采購(gòu)申請(qǐng)審批流程表（物資分類(lèi)清晰版）通用工具模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本工具模板適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位及機(jī)關(guān)的日常采購(gòu)管理場(chǎng)景，旨在通過(guò)規(guī)范化的審批流程和清晰的物資分類(lèi)，保證采購(gòu)行為的合理性、合規(guī)性及高效性。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括但不限于：日常辦公用品采購(gòu)：如文具、紙張、清潔用品等低值易耗品；生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)：如原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備配件等；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如電腦、打印機(jī)、辦公家具等價(jià)值較高、使用周期長(zhǎng)的資產(chǎn)；專(zhuān)項(xiàng)項(xiàng)目物資采購(gòu)：如研發(fā)材料、活動(dòng)物料、工程設(shè)備等特定項(xiàng)目所需物資；其他服務(wù)類(lèi)采購(gòu)：如咨詢(xún)服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等（需結(jié)合單位內(nèi)部規(guī)定補(bǔ)充服務(wù)分類(lèi)）。二、采購(gòu)申請(qǐng)審批全流程操作指南（一）第一步：采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起操作人：需求部門(mén)申請(qǐng)人（如部門(mén)專(zhuān)員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：明確物資分類(lèi)：根據(jù)單位《物資分類(lèi)目錄》（參考模板表格中的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)），準(zhǔn)確勾選或填寫(xiě)物資所屬大類(lèi)及子類(lèi)，保證分類(lèi)與物資實(shí)際用途一致（如“辦公用品-辦公用紙”而非“辦公用品-清潔用品”）。填寫(xiě)申請(qǐng)信息：登錄采購(gòu)管理系統(tǒng)或填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》（模板見(jiàn)第三部分），完整錄入以下信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、聯(lián)系電話；物資明細(xì)：物資名稱(chēng)（需具體，如“A4復(fù)印紙”而非“紙”）、規(guī)格型號(hào)（如“80g/包，500張/包”）、單位（包/箱/臺(tái)等）、數(shù)量（預(yù)估需求量，需注明“最低采購(gòu)量”或“建議采購(gòu)量”）；預(yù)算信息：預(yù)估單價(jià)（需參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)）、預(yù)估總價(jià)（數(shù)量×單價(jià)）；用途說(shuō)明：詳細(xì)描述采購(gòu)原因（如“部門(mén)日常辦公消耗”“項(xiàng)目研發(fā)使用”）及必要性（如“庫(kù)存不足10包，需補(bǔ)充至50包以滿足3個(gè)月用量”）。附件：如涉及大額采購(gòu)、特殊物資采購(gòu)，需相關(guān)證明材料（如市場(chǎng)詢(xún)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)說(shuō)明、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等），保證審批人員可充分判斷采購(gòu)合理性。注意事項(xiàng)：物資分類(lèi)錯(cuò)誤可能導(dǎo)致審批流程卡頓或采購(gòu)偏差，需仔細(xì)核對(duì)；數(shù)量及預(yù)算需實(shí)事求是，避免虛報(bào)或漏報(bào)。（二）第二步：部門(mén)負(fù)責(zé)人初審操作人：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如部門(mén)經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：審核必要性：核對(duì)申請(qǐng)物資是否為部門(mén)工作必需，是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)撥、共享使用等），避免重復(fù)采購(gòu)。審核預(yù)算合規(guī)性：檢查預(yù)估總價(jià)是否在部門(mén)年度/季度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算申請(qǐng)需說(shuō)明資金來(lái)源（如專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、追加預(yù)算申請(qǐng)流程）。審核分類(lèi)準(zhǔn)確性：確認(rèn)物資分類(lèi)是否符合單位規(guī)定，避免因分類(lèi)錯(cuò)誤導(dǎo)致后續(xù)采購(gòu)執(zhí)行偏差（如將“固定資產(chǎn)類(lèi)”誤填為“低值易耗品類(lèi)”）。