機關單位官方會議記錄格式范本會議記錄是機關單位梳理決策過程、落實工作部署的核心文書，其格式規(guī)范程度直接影響內(nèi)容的可追溯性與執(zhí)行效率。結(jié)合機關工作實務，現(xiàn)將官方會議記錄的標準格式、撰寫要求及實用范例整理如下，供參考使用。一、會議記錄的核心構(gòu)成要素機關會議記錄需完整呈現(xiàn)會議的基本信息、議程推進及決策成果，核心要素分為基礎信息欄與內(nèi)容記錄欄兩大部分：（一）基礎信息欄1.會議標識：明確會議全稱（如“中共XX局黨組第X次會議”“XX單位2024年第X次辦公會”），標注會議類別（黨組會、辦公會、專題會等）。2.時間地點：時間需精確至具體時段（如“2024年X月X日9:00—11:30”），地點注明會議室編號或功能區(qū)（如“機關三樓第一會議室”）。3.人員信息：主持人：填寫職務+姓名（如“局長王XX”）；記錄人：填寫姓名（如“辦公室李XX”）；參會人員：按職務或部門分類羅列（如“黨組成員：張XX、劉XX；部門負責人：趙XX、陳XX……”）；列席人員：標注身份（如“紀檢監(jiān)察組孫XX（列席）”）；請假人員：說明姓名及事由（如“副局長周XX（因公出差請假）”）。（二）內(nèi)容記錄欄內(nèi)容記錄需緊扣會議流程，清晰呈現(xiàn)“議程推進—討論焦點—決策結(jié)果”的邏輯鏈條：1.會議開場：記錄主持人開場白（含會議目的、背景說明），例如：“主持人強調(diào)，本次會議旨在審議年度預算調(diào)整方案，需結(jié)合工作實際論證可行性。”2.議題討論：按“議題編號—提出人—討論內(nèi)容—共識/分歧”結(jié)構(gòu)記錄。示例：議題1：XX項目實施方案審議提出人：業(yè)務科鄭XX討論內(nèi)容：與會人員圍繞項目工期、資金分配展開討論，張XX提出“需優(yōu)化第三階段人力配置”，劉XX建議“增加風險防控條款”……共識/分歧：經(jīng)討論，原則通過方案，要求業(yè)務科于X月X日前補充風險防控細則；資金分配方案待財務科測算后提交下次會議審議。3.決議事項：以“行動項+責任主體+時間節(jié)點”為核心，表述需精準可追溯。示例：①辦公室牽頭修訂《機關考勤管理辦法》，X月X日前提交黨組會審議（責任人：李XX）；②人事科于X月X日前完成新入職人員崗前培訓（責任人：王XX）。4.會議結(jié)尾：記錄主持人總結(jié)（如“會議要求各部門按決議倒排工期，下周工作例會上匯報進展”）、散會時間（如“11:25會議結(jié)束”）。二、格式規(guī)范與撰寫技巧（一）排版要求采用機關公文通用排版風格，段落分明、層次清晰：標題層級：一級標題用“一、”“二、”，二級標題用“（一）”“（二）”，三級標題用“1.”“2.”；字體字號：正文使用仿宋GB2312（或單位指定字體），行間距采用單倍或1.5倍（依單位制度調(diào)整）；頁碼標注：多頁記錄需在頁腳標注“第X頁，共X頁”。（二）語言規(guī)范1.準確客觀：避免模糊表述（如“大概”“可能”），用“審議通過”“原則同意”等規(guī)范措辭；分歧點記錄需保留原始意見（如“XX同志認為……，XX同志提出……”），不加主觀評判。2.簡潔凝練：剔除冗余信息，聚焦“誰做了什么、要求何時完成”，例如將“各部門要盡快把材料交上來”優(yōu)化為“各部門于X月X日前報送材料（聯(lián)系人：李XX）”。（三）審核與歸檔1.初審修訂：會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄人需核對討論細節(jié)、決議邏輯，補充遺漏信息（如參會人員簽字確認后發(fā)現(xiàn)的修正意見）。2.終審備案：經(jīng)主管領導審核簽字后，紙質(zhì)版存入單位檔案（按《機關檔案管理規(guī)定》分類），電子版同步上傳至指定辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)“會議記錄”模塊）。三、注意事項1.時效性：涉密會議需在會議結(jié)束后立即整理，非涉密會議原則上不超過1個工作日，避免因時間間隔導致細節(jié)失真。2.保密性：標注“秘密”“機密”的會議記錄，需單獨存放于保密文件柜，借閱、復制需履行審批手續(xù)。3.版本管理：若決議后續(xù)有調(diào)整，需在原記錄后附“修訂說明”，注明調(diào)整時間、原因及審批人，確保歷史記錄可追溯。四、實用范例（模擬場景）會議名稱：XX市XX局2024年第3次局長辦公會時間：2024年X月X日14:30—16:00地點：機關四樓第二會議室主持人：局長陳XX記錄人：辦公室吳XX參會人員：副局長林XX、鄭XX；科室負責人黃XX（綜合科）、謝XX（業(yè)務一科）、曾XX（財務科）列席人員：法律顧問楊XX請假人員：副局長許XX（參加上級會議請假）（一）會議開場主持人陳XX指出，本次會議需審議兩項議題：一是2024年下半年預算調(diào)整，二是機關信息化平臺建設方案。要求參會人員結(jié)合工作實際充分討論，確保決策科學可行。（二）議題討論與決議議題1：2024年下半年預算調(diào)整審議提出人：財務科曾XX討論內(nèi)容：曾XX匯報預算調(diào)整背景（因新增專項工作需追加經(jīng)費），黃XX建議“優(yōu)先保障民生類項目”，鄭XX提出“需壓縮行政辦公經(jīng)費10%用于專項支出”……決議：1.同意追加專項工作經(jīng)費XX萬元，從行政辦公經(jīng)費結(jié)余中調(diào)劑（責任人：曾XX，完成時間：X月X日前）；2.綜合科牽頭制定行政經(jīng)費壓縮方案，X月X日前提交局長辦公會審議（責任人：黃XX）。議題2：機關信息化平臺建設方案審議提出人：業(yè)務一科謝XX討論內(nèi)容：謝XX介紹平臺功能模塊（含數(shù)據(jù)共享、流程審批等），法律顧問楊XX提示“需補充數(shù)據(jù)安全合規(guī)條款”，林XX建議“增加移動端適配功能”……決議：1.原則通過方案，業(yè)務一科聯(lián)合法律顧問于X月X日前完善數(shù)據(jù)安全條款（責任人：謝XX、楊XX）；2.辦公室牽頭調(diào)研移動端需求，X月X日前形成報告（責任人：吳XX）。（三）會議結(jié)尾主持人陳XX總結(jié)：“各責任部門需按決議倒排工期，下次辦公會（X月X日