合同審批及執(zhí)行標準化流程工具指南一、適用業(yè)務場景與核心價值本標準化流程適用于企業(yè)各類業(yè)務合作場景，包括但不限于：采購原材料/設備、服務外包（如IT運維、咨詢服務）、項目合作（如工程建設、研發(fā)項目）、資產(chǎn)租賃/轉讓等。通過規(guī)范合同從需求提出到歸檔的全流程管理，可實現(xiàn)以下核心價值：風險防控：保證合同條款合法合規(guī)，規(guī)避法律及商業(yè)風險；效率提升：明確各環(huán)節(jié)職責與時限，減少重復溝通與審批延誤；責任追溯：完整記錄合同生命周期關鍵節(jié)點，便于后續(xù)問題查證與績效評估；資源優(yōu)化：通過標準化模板與流程，降低管理成本，提升資源利用效率。二、標準化操作流程詳解（一）合同需求發(fā)起與前置準備責任主體：業(yè)務部門（如采購部、項目部、市場部）操作說明：需求梳理：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、合同標的（貨物/服務/項目具體描述）、數(shù)量、質量標準、交付期限、預算金額等核心要素。材料準備：填寫《合同審批申請表》（模板見第三章），附業(yè)務需求說明、合作方資質文件（營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書等，若為首次合作需提供信用報告）、技術規(guī)格書（如涉及）、過往合作記錄（如有）；涉及采購或項目合作的，需附招標/比選結果（如適用）、成本評估報告。內(nèi)部初審：業(yè)務部門負責人對需求的合理性、預算匹配度進行審核，簽字確認后提交至下一環(huán)節(jié)。（二）多部門協(xié)同審核責任主體：財務部、法務部、業(yè)務部門（配合）、相關審批領導操作說明：財務審核：重點審核合同金額與預算的匹配性、付款方式（如預付款、進度款、尾款比例）的合理性、稅務條款（發(fā)票類型、稅率）的合規(guī)性；出具書面審核意見，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體理由。法務審核：審核合同主體資格（合作方是否具備履約能力）、條款合法性（如是否違反法律法規(guī)、是否存在顯失公平條款）、權利義務對等性（如違約責任、知識產(chǎn)權歸屬、爭議解決方式）；對核心條款（如保密義務、不可抗力、解除條件）提出修改建議，形成《法務審核意見表》作為附件。業(yè)務部門確認：業(yè)務部門根據(jù)財務、法務意見修改合同文本，若存在爭議需組織溝通協(xié)調(diào)，達成一致后進入審批環(huán)節(jié)。（三）分級審批與簽署授權責任主體：企業(yè)分管領導、總經(jīng)理/董事長（根據(jù)合同金額與重要性確定審批層級）操作說明：審批權限劃分（示例）：金額≤5萬元：部門負責人+分管領導審批；5萬元＜金額≤50萬元：分管領導+總經(jīng)理審批；金額＞50萬元或重大項目：總經(jīng)理+董事長審批。審批流程：審批人重點審核合同與業(yè)務戰(zhàn)略的一致性、資源投入的必要性、風險可控性，在《合同審批申請表》中簽署審批意見。簽署授權：審批通過后，由法定代表人或其授權的簽署人（需附《授權委托書》）在合同文本上簽字并加蓋企業(yè)公章；合作方蓋章后，合同正式生效（若約定生效條件如審批、登記，需滿足后方可生效）。（四）合同執(zhí)行動態(tài)監(jiān)控責任主體：業(yè)務部門（執(zhí)行主體）、財務部（付款監(jiān)督）、法務部（風險預警）操作說明：執(zhí)行計劃制定：業(yè)務部門根據(jù)合同約定，制定《合同執(zhí)行進度計劃表》，明確關鍵節(jié)點（如交付節(jié)點、驗收節(jié)點、付款節(jié)點）及責任人，抄送財務、法務部門。進度跟蹤：執(zhí)行過程中，業(yè)務部門按周/月更新《合同執(zhí)行進度跟蹤表》（模板見第三章），記錄實際進展與計劃的偏差，分析原因并制定糾偏措施。風險預警：若出現(xiàn)可能影響合同履約的情形（如合作方延遲交付、資金周轉困難），業(yè)務部門需立即向分管領導及法務部報告，啟動應急預案（如協(xié)商變更、索賠、終止合同）。（五）變更、終止與歸檔管理責任主體：業(yè)務部門（發(fā)起）、法務部（審核）、審批領導（決策）、行政部/檔案室（歸檔）操作說明：變更管理：因政策調(diào)整、需求變化等原因需變更合同條款時，由業(yè)務部門提交《合同變更申請表》，附變更原因說明、變更前后條款對比、影響評估；變更流程參照原合同審批流程，經(jīng)雙方書面確認（簽訂《補充協(xié)議》）后生效，原合同相關條款相應修改。終止管理：合同到期或符合約定終止條件時，業(yè)務部門確認履約情況，出具《合同終止確認書》；若因一方違約導致終止，需收集違約證據(jù)（如催告函、驗收不合格報告），通過協(xié)商、仲裁或訴訟追究違約責任。歸檔管理：合同執(zhí)行完畢/終止后1個月內(nèi)，業(yè)務部門將合同正本、審批文件、簽署頁、補充協(xié)議、執(zhí)行記錄、結算憑證等資料整理成冊，移交至行政部/檔案室；檔案室按“一合同一檔”原則編號登記，保證資料完整、可追溯，電子檔案同步備份至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)。三、關鍵環(huán)節(jié)模板工具（一）合同審批申請表合同基本信息合同名稱合同編號合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼合同標的□貨物□服務□項目□其他：________合同金額（元）履約期限________年_月_日至_年_月____日付款方式申請部門信息業(yè)務部門申請人需求說明（簡述合作背景、目的及核心需求）附件清單審核意見欄業(yè)務部門負責人意見：_____________簽字：________日期：______財務審核法務審核意見：_____________簽字：________日期：______分管領導審批總經(jīng)理/董事長審批意見：_____________簽字：________日期：______（二）合同執(zhí)行進度跟蹤表合同編號合同名稱執(zhí)行階段計劃時間實際時間負責人需求確認交付/實施驗收付款結算備注（記錄異常情況、溝通記錄、重要決策等）（三）合同變更申請表原合同信息合同編號變更原因變更內(nèi)容（逐列說明變更條款及調(diào)整內(nèi)容，可附頁）影響分析審核意見欄業(yè)務部門負責人意見：_____________簽字：________日期：______法務審核審批領導意見：_____________簽字：________日期：______合作方確認四、流程執(zhí)行風險提示主體資質風險：合作方需提供真實有效的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明及授權文件（若為授權代表），避免與無民事行為能力或超越權限的主體簽約，必要時可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實其信用狀況。條款完整性風險：合同核心條款（如標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、違約責任、爭議解決方式）不得遺漏，避免使用“按慣例”“另行協(xié)商”等模糊表述，保證權利義務明確可執(zhí)行。審批流程合規(guī)風險：嚴禁倒簽合同（先履行后審批）或越權審批，需嚴格按照權限劃分履行審批手續(xù)，特殊緊急情況需經(jīng)總經(jīng)理書面批準后可“先執(zhí)行后補批”，但補批時限不超過3個工作日。執(zhí)行監(jiān)控缺位風險：業(yè)務部門需指定專人負責合同執(zhí)行跟蹤，避免“重簽署、輕管理”，對進度偏差需及時上報并采取行動，防止小問題演變?yōu)橹卮筮`約。變更與終止程序風險：