RBA記錄管理程序1.目的與范圍1.1目的為規(guī)范責(zé)任商業(yè)聯(lián)盟（RBA）體系下所有記錄的創(chuàng)建、標(biāo)識、存儲(chǔ)、檢索、保存、銷毀及保護(hù)流程，確保記錄真實(shí)、完整、可追溯，滿足RBA標(biāo)準(zhǔn)（最新版）、相關(guān)法律法規(guī)（如《反不正當(dāng)競爭法》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》）及內(nèi)部管理要求，特制定本程序。1.2范圍本程序適用于組織內(nèi)所有與RBA合規(guī)相關(guān)的記錄，包括但不限于：供應(yīng)鏈管理記錄（供應(yīng)商資質(zhì)審核、社會(huì)責(zé)任審核報(bào)告、合規(guī)協(xié)議）；勞工權(quán)益記錄（員工勞動(dòng)合同、工資發(fā)放憑證、職業(yè)健康體檢報(bào)告）；環(huán)境管理記錄（廢水/廢氣排放監(jiān)測數(shù)據(jù)、廢棄物處置臺(tái)賬、節(jié)能降耗統(tǒng)計(jì)）；健康安全記錄（安全培訓(xùn)檔案、事故調(diào)查報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案及演練記錄）；商業(yè)道德記錄（反賄賂/反腐敗培訓(xùn)記錄、利益沖突申報(bào)材料、客戶投訴處理臺(tái)賬）；RBA審核與改進(jìn)記錄（內(nèi)部審核報(bào)告、第三方審核報(bào)告、糾正措施計(jì)劃及驗(yàn)證記錄）。2.術(shù)語與定義2.1RBA記錄指為證明組織符合RBA標(biāo)準(zhǔn)要求而創(chuàng)建的，具有可追溯性的文字、圖像、電子數(shù)據(jù)、音頻/視頻等各類載體形式的信息資料。2.2記錄生命周期指記錄從創(chuàng)建生成、標(biāo)識分類、存儲(chǔ)保護(hù)、檢索使用、保存維護(hù)到銷毀歸檔的完整過程。2.3關(guān)鍵記錄指對RBA合規(guī)性判定、風(fēng)險(xiǎn)管控及責(zé)任追溯具有核心作用的記錄，如第三方RBA審核報(bào)告、供應(yīng)商合規(guī)承諾書、重大安全事故處理記錄等（具體清單見《RBA關(guān)鍵記錄識別表》）。3.職責(zé)分工3.1合規(guī)管理部門負(fù)責(zé)本程序的制定、修訂與維護(hù)，定期組織程序培訓(xùn)；牽頭識別RBA關(guān)鍵記錄，明確各類記錄的保存期限與管控要求；監(jiān)督各部門記錄管理的執(zhí)行情況，定期開展合規(guī)性檢查；協(xié)調(diào)處理RBA記錄相關(guān)的外部審核（如第三方RBA審核）與查詢需求。3.2業(yè)務(wù)部門按本程序要求創(chuàng)建、填寫與本部門RBA職責(zé)相關(guān)的記錄，確保記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確；負(fù)責(zé)本部門RBA記錄的日常存儲(chǔ)、檢索與保護(hù)，防止記錄丟失、損壞或泄露；按規(guī)定期限提交需歸檔的記錄至合規(guī)管理部門，配合記錄銷毀前的審核。3.3信息技術(shù)部門為電子類RBA記錄提供存儲(chǔ)系統(tǒng)支持（如云端服務(wù)器、本地?cái)?shù)據(jù)庫），確保系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)備份、防篡改、訪問控制功能；定期對電子記錄存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)；協(xié)助合規(guī)管理部門對電子記錄的檢索、導(dǎo)出及銷毀提供技術(shù)支持。3.4檔案管理部門負(fù)責(zé)紙質(zhì)類RBA記錄的歸檔存儲(chǔ)，建立檔案臺(tái)賬，確保存放環(huán)境符合防火、防潮、防蟲、防盜要求；按規(guī)定流程辦理紙質(zhì)記錄的借閱、歸還手續(xù)，監(jiān)督記錄使用過程中的合規(guī)性。4.記錄管理控制流程4.1記錄創(chuàng)建與標(biāo)識4.1.1記錄創(chuàng)建各部門應(yīng)在RBA相關(guān)活動(dòng)發(fā)生時(shí)及時(shí)創(chuàng)建記錄，確保記錄內(nèi)容與實(shí)際情況一致，不得虛構(gòu)、篡改或延遲記錄；記錄填寫需規(guī)范：紙質(zhì)記錄字跡清晰、無涂改（確需修改時(shí)，由修改人簽字并注明修改日期）；電子記錄需使用指定模板，字段填寫完整，避免空白或模糊表述。4.1.2記錄標(biāo)識所有RBA記錄需包含統(tǒng)一標(biāo)識信息，便于分類與追溯：紙質(zhì)記錄：在首頁標(biāo)注“RBA記錄”字樣，填寫記錄名稱、創(chuàng)建部門、創(chuàng)建日期、記錄編號（編號規(guī)則：RBA-部門代碼-年份-流水號，如RBA-SCM-2025-001）；電子記錄：在文件名中包含“RBA”標(biāo)識及關(guān)鍵信息（如“RBA_供應(yīng)商A_2025年度合規(guī)審核報(bào)告”），存儲(chǔ)路徑按“部門-記錄類別-年份”分級設(shè)置（如“合規(guī)部/供應(yīng)鏈管理/2025年”）。