行政文件歸檔與管理制度執(zhí)行手冊前言為規(guī)范公司行政文件從形成到歸檔的全流程管理，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高行政工作效率，依據(jù)《_________檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，特制定本執(zhí)行手冊。本手冊旨在明確各部門在文件歸檔中的職責(zé)分工，統(tǒng)一操作標(biāo)準(zhǔn)，為公司各項(xiàng)工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)的文件支持。一、適用范圍本手冊適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有行政文件的管理，包括但不限于：公司紅頭文件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、請示報(bào)告、規(guī)章制度、合同協(xié)議、人事檔案、資質(zhì)證書、外來函件等具有保存價(jià)值的紙質(zhì)及電子文件。文件形成部門（如綜合管理部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等）均需嚴(yán)格按照本手冊執(zhí)行。二、管理職責(zé)分工（一）綜合管理部（檔案管理部門）負(fù)責(zé)制定和完善公司行政文件歸檔管理制度，并對各部門執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；負(fù)責(zé)接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用公司行政檔案；定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升各部門文件管理人員的專業(yè)能力；對到期檔案進(jìn)行鑒定，按規(guī)定程序組織銷毀或延長保管期限。（二）文件形成部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、預(yù)立卷，保證文件內(nèi)容真實(shí)、完整、規(guī)范；在文件辦理完畢后10個工作日內(nèi)，向綜合管理部辦理歸檔手續(xù)；配合綜合管理部做好檔案的移交、借閱及利用工作。（三）檔案管理員具體負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括接收、分類、編目、上架、保管等；建立檔案臺賬，定期對檔案數(shù)量、保管狀況進(jìn)行核對；為檔案利用者提供查詢、復(fù)制等服務(wù)，并做好登記工作。三、歸檔分類與保管期限（一）分類標(biāo)準(zhǔn)行政文件采用“年度—問題—保管期限”三級分類法：年度：以文件形成年度作為第一級分類，如“2023年度”；問題：按文件內(nèi)容屬性分為綜合類、人事類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、基建類、聲像類等（各部門可根據(jù)實(shí)際工作調(diào)整子類）；保管期限：分為永久、長期（10-30年）、短期（1-5年）三類（具體期限參照《文書檔案保管期限表》執(zhí)行）。（二）保管期限劃分原則永久：公司章程、年度工作總結(jié)、發(fā)展規(guī)劃、重要會議紀(jì)要、資產(chǎn)權(quán)屬文件、重大合同協(xié)議等；長期：規(guī)章制度、部門工作計(jì)劃、人事任免文件、財(cái)務(wù)憑證（明細(xì)賬）、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等；短期：日常通知、會議材料、臨時(shí)性請示報(bào)告、一般業(yè)務(wù)函件等。四、歸檔操作流程（一）文件收集收集范圍：文件形成部門需在文件辦理過程中同步收集與文件內(nèi)容相關(guān)的正件、附件、審批單、定稿稿、電子版文件等全套材料，保證文件齊全。收集要求：紙質(zhì)文件需為原件（如無原件，需注明“復(fù)印件”并加蓋部門公章）；電子文件需為通用格式（如PDF、DOC、XLS等），并附有文件名、形成日期、形成部門等元數(shù)據(jù)；外來文件（如上級單位來文、合作單位函件）需注明收文日期及來文單位。（二）分類整理分類組卷：按年度將文件分開，同一年度內(nèi)按“問題”類別組卷（如“2023年度—綜合類—永久”）；組卷時(shí)遵循“一事一卷”原則，同一事項(xiàng)的文件（如某項(xiàng)目的請示、批復(fù)、合同）需合并為一卷；文件排序：正件在前、附件在后，批復(fù)在前、請示在后，定稿在前、修改稿在后。編頁號：紙質(zhì)文件需用鉛筆在右上角編寫頁號（單文件頁號從“1”開始，跨文件連續(xù)編號），空白頁不編號。（三）價(jià)值鑒定與裝訂價(jià)值鑒定：文件形成部門負(fù)責(zé)人*對本部門文件進(jìn)行初步鑒定，確定保管期限，填寫《文件價(jià)值鑒定表》。