認無誤后提交財務(wù)部核算薪酬。（三）模板表格請假審批單（示例）基本信息請假人客服部專員*所屬部門客服部請假類型□事假□病假□年假□婚假□其他（請說明：家中有事）請假時間2024年7月18日09:00-17:00（1天）請假事由|家中老人突發(fā)急事，需陪同就醫(yī)，無法到崗。|審批流程部門主管簽字：______________日期：______________行政部簽字：______________日期：______________總經(jīng)理（1天以上）簽字：______________日期：______________休假記錄實際休假時間2024年7月18日返崗時間2024年7月19日工作交接人客服部專員*（四）使用提示請假需提前規(guī)劃，避免影響部門工作；連續(xù)請假超5天需提交書面情況說明。加班審批需嚴格把控，禁止“先加班后審批”或虛報加班時長?？记跀?shù)據(jù)需每月3日前公示，員工有異議需在3日內(nèi)反饋，逾期視為確認。六、固定資產(chǎn)管理類模板（一）適用范圍適用于公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具等）的采購、登記、使用、報廢全生命周期管理，防止資產(chǎn)流失。（二）操作流程1.資產(chǎn)采購與入庫部門因工作需要新增資產(chǎn)時，提交《固定資產(chǎn)采購申請表》，說明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預估用途及預算，經(jīng)部門主管+行政部+總經(jīng)理審批后采購。資產(chǎn)到貨后，行政部、使用部門共同驗收（核對型號、數(shù)量、功能），驗收合格后填寫《固定資產(chǎn)驗收單》，錄入資產(chǎn)信息（資產(chǎn)編號、名稱、購置日期、使用人、存放地點）至《固定資產(chǎn)臺賬》。2.資產(chǎn)使用與維護資產(chǎn)實行“誰使用、誰負責”原則，使用人需妥善保管，定期維護（如電腦定期殺毒、打印機定期清理）。資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移時，需提交《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請表》，經(jīng)原使用部門、接收部門、行政部審批后，更新臺賬中的“使用人”“存放地點”信息。3.資產(chǎn)報廢與處置資產(chǎn)達到使用年限（如電腦5年、辦公家具8年）或損壞無法修復時，使用部門提交《資產(chǎn)報廢申請表》，說明報廢原因、數(shù)量、殘值評估。行政部組織技術(shù)鑒定（確認是否可修復），經(jīng)總經(jīng)理審批后，按公司流程處置（如變賣、捐贈），處置收入交財務(wù)部入賬，臺賬中標注“已報廢”。（三）模板表格固定資產(chǎn)驗收單（示例）資產(chǎn)基本信息資產(chǎn)名稱聯(lián)想ThinkPad筆記本資產(chǎn)編號ZC202407001規(guī)格型號T14AMD數(shù)量1臺購置日期2024年7月15日供應(yīng)商科技有限公司采購金額（元）6,800.00驗收信息驗收日期2024年7月16日驗收人員行政專員、研發(fā)部工程師驗收結(jié)果□合格□不合格（請注明原因：________________________）使用人研發(fā)部工程師*存放地點研發(fā)部工位A01附件|發(fā)票復印件、產(chǎn)品說明書|||（四）