4.2記錄存儲(chǔ)與保護(hù)4.2.1存儲(chǔ)方式紙質(zhì)記錄：存放在檔案柜或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)室，環(huán)境溫度控制在15-25℃，相對濕度40%-60%，遠(yuǎn)離火源、水源及腐蝕性物質(zhì)；電子記錄：存儲(chǔ)在指定的RBA記錄管理系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)子模塊、云端合規(guī)平臺(tái)），系統(tǒng)需設(shè)置訪問權(quán)限（按“最小權(quán)限原則”分配查看、修改、刪除權(quán)限），并開啟日志功能（記錄用戶操作軌跡）。4.2.2保護(hù)措施防丟失：紙質(zhì)記錄定期清點(diǎn)（每月1次），電子記錄啟用自動(dòng)備份功能（每日增量備份、每周全量備份，備份數(shù)據(jù)異地存儲(chǔ)）；防篡改：關(guān)鍵電子記錄（如審核報(bào)告、合規(guī)協(xié)議）需設(shè)置電子簽名或時(shí)間戳，紙質(zhì)記錄修改需按4.1.1條規(guī)范操作，禁止私自涂改；防泄露：涉密RBA記錄（如供應(yīng)商商業(yè)秘密、員工隱私信息）需標(biāo)注“保密”字樣，訪問需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，禁止未經(jīng)授權(quán)向外部傳遞。4.3記錄檢索與使用4.3.1檢索流程內(nèi)部檢索：業(yè)務(wù)部門需檢索本部門RBA記錄時(shí)，通過記錄管理系統(tǒng)提交檢索申請（注明記錄名稱、用途、使用期限），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后獲??；跨部門檢索需額外經(jīng)合規(guī)管理部門審批；外部檢索：外部機(jī)構(gòu)（如RBA第三方審核機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門）需查詢RBA記錄時(shí)，由合規(guī)管理部門核對查詢依據(jù)（如審核通知、監(jiān)管文書），報(bào)組織負(fù)責(zé)人審批后，按規(guī)定范圍提供（可提供復(fù)印件或電子掃描件，避免原始記錄外借）。4.3.2使用要求記錄使用需符合“合規(guī)目的”，不得用于與RBA無關(guān)的活動(dòng)；借閱紙質(zhì)記錄需填寫《RBA記錄借閱登記表》，明確借閱期限（最長不超過15個(gè)工作日），逾期需辦理續(xù)借；禁止私自復(fù)制、摘錄涉密RBA記錄，確需復(fù)制的需經(jīng)合規(guī)管理部門審批，并在復(fù)制件上標(biāo)注“僅用于RBA合規(guī)審核，不得外傳”。4.4記錄保存與銷毀4.4.1保存期限一般RBA記錄：保存期限不少于5年（從記錄創(chuàng)建年度結(jié)束之日起算）；關(guān)鍵RBA記錄：保存期限不少于10年（如第三方RBA審核報(bào)告、重大合規(guī)事件處理記錄）；法律法規(guī)或RBA標(biāo)準(zhǔn)有特殊要求的，按更長期限執(zhí)行（如員工職業(yè)健康記錄需保存至員工離職后5年）；保存期限屆滿前3個(gè)月，合規(guī)管理部門需提醒相關(guān)部門進(jìn)行記錄清理與審核。4.4.2銷毀流程記錄保存期限屆滿且無留存必要（如無未結(jié)合規(guī)糾紛、無后續(xù)審核需求）時(shí)，由業(yè)務(wù)部門提交《RBA記錄銷毀申請表》，附記錄清單（注明記錄名稱、數(shù)量、載體類型）；合規(guī)管理部門審核銷毀申請，確認(rèn)無留存必要后，報(bào)組織負(fù)責(zé)人審批；紙質(zhì)記錄銷毀：由2人以上共同執(zhí)行，采用粉碎或焚燒方式，填寫《RBA記錄銷毀記錄表》（注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、執(zhí)行人、監(jiān)銷人）；電子記錄銷毀：由信息技術(shù)部門采用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀工具（確保數(shù)據(jù)不可恢復(fù)），銷毀后出具《電子記錄銷毀確認(rèn)單》，報(bào)合規(guī)管理部門備案。5.監(jiān)督與改進(jìn)5.1日常監(jiān)督合規(guī)管理部門每季度對各部門RBA記錄管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查：記錄的完整性（是否存在缺失、空白）；存儲(chǔ)的合規(guī)性（是否按規(guī)定方式存儲(chǔ)，環(huán)境是否達(dá)標(biāo)）；使用的規(guī)范性（借閱、復(fù)制是否按流程審批）；銷毀的合規(guī)性（是否按期限與流程銷毀，有無銷毀記錄）。5.2問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的記錄管理問題（如記錄缺失、存儲(chǔ)不當(dāng)），合規(guī)管理部門需出具《整改通知書》，明確整改責(zé)任人與期限；整改完成后，需驗(yàn)證整改效果，確保問題閉環(huán)。5.3持續(xù)改進(jìn)每年年底，合規(guī)管理部門結(jié)合RBA標(biāo)準(zhǔn)更新、法律法規(guī)變化及內(nèi)部監(jiān)督結(jié)果，對本程序的適用性進(jìn)行評審，必要時(shí)啟動(dòng)修訂；同時(shí)收集各部門對記錄管理的建議，優(yōu)化記錄模板、存儲(chǔ)系統(tǒng)等，提升管理效率。6.相關(guān)文件與記錄6.1相關(guān)