企業(yè)應(yīng)付賬款管理制度（2025年版）一、總則1.1制定目的為規(guī)范企業(yè)應(yīng)付賬款管理工作，優(yōu)化付款流程，明確各部門職責(zé)分工，加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理，控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效率，特制定本制度。本制度旨在解決當(dāng)前應(yīng)付賬款處理中存在的審批環(huán)節(jié)不清晰、付款周期過長、賬務(wù)核對困難、供應(yīng)商投訴較多等問題，建立統(tǒng)一、高效、透明的應(yīng)付賬款管理機(jī)制。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)所有涉及應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)的部門及崗位，包括但不限于采購部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門、倉儲(chǔ)物流部等。制度涵蓋從采購訂單生成、貨物服務(wù)驗(yàn)收、發(fā)票接收核對、付款申請審批到最終付款完成的全流程管理。供應(yīng)商管理相關(guān)人員也需熟悉本制度中與供應(yīng)商對接的相關(guān)條款。1.3制定依據(jù)本制度依據(jù)國家相關(guān)財(cái)稅法規(guī)、企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度、采購管理制度以及內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制要求制定，同時(shí)參考行業(yè)最佳實(shí)踐和供應(yīng)商管理慣例。二、職責(zé)分工應(yīng)付賬款管理涉及多個(gè)部門協(xié)同作業(yè)，各部門職責(zé)明確如下：采購部為主要責(zé)任部門，負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)審核、采購合同簽訂、采購訂單管理、到貨跟蹤及供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)。具體包括新供應(yīng)商引入審核、采購價(jià)格談判、合同條款確認(rèn)、采購訂單生成與發(fā)送、到貨異常處理、供應(yīng)商績效評(píng)估等六項(xiàng)核心工作。財(cái)務(wù)部為關(guān)鍵監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款賬務(wù)處理、資金計(jì)劃安排、付款執(zhí)行及稅務(wù)合規(guī)審核。具體工作涵蓋發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證、稅務(wù)信息核對、賬務(wù)憑證制作、付款計(jì)劃編制、銀行付款操作、應(yīng)付賬款賬齡分析、供應(yīng)商往來對賬等七項(xiàng)內(nèi)容。業(yè)務(wù)部門為需求發(fā)起部門，負(fù)責(zé)采購需求提報(bào)、貨物服務(wù)驗(yàn)收及使用情況反饋。具體包括年度采購預(yù)算編制、月度采購計(jì)劃申報(bào)、到貨質(zhì)量檢驗(yàn)、服務(wù)成果確認(rèn)、問題及時(shí)上報(bào)等五項(xiàng)職責(zé)。倉儲(chǔ)物流部為實(shí)物管理部門，負(fù)責(zé)到貨接收、入庫登記及庫存管理。具體工作包括貨物數(shù)量清點(diǎn)、外觀檢查、入庫系統(tǒng)操作、庫存數(shù)據(jù)更新、出庫記錄維護(hù)等四項(xiàng)任務(wù)。IT部門為技術(shù)支持部門，負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)維護(hù)及數(shù)據(jù)安全。具體包括系統(tǒng)權(quán)限管理、業(yè)務(wù)流程配置、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、接口異常處理等三項(xiàng)職能。三、應(yīng)付賬款處理流程3.1采購訂單生成階段采購需求確認(rèn)后，采購專員需在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單。采購訂單必須包含供應(yīng)商全稱、采購物品明細(xì)、單價(jià)數(shù)量、交貨期限、付款條件、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息。采購訂單需經(jīng)采購經(jīng)理審核通過后正式生效，系統(tǒng)自動(dòng)生成唯一采購訂單編號(hào)。采購訂單審批設(shè)置兩級(jí)權(quán)限。金額在5萬元以下的采購訂單由采購經(jīng)理審批；5萬元至20萬元的采購訂單需經(jīng)采購總監(jiān)審批；超過20萬元的采購訂單須報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)和分管領(lǐng)導(dǎo)雙重審批。特殊緊急采購可走綠色通道，但需事后補(bǔ)辦正式手續(xù)。3.2貨物服務(wù)驗(yàn)收階段貨物到達(dá)后，倉儲(chǔ)物流部需在2個(gè)工作日內(nèi)完成收貨操作。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照采購訂單約定，包括數(shù)量核對、包裝檢查、質(zhì)量抽檢等環(huán)節(jié)。驗(yàn)收合格后，倉儲(chǔ)專員在系統(tǒng)中確認(rèn)收貨，生成入庫單。服務(wù)類采購驗(yàn)收由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。服務(wù)完成后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門指定驗(yàn)收人需對服務(wù)成果進(jìn)行確認(rèn)，在系統(tǒng)中填寫服務(wù)驗(yàn)收單，明確驗(yàn)收意見。驗(yàn)收不合格的，需在24小時(shí)內(nèi)通知采購部與供應(yīng)商溝通處理。