企業(yè)文件打印復(fù)印管理制度（2025年版）一、總則1.1制定目的為解決當(dāng)前辦公文印管理中存在的資源浪費、信息泄露、設(shè)備損耗等問題，規(guī)范企業(yè)文件打印、復(fù)印、掃描等操作行為，提高辦公資源使用效率，保障信息安全，降低運營成本，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司總部、各分支機構(gòu)、各部門全體正式員工、試用期員工及實習(xí)生。外來訪客、外包人員需使用文印設(shè)備時，須由接待部門員工代為操作并承擔(dān)管理責(zé)任。1.3制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《員工手冊》及相關(guān)辦公管理規(guī)定制定。二、職責(zé)分工2.1行政部職責(zé)行政部作為文印管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)五大核心職責(zé)。第一項為設(shè)備管理，包括打印復(fù)印設(shè)備的采購、安裝、維護、報廢等全生命周期管理。第二項為耗材管理，包括紙張、墨盒、硒鼓等耗材的采購、配發(fā)、登記、回收。第三項為使用監(jiān)控，通過文印管理系統(tǒng)監(jiān)控設(shè)備使用情況，定期生成使用報告。第四項為成本控制，制定部門文印預(yù)算，分析使用數(shù)據(jù)，提出節(jié)約措施。第五項為培訓(xùn)指導(dǎo)，組織文印操作培訓(xùn)，解答使用疑問。2.2IT部門職責(zé)IT部門承擔(dān)三項技術(shù)支持職責(zé)。第一項為系統(tǒng)維護，確保文印管理系統(tǒng)、打印驅(qū)動程序的正常運行。第二項為權(quán)限管理，根據(jù)員工職級和工作需要設(shè)置打印權(quán)限。第三項為安全防護，防止通過打印設(shè)備造成的信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.3各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)各部門負(fù)責(zé)人履行四項管理職責(zé)。第一項為日常監(jiān)督，督促本部門員工遵守文印管理規(guī)定。第二項為預(yù)算控制，將部門文印費用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。第三項為審批管理，審批本部門特殊文印需求。第四項為教育引導(dǎo)，培養(yǎng)員工節(jié)約意識和信息安全意識。2.4員工個人職責(zé)每位員工承擔(dān)三項基本責(zé)任。第一項為規(guī)范操作，按照標(biāo)準(zhǔn)流程使用文印設(shè)備。第二項為節(jié)約資源，減少不必要的打印復(fù)印。第三項為信息保密，妥善保管打印輸出的涉密文件。三、設(shè)備使用管理3.1設(shè)備分布與使用權(quán)限公司文印設(shè)備實行分級管理，分為三個層級。第一層級為公共文印區(qū)，設(shè)置在每層辦公區(qū)的指定位置，供該樓層員工使用，支持黑白打印、復(fù)印、掃描功能。第二層級為部門文印設(shè)備，供特定部門專用，根據(jù)工作需要配置彩色打印、雙面打印等高級功能。第三層級為高管文印設(shè)備，供總經(jīng)理及以上級別領(lǐng)導(dǎo)使用，配備更高級別的安全防護功能。使用權(quán)限根據(jù)員工職級劃分四個等級。普通員工可使用公共文印區(qū)基礎(chǔ)功能，每月黑白打印限額300頁，彩色打印限額50頁。主管級員工額外享有部門文印設(shè)備使用權(quán)，月度限額適當(dāng)提高。部門負(fù)責(zé)人享有本部門設(shè)備全功能使用權(quán)。特殊權(quán)限需經(jīng)行政部審批。3.2操作規(guī)范打印操作分為五個步驟。第一步為文件檢查，確認(rèn)文件內(nèi)容無誤、格式規(guī)范。第二步為打印設(shè)置，選擇黑白打印、雙面打印、多頁合一等節(jié)約模式。第三步為權(quán)限驗證，通過工卡或賬號密碼登錄文印系統(tǒng)。第四步為執(zhí)行打印，在設(shè)備上確認(rèn)打印參數(shù)后輸出。