公司會議室使用申請及預定記錄表（提高會議效率版）一、適用場景：高效會議管理的核心場景在企業(yè)管理中，會議室作為跨部門協(xié)作、信息傳遞、決策制定的關鍵場所，其使用效率直接影響工作推進速度。本工具適用于以下場景：常規(guī)會議：部門周會、項目進度會、工作復盤會等內部協(xié)作會議；跨部門會議：多部門聯(lián)合研討、資源協(xié)調會等需多方參與的會議；外部會議：客戶洽談、供應商對接、行業(yè)交流等涉及外部人員的會議；臨時會議：突發(fā)事務討論、緊急問題解決等需快速響應的會議。通過標準化預定流程，可避免會議室“撞期”“空置”“資源浪費”等問題，保證會議有序開展，提升整體協(xié)作效率。二、操作流程：從申請到歸檔的標準化步驟1.會議信息準備（申請人發(fā)起）申請人需提前明確以下核心信息，保證預定申請的準確性：會議基本信息：會議名稱、日期（具體到年/月/日）、開始/結束時間（精確到30分鐘，如“14:00-15:30”）、預計參會人數(shù)（按實際到場人數(shù)填寫，避免虛報）；會議需求：會議主題/核心議程（簡要說明討論重點，方便審批人評估必要性）、所需設備（投影儀、視頻會議系統(tǒng)、麥克風、白板、馬克筆等）、特殊布置需求（如茶歇、座位排列方式、橫幅等）；申請人信息：姓名（某某）、所屬部門、聯(lián)系方式（內部短號/企業(yè)）。2.提交預定申請（線上/線下渠道）根據(jù)公司會議室管理規(guī)則，通過以下方式提交申請：線上預定：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、釘釘/飛書審批模塊或公司會議室預定平臺，填寫《會議室預定申請表》（模板見第三部分），會議議程（如有必要），提交至審批人；線下預定：至行政部領取紙質申請表，填寫完整后交由部門負責人簽字，再提交行政部備案。注意：會議需提前至少1個工作日提交申請（緊急會議需提前2小時聯(lián)系行政部特殊處理）。3.審核與確認（審批人/行政部）審批流程根據(jù)會議類型分級處理：常規(guī)會議：由部門負責人審核，重點確認會議必要性、時間合理性及部門資源匹配度，審核通過后同步至行政部；跨部門/外部會議：需部門負責人及行政部雙重審核，行政部重點核查會議室沖突情況、設備資源是否充足，審核結果通過系統(tǒng)通知申請人或電話確認；大型會議（參會人數(shù)≥20人）：需額外提交至行政部負責人審批，涉及設備調試、場地布置等需求需提前3個工作日申請。審核通過后，行政部在會議室門口電子屏或預定系統(tǒng)中更新“已預定”狀態(tài)，并通知申請人會議室編號及使用須知；審核不通過的，需注明原因（如“時間沖突”“設備不足”），退回申請人修改。4.會議當天準備（申請人/行政部）申請人：提前15分鐘到達會議室，檢查設備是否正常運行（如投影儀連接、麥克風電量），確認桌椅擺放是否符合需求，引導參會人員有序入座；行政部：每日9:00前檢查各會議室設備狀態(tài)，對故障設備及時維修或更換；若遇臨時會議沖突，優(yōu)先保障已預定會議，協(xié)調未預定會議改期。5.會議后記錄與歸檔（申請人/行政部）申請人：會議結束后30分鐘內，整理會議室桌椅、關閉設備、清理垃圾，確認無遺留物品后離開；通過系統(tǒng)填寫《會議使用記錄表》，補充實際參會人數(shù)、會議達成結論、設備使用情況（如“投影儀正?！薄胞溈孙L故障”）；行政部：每日17:00前核對各會議室使用記錄，統(tǒng)計設備故障率、會議室使用率，每月形成《會議室使用效率分析報告》，提交管理層優(yōu)化資源配置。三、模板工具：會議室預定記錄表（標準版）表一：會議室預定申請表（線上/線下通用）會議基本信息會議名稱例：“Q3銷售目標復盤會”申請日期年月日會議日期年月日會議時間開始：：—結束：：（時長：小時分鐘）預計參會人數(shù)人（實際參會人數(shù)：人）會議室需求□普通會議室（1-10人）□中型會議室（11-20人）□大型會議室（≥20人）□設備：投影儀□視頻會議系統(tǒng)□麥克風□白板□馬克筆□其他______□特殊布置：茶歇□圓桌會議□橫幅□其他______會議主題/議程摘要（100字內，說明討論核心內容及預期目標）申請人信息姓名：某某部門：聯(lián)系方式：審批流程部門負責人簽字：_________日期：_________行政部審核：_________日期：_________表二：會議使用記錄表（會議后填寫）會議使用情況記錄會議名稱同申請表實際使用時間開始：：—結束：：（是否準時開始：□是□否，延遲原因：______）實際參會人數(shù)人（缺席人員及原因：______）設備使用情況□投影儀：正?！豕收希ň唧w問題：______）□麥克風：正常□故障（具體問題：______）□其他設備：______（狀態(tài)：______）場地整潔情況□合格（桌椅整齊、無垃圾）□不合格（問題：______，已整改：□是□否）會議達成結論/待辦事項（簡要記錄關鍵成果及后續(xù)行動，如“確定Q3銷售策略，由某某負責執(zhí)行”）申請人簽字___________日期：_________行政部復核___________日期：_________四、關鍵要點：保證流程順暢的注意事項1.預定時間與沖突處理會議預定需避開公司固定會議時段（如周一9:00-10:00全員例會），優(yōu)先使用“空閑會議室”功能，避免手動選擇沖突時段；若需取消或變更會議，需在會議開始前4小時通過系統(tǒng)提交取消/變更申請，緊急情況（如會議取消）需立即電話通知行政部，避免會議室空置。2.設備與資源規(guī)范設備使用需遵守《公司辦公設備管理規(guī)定》，非專業(yè)人員不得拆卸、調試設備（如投影儀燈泡更換需由行政部負責）；會議室資源（如茶歇、橫幅）需提前1個工作日向行政部申請，費用按部門預算列支，未經(jīng)申請不得擅自使用。3.效率提升與紀律要求會議時長需嚴格控制，超過預定時間30分鐘以上需重新申請續(xù)用；禁止利用會議室進行非工作活動（如私人聚餐、娛樂），一經(jīng)發(fā)覺取消后續(xù)預定權限并通報批評；行政部每月公示“會議室使用TOP3部門”及“閑置率最低會議室”，鼓勵高效使用，對連續(xù)3個月未使用預定會議室的部門進行資源