3.3發(fā)票接收與核對階段供應(yīng)商開具的增值稅專用發(fā)票需在貨物服務(wù)驗(yàn)收合格后15個(gè)工作日內(nèi)送達(dá)財(cái)務(wù)部。發(fā)票內(nèi)容必須與采購訂單、入庫單或服務(wù)驗(yàn)收單信息完全一致，包括購買方信息、商品服務(wù)名稱、數(shù)量單價(jià)、金額稅額等。財(cái)務(wù)部應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)在收到發(fā)票后2個(gè)工作日內(nèi)完成核對工作。核對要點(diǎn)包括發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證、稅務(wù)信息準(zhǔn)確性、內(nèi)容與采購單據(jù)一致性。核對無誤的發(fā)票進(jìn)入付款申請流程；存在問題的發(fā)票需在1個(gè)工作日內(nèi)通知采購部聯(lián)系供應(yīng)商處理。3.4付款申請審批階段應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)對核對無誤的發(fā)票在系統(tǒng)中發(fā)起付款申請。付款申請需附上完整的支持文件，包括采購訂單、入庫單或服務(wù)驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件等。付款申請按金額分級(jí)審批：5萬元以下付款申請由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批；5萬元至30萬元付款申請需財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；30萬元至100萬元付款申請須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超過100萬元付款申請需報(bào)總經(jīng)理最終審批。每月25日前集中審批的付款申請可適當(dāng)簡化流程，但需提前3個(gè)工作日提交。3.5付款執(zhí)行階段付款申請審批通過后，財(cái)務(wù)部出納在3個(gè)工作日內(nèi)完成付款操作。付款方式優(yōu)先選擇電匯，特殊情況可使用支票或銀行承兌匯票。付款后需在系統(tǒng)中更新付款狀態(tài)，生成付款憑證。每月10日、20日、30日為固定付款日，財(cái)務(wù)部應(yīng)提前5個(gè)工作日編制付款計(jì)劃，與資金管理部門協(xié)調(diào)確保付款資金到位。遇節(jié)假日順延至下一個(gè)工作日。四、供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)4.1供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)新供應(yīng)商引入需滿足五項(xiàng)基本條件：具備合法經(jīng)營資質(zhì)、有固定經(jīng)營場所、注冊資本不低于50萬元、近三年無重大違法記錄、行業(yè)口碑良好。采購部需組織現(xiàn)場考察或第三方背景調(diào)查，形成供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告，經(jīng)采購總監(jiān)審批后納入合格供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商資質(zhì)文件包括營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、開戶許可證、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)許可證等，需在合作前收集齊全并歸檔保存。資質(zhì)文件每年更新一次，過期未更新的暫停合作資格。4.2供應(yīng)商分級(jí)管理根據(jù)采購金額、合作年限、履約情況等指標(biāo)，將供應(yīng)商分為A、B、C三個(gè)等級(jí)。A級(jí)供應(yīng)商為戰(zhàn)略合作伙伴，年采購額超過100萬元，合作3年以上，履約評(píng)價(jià)優(yōu)秀，可享受優(yōu)先付款、季度結(jié)算等優(yōu)惠條件。B級(jí)供應(yīng)商為重要合作伙伴，年采購額30萬至100萬元，合作1年以上，履約評(píng)價(jià)良好，按月度結(jié)算。C級(jí)供應(yīng)商為普通合作伙伴，年采購額30萬元以下，新引入或履約評(píng)價(jià)一般，按單筆業(yè)務(wù)結(jié)算。供應(yīng)商等級(jí)每半年評(píng)估一次，由采購部牽頭，財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門參與，從產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、價(jià)格競爭力、服務(wù)響應(yīng)速度等四個(gè)維度進(jìn)行綜合評(píng)分。評(píng)分90分以上為A級(jí)，70至89分為B級(jí)，60至69分為C級(jí)，60分以下列入觀察名單或淘汰。4.3供應(yīng)商退出機(jī)制供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一的，啟動(dòng)退出程序：連續(xù)兩個(gè)季度評(píng)分低于60分、發(fā)生重大質(zhì)量問題或違約事件、提供虛假資質(zhì)文件、商業(yè)賄賂行為、破產(chǎn)或停業(yè)。退出程序由采購部發(fā)起，經(jīng)采購總監(jiān)審批后執(zhí)行，同時(shí)通知財(cái)務(wù)部停止付款并結(jié)清往來款項(xiàng)。五、風(fēng)險(xiǎn)控制要求5.1信用賬期管理供應(yīng)商信用賬期根據(jù)供應(yīng)商等級(jí)和采購金額確定。A級(jí)供應(yīng)商最長賬期不超過90天，B級(jí)供應(yīng)商不超過60天，C級(jí)供應(yīng)商不超過30天。特殊行業(yè)或大宗采購可適當(dāng)延長，但需經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)特批，最長不超過180天。