第五步為及時取件，打印完成后5分鐘內(nèi)取走文件，避免信息泄露。復(fù)印操作遵循四項要求。第一項為原件保護，避免折疊、污損原始文件。第二項為參數(shù)設(shè)置，根據(jù)需要選擇復(fù)印份數(shù)、縮放比例、濃度調(diào)節(jié)。第三項為保密處理，涉密文件復(fù)印須在專人監(jiān)督下進行。第四項為登記備案，復(fù)印重要文件需在登記本上記錄時間、事由、份數(shù)。掃描操作注意三個要點。第一要點為分辨率選擇，普通文檔選擇200DPI，重要文件選擇300DPI。第二要點為文件格式，保存為PDF格式便于傳閱。第三要點為存儲路徑，掃描件及時保存至指定文件夾并刪除設(shè)備臨時文件。3.3節(jié)約要求文印節(jié)約實行量化管理，包含五個具體指標(biāo)。第一個指標(biāo)為雙面打印率，要求達到80%以上。第二個指標(biāo)為草稿模式使用率，內(nèi)部傳閱文件必須使用草稿模式。第三個指標(biāo)為多頁合一使用率，會議材料等盡量采用每張紙打印2至4頁內(nèi)容。第四個指標(biāo)為電子化替代率，鼓勵使用電子文檔傳閱，減少紙質(zhì)文件輸出。第五個指標(biāo)為廢紙利用率，單面空白廢紙用于內(nèi)部草稿打印。特殊情況處理原則：確需大量打印的項目資料，申請人需提前3個工作日向行政部提交《特殊文印申請單》，說明打印事由、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政部統(tǒng)籌安排。四、耗材管理4.1采購與配發(fā)文印耗材采購實行集中管理，包含四個環(huán)節(jié)。第一環(huán)節(jié)為需求申報，各部門每月25日前向行政部報送下月耗材需求。第二環(huán)節(jié)為統(tǒng)一采購，行政部根據(jù)全公司需求制定采購計劃，按公司采購流程執(zhí)行。第三環(huán)節(jié)為入庫登記，耗材到貨后由行政部專人驗收、登記、入庫。第四環(huán)節(jié)為按需配發(fā)，各部門憑《耗材領(lǐng)用單》領(lǐng)取耗材，行政部建立領(lǐng)用臺賬。耗材配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)部門文印量分為三個等級。A級部門（月均打印量5000頁以上）按周配發(fā)，每次配發(fā)紙張5包、墨盒2個。B級部門（月均打印量2000至5000頁）每兩周配發(fā)，每次配發(fā)紙張3包、墨盒1個。C級部門（月均打印量2000頁以下）按月配發(fā)，每次配發(fā)紙張2包、墨盒1個。4.2使用與回收耗材使用遵循三項原則。第一原則為先進先出，領(lǐng)用耗材按生產(chǎn)日期順序使用。第二原則為專人管理，各部門指定文印管理員負(fù)責(zé)耗材保管。第三原則為異常報告，發(fā)現(xiàn)耗材異常消耗立即報行政部核查。耗材回收建立兩個體系。第一個體系為墨盒硒鼓回收，廢棄墨盒硒鼓由行政部統(tǒng)一收集，聯(lián)系供應(yīng)商回收處理。第二個體系為廢紙回收，設(shè)置專用廢紙回收箱，定期由保潔人員收集，可再利用廢紙移交行政部，不可利用廢紙交由專業(yè)公司處理。五、信息安全與保密5.1涉密文件管理涉密文件打印復(fù)印實行分級授權(quán)管理，分為三個密級。秘密級文件需部門負(fù)責(zé)人審批，在指定設(shè)備上輸出，操作過程需有第二人在場。機密級文件需分管領(lǐng)導(dǎo)審批，在專用設(shè)備上輸出，輸出后立即登記備案。絕密級文件需總經(jīng)理審批，由行政部專人操作，實行全流程監(jiān)控。涉密文件輸出后處理要求：秘密級文件需在文件首頁加蓋"秘密"標(biāo)識，閱后及時銷毀。機密級文件編號管理，傳閱時辦理簽收手續(xù)。絕密級文件限時閱讀，閱讀完畢立即歸還行政部統(tǒng)一銷毀。5.2信息防護措施文印設(shè)備信息安全防護采取四項措施。第一項措施為網(wǎng)絡(luò)隔離，重要文印設(shè)備接入專用網(wǎng)絡(luò)。第二項措施為數(shù)據(jù)加密，打印數(shù)據(jù)在傳輸過程中進行加密處理。第三項措施為痕跡清除，設(shè)備硬盤定期格式化，防止信息殘留。第四項措施為訪問控制，通過刷卡認(rèn)證確保使用人身份可追溯。員工信息安全責(zé)任包括三個方面。第一方面為取件確認(rèn)，打印后立即取走文件，不得長時間滯留輸出托盤。