儀器儀表廠實(shí)驗(yàn)室樣品存儲辦法儀器儀表廠實(shí)驗(yàn)室樣品存儲辦法一、總則為規(guī)范我廠實(shí)驗(yàn)室樣品的管理，確保樣品的安全、完整與有效，提高樣品使用效率，滿足生產(chǎn)、研發(fā)及質(zhì)量檢驗(yàn)需要，根據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國計(jì)量法》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我廠實(shí)際情況，特制定本辦法。本辦法適用于我廠所有實(shí)驗(yàn)室、研發(fā)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門及涉及樣品存儲、使用、管理的全體員工。樣品包括但不限于原材料、半成品、成品、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、對照品、廢棄樣品等。本辦法旨在通過科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)樣品的規(guī)范化存儲、系統(tǒng)化流轉(zhuǎn)、合理化使用，保障樣品安全，防止樣品污染、變質(zhì)、丟失，促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新與質(zhì)量提升，體現(xiàn)企業(yè)"科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、精益求精、客戶至上、持續(xù)改進(jìn)"的經(jīng)營理念，彰顯企業(yè)"以人為本、安全發(fā)展"的人文關(guān)懷。二、適用范圍本辦法適用于我廠所有部門及員工在樣品存儲、保管、使用、處置等環(huán)節(jié)的行為規(guī)范。具體包括：1.實(shí)驗(yàn)室樣品的接收、登記、分類、存儲、標(biāo)識、使用、轉(zhuǎn)移、處置等全過程管理。2.涉及樣品管理的各部門及崗位職責(zé)的明確與落實(shí)。3.樣品的存儲環(huán)境要求、安全防護(hù)措施及應(yīng)急預(yù)案。4.樣品的追溯性管理及記錄保存要求。5.樣品管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)督與考核。本辦法同時適用于我廠與外部機(jī)構(gòu)（如客戶、供應(yīng)商、檢測機(jī)構(gòu)）涉及樣品交接的環(huán)節(jié)，確保樣品流轉(zhuǎn)過程中的規(guī)范性與安全性。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）組織架構(gòu)1.設(shè)立樣品管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由廠長擔(dān)任組長，分管生產(chǎn)、質(zhì)量、研發(fā)的副廠長擔(dān)任副組長，成員包括各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，全面負(fù)責(zé)樣品管理工作的決策與監(jiān)督。2.設(shè)立樣品管理辦公室（暫掛靠質(zhì)量檢驗(yàn)部），負(fù)責(zé)樣品管理的日常事務(wù)，包括制度制定、執(zhí)行監(jiān)督、培訓(xùn)宣傳、記錄管理等。3.各使用部門設(shè)立樣品管理員，負(fù)責(zé)本部門樣品的具體管理工作。4.設(shè)立樣品存儲區(qū)，由樣品管理辦公室統(tǒng)一規(guī)劃，各相關(guān)部門按需使用。（二）職責(zé)分工1.廠長及領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：-審批樣品管理制度及重大樣品管理決策。-確保樣品管理工作所需資源的保障。-對樣品管理工作的全面監(jiān)督與考核。2.樣品管理辦公室職責(zé)：-負(fù)責(zé)樣品管理制度的制定、修訂與解釋。-組織開展樣品管理培訓(xùn)與宣貫。-制定樣品存儲區(qū)布局及管理制度。-審核樣品出入庫申請，監(jiān)督樣品管理流程執(zhí)行。-建立樣品管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)樣品信息的電子化管理。-定期檢查樣品管理情況，提出改進(jìn)建議。3.樣品管理員職責(zé)：-負(fù)責(zé)本部門樣品的接收、登記、分類、存儲、標(biāo)識、使用、轉(zhuǎn)移、處置等工作。-執(zhí)行樣品管理制度，確保樣品安全、完整、有效。-記錄樣品管理信息，建立樣品臺賬。-定期檢查本部門樣品狀況，及時報告異常情況。4.使用人員職責(zé)：-遵守樣品管理制度，按需領(lǐng)用樣品。-正確使用樣品，避免損壞、污染。-使用后及時歸還樣品，并辦理相關(guān)手續(xù)。-發(fā)現(xiàn)樣品異常情況及時報告樣品管理員。5.各部門職責(zé)：-負(fù)責(zé)本部門樣品管理工作的落實(shí)。-配合樣品管理辦公室開展相關(guān)工作。-提供樣品管理所需資源支持。四、管理內(nèi)容與流程（一）樣品接收與登記1.樣品接收：-外部來樣由收貨部門或樣品管理員接收，核對樣品信息與實(shí)物是否一致。-內(nèi)部轉(zhuǎn)移樣品由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或指定人員接收，辦理交接手續(xù)。-接收時檢查樣品包裝是否完好，有無損壞、污染等情況。2.樣品登記：-所有樣品均需建立唯一標(biāo)識碼，并登記樣品信息。-登記內(nèi)容包括：樣品名稱、規(guī)格型號、來源、數(shù)量、接收日期、存儲位置、保管人、有效期等。-登記信息需準(zhǔn)確、完整、及時，并經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（二）樣品分類與存儲1.樣品分類：-按樣品性質(zhì)分類：原材料、半成品、成品、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、對照品、廢棄樣品等。