采購合同審核及風(fēng)險評估標(biāo)準(zhǔn)手冊前言本手冊旨在規(guī)范公司采購合同審核流程，統(tǒng)一風(fēng)險評估標(biāo)準(zhǔn)，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作降低合同履約風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，提升采購管理效率。手冊內(nèi)容涵蓋采購合同審核的適用場景、完整流程、風(fēng)險要點(diǎn)及工具模板，為公司采購部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)人員提供操作指引。一、手冊適用范圍與業(yè)務(wù)場景本手冊適用于公司所有采購業(yè)務(wù)中涉及的合同審核及風(fēng)險評估工作，具體包括但不限于以下場景：常規(guī)采購合同：原材料、設(shè)備、辦公用品等商品采購合同的審核；服務(wù)采購合同：咨詢、技術(shù)服務(wù)、外包服務(wù)等項目合同的審核；工程采購合同：基建、修繕等工程類合同的審核；框架協(xié)議：年度/季度采購框架協(xié)議的風(fēng)險評估與條款審核；合同變更與補(bǔ)充協(xié)議：已簽署合同的變更、續(xù)簽或補(bǔ)充條款的審核。注：單筆金額低于[具體金額，如5000元]的零星采購可簡化流程，但核心風(fēng)險條款仍需參照本手冊執(zhí)行。二、采購合同標(biāo)準(zhǔn)化審核流程（一）合同接收與初步審查合同接收：采購業(yè)務(wù)員將對方（供應(yīng)商）提供的合同草案及附件（如報價單、技術(shù)規(guī)格書、資質(zhì)文件等）提交至采購部負(fù)責(zé)人，填寫《合同審核流轉(zhuǎn)單》（模板見第四章），明確合同類型、金額、供應(yīng)商信息等基礎(chǔ)內(nèi)容。初步審查：采購部負(fù)責(zé)人對合同完整性進(jìn)行形式審查，重點(diǎn)檢查：合同文本是否包含雙方基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式等）；是否明確采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等）；是否約定價格、支付方式、交付時間及地點(diǎn)等核心條款；附件是否齊全且與內(nèi)容一致。若材料不完整，應(yīng)要求采購業(yè)務(wù)員在2個工作日內(nèi)補(bǔ)充；若條款缺失嚴(yán)重，可退回供應(yīng)商重新擬定。（二）供應(yīng)商主體資格審核資質(zhì)文件核查：法務(wù)部門或采購部需審核供應(yīng)商提供的以下文件（復(fù)印件需加蓋供應(yīng)商公章）：營業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)，且經(jīng)營范圍涵蓋本次采購標(biāo)的）；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等，根據(jù)采購標(biāo)的類型確定）；法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（若簽約代表非法定代表人，需提供）；近三年類似項目業(yè)績證明（如合同復(fù)印件、驗收報告等，用于評估履約能力）。信用狀況核查：通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道查詢供應(yīng)商信用記錄，重點(diǎn)關(guān)注是否存在失信被執(zhí)行人、經(jīng)營異常名錄、重大行政處罰等情形。若供應(yīng)商存在信用風(fēng)險，需暫停審核并上報采購部經(jīng)理決策。（三）合同條款合規(guī)性審核法務(wù)部門牽頭，聯(lián)合采購部、財務(wù)部對合同條款進(jìn)行合規(guī)性審查，核心審核要點(diǎn)審核模塊審核內(nèi)容標(biāo)的條款采購標(biāo)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量是否符合采購訂單要求；技術(shù)參數(shù)是否明確，有無模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)”“一流”等）。