企業(yè)人事檔案管理規(guī)范模板為規(guī)范企業(yè)人事檔案管理工作，確保人事檔案資料的真實性、完整性與安全性，充分發(fā)揮人事檔案在企業(yè)人力資源管理中的支撐作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際運營需求，制定本管理規(guī)范。一、總則1.目的：規(guī)范人事檔案管理流程，保障檔案信息真實、完整、安全，服務(wù)企業(yè)人力資源決策，維護員工合法權(quán)益。2.依據(jù)：以《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)實際管理需求制定。3.適用范圍：本規(guī)范適用于企業(yè)全體員工（含在職、離職、退休人員）的人事檔案管理工作。4.管理原則：遵循“如實記錄、分類管理、安全保密、便捷利用”原則，確保檔案管理工作規(guī)范、高效。二、管理職責（一）人力資源部門職責統(tǒng)籌檔案管理體系建設(shè)，制定并優(yōu)化檔案管理制度與流程；配備專職檔案管理員，明確崗位權(quán)責并組織專業(yè)培訓；牽頭開展檔案收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等全流程工作；監(jiān)督各部門檔案材料報送質(zhì)量，定期檢查考核檔案管理工作。（二）檔案管理員職責負責檔案日常管理，包括材料接收、審核、整理、歸檔與保管；建立檔案管理臺賬，及時更新檔案信息，確保賬實相符；嚴格執(zhí)行檔案借閱、轉(zhuǎn)遞、銷毀等審批流程，做好保密工作；定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取修復措施。（三）各部門職責配合人力資源部做好本部門員工檔案材料的收集與報送，確保材料真實、及時、完整；員工發(fā)生崗位變動、獎懲、培訓等事項時，3個工作日內(nèi)將相關(guān)材料提交至人力資源部；協(xié)助檔案管理員開展檔案利用的核實工作，提供必要的證明材料。三、檔案內(nèi)容與分類（一）檔案內(nèi)容人事檔案包含員工從入職到離職（或退休）期間形成的各類材料，主要分為以下類別：1.履歷類：員工履歷表、入職登記表、崗位變動履歷更新材料等；2.自傳與鑒定類：員工自傳、年度績效考核表、崗位勝任力評估報告、試用期考核材料、離職鑒定等；3.學歷與職稱類：學歷證書、學位證書、職業(yè)資格證書、專業(yè)技術(shù)職稱證書復印件及認證材料（如學信網(wǎng)報告）；4.政治歷史類：入黨/團材料、政審材料、政治面貌變動證明等；5.獎懲類：獎勵決定、榮譽證書、處分通知、違規(guī)處理記錄等；6.薪資福利類：工資調(diào)整審批表、社保公積金繳納證明、福利發(fā)放記錄等；7.勞動合同類：勞動合同、勞務(wù)協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、離職協(xié)議等；8.其他類：健康體檢報告、培訓結(jié)業(yè)證書、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、緊急聯(lián)系人信息等。（二）檔案分類1.按員工狀態(tài)分類：分為在職人員檔案、離職人員檔案、退休人員檔案（離職檔案保存期限為離職后5年，退休檔案長期保存）；2.按材料類型分類：在員工個人檔案內(nèi)，按上述8類材料進行組卷，每類材料按形成時間排序。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.及時性：各部門在員工入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、晉升、獎懲、離職等關(guān)鍵節(jié)點，應(yīng)在事件發(fā)生后5個工作日內(nèi)將相關(guān)材料報送至檔案管理崗；2.真實性：報送材料需由出具單位蓋章或負責人簽字確認，復印件需注明“與原件一致”并加蓋部門公章；3.完整性：材料內(nèi)容應(yīng)完整無缺，如學歷證書需附認證材料，獎懲材料需包含決定文件與執(zhí)行結(jié)果。（二）整理流程1.審核：檔案管理員收到材料后，5個工作日內(nèi)完成審核，對不符合要求的材料退回原部門補充（補充期限不超過3個工作日）；2.