-按樣品狀態(tài)分類：待檢樣品、在檢樣品、已檢樣品、留樣樣品等。-按使用部門分類：生產(chǎn)用樣品、研發(fā)用樣品、質(zhì)檢用樣品等。2.樣品存儲：-根據(jù)樣品特性選擇合適的存儲條件，如溫度、濕度、避光、防潮、防塵、防腐蝕等。-建立樣品存儲區(qū)，分區(qū)分類存放樣品，并設(shè)置明顯的區(qū)域標(biāo)識。-存儲區(qū)應(yīng)保持清潔、整齊，并配備必要的設(shè)施設(shè)備，如貨架、柜子、溫濕度記錄儀、監(jiān)控設(shè)備等。-高價值、高風(fēng)險樣品應(yīng)采取額外的安全措施，如加鎖、雙人管理、視頻監(jiān)控等。（三）樣品標(biāo)識與追溯1.樣品標(biāo)識：-所有樣品均需進(jìn)行明確標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格型號、唯一標(biāo)識碼、接收日期、存儲位置、保管人等信息。-標(biāo)識應(yīng)清晰、持久、不易脫落，并放置在樣品的顯眼位置。-樣品包裝上應(yīng)粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽信息應(yīng)與登記信息一致。2.樣品追溯：-建立樣品追溯系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)樣品信息的全程記錄與查詢。-樣品從接收、登記、存儲、使用、轉(zhuǎn)移、處置等各個環(huán)節(jié)均需記錄相關(guān)信息，并形成完整的追溯鏈條。-追溯系統(tǒng)應(yīng)具備查詢功能，能夠快速、準(zhǔn)確地查詢樣品的各個環(huán)節(jié)信息。（四）樣品使用與轉(zhuǎn)移1.樣品領(lǐng)用：-使用部門需填寫樣品領(lǐng)用申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由樣品管理員或指定人員發(fā)放樣品。-領(lǐng)用樣品時需核對樣品信息與實(shí)物是否一致，并在申請單上簽字確認(rèn)。2.樣品使用：-使用人員應(yīng)按需領(lǐng)用樣品，避免浪費(fèi)。-正確使用樣品，避免損壞、污染。-使用后及時歸還樣品，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.樣品轉(zhuǎn)移：-樣品在不同部門之間轉(zhuǎn)移時，需填寫樣品轉(zhuǎn)移申請單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，由樣品管理員或指定人員辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)。-轉(zhuǎn)移過程中應(yīng)確保樣品安全，防止損壞、污染。（五）樣品處置1.樣品報廢：-對于過期、變質(zhì)、損壞、無用的樣品，需填寫樣品報廢申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由樣品管理員或指定人員處置。-報廢樣品應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置，如分類收集、專業(yè)處理等。2.樣品銷毀：-對于涉及保密或敏感信息的樣品，需按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。-銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，確保樣品被徹底銷毀。五、權(quán)利與義務(wù)（一）權(quán)利1.樣品管理員有權(quán)對樣品管理工作進(jìn)行檢查與監(jiān)督。2.樣品管理員有權(quán)拒絕不符合規(guī)定的樣品領(lǐng)用申請。3.樣品管理員有權(quán)要求使用人員正確使用樣品，并及時歸還樣品。4.樣品管理員有權(quán)對違反樣品管理制度的員工進(jìn)行處罰。（二）義務(wù)1.樣品管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守樣品管理制度，認(rèn)真履行職責(zé)。2.樣品管理員應(yīng)定期檢查樣品狀況，及時報告異常情況。3.樣品管理員應(yīng)做好樣品管理記錄，并妥善保管相關(guān)資料。4.使用部門應(yīng)配合樣品管理員開展相關(guān)工作。5.使用人員應(yīng)遵守樣品管理制度，按需領(lǐng)用樣品，并正確使用樣品。6.使用人員應(yīng)使用后及時歸還樣品，并辦理相關(guān)手續(xù)。7.使用人員發(fā)現(xiàn)樣品異常情況及時報告樣品管理員。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督檢查1.樣品管理辦公室定期對樣品管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括：-樣品管理制度執(zhí)行情況。-樣品存儲條件是否符合要求。-樣品標(biāo)識是否清晰、完整。-樣品追溯系統(tǒng)運(yùn)行情況。-樣品管理記錄是否齊全、規(guī)范。2.各部門負(fù)責(zé)人定期對本部門樣品管理工作進(jìn)行檢查，并向上級報告檢查結(jié)果。3.廠長及領(lǐng)導(dǎo)小組不定期對樣品管理工作進(jìn)行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。（二）考核機(jī)制1.將樣品管理工作納入各部門及員工的績效考核體系。2.樣品管理辦公室根據(jù)檢查結(jié)果，對各部門及員工進(jìn)行考核評分。3.考核結(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先等掛鉤。4.對違反樣品管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處罰。5.對因樣品管理不善造成損失的，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、附則1.本辦法由