簽署審批意見(jiàn)：在《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》“部門(mén)負(fù)責(zé)人審批”欄簽署意見(jiàn)（“同意”“不同意”或“需補(bǔ)充說(shuō)明”），并簽字、注明日期。若不同意，需注明具體原因（如“預(yù)算不足”“可通過(guò)內(nèi)部調(diào)配解決”）。注意事項(xiàng)：部門(mén)負(fù)責(zé)人需對(duì)本部門(mén)采購(gòu)申請(qǐng)的真實(shí)性、合理性負(fù)首要責(zé)任，不得隨意審批或推諉。（三）第三步：采購(gòu)部審核操作人：采購(gòu)部專(zhuān)員/負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：審核分類(lèi)與標(biāo)準(zhǔn)匹配度：對(duì)照單位《物資分類(lèi)及采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)目錄》，檢查物資分類(lèi)是否準(zhǔn)確，是否屬于集中采購(gòu)范疇（如單位規(guī)定單價(jià)超500元或年采購(gòu)額超1萬(wàn)元的物資需集中采購(gòu)）。審核庫(kù)存與歷史采購(gòu)：查詢(xún)庫(kù)存管理系統(tǒng)，確認(rèn)該物資當(dāng)前庫(kù)存量是否滿足需求，避免過(guò)量采購(gòu)；調(diào)取歷史采購(gòu)記錄，核對(duì)預(yù)估單價(jià)是否合理（如偏差超10%，需要求申請(qǐng)人提供市場(chǎng)詢(xún)價(jià)依據(jù)）。審核采購(gòu)方式合規(guī)性：根據(jù)物資金額、類(lèi)型判斷采購(gòu)方式是否符合規(guī)定（如：小額零星采購(gòu)可采用“貨比三家”詢(xún)價(jià)；大額采購(gòu)需啟動(dòng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等流程）。簽署審核意見(jiàn)：在“采購(gòu)部審核”欄簽署意見(jiàn)，明確“同意按方式采購(gòu)”“需補(bǔ)充材料”或“建議調(diào)整采購(gòu)數(shù)量/預(yù)算”，并簽字、注明日期。注意事項(xiàng)：采購(gòu)部需兼顧成本控制與采購(gòu)效率，對(duì)特殊物資（如進(jìn)口設(shè)備、定制化產(chǎn)品）需提前與技術(shù)部門(mén)確認(rèn)技術(shù)參數(shù)。（四）第四步：財(cái)務(wù)部復(fù)核操作人：財(cái)務(wù)部專(zhuān)員/負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：審核預(yù)算與資金安排：核對(duì)申請(qǐng)物資是否納入年度預(yù)算，預(yù)算科目是否正確；未納入預(yù)算的采購(gòu)需確認(rèn)是否已履行預(yù)算追加流程，資金來(lái)源是否合法合規(guī)（如專(zhuān)項(xiàng)資金、自有資金等）。審核價(jià)格合理性：結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格信息、歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)及供應(yīng)商資質(zhì)，評(píng)估預(yù)估單價(jià)的合理性，防止價(jià)格虛高。審核付款條件：確認(rèn)采購(gòu)合同中的付款方式、賬期是否符合單位財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例≤30%，驗(yàn)收合格后付款等）。簽署復(fù)核意見(jiàn)：在“財(cái)務(wù)部復(fù)核”欄簽署“同意”“暫緩采購(gòu)”（預(yù)算不足或價(jià)格不合理）或“需調(diào)整付款條件”，并簽字、注明日期。注意事項(xiàng)：財(cái)務(wù)部需重點(diǎn)關(guān)注資金使用效益，對(duì)超預(yù)算、無(wú)預(yù)算采購(gòu)有一票否決權(quán)，但需及時(shí)反饋原因，協(xié)助需求部門(mén)調(diào)整方案。（五）第五步：分管領(lǐng)導(dǎo)審批操作人：分管采購(gòu)/財(cái)務(wù)/業(yè)務(wù)領(lǐng)域的單位領(lǐng)導(dǎo)操作內(nèi)容：審核審批流程完整性：確認(rèn)申請(qǐng)已依次通過(guò)部門(mén)初審、采購(gòu)部審核、財(cái)務(wù)部復(fù)核，材料齊全無(wú)遺漏。審核采購(gòu)重要性及風(fēng)險(xiǎn)：根據(jù)物資類(lèi)型、金額及對(duì)單位運(yùn)營(yíng)的影響，判斷采購(gòu)是否必要，是否存在廉潔風(fēng)險(xiǎn)（如是否為關(guān)聯(lián)方交易、是否存在單一供應(yīng)商依賴(lài)等）。簽署審批意見(jiàn)：在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽署“同意采購(gòu)”“按意見(jiàn)修改后執(zhí)行”或“不同意”，并簽字、注明日期。對(duì)大額采購(gòu)（如超10萬(wàn)元）或特殊物資，需提交單位主要負(fù)責(zé)人最終審批。注意事項(xiàng)：分管領(lǐng)導(dǎo)需從單位整體戰(zhàn)略出發(fā)平衡采購(gòu)需求，避免部門(mén)利益優(yōu)先。