分類：按檔案內(nèi)容類別對材料進行分類，同一類材料按形成時間從早到晚排序；3.編號與裝訂：為每份材料編制唯一編號，紙質(zhì)材料用檔案專用裝訂機裝訂，裝入統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，盒內(nèi)附《人事檔案目錄》；4.電子歸檔：同步建立電子檔案，以“員工姓名+工號”為文件夾名，按材料類型建立子文件夾，電子文件命名規(guī)則為“材料類型_形成時間_材料名稱”，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。五、檔案的保管與維護（一）保管場所要求檔案保管室應(yīng)獨立設(shè)置，配備防盜門窗、消防器材、除濕機、防蟲藥劑、防磁柜（存放電子載體）；室內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度45%-60%，安裝溫濕度監(jiān)測儀實時監(jiān)控。（二）保管期限勞動合同、學歷職稱、獎懲決定等核心材料長期保存；年度考核表、培訓記錄等常規(guī)材料保存期限為10年；離職人員檔案保存期限為離職后5年，到期后按銷毀流程處理。（三）維護措施1.定期檢查：檔案管理員每季度對紙質(zhì)檔案進行清點，核對目錄與實物；每年對電子檔案進行有效性檢測（如文件可讀性、病毒查殺）；2.修復處理：發(fā)現(xiàn)檔案破損、褪色時，采用專業(yè)技術(shù)修復（如紙質(zhì)檔案托裱、電子檔案格式轉(zhuǎn)換與備份）；3.備份管理：電子檔案每周進行增量備份，每月進行全量備份，備份載體異地存放（如企業(yè)云盤或外部存儲設(shè)備）。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍內(nèi)部利用：企業(yè)因干部選拔、員工考核、薪資調(diào)整、勞動關(guān)系處理、職稱評審等工作需要，可依規(guī)查閱檔案；外部利用：政府部門、合作企業(yè)等外部單位需查閱檔案時，須持有效公函并經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導審批。（二）借閱流程1.申請：借閱人填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱事由、檔案名稱、預計歸還時間；2.審批：申請表經(jīng)部門負責人、人力資源部負責人審批（外部借閱需總經(jīng)理審批）；3.借閱：檔案管理員核對審批信息后，辦理借閱手續(xù)，當面清點檔案內(nèi)容；4.歸還：借閱期限一般不超過7個工作日，確需延期的應(yīng)提前2個工作日申請；歸還時，檔案管理員逐頁檢查檔案完整性，確認無誤后注銷借閱記錄。（三）保密要求借閱人須遵守企業(yè)保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、標注或抽取材料；電子檔案借閱需通過企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)或加密通道傳輸，嚴禁拷貝至個人設(shè)備。七、檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀（一）檔案轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞情形：員工調(diào)動、離職、退休時，需轉(zhuǎn)遞人事檔案；2.轉(zhuǎn)遞流程：人力資源部開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿。▏澜麄€人自帶）；接收單位收到檔案后，15個工作日內(nèi)寄回《檔案回執(zhí)單》，檔案管理員更新轉(zhuǎn)遞臺賬。（二）檔案銷毀1.銷毀條件：超過保管期限且經(jīng)鑒定無保存價值的檔案；2.鑒定流程：人力資源部會同檔案鑒定小組（法務(wù)、審計、工會代表）審核，形成《人事檔案銷毀鑒定意見書》，報總經(jīng)理辦公會審批；3.銷毀執(zhí)行：審批通過后，填寫《人事檔案銷毀登記表》，由兩名監(jiān)銷人員全程監(jiān)督銷毀（紙質(zhì)檔案采用碎紙機銷毀，電子檔案通過專業(yè)軟件刪除并覆蓋存儲介質(zhì)）；4.記錄保存：銷毀記錄（含登記表、鑒定意見書）永久保存。八、附則