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；驗收方法、流程及責(zé)任劃分是否清晰。價格條款單價、總價是否與報價一致；是否包含稅費(fèi)、運(yùn)輸、保險等所有費(fèi)用；價格調(diào)整機(jī)制（如遇原材料價格波動）是否合理。交付條款交付時間、地點(diǎn)是否明確；交付方式（運(yùn)輸、卸貨責(zé)任）及風(fēng)險轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)（如“交付后風(fēng)險轉(zhuǎn)移”）是否合規(guī)。付款條款付款條件（如“驗收合格后30日內(nèi)付款”）、付款比例、賬戶信息是否準(zhǔn)確；是否約定預(yù)付款（需明確比例及返還條件）。違約責(zé)任雙方違約責(zé)任是否對等；違約金計算方式是否合理（如逾期交貨的違約金一般不超過合同總額的5%）；是否約定定金罰則（定金不超過合同總額的20%）。知識產(chǎn)權(quán)若涉及技術(shù)采購，需明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如“技術(shù)成果歸甲方所有”）；避免侵犯第三方知識產(chǎn)權(quán)的違約責(zé)任。爭議解決爭議解決方式（訴訟或仲裁）是否明確；管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否符合公司所在地（優(yōu)先選擇公司所在地法院）。（四）風(fēng)險評估與分級采購部聯(lián)合法務(wù)部、財務(wù)部根據(jù)審核結(jié)果，對合同風(fēng)險進(jìn)行綜合評估，劃分為高、中、低三個等級：風(fēng)險等級判定標(biāo)準(zhǔn)控制措施高風(fēng)險供應(yīng)商主體資質(zhì)缺失或信用不良；核心條款（如付款、交付）約定不明確；違約責(zé)任不對等；存在重大法律合規(guī)風(fēng)險。終止合同審核流程，更換供應(yīng)商；若必須合作，需要求供應(yīng)商提供擔(dān)保（如銀行保函），并上報總經(jīng)理審批。中風(fēng)險部分條款表述模糊（如驗收標(biāo)準(zhǔn)未細(xì)化）；付款周期較長（如超過90天）；供應(yīng)商過往履約記錄存在一般違約情況。要求供應(yīng)商補(bǔ)充條款細(xì)節(jié)；協(xié)商縮短付款周期或增加分期付款節(jié)點(diǎn)；要求供應(yīng)商提供履約保證金（一般為合同總額的5%-10%）。低風(fēng)險主體資質(zhì)齊全，信用良好；條款完整、合規(guī)，違約責(zé)任對等；付款、交付等約定明確。按正常流程推進(jìn)審核，簽署合同。（五）審核意見反饋與修訂出具審核意見：法務(wù)部門根據(jù)審核及風(fēng)險評估結(jié)果，填寫《合同審核意見表》（模板見第四章），明確“通過”“修改后通過”或“不通過”的結(jié)論，并標(biāo)注需修改的條款及修改建議。反饋與修訂：采購業(yè)務(wù)員將審核意見反饋至供應(yīng)商，督促其修訂合同；若供應(yīng)商對修改意見有異議，由采購部經(jīng)理協(xié)調(diào)溝通，必要時上報分管副總決策。二次審核：供應(yīng)商修訂完成后，采購業(yè)務(wù)員將合同修訂版重新提交至法務(wù)部門，重點(diǎn)核查修改條款是否符合審核意見，直至通過審核。（六）合同簽署與歸檔簽署審批：審核通過的合同，由采購部填寫《合同簽署審批單》，按審批權(quán)限逐級報批（采購部經(jīng)理→財務(wù)部→法務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理）。簽署蓋章：審批通過后，由授權(quán)代表（法定代表人或其授權(quán)人）與供應(yīng)商簽署合同，加蓋公司合同專用章及騎縫章；供應(yīng)商未加蓋公章的，合同無效。歸檔管理：采購業(yè)務(wù)員在合同簽署后3個工作日內(nèi)，將合同正本、審核資料、附件等整理歸檔，建立《合同臺賬》（模板見第四章），保證檔案完整、可追溯。