行業(yè)通用采購申請單及審批模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)（制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）的日常采購需求管理，覆蓋從辦公用品、生產(chǎn)物料到設(shè)備采購、服務(wù)外包等多種場景。典型應(yīng)用包括：常規(guī)采購：部門月度辦公耗材、低值易耗品等計(jì)劃內(nèi)采購；項(xiàng)目采購：新項(xiàng)目啟動(dòng)所需的原材料、設(shè)備或技術(shù)支持采購；緊急采購：突發(fā)故障修復(fù)、臨時(shí)活動(dòng)等急需物資的快速采購；預(yù)算外采購：超出部門年度預(yù)算額度、需額外審批的特殊采購。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟1：需求確認(rèn)與申請單發(fā)起責(zé)任人：采購需求部門申請人（如行政專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*）操作說明：明確采購需求：申請人需根據(jù)部門工作計(jì)劃或項(xiàng)目要求，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)算金額，保證需求描述清晰、無歧義（例如：“辦公用A4紙，80g白色，500包/箱，采購2箱”）；準(zhǔn)備附件材料：根據(jù)采購類型補(bǔ)充必要支持文件，如：常規(guī)采購：部門采購計(jì)劃表、庫存盤點(diǎn)表（避免重復(fù)采購）；項(xiàng)目采購：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、技術(shù)參數(shù)要求書；大額采購：至少3家供應(yīng)商的比價(jià)報(bào)價(jià)單、供應(yīng)商資質(zhì)證明（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等）；緊急采購：緊急情況說明（郵件/書面記錄），由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；填寫《采購申請單》：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)表格提交申請，填寫完整基本信息（申請人、部門、聯(lián)系方式、申請日期、期望到貨日期等）及采購明細(xì)。步驟2：部門負(fù)責(zé)人初審責(zé)任人：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理*）操作說明：審核需求合理性：核對采購需求是否符合部門年度工作計(jì)劃、是否為必要支出（例如：非核心業(yè)務(wù)的高額采購需說明必要性）；審核預(yù)算合規(guī)性：確認(rèn)采購金額在部門預(yù)算額度內(nèi)，若超預(yù)算需標(biāo)注“預(yù)算外采購”并說明理由；審核附件完整性：檢查比價(jià)單、技術(shù)參數(shù)等材料是否齊全，信息是否準(zhǔn)確；審批結(jié)果處理：初審?fù)ㄟ^后，在申請單“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字，并轉(zhuǎn)交采購部門；初審不通過需注明原因并退回申請人修改。步驟3：采購部門復(fù)核責(zé)任人：采購專員/采購經(jīng)理（如采購經(jīng)理*）操作說明：需求可行性核查：結(jié)合庫存情況（若有）確認(rèn)是否需采購，避免冗余庫存；價(jià)格與供應(yīng)商審核：常規(guī)小額采購：參考?xì)v史采購價(jià)或市場價(jià)格，保證價(jià)格合理；大額/項(xiàng)目采購：對比比價(jià)報(bào)價(jià)單，審核供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、過往合作評價(jià)等），必要時(shí)組織現(xiàn)場考察；采購方案優(yōu)化：若發(fā)覺需求可拆分、或存在性價(jià)比更高的替代方案，與需求部門溝通后調(diào)整采購明細(xì)；復(fù)核意見出具：復(fù)核通過后，簽署“采購部門意見”并轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門；復(fù)核不通過需說明問題（如價(jià)格虛高、資質(zhì)不符），退回需求部門或要求補(bǔ)充材料。步驟4：財(cái)務(wù)部門預(yù)算與價(jià)格終審責(zé)任人：財(cái)務(wù)主管/財(cái)務(wù)經(jīng)理（如財(cái)務(wù)經(jīng)理*）操作說明：預(yù)算匹配檢查：核對采購總金額是否在部門可用預(yù)算內(nèi)，預(yù)算外采購需審核其資金來源（如專項(xiàng)撥款、領(lǐng)導(dǎo)特批）；價(jià)格合理性確認(rèn)：復(fù)核采購部門提交的比價(jià)記錄，保證價(jià)格符合市場行情，無異常波動(dòng)；付款方式審核：根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)制度確認(rèn)付款方式（如預(yù)付款比例、分期付款、貨到付款等）及票據(jù)要求（增值稅專用發(fā)票等）；審批意見反饋：審核通過后，簽署“財(cái)務(wù)部門意見”；若涉及大額資金（如超過萬元，需根據(jù)企業(yè)制度設(shè)定金額標(biāo)準(zhǔn)），需轉(zhuǎn)交分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。步驟5：分級審批（根據(jù)采購金額確定審批層級）責(zé)任人：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/決策委員會(huì)操作說明：小額采購（如≤5000元）：由采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批即可；中額采購（如5000元-5萬元）：需分管領(lǐng)導(dǎo)（如副總*）審批；大額采購（如＞5萬元）：需總經(jīng)理（如總經(jīng)理*）或決策委員會(huì)集體審批；特殊采購（如戰(zhàn)略物資、指定采購）：需按企業(yè)特殊制度流程審批，必要時(shí)召開專題會(huì)議。