行政管理事務(wù)處理工作手冊(cè)辦公物資申領(lǐng)與發(fā)放流程指南一、適用范圍與常見(jiàn)場(chǎng)景本流程適用于公司各部門辦公物資（含日常文具、耗材、設(shè)備配件等）的申領(lǐng)、審核、發(fā)放及庫(kù)存管理，覆蓋以下常見(jiàn)場(chǎng)景：新員工入職：為新增人員配置基礎(chǔ)辦公物資（如筆記本、簽字筆、文件夾等）；日常消耗補(bǔ)充：部門常規(guī)辦公物資（如A4紙、墨盒、便利貼等）用盡后的申領(lǐng)；臨時(shí)活動(dòng)需求：因會(huì)議、培訓(xùn)、團(tuán)建等活動(dòng)產(chǎn)生的臨時(shí)物資申領(lǐng)（如宣傳物料、活動(dòng)用品等）；設(shè)備維護(hù)耗材：辦公設(shè)備（如打印機(jī)、投影儀）維修或保養(yǎng)所需替換部件的申領(lǐng)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求發(fā)起申領(lǐng)人準(zhǔn)備：根據(jù)實(shí)際需求，登錄公司OA系統(tǒng)“物資管理”模塊，或填寫《辦公物資申領(lǐng)單》（見(jiàn)配套表單），明確以下信息：申領(lǐng)部門、申領(lǐng)人姓名、聯(lián)系方式；物資名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、申領(lǐng)數(shù)量、用途說(shuō)明（需注明“日常辦公”“新員工入職”等具體場(chǎng)景）。提交申請(qǐng)：線上提交或經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將紙質(zhì)版申領(lǐng)單提交至行政部。（二）需求審核部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人*需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)確認(rèn)：申領(lǐng)物資的必要性是否與部門工作匹配；申領(lǐng)數(shù)量是否符合日常消耗標(biāo)準(zhǔn)（如超出常規(guī)用量，需備注原因）。審核通過(guò)后，在系統(tǒng)或紙質(zhì)單據(jù)上簽字確認(rèn)；駁回則需注明理由并退回申領(lǐng)人。行政部復(fù)核：行政專員*收到申領(lǐng)單后，1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核：核對(duì)申領(lǐng)物資是否在《公司辦公物資目錄》范圍內(nèi)；查詢庫(kù)存臺(tái)賬，確認(rèn)是否有足夠庫(kù)存（若庫(kù)存充足，直接進(jìn)入發(fā)放環(huán)節(jié)；若庫(kù)存不足，啟動(dòng)采購(gòu)流程）。（三）物資調(diào)配與發(fā)放庫(kù)存物資發(fā)放：行政專員*根據(jù)審核通過(guò)的申領(lǐng)單，從倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取對(duì)應(yīng)物資，核對(duì)名稱、規(guī)格、數(shù)量無(wú)誤后，通知申領(lǐng)人領(lǐng)取。申領(lǐng)人現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)物資完好后，在《辦公物資發(fā)放登記表》（見(jiàn)配套表單）上簽字，注明領(lǐng)取日期。采購(gòu)物資發(fā)放：庫(kù)存不足時(shí)，行政專員*需在2個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)采購(gòu)流程（按公司采購(gòu)制度執(zhí)行），物資到貨后按上述流程發(fā)放，并在臺(tái)賬中標(biāo)注“采購(gòu)發(fā)放”。（四）后續(xù)跟進(jìn)與臺(tái)賬更新臺(tái)賬登記：行政專員*每日更新《辦公物資庫(kù)存臺(tái)賬》，記錄物資入庫(kù)、出庫(kù)、結(jié)存數(shù)量，保證賬實(shí)一致。定期盤點(diǎn)：每月末行政部組織各部門物資管理員*進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存，差異需在3個(gè)工作日內(nèi)查明原因并處理（如損耗需填寫《物資損耗說(shuō)明》）。需求反饋：每季度收集各部門對(duì)物資使用情況的反饋，優(yōu)化采購(gòu)品類及申領(lǐng)標(biāo)準(zhǔn)。三、配套表單模板表1：辦公物資申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)日期申領(lǐng)人聯(lián)系方式物資名稱規(guī)格型號(hào)單位申領(lǐng)數(shù)量部門負(fù)責(zé)人簽字日期行政部審核日期表2：辦公物資發(fā)放登記表發(fā)放日期申領(lǐng)部門申領(lǐng)人物資名稱規(guī)格型號(hào)單位發(fā)放數(shù)量經(jīng)手人表3：辦公物資庫(kù)存臺(tái)賬日期物資名稱規(guī)格型號(hào)單位期初庫(kù)存入庫(kù)數(shù)量出庫(kù)數(shù)量結(jié)存數(shù)量經(jīng)手人四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)預(yù)算控制：申領(lǐng)物資需符合部門年度預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，超預(yù)算申領(lǐng)需提前向行政部提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。優(yōu)先使用庫(kù)存：行政部需優(yōu)先發(fā)放現(xiàn)有庫(kù)存物資，避免重復(fù)采購(gòu)造成積壓。信息準(zhǔn)確性：申領(lǐng)人需保證物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息準(zhǔn)確，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致發(fā)放延誤或物資錯(cuò)領(lǐng)。發(fā)放及時(shí)性：常規(guī)物資申領(lǐng)需在1個(gè)工作日內(nèi)完成發(fā)放；臨時(shí)緊急物資（如會(huì)議物料需在24小時(shí)內(nèi)使用）需標(biāo)注“緊急”，行政部?jī)?yōu)先處理。合規(guī)使用：辦公物資僅限辦公使用，嚴(yán)禁挪為私用或違規(guī)外借，違者按公司相關(guān)規(guī)定處理。環(huán)保節(jié)約：倡導(dǎo)節(jié)約使用物