（六）第六步：歸檔與采購(gòu)執(zhí)行操作人：采購(gòu)部、行政部（檔案管理）操作內(nèi)容：審批結(jié)果通知：采購(gòu)部在完成最終審批后，將《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》復(fù)印件反饋給需求部門(mén)，同步啟動(dòng)采購(gòu)執(zhí)行流程（如聯(lián)系供應(yīng)商、簽訂合同、下單采購(gòu)）。材料歸檔：行政部（或采購(gòu)部）將審批完成的《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》（含附件、審批意見(jiàn)記錄）按“申請(qǐng)日期-部門(mén)-物資分類(lèi)”編號(hào)歸檔，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)采購(gòu)需保存至資產(chǎn)報(bào)廢后1年）。進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)部需及時(shí)向需求部門(mén)反饋采購(gòu)進(jìn)度（如“已下單，預(yù)計(jì)到貨日期”“供應(yīng)商延遲交貨，原因及解決方案”），保證物資按時(shí)到位。注意事項(xiàng)：歸檔材料需保證審批痕跡完整，不可隨意涂改或銷(xiāo)毀；采購(gòu)執(zhí)行需嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)執(zhí)行，不得擅自變更采購(gòu)方式、數(shù)量或供應(yīng)商。三、采購(gòu)申請(qǐng)審批流程表（物資分類(lèi)清晰版）采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期年月日聯(lián)系電話緊急程度□緊急□一般□不急預(yù)計(jì)到貨日期年月日物資分類(lèi)□辦公用品類(lèi)（子類(lèi)：□辦公用紙□文具□清潔用品□其他）□生產(chǎn)設(shè)備類(lèi)（子類(lèi)：□生產(chǎn)機(jī)械□儀器儀表□配件工具□其他）□原材料類(lèi)（子類(lèi)：□主材□輔材□包裝材料□其他）□固定資產(chǎn)類(lèi)（子類(lèi)：□電子設(shè)備□辦公家具□運(yùn)輸工具□其他）□服務(wù)類(lèi)（子類(lèi)：□咨詢(xún)服務(wù)□維修服務(wù)□外包服務(wù)□其他）物資名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說(shuō)明（需詳細(xì)描述采購(gòu)原因、使用場(chǎng)景及必要性，如“為項(xiàng)目采購(gòu)研發(fā)材料，用于產(chǎn)品測(cè)試，庫(kù)存不足需補(bǔ)充50件”）附件清單□市場(chǎng)詢(xún)價(jià)單□技術(shù)參數(shù)說(shuō)明□項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)□其他：審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：意見(jiàn)：□同意□不同意□需補(bǔ)充說(shuō)明簽字：__________日期：年月日采購(gòu)部審核：意見(jiàn)：□同意按方式采購(gòu)□需補(bǔ)充材料□建議調(diào)整簽字：__________日期：年月日財(cái)務(wù)部復(fù)核：意見(jiàn)：□同意□暫緩采購(gòu)□需調(diào)整付款條件簽字：__________日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批：意見(jiàn)：□同意□按修改后執(zhí)行□不同意簽字：__________日期：年月日備注（如審批過(guò)程中需特別說(shuō)明的事項(xiàng)，如“需同步簽訂廉潔協(xié)議”“供應(yīng)商需為入圍單位”等）四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵事項(xiàng)提示（一）物資分類(lèi)需精準(zhǔn)規(guī)范單位應(yīng)制定統(tǒng)一的《物資分類(lèi)目錄》，明確大類(lèi)、子類(lèi)及編碼規(guī)則（如“01-辦公用品-01-辦公用紙”），避免分類(lèi)模糊導(dǎo)致的統(tǒng)計(jì)偏差或采購(gòu)執(zhí)行錯(cuò)誤；新增物資類(lèi)型時(shí)，需由采購(gòu)部牽頭組織相關(guān)部門(mén)（需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部）更新分類(lèi)目錄，并同步通知全體員工。（二）審批時(shí)效需嚴(yán)格控制明確各環(huán)節(jié)審批時(shí)限：部門(mén)負(fù)責(zé)人初審1個(gè)工作日，采購(gòu)部審核2個(gè)工作日，財(cái)務(wù)部復(fù)核1個(gè)工作日，分管領(lǐng)導(dǎo)審批3個(gè)工作日（緊急采購(gòu)可適當(dāng)縮短，但需注明“緊急”并加快流轉(zhuǎn)）；超時(shí)未審批的申請(qǐng)，采購(gòu)部需主動(dòng)跟蹤并提醒，避免因流程延誤影響工作正常開(kāi)展。（三）預(yù)算管理需剛性約束嚴(yán)格執(zhí)行“無(wú)預(yù)算不采購(gòu)、超預(yù)算不審批”原則，確需調(diào)整預(yù)算的，需提前履行預(yù)算追加流程，并提供充分的依據(jù)（如上級(jí)文件、成本上漲證明等）；年度末預(yù)算結(jié)余需按規(guī)定處理，不得突擊采購(gòu)或虛報(bào)預(yù)算。（四）特殊物資需額外審核涉及進(jìn)口、特種設(shè)備、危險(xiǎn)化學(xué)品等特殊物資，