財(cái)務(wù)部每月對應(yīng)付賬款賬齡進(jìn)行分析，對超期90天以上的應(yīng)付賬款重點(diǎn)跟蹤，查明原因并制定處理方案。超期180天以上的應(yīng)付賬款需報(bào)風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)審議。5.2預(yù)付款控制嚴(yán)格控制預(yù)付款支付比例和條件。預(yù)付款比例原則上不超過合同總金額的30%，特殊情況需提供充分理由，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和分管領(lǐng)導(dǎo)雙重審批。預(yù)付款支付前需確保合同已正式簽訂、供應(yīng)商已提供等額銀行保函或履約保證金。預(yù)付款項(xiàng)需在合同中明確抵扣方式和時(shí)間，財(cái)務(wù)部建立預(yù)付款專項(xiàng)臺(tái)賬，定期與供應(yīng)商對賬確認(rèn)。預(yù)付款超過6個(gè)月未抵扣完畢的，需向采購部發(fā)出預(yù)警通知。5.3重復(fù)付款防范建立發(fā)票編號(hào)唯一性校驗(yàn)機(jī)制，系統(tǒng)自動(dòng)檢測重復(fù)發(fā)票號(hào)碼。付款前需進(jìn)行三重核對：應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)初核、財(cái)務(wù)經(jīng)理復(fù)核、出納最終確認(rèn)。大額付款（50萬元以上）需增加財(cái)務(wù)總監(jiān)審批環(huán)節(jié)。發(fā)現(xiàn)重復(fù)付款的，相關(guān)責(zé)任人需在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)追回程序，同時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)總監(jiān)。因個(gè)人過失導(dǎo)致重復(fù)付款的，按損失金額的10%至50%追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任。六、監(jiān)督考核機(jī)制6.1日常監(jiān)督檢查財(cái)務(wù)部每月對應(yīng)付賬款管理情況進(jìn)行自查，重點(diǎn)檢查付款及時(shí)性、賬務(wù)準(zhǔn)確性、單據(jù)完整性等內(nèi)容。自查比例不低于應(yīng)付賬款總量的20%，每季度實(shí)現(xiàn)全覆蓋。內(nèi)部審計(jì)部門每半年開展一次專項(xiàng)審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括流程合規(guī)性、內(nèi)部控制有效性、供應(yīng)商管理規(guī)范性等。審計(jì)結(jié)果向管理層匯報(bào)，發(fā)現(xiàn)問題限期整改。6.2績效考核指標(biāo)應(yīng)付賬款管理納入相關(guān)部門績效考核，權(quán)重不低于10%?？己酥笜?biāo)包括付款及時(shí)率（目標(biāo)95%以上）、發(fā)票處理準(zhǔn)確率（目標(biāo)98%以上）、供應(yīng)商滿意度（目標(biāo)85分以上）、應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)（控制在45天以內(nèi)）等四項(xiàng)關(guān)鍵指標(biāo)。各部門考核結(jié)果與績效獎(jiǎng)金掛鉤：達(dá)到目標(biāo)值的給予績效系數(shù)1.0，超過目標(biāo)值10%以上的系數(shù)上浮至1.1，低于目標(biāo)值10%以內(nèi)的系數(shù)下調(diào)至0.9，低于目標(biāo)值20%以上的系數(shù)下調(diào)至0.7。6.3違規(guī)處理規(guī)定違規(guī)行為分為三個(gè)層級(jí)。一般違規(guī)包括單據(jù)填寫不規(guī)范、審批流程遺漏、信息錄入錯(cuò)誤等，給予口頭警告并要求限期改正。較重違規(guī)包括無故延遲付款、驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)、供應(yīng)商評(píng)估失真等，扣除當(dāng)月績效獎(jiǎng)金的20%至30%，并通報(bào)批評(píng)。嚴(yán)重違規(guī)包括虛假報(bào)銷、與供應(yīng)商串通、重復(fù)付款造成損失等，給予警告以上紀(jì)律處分，涉嫌違法的移送司法機(jī)關(guān)處理。員工對處理決定有異議的，可在收到通知后5個(gè)工作日內(nèi)向人力資源部提交書面申訴。人力資源部需在10個(gè)工作日內(nèi)組織復(fù)核，復(fù)核期間原處理決定不停止執(zhí)行。七、附則7.1制度生效與解釋本制度自2025年1月1日起正式施行。原《應(yīng)付賬款管理辦法》（2020年版）同時(shí)廢止。本制度由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，執(zhí)行過程中遇到的問題可向財(cái)務(wù)部咨詢。7.2制度修訂程序本制度原則上每年評(píng)估一次，根據(jù)實(shí)際執(zhí)行情況和業(yè)務(wù)變化需要適時(shí)修訂。修訂建議由各部門提出，財(cái)務(wù)部匯總整理后形成修訂方案，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過后發(fā)布實(shí)施。7.3特殊情形處理遇到自然災(zāi)害、重大公共衛(wèi)生事件等不可抗力因素影響付款的，經(jīng)企業(yè)應(yīng)急管理小組確認(rèn)，可啟動(dòng)特殊付款程序，不受常規(guī)審批流程限制。特殊付款需做好詳細(xì)記錄，事后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。說明一：關(guān)于發(fā)票認(rèn)證期限的特別提醒。增值稅專用發(fā)票需在開具之日起180天內(nèi)認(rèn)證抵扣，逾期將無法抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。財(cái)務(wù)部收到發(fā)票后應(yīng)及時(shí)處理，避免因認(rèn)證超