公司員工離職面談記錄與輔導模板一、適用場景與核心價值本模板適用于企業(yè)員工主動離職、被動離職（協(xié)商解除、合同到期不續(xù)簽等）等各類離職場景，旨在通過結(jié)構(gòu)化面談實現(xiàn)以下核心價值：真實原因挖掘：深入知曉員工離職的真實動機（個人發(fā)展、薪酬福利、團隊管理、工作壓力等），為企業(yè)管理優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐；經(jīng)驗沉淀與改進：收集員工對工作流程、團隊協(xié)作、企業(yè)文化等方面的建議，推動組織效能提升；離職風險防控：識別潛在勞資糾紛風險，妥善處理離職補償、社保公積金等關(guān)鍵問題，降低企業(yè)法律風險；員工關(guān)系維護：通過真誠溝通傳遞企業(yè)關(guān)懷，即使離職也保持良好口碑，助力雇主品牌建設；職業(yè)發(fā)展輔導：為員工提供職業(yè)規(guī)劃建議、資源對接等支持，體現(xiàn)企業(yè)人文關(guān)懷。二、離職面談全流程操作指南（一）面談前：充分準備，保證高效明確面談目的與范圍根據(jù)離職類型（主動/被動）確定核心關(guān)注點：主動離職重點知曉“為何離開”，被動離職重點溝通“解除依據(jù)與補償方案”；列出面談提綱，涵蓋離職原因、工作反饋、交接安排、個人需求等模塊，避免遺漏關(guān)鍵點。收集員工基礎信息調(diào)取員工檔案，梳理其入職時間、職位變動、績效表現(xiàn)、過往溝通記錄等，保證面談時有針對性；若員工為主動離職，提前查閱其《離職申請表》，初步知曉其提出的離職原因。確定面談形式與參與人員形式：優(yōu)先選擇1對1線下溝通（私密性高），異地員工可視頻通話，避免電話溝通（信息傳遞不充分）；參與人員：直屬上級為主談人（知曉工作細節(jié)），HRBP或HR專員輔助（解答政策疑問、記錄關(guān)鍵信息），必要時邀請部門負責人或分管領(lǐng)導參與（如涉及跨部門問題或高管離職）。準備面談資料與環(huán)境準備《離職面談記錄表》《工作交接清單》《離職流程指引》等模板；選擇安靜、私密的環(huán)境（如會議室），避免interruptions（電話、他人打擾），預留60-90分鐘面談時間。（二）面談中：真誠溝通，聚焦核心1.開場：營造安全氛圍，建立信任以積極、尊重的態(tài)度開場，例如：“*先生/女士，感謝您抽出時間參與面談。今天主要是想聽聽您真實的想法，無論是工作上的建議還是個人發(fā)展的困惑，我們都希望坦誠溝通，您的每一條反饋都會被認真對待?！焙喴f明面談目的（非“審問”或“挽留”），消除員工顧慮：“今天的溝通不會影響您的離職流程，也不會作為負面評價依據(jù)，我們更希望通過您的視角幫助公司改進。”2.深度挖掘離職原因：多維度追問，避免表面化從“離職申請”切入，逐步深入：“您在離職申請中提到‘個人職業(yè)發(fā)展需要’，能否具體說說是對當前崗位的發(fā)展空間不滿意，還是對未來有其他規(guī)劃？”“如果薪酬福利是主要原因，能否對比一下您對新崗位的預期？具體是薪資結(jié)構(gòu)、福利項目還是有其他考慮？”引導員工分享“隱性原因”：“在團隊協(xié)作中，是否有讓您感到困擾的地方？（如溝通效率、分工配合等）”“您覺得直屬上級或公司的管理方式，有哪些地方可以做得更好？”避免主觀評判：即使員工提出負面反饋，不急于反駁（如“不是這樣的”），而是以“我理解您的感受”“能否舉個例子”等開放式問題引導其具體表達。3.確認工作交接：明確責任，保證平穩(wěn)過渡與員工共同梳理交接清單，重點確認：核心工作內(nèi)容：當前負責的項目進展、未完成任務優(yōu)先級、關(guān)鍵客戶/供應商對接人；資料與資產(chǎn)：公司文件、賬號權(quán)限（OA、郵箱、業(yè)務系統(tǒng)）、電腦、工牌等資產(chǎn)歸還時間；對接人安排：明確交接工作的接收人、溝通節(jié)點（如每日進度同步會），避免“斷檔”。強調(diào)交接重要性：“您的細致交接能減少對團隊工作的影響，也是對您過往負責工作的一個良好收尾。”4.提供離職輔導與支持：體現(xiàn)人文關(guān)懷職業(yè)發(fā)展支持：若員工因職業(yè)規(guī)劃離職，可提供行業(yè)資源對接（如合作企業(yè)招聘信息）、職業(yè)測評工具、簡歷優(yōu)化建議等；對于高潛力員工，可探討“前員工社群”或“兼職顧問”等合作可能。政策與流程輔導：清晰說明離職手續(xù)辦理流程（如離職證明開具、社保公積金轉(zhuǎn)移、競業(yè)限制協(xié)議簽署等），提供《離職流程指引》書面材料；解答員工關(guān)于經(jīng)濟補償金、年假折算、年終獎發(fā)放等疑問，保證符合《勞動合同法》及公司制度。