企業(yè)合同管理制度及模板庫一、總則（一）目的與依據為規(guī)范企業(yè)合同管理，防范合同風險，保障企業(yè)合法權益，依據《_________民法典》《_________公司法》等法律法規(guī)，結合企業(yè)實際運營需求，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機構、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）在經營管理活動中合同的起草、審核、簽署、履行、變更、解除、歸檔等全流程管理。涵蓋采購、銷售、服務、合作、租賃、借款等各類經濟合同。二、管理職責與分工（一）業(yè)務部門負責根據業(yè)務需求提出合同立項申請，明確合同標的、數量、價格、履行期限等核心要素；牽頭起草合同初稿，收集對方當事人主體資格、履約能力等相關材料；負責合同履行過程中的溝通協(xié)調，跟蹤履約進展，及時上報履行異常情況；參與合同變更、解除的協(xié)商及后續(xù)處理。（二）法務部門負責制定、修訂合同管理制度及模板庫；對合同文本進行合法性、合規(guī)性、完整性審核，重點關注條款設置、權利義務、違約責任等；參與重大合同的談判，提供法律支持；指導業(yè)務部門處理合同糾紛，協(xié)助制定應對方案。（三）財務部門審核合同中的價款、支付方式、稅費承擔等財務條款是否符合企業(yè)財務制度；按合同約定辦理款項支付、發(fā)票開具等手續(xù)；對合同履行中的資金流向進行監(jiān)控，防范財務風險。（四）檔案管理部門負責合同正本、副本及相關附件的統(tǒng)一歸檔、保管、查閱；建立合同檔案臺賬，保證檔案資料完整、安全、可追溯。三、合同全流程管理規(guī)范（一）合同立項與起草立項申請：業(yè)務部門根據業(yè)務計劃，填寫《合同立項審批表》，明確合同目的、對方當事人、核心條款等，經部門負責人簽字后報分管領導審批。材料收集：業(yè)務部門需收集對方當事人的營業(yè)執(zhí)照、資質證書、授權委托書（如需）、履約業(yè)績（如合作項目）等證明材料，保證對方主體資格合法有效。起草初稿：業(yè)務部門根據模板庫中的標準合同模板，結合具體業(yè)務需求起草合同初稿，保證條款清晰、無歧義，明確雙方權利義務、違約責任、爭議解決方式等核心內容。（二）合同審核部門初審：業(yè)務部門負責人對合同初稿進行審核，重點核對業(yè)務需求與合同條款的一致性，保證內容真實、準確。法務審核：法務部門對合同進行合法性、合規(guī)性審核，包括：合同主體是否具備相應民事行為能力；合同內容是否違反法律法規(guī)、公序良俗；條款是否完整（如標的、數量、質量、價款、履行期限、地點、方式、違約責任、爭議解決等）；權利義務是否對等，是否存在單方面加重企業(yè)責任的條款。法務部門需在2個工作日內出具審核意見，對需修改的條款應明確說明修改理由。財務審核：財務部門對合同中的財務條款（如付款條件、結算方式、稅費承擔、開票信息等）進行審核，保證符合企業(yè)財務管理制度。領導審批：根據合同金額及重要性，由分管領導、總經理或董事會履行最終審批程序（具體審批權限另行制定）。（三）合同簽署文本定稿：審核通過后，業(yè)務部門根據各方意見修改定稿，保證合同文本與審核意見一致，避免涂改（如有修改需各方蓋章確認）。用印申請：業(yè)務部門填寫《合同用印申請表》，附已審核通過的合同文本、審批材料，經法務部門及分管領導簽字后，到指定印章管理部門用印。簽署生效：合同由法定代表人或其授權代表簽字并加蓋企業(yè)公章或合同專用章；對方當事人需簽字蓋章并保證其印章與名稱一致。合同簽署一式多份，各方各執(zhí)一份，企業(yè)至少留存正本一份。（四）合同履行履行跟蹤：業(yè)務部門為合同履行第一責任人，需建立《合同履行臺賬》，定期記錄履行進度（如交付時間、驗收情況、付款節(jié)點等），保證按約履行。異常處理：履行過程中出現對方違約（如延遲交付、質量不合格）或不可抗力（如自然災害、政策變化）導致無法履行時，業(yè)務部門應立即收集證據（如驗收報告、溝通記錄），書面報告分管領導及法務部門，及時采取協(xié)商變更、解除合同或追究違約責任等措施。驗收確認：涉及標的物交付或服務完成的，業(yè)務部門需按合同約定組織驗收，出具書面驗收報告，由雙方簽字蓋章確認。（五）合同變更與解除變更流程：合同履行需變更的，由業(yè)務部門提出變更申請，說明變更原因、內容及影響，經雙方協(xié)商一致后簽訂《合同變更協(xié)議》，并履行原合同審批流程。解除流程：符合法定或約定解除條件的，由業(yè)務部門提出解除申請，收集解除依據（如對方違約證明、協(xié)商記錄），經審批后簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除后的權利義務（如已履行部分的結算、賠償等）。（六）合同歸檔歸檔范圍：合同正本、副本、審批材料、變更/解除協(xié)議、履行過程中的往來函件、驗收報告、結算憑證等所有相關資料。歸檔時限：合同簽署后10個工作日內，業(yè)務部門將完整資料移交檔案管理部門。歸檔要求：檔案管理部門對資料進行分類、編號、登記，建立電子臺賬，保證檔案安全、便于查閱。查閱合同需經部門負責人及檔案管理部門負責人批準。