審批人需重點(diǎn)審核采購的必要性、預(yù)算合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)控制，簽署最終審批意見。步驟6：審批完成與采購執(zhí)行責(zé)任人：采購專員、需求部門操作說明：采購指令下達(dá)：審批通過后，采購專員根據(jù)申請單內(nèi)容編制采購訂單，明確供應(yīng)商信息、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款條款等，經(jīng)雙方確認(rèn)后蓋章生效；供應(yīng)商選擇與溝通：優(yōu)先選擇過往合作良好、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商，緊急采購可啟動(dòng)“綠色通道”，但需保留供應(yīng)商選擇依據(jù)；進(jìn)度跟蹤：采購專員需跟蹤訂單生產(chǎn)/發(fā)貨進(jìn)度，保證按時(shí)交付；需求部門配合驗(yàn)收準(zhǔn)備（如驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、人員安排）。步驟7：驗(yàn)收與付款責(zé)任人：需求部門、采購專員、財(cái)務(wù)部門操作說明：物資/服務(wù)驗(yàn)收：需求部門在收到貨物或服務(wù)后，按采購單及技術(shù)參數(shù)進(jìn)行驗(yàn)收（如數(shù)量清點(diǎn)、質(zhì)量檢測、功能測試），填寫《驗(yàn)收單》，驗(yàn)收人簽字確認(rèn)；問題處理：若驗(yàn)收不合格，需在3個(gè)工作日內(nèi)書面反饋采購部門，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或賠償；付款申請：驗(yàn)收合格后，采購專員收集采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等完整單據(jù)，提交財(cái)務(wù)部門；財(cái)務(wù)付款：財(cái)務(wù)部門審核單據(jù)無誤后，按合同約定安排付款，完成采購閉環(huán)。三、采購申請單模板示例公司采購申請單基本信息內(nèi)容申請部門行政部申請人*聯(lián)系方式138申請日期2023年10月25日期望到貨日期2023年11月5日采購類型□常規(guī)□項(xiàng)目□緊急□預(yù)算外（勾選）預(yù)算編號B202310-001采購明細(xì)（可添加多行）序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）供應(yīng)商（可選）用途說明11辦公A4紙80g白色，500包/箱箱2180.00360.00辦公用品公司日常辦公使用22打印機(jī)墨盒HP803黑色（適用HP1020）個(gè)385.00255.00數(shù)碼科技行政部打印機(jī)使用采購金額（大寫）|人民幣：陸佰壹拾伍元整（￥615.00）|

附件清單|□采購計(jì)劃表□比價(jià)報(bào)價(jià)單（3份）□技術(shù)參數(shù)書□其他：________________|審批流程|部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：__________日期：__________采購部門意見：簽字：__________日期：__________財(cái)務(wù)部門意見：簽字：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理意見：簽字：__________日期：__________|

備注|如涉及緊急采購，需附部門負(fù)責(zé)人簽字的緊急情況說明|四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)1.預(yù)算控制與合規(guī)性所有采購需嚴(yán)格控制在年度預(yù)算額度內(nèi)，預(yù)算外采購必須提前提交《預(yù)算外申請說明》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可發(fā)起；大額采購（如超過1萬元）需提供至少3家供應(yīng)商的比價(jià)記錄，保證價(jià)格公允，避免單一來源采購風(fēng)險(xiǎn)。2.附件材料完整性常規(guī)采購需附《部門采購計(jì)劃表》，項(xiàng)目采購需附《項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)》，技術(shù)類采購需附《技術(shù)參數(shù)要求書》，缺失附件將導(dǎo)致審批流程駁回；緊急采購需在申請單中注明“緊急”字樣，并附部門負(fù)責(zé)人簽字的《緊急情況說明》（說明緊急原因及不采購的后果），事后需補(bǔ)全常規(guī)審批手續(xù)。3.審批時(shí)限管理各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購審批需在1個(gè)工作日內(nèi)完成；因?qū)徟嗽驅(qū)е铝鞒萄诱`超過3個(gè)工作日的，申請人可向行政部反饋，由行政部督促推進(jìn)。4.信息準(zhǔn)確性要求采購明細(xì)中物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息需與實(shí)際需求一致，模糊描述（如“一批辦公用品”）將導(dǎo)致審批退回；申請人聯(lián)系方式需保證暢通，以便采購部門溝通采購細(xì)節(jié)。5.驗(yàn)收與責(zé)任追溯需求部門需在收到貨物后3個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，逾期未驗(yàn)收視為默認(rèn)合格；驗(yàn)收不合格的物資，需拍照留存證據(jù)并與供應(yīng)商協(xié)商解決，同時(shí)抄送采購部門備案，避免后續(xù)責(zé)任糾紛。6.供應(yīng)商管理優(yōu)先選擇納入《合格供應(yīng)商名錄