第二方面為廢件處理，錯印廢頁及時用碎紙機銷毀。第三方面為設(shè)備值守，操作過程中暫時離開需鎖定設(shè)備界面。六、費用控制與考核6.1預(yù)算管理文印費用實行部門預(yù)算制，包含三個管理環(huán)節(jié)。第一環(huán)節(jié)為預(yù)算制定，行政部根據(jù)歷史數(shù)據(jù)制定各部門年度文印預(yù)算，報總經(jīng)理審批。第二環(huán)節(jié)為預(yù)算執(zhí)行，各部門文印費用按月核算，超預(yù)算部門需說明原因。第三環(huán)節(jié)為預(yù)算調(diào)整，年中可根據(jù)實際情況適當(dāng)調(diào)整，但全年總預(yù)算不得突破。費用核算采用兩個指標(biāo)。第一個指標(biāo)為頁均成本，計算公式為總文印費用除以總打印頁數(shù)。第二個指標(biāo)為部門占比，各部門文印費用占公司總文印費用的比例。行政部每月10日前發(fā)布上月文印費用報告。6.2績效考核文印管理納入部門及個人績效考核，設(shè)置四個考核維度。第一個維度為費用控制，部門文印費用超預(yù)算10%以內(nèi)扣績效分1分，超10%至20%扣3分，超20%以上扣5分。第二個維度為節(jié)約成效，雙面打印率、電子化替代率等指標(biāo)達標(biāo)情況。第三個維度為規(guī)范操作，違規(guī)操作次數(shù)及嚴(yán)重程度。第四個維度為信息安全，發(fā)生信息泄露事件一票否決。個人考核與文印行為掛鉤：發(fā)現(xiàn)浪費行為一次扣當(dāng)月績效分0.5分，未取走文件導(dǎo)致信息泄露扣2分，違規(guī)操作造成設(shè)備損壞照價賠償并扣3分。七、違規(guī)處理與申訴7.1違規(guī)行為分級處理違規(guī)行為根據(jù)嚴(yán)重程度分為三個等級。一般違規(guī)包括忘記取走文件、單面打印非正式文件、未使用節(jié)約模式等，第一次口頭警告，第二次書面警告，第三次扣除當(dāng)月績效獎金的5%。較重違規(guī)包括超權(quán)限使用設(shè)備、大量打印私人資料、造成設(shè)備輕微損壞等，一經(jīng)查實扣除當(dāng)月績效獎金的15%，并通報批評。嚴(yán)重違規(guī)包括故意破壞設(shè)備、泄露公司機密、偽造文印記錄等，給予警告以上紀(jì)律處分，造成重大損失的解除勞動合同。7.2申訴機制員工對處理結(jié)果有異議的，可在收到處理通知后3個工作日內(nèi)向行政部提交書面申訴材料。行政部需在2個工作日內(nèi)組織復(fù)核，必要時可召開由行政部、人力資源部、員工所在部門負(fù)責(zé)人參加的聽證會。復(fù)核結(jié)果應(yīng)在5個工作日內(nèi)告知申訴人。八、附則8.1制度解釋本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。執(zhí)行過程中如遇未盡事宜，由行政部根據(jù)實際情況提出處理建議，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。8.2生效與修訂本制度自2025年1月1日起施行。原《文件打印復(fù)印管理規(guī)定》（2020年版）同時廢止。本制度原則上每年評估一次，根據(jù)實際需要可適時修訂，修訂程序參照公司制度管理規(guī)定執(zhí)行。說明一：關(guān)于打印權(quán)限的臨時調(diào)整。員工因重大項目需要臨時提高打印權(quán)限的，需填寫《特殊權(quán)限申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部批準(zhǔn)后開通，項目結(jié)束后自動恢復(fù)原權(quán)限。臨時權(quán)限最長不超過3個月。說明二：關(guān)于私人文件打印。原則上不允許打印私人文件，確屬緊急需要的（如身份證復(fù)印件等），每次不得超過5頁，每月累計不得超過10頁，并在文印系統(tǒng)選擇"私人打印"選項，相應(yīng)費用從當(dāng)月工資中扣除，標(biāo)準(zhǔn)為黑白打印0.1元每頁，彩色打印0.5元每頁。說明三：關(guān)于設(shè)備故障報修流程。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故