行政辦公自動化流程規(guī)范文件模板一、總則（一）制定目的為規(guī)范行政辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）的使用流程，提升辦公效率、保障數據安全、優(yōu)化管理效能，結合單位實際辦公需求，制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于單位全體員工在OA系統(tǒng)中開展的公文處理、會議管理、資產管理、信息報送、檔案管理等行政辦公活動。（三）基本原則1.高效協(xié)同：依托系統(tǒng)實現(xiàn)跨部門、跨層級的快速協(xié)作，減少人工傳遞成本。2.規(guī)范有序：流程節(jié)點清晰、責任主體明確，確保辦公活動合規(guī)可控。3.安全保密：嚴格落實數據加密、權限管控等措施，防范信息泄露風險。二、流程分類及操作規(guī)范（一）公文處理流程1.收文管理簽收與登記：行政部文秘崗在收到外部公文（含電子、紙質轉電子）后，應于1個工作日內完成OA系統(tǒng)內的簽收，填寫來文單位、文號、密級（如需）等信息，自動生成收文編號。擬辦與批辦：文秘崗根據公文內容提出擬辦意見（如“請部門負責人審核后報分管領導批示”），提交至部門負責人；部門負責人3個工作日內完成審核并流轉至分管領導，分管領導5個工作日內完成批示。承辦與反饋：承辦部門指定經辦人，在系統(tǒng)中領取任務并開展辦理，辦理完成后上傳結果材料，經部門負責人確認后反饋至文秘崗；文秘崗歸檔并同步更新公文狀態(tài)。2.發(fā)文管理擬稿與審核：發(fā)文部門經辦人在系統(tǒng)中起草公文，經部門負責人審核（重點核查內容合規(guī)性、格式規(guī)范性）后，提交至行政部核稿崗；核稿崗2個工作日內完成格式、用語等審核，返回修改或提交簽發(fā)。簽發(fā)與排版：公文經分管領導（或主要領導）簽發(fā)后，系統(tǒng)自動流轉至行政部排版崗，1個工作日內完成排版并生成正式文件編號，同步推送至文印室印制。分發(fā)與歸檔：文印室完成印制后，在系統(tǒng)中標記“已分發(fā)”，電子文件自動歸檔至檔案模塊；經辦人同步將紙質文件按簽收單分發(fā)至相關部門。（二）會議管理流程1.會議申請申請部門經辦人在OA系統(tǒng)“會議管理”模塊填寫會議主題、時間、地點、參會人員、議程等信息，上傳會議材料（如匯報稿、議程表），提交部門負責人審核；審核通過后流轉至行政部會務崗。2.會議安排與通知會務崗1個工作日內完成會議室資源調度（系統(tǒng)自動顯示可用時段），確認后發(fā)送會議通知至參會人員（系統(tǒng)自動推送至個人待辦、郵件、短信），并同步生成會議日程至單位日歷。3.會議紀要與決議跟蹤會議結束后，記錄人2個工作日內完成紀要起草，經主持人審核后上傳至系統(tǒng)；系統(tǒng)自動提取決議事項，生成“待辦任務”推送至責任部門，責任部門需在規(guī)定時限內反饋進展（系統(tǒng)自動跟蹤超期任務并預警）。（三）資產管理流程1.資產登記與入庫采購部門經辦人在系統(tǒng)中錄入資產信息（名稱、型號、數量、價值、使用部門等），上傳采購合同、驗收單等附件，提交資產管理崗審核；審核通過后資產自動入庫，生成唯一資產編號。2.領用與歸還使用部門經辦人在系統(tǒng)中提交領用申請，經部門負責人審批后，至倉庫領取資產；倉庫管理員在系統(tǒng)中標記“已領用”，同步更新資產使用狀態(tài)。歸還時，管理員核驗資產狀態(tài)后，在系統(tǒng)中標記“已歸還”，資產回歸庫存。3.盤點與處置每年末（或半年度），資產管理崗發(fā)起盤點任務，系統(tǒng)自動生成盤點清單（含資產位置、責任人），使用部門在線填報實際情況；盤點完成后，系統(tǒng)自動比對賬實差異，異常資產啟動處置流程（調撥、報廢等），經審批后更新資產臺賬。（四）信息報送流程1.報送要求2.審核與報送經辦人完成材料起草后，經部門負責人審核（重點核查數據邏輯、內容完整性），提交至行政部信息崗；信息崗1個工作日內完成合規(guī)性檢查，通過后報送至指定領導或對外渠道（如政府平臺、合作單位）。（五）檔案管理流程1.歸檔范圍與要求公文、會議紀要、合同協(xié)議、資產臺賬、信息報表等具有保存價值的文件，需在辦理完畢后3個工作日內完成電子歸檔；紙質檔案同步掃描上傳，確保電子文件與紙質文件一致。2.檢索與利用員工可通過系統(tǒng)“檔案檢索”模塊，按文號、關鍵詞、時間等維度查詢檔案；如需借閱紙質檔案，需在系統(tǒng)中提交申請，經檔案管理員審批后辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過15個自然日。三、系統(tǒng)操作與維護規(guī)范（一）用戶權限管理新員工入職后，行政部在3個工作日內完成OA系統(tǒng)賬號開通，根據崗位性質分配權限（如普通員工僅可查看個人待辦、部門文件；部門負責人可審批本部門流程等）；員工離職時，賬號應立即凍結，權限同步回收。（二）日常操作要求員工需使用本人賬號登錄系統(tǒng)，嚴禁轉借他人；操作過程中應及時保存數據，避免重復錄入；如遇系統(tǒng)卡頓、報錯等問題，應立即聯(lián)系技術支持崗，不得擅自修改系統(tǒng)設置。（三）系統(tǒng)維護與備份技術支持崗每周對系統(tǒng)數據進行增量備份，每月進行全量備份，備份文件存儲至離線介質；每季度開展系統(tǒng)巡檢，檢查服務器運行狀態(tài)、數據存儲容量等，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。四、安全與保密要求（一）數據安全電子文件需按密級（公開、內部、秘密）分類存儲，秘密級文件需開啟系統(tǒng)加密功能；員工不得在非涉密終端存儲、傳輸涉密文件，嚴禁通過私人郵箱、社交軟件傳遞辦公文件。（二）操作保密員工應妥善保管賬號密碼，每季度更換一次；離開工位時需鎖定系統(tǒng)或退出賬號，防止他人越權操作；發(fā)現(xiàn)賬號異常登錄，應立即修改密碼并報告技術支持崗。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查行政部每月抽查OA系統(tǒng)流程執(zhí)行情況，重點核查超時辦理、流程跳轉不規(guī)范、文件歸檔不及時等問題，形成《辦公自動化流程執(zhí)行報告》并通報。（二）考核與獎懲將OA系統(tǒng)使用合規(guī)性納入部門績效考核（如流程及時辦結率、檔案歸檔完整率等指標）；對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人予以通報表揚，對違規(guī)操作造成損失的，視情節(jié)輕重追究責任。六、附則（一）生效日期本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。（二）解釋與修訂本規(guī)