心理與情緒疏導（尤其針對被動離職員工）：“理解這個決定對您可能有些突然，如果您有情緒上的需要，也可以和HR溝通，我們會盡力提供支持?！?.結(jié)束：總結(jié)共識，表達感謝簡要回顧面談關(guān)鍵結(jié)論（如離職原因、交接安排、員工建議），確認雙方理解一致；真誠感謝員工的付出：“感謝您在公司的*年時間里為團隊做出的貢獻，雖然即將離開，但希望未來能保持聯(lián)系，也祝您職業(yè)發(fā)展一切順利！”（三）面談后：及時跟進，閉環(huán)管理整理面談記錄，同步關(guān)鍵信息面談結(jié)束后24小時內(nèi)，HR專員根據(jù)面談內(nèi)容填寫《離職面談記錄表》，標注“需改進事項”“員工建議”“風險點”等關(guān)鍵信息；將記錄同步給員工直屬上級、部門負責人及公司管理層，涉及跨部門問題抄送相關(guān)部門負責人。推動改進措施落地對于員工提出的合理建議（如優(yōu)化審批流程、加強培訓），由HR牽頭協(xié)調(diào)相關(guān)部門制定改進計劃，明確責任人及完成時限；定期（如季度）回顧改進措施進展，向參與面談的員工（可選）反饋結(jié)果，體現(xiàn)“反饋有回應”。完善離職手續(xù)與關(guān)系維護跟進員工離職手續(xù)辦理進度，保證交接清單、資產(chǎn)歸還、薪資結(jié)算等環(huán)節(jié)無誤；離職手續(xù)辦結(jié)后，發(fā)送感謝信或小禮物（如定制紀念品），邀請加入企業(yè)“前員工社群”，定期分享行業(yè)資訊或公司動態(tài)，維系長期關(guān)系。三、離職面談記錄與輔導表（模板）基本信息項目內(nèi)容員工姓名*工號*所屬部門*現(xiàn)任職位*入職日期年月*日最后工作日年月*日離職類型□主動離職□協(xié)商解除□合同到期不續(xù)簽□其他（請注明）面談日期年月*日面談時間::*-::*面談地點□公司會議室□線上（請注明平臺）面談人□直屬上級□HRBP□部門負責人□其他（請注明）記錄人*離職原因分析原因維度具體說明（員工描述）備注（是否可改進/挽留）個人原因□職業(yè)發(fā)展□薪酬福利□工作地點□家庭因素□健康原因□其他（請注明）公司/團隊原因□管理方式□團隊協(xié)作□工作壓力□晉升機會□培訓發(fā)展□企業(yè)文化□其他（請注明）外部機會原因□行業(yè)前景□崗位匹配度□薪資漲幅□平臺資源□其他（請注明）工作交接確認交接內(nèi)容接收人當前狀態(tài)預計完成時間備注項目A進度文檔*□進行中□已完成年月*日客戶B對接清單*□進行中□已完成年月*日系統(tǒng)賬號權(quán)限（OA）*□已回收□待回收年月*日固定資產(chǎn)（筆記本電腦）*□已歸還□待歸還年月*日序號：*員工反饋與建議反饋類型具體內(nèi)容對公司的建議對團隊/領(lǐng)導的建議對個人發(fā)展的需求（如需要推薦信、行業(yè)資源對接等）公司支持與承諾支持事項具體措施完成時限/責任人離職證明開具電子版+紙質(zhì)版，按流程郵寄至指定地址年月日/HR專員社保公積金轉(zhuǎn)移提供《參保繳費憑證》及轉(zhuǎn)移指南年月日/HR專員經(jīng)濟補償金結(jié)算年月工資核算后，于最后工作日一次性發(fā)放年月日/財務部職業(yè)發(fā)展支持□提供行業(yè)招聘信息□協(xié)助簡歷優(yōu)化□加入前員工社群（請勾選）面談后3個工作日內(nèi)/HRBP*后續(xù)跟進計劃跟進事項責任人時間節(jié)點結(jié)果改進建議“優(yōu)化審批流程”落地跟進HRBP*年月*日前員工離職手續(xù)辦理進度確認HR專員*年月*日前簽字確認角色姓名簽字日期員工*年月*日面談人*年月*日HR負責人（可選）*年月*日四、關(guān)鍵注意事項與風險規(guī)避（一）溝通技巧：避免“踩坑”少說多聽：以開放式問題（如“您覺得最需要改進的是什么？”）引導員工表達，避免封閉式問題（如“是不是薪酬太低了？”）限制思路；情緒管理：若員工提出尖銳批評，不急于辯解，先共情（如“我理解您的感受”），再記錄要點，后續(xù)內(nèi)部核實；語言通俗：避免使用專業(yè)術(shù)語或“官方話術(shù)”，用真誠、平等的語氣溝通，讓員工感受到尊重。（二）信息保密：保護隱私與權(quán)益面談記錄僅限公司內(nèi)部必要人員（直屬上級、HR、管理層）查閱，不得隨意泄露員工離職原因或個人隱私；對于員工提出的“薪資不滿”“領(lǐng)導管理問題”等敏感信息，避免在公開場合討論，防止引發(fā)不必要的矛盾。（三）法律合規(guī)：守住底線涉及經(jīng)濟補償、競業(yè)限制、社保公積金等敏感問題