三、常用審核與評估工具模板模板1：合同審核流轉(zhuǎn)單合同編號合同名稱供應(yīng)商名稱合同金額（元）采購部意見法務(wù)部意見財務(wù)部意見分管副總意見負(fù)責(zé)人簽字：負(fù)責(zé)人簽字：負(fù)責(zé)人簽字：負(fù)責(zé)人簽字：日期：日期：日期：日期：備注：模板2：合同審核意見表合同編號審核模塊審核內(nèi)容審核結(jié)果修改建議標(biāo)的條款數(shù)量與采購訂單一致，規(guī)格型號未明確不通過補(bǔ)充規(guī)格型號參數(shù)（如“執(zhí)行GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”）。付款條款約定“驗收合格后60日內(nèi)付款”，未約定賬戶信息修改后通過補(bǔ)充供應(yīng)商銀行賬戶信息（戶名：X，賬號：X，開戶行：X）。爭議解決約定“由仲裁委員會仲裁”，未明確仲裁機(jī)構(gòu)不通過修改為“由公司所在地仲裁委員會仲裁”或“由公司所在地人民法院訴訟”。綜合結(jié)論修改后通過審核人：審核日期：模板3：風(fēng)險評估表風(fēng)險點(diǎn)風(fēng)險等級評估依據(jù)控制措施負(fù)責(zé)人完成時限供應(yīng)商為失信被執(zhí)行人高風(fēng)險“信用中國”顯示供應(yīng)商已被列入失信被執(zhí)行人名單終止合作，更換供應(yīng)商；若必須合作，要求提供銀行保函并上報總經(jīng)理審批。采購經(jīng)理立即執(zhí)行驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確中風(fēng)險合同僅約定“符合國家要求”，未明確具體標(biāo)準(zhǔn)要求供應(yīng)商補(bǔ)充《技術(shù)規(guī)格書》作為合同附件，明確驗收指標(biāo)及檢測方法。法務(wù)專員3個工作日付款周期120天中風(fēng)險超過公司90天付款上限，可能影響現(xiàn)金流協(xié)商分三期付款（簽約付30%，驗收付50%，質(zhì)保期滿付20%）。財務(wù)經(jīng)理協(xié)商完成模板4：合同臺賬合同編號合同名稱供應(yīng)商名稱簽署日期合同金額（元）履行狀態(tài)（待履行/履行中/已完成/已終止）歸檔日期備注CG-2024-001原材料采購合同科技有限公司2024-03-15500,000履行中2024-03-18質(zhì)保期1年CG-2024-002設(shè)備維修合同維修服務(wù)有限公司2024-03-2080,000已完成2024-03-25驗收合格四、審核風(fēng)險控制與關(guān)鍵注意事項（一）審核時效要求初步審查：1個工作日內(nèi)完成；主體資格審核：2個工作日內(nèi)完成；條款合規(guī)性審核：3個工作日內(nèi)完成；風(fēng)險評估與意見反饋：1個工作日內(nèi)完成；特殊情況（如金額較大、條款復(fù)雜）可延長審核時限，但需提前告知相關(guān)部門。（二）條款一致性控制合同與附件（如報價單、技術(shù)規(guī)格書）內(nèi)容必須一致，避免出現(xiàn)“以附件為準(zhǔn)”等模糊表述；若合同存在多頁，需加蓋騎縫章，防止單頁替換；涉及金額、日期、數(shù)量等關(guān)鍵信息，需使用大寫與小寫同時標(biāo)注（如“人民幣伍萬元整（￥50,000.00）”）。（三）證據(jù)留存要求審核過程中所有溝通記錄（如郵件、函件）、供應(yīng)商提供的資質(zhì)文件、審核意見表等需留存原件或復(fù)印件，歸檔保存；合同簽署前，保證供應(yīng)商公章真實(shí)有效，可通過“公安機(jī)關(guān)印章備案系統(tǒng)”核實(shí)（若涉及重大合同）。（四）特殊情況處理緊急采購：若因生產(chǎn)急需需縮短審核流程，可由采購部經(jīng)理申請“緊急采購審批單”，經(jīng)分管副總批準(zhǔn)后，先電話溝通核心條款，事后補(bǔ)全審核資料，但風(fēng)險評估仍需嚴(yán)格執(zhí)行；合同變更：合同履行過程中需變更條款的，應(yīng)簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，參照本手冊流程審核，避免口頭約定；爭議處理：合同履行中發(fā)生糾紛，由采購部牽頭，法務(wù)部配合收集證據(jù)（如合同、驗收記錄、溝通函件），按爭議解決條款處理，必要時通過法律途徑解決。（五）保密責(zé)任參與審核人員需對合同內(nèi)容、供應(yīng)商信息