裝訂要求：采用線裝或膠裝方式，保證文件牢固、平整；裝訂時(shí)去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，文件過大時(shí)需折疊為統(tǒng)一規(guī)格（A4或16開）；每卷文件加裝檔案卷皮，卷皮上注明題名、年度、部門、保管期限、件數(shù)、歸檔人等信息。（四）編目與移交編目：檔案管理員*對移交的檔案進(jìn)行編目，編制《歸檔文件目錄》，內(nèi)容包括：檔號、題名、文號、年度、保管期限、頁數(shù)、歸檔日期、備注等（詳見附表一）。移交：文件形成部門填寫《檔案移交清單》（一式兩份），與檔案一同移交至綜合管理部；雙方核對無誤后，在移交清單上簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份備查；電子檔案需通過公司內(nèi)部系統(tǒng)或?qū)Ｓ么鎯橘|(zhì)移交，并提交《電子檔案移交登記表》（詳見附表二）。（五）入庫保管入庫登記：檔案管理員*接收檔案后，及時(shí)在《檔案總臺賬》中登記，按分類順序上架存放，并在檔案柜標(biāo)簽標(biāo)注類別信息；存放要求：檔案庫房需保持通風(fēng)、干燥、避光，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；檔案柜排列整齊，間距不小于80cm，便于通風(fēng)和查閱；聲像檔案（如照片、錄音錄像）需單獨(dú)存放，并配備專用存儲設(shè)備，定期檢查存儲介質(zhì)狀態(tài)。五、文件借閱與利用（一）借閱流程申請：因工作需要借閱檔案的員工，需填寫《檔案借閱申請表》（詳見附表三），注明借閱人信息、部門、檔案名稱、檔號、借閱原因、歸還日期等；審批：普通檔案由部門負(fù)責(zé)人*審批；涉密或重要檔案（如永久保管合同、財(cái)務(wù)憑證）需由分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；登記與借出：檔案管理員*審批通過后，在《檔案借閱登記簿》中登記，核對檔案無誤后借出，并告知借閱人借閱期限及注意事項(xiàng)；歸還：借閱人需在借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理員*檢查檔案完整性后，在《檔案借閱登記簿》中標(biāo)注歸還日期。（二）利用要求借閱檔案原則上不得帶出檔案室，確需帶出的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)，并妥善保管，防止遺失、損壞；查閱涉密檔案需在指定區(qū)域進(jìn)行，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄涉密內(nèi)容；復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理員*同意，并在《檔案復(fù)制登記表》中登記，復(fù)制件需加蓋“檔案證明章”方為有效。六、檔案保管與維護(hù)（一）日常保管檔案管理員*每日檢查庫房溫濕度，做好記錄，發(fā)覺異常及時(shí)采取措施；定期（每季度）對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對臺賬與實(shí)物是否一致，防止蟲蛀、霉變、鼠害等問題；對破損檔案及時(shí)修復(fù)，如采用裱糊、復(fù)印等方式，延長檔案壽命。（二）電子檔案管理電子檔案需定期（每半年）進(jìn)行備份，備份介質(zhì)（如移動硬盤、云存儲）需異地存放；定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和格式轉(zhuǎn)換，保證文件可讀性；電子檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可操作，防止數(shù)據(jù)泄露或篡改。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究綜合管理部每半年組織一次檔案管理檢查，重點(diǎn)檢查各部門文件歸檔及時(shí)性、完整性、規(guī)范性，檢查結(jié)果納入部門績效考核；對未按規(guī)定歸檔、遺失檔案或擅自銷毀檔案的部門或個人，視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評或紀(jì)律處分；造成公司損失的，依法追究責(zé)任。八、附表附表一：歸檔文件目錄檔號題名文號年度保管期限頁數(shù)歸檔日期備注2023-ZH-001公司2023年度工作總結(jié)X辦發(fā)〔2023〕1號2023永久252024-01-052023-RS-0022023年員工花名冊X人〔2023〕5號2023長期402024-01-10附表二：電子檔案移交登記表序號文件名稱文件格式大?。∕B）形成日期移交日期移交人接收人備注12023年度預(yù)算方案PDF2.52022-12-202023-01-08張*李*含附件附表三：檔案借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式檔案名稱檔號借閱原因歸還日期部門負(fù)責(zé)人簽字王*業(yè)務(wù)部項(xiàng)目合同