四、合同模板庫建設與應用（一）模板制定與更新模板制定：法務部門根據企業(yè)業(yè)務類型，結合法律法規(guī)及行業(yè)慣例，制定標準合同模板（如采購合同、銷售合同、服務合同、保密協(xié)議、借款合同等），明確模板條款的通用性和可調整性。模板更新：法律法規(guī)修訂、業(yè)務模式變化或模板使用中發(fā)覺問題時，法務部門應及時組織更新模板，經分管領導審批后發(fā)布。（二）模板使用規(guī)范優(yōu)先選用：業(yè)務部門起草合同時應優(yōu)先從模板庫中選用對應類型的標準模板，不得隨意更改核心條款（如違約責任、爭議解決方式等）。補充說明：如業(yè)務需求特殊需對模板條款進行調整，需在《合同立項審批表》中說明調整理由，經法務部門審核同意后方可使用。模板分類：模板庫按合同類型（如買賣、服務、合作等）、風險等級（如一般、重大）分類管理，明確各模板的適用場景及使用說明。（三）常用合同模板示例1.采購合同模板合同編號：[年份]-[采購部門簡稱]-[序號]甲方（采購方）：[企業(yè)全稱]法定代表人/負責人：*經理地址：[企業(yè)注冊地址]聯系人：*先生/女士聯系方式：[企業(yè)統(tǒng)一客服電話]乙方（供應商）：[供應商全稱]法定代表人/負責人：*經理地址：[供應商注冊地址]聯系人：*先生/女士聯系方式：[供應商聯系方式]鑒于：甲方向乙方采購貨物/服務，雙方根據《_________民法典》及相關法律法規(guī)，平等協(xié)商一致，達成如下協(xié)議：第一條采購標的1.1貨物名稱/服務類型：[具體名稱，如“辦公電腦”“軟件開發(fā)服務”]1.2規(guī)格型號/服務標準：[詳細規(guī)格，如“CPU：i5，內存：16G，硬盤：512G固態(tài)硬盤”或“符合《服務規(guī)范》要求”]1.3數量/服務期限：[數量]單位/[服務期限]個月第二條質量要求與驗收2.1質量標準：[國家標準/行業(yè)標準/雙方約定標準，如“符合GB/T9813-2016國家標準”]2.2驗收方式：[甲方在收到貨物后X日內驗收，驗收合格簽署《驗收報告》；服務完成后X日內由甲方出具《服務確認書》]第三條價款與支付3.1合同總價（含稅）：人民幣[金額]元（大寫：[金額大寫]）3.2支付方式：[分期支付/一次性支付，如“簽約后X日內支付30%，驗收合格后支付65%，質保期滿后支付5%”]3.3發(fā)票：乙方在收款前X日內向甲方開具[增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票]第四條履行期限與地點4.1交付/服務開始時間：[年月日前]4.2履行地點：[甲方指定地點，如“北京市區(qū)路號倉庫”]第五條違約責任5.1乙方逾期交付/提供服務的，每逾期一日，按合同總價的0.05%向甲方支付違約金，逾期超過X日的，甲方有權解除合同。5.2貨物/服務不符合質量標準的，乙方應在甲方要求的期限內更換或整改，否則甲方有權拒收并要求乙方賠償損失。第六條爭議解決本合同履行過程中發(fā)生的爭議，由雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交[甲方所在地/合同簽訂地]人民法院訴訟解決。第七條其他7.1本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。7.2本合同一式X份，甲乙雙方各執(zhí)X份，具有同等法律效力。甲方（蓋章）：[企業(yè)公章]法定代表人/授權代表（簽字）：*經理日期：年月日乙方（蓋章）：[供應商公章]法定代表人/授權代表（簽字）：*經理日期：年月日2.保密協(xié)議模板保密協(xié)議甲方：[企業(yè)全稱]乙方：[保密義務人姓名/單位全稱]鑒于：乙方因[合作/雇傭/業(yè)務往來]等關系，可能接觸或知悉甲方的商業(yè)秘密，雙方就保密事宜達成如下協(xié)議：第一條保密信息范圍1.1技術信息：包括技術方案、設計圖紙、實驗數據、技術訣竅等；1.2經營信息：包括客戶名單、營銷策略、采購價格、財務數據、經營計劃等；1.3其他甲方明確標注“保密”的信息。第二條保密義務2.1乙方對保密信息負有保密義務，未經甲方書面同意，不得向任何第三方披露、轉讓、許可使用或用于本協(xié)議約定以外的目的。2.2乙方應采取合理措施（如加密、限制訪問權限等）保證保密信息安全，防止泄露。第三條保密期限3.1保密期限為本協(xié)議生效之日起至[公開/合作終止/勞動關系解除后X年]。第四條違約責任乙方違反本協(xié)議約定的，應向甲方支付違約金人民幣[金額]元，違約金不足以彌補甲方損失的，甲方有權要求乙方賠償實際損失。第五條爭議解決因本協(xié)議引起的爭議，提交[甲方所在地]人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：[企業(yè)公章]法定代表人/授權代表（簽字）：*經理日期：年月日乙方（簽字/蓋章）：*日期：年月日五、監(jiān)督與責任追究（一）監(jiān)督檢查企業(yè)紀檢監(jiān)察部門、法務部門定期對合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查：合同審批流程是否規(guī)范；合同履行是否按約定進行；合同檔案是否完整；模板使用是否符合要求。（二）責任追究未按規(guī)定流程簽訂合同、審核不嚴導致企業(yè)損