合同管理工具模板合法性與規(guī)范性雙重保障版一、適用場景與對象本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會團體等組織（以下簡稱“單位”）在合同全生命周期管理中的規(guī)范化操作，涵蓋合同起草、審核、簽署、履行、變更、解除及歸檔等環(huán)節(jié)。特別適合法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及行政部門協(xié)同使用，旨在通過標準化流程降低合同法律風險，保證合同內(nèi)容合法、形式規(guī)范、履行可控，適用于買賣、服務(wù)、租賃、合作等各類民商事合同管理場景。二、標準化操作流程（一）合同需求發(fā)起與起草需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求審批單》，明確合作方基本信息、合同標的、數(shù)量、價款、履行期限、核心訴求等，部門負責人簽字確認后提交至法務(wù)部門。合同起草：業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門根據(jù)需求審批單內(nèi)容起草合同文本，需包含以下核心要素：簽約主體信息、合同標的、權(quán)利義務(wù)條款、價款及支付方式、履行期限與地點、違約責任、爭議解決方式、生效條件等。合同內(nèi)容應(yīng)符合《民法典》等法律法規(guī)要求，不得違反公序良俗或單位內(nèi)部制度。（二）合同審核與修訂部門初審：業(yè)務(wù)部門負責人對合同的業(yè)務(wù)可行性、條款完整性進行審核，重點關(guān)注標的描述是否清晰、權(quán)利義務(wù)是否對等、履行風險是否可控。法務(wù)復(fù)審：法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性、規(guī)范性進行重點審核，包括：簽約主體資格（核實營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等，避免超越經(jīng)營范圍或無權(quán)代理）；條款合法性（排除格式條款無效情形，違約責任不得顯失公平）；法律風險點（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、不可抗力等條款是否明確）。修訂反饋：審核通過后，法務(wù)部門出具《合同審核意見書》；若需修改，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修訂后重新提交審核，直至審核通過。（三）合同簽署與用印審批簽署：審核通過的合同按單位內(nèi)部審批流程報請相關(guān)負責人（如分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理）簽署，明確簽署權(quán)限（如法定代表人簽字或授權(quán)代表簽字+用?。Ｓ糜」芾恚汉贤炇鸷?，由行政部門根據(jù)審批流程加蓋單位公章或合同專用章，嚴格執(zhí)行“審批-登記-用印”流程，用印登記表需記錄合同編號、用印日期、用印人、份數(shù)等信息。（四）合同履行與跟蹤履行交底：業(yè)務(wù)部門向履行部門（如采購部、項目部）移交合同文本，明確履行節(jié)點、驗收標準、付款條件等，填寫《合同履行交底記錄表》。過程跟蹤：履行部門按合同約定跟蹤進展，定期記錄履行情況（如交付進度、質(zhì)量驗收、付款憑證等），對可能出現(xiàn)的延遲、違約等風險及時上報，并采取應(yīng)對措施。（五）合同變更、解除與終止變更流程：需變更合同時由雙方協(xié)商一致簽訂《合同變更協(xié)議》，參照原合同審核流程履行審批手續(xù)，明確變更內(nèi)容、生效時間及影響。解除/終止：合同解除或終止時，需書面通知對方，確認解除/終止條件是否成就，辦理相關(guān)交接手續(xù)（如退還款項、返還物品），并留存書面協(xié)議及履行證明。（六）合同歸檔與保管整理歸檔：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同文本（含附件、審批文件、履行記錄等）整理成冊，標注合同編號及歸檔日期，移交至檔案管理部門。保管期限：合同保管期限按單位檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不少于合同履行完畢后5年；涉及重大權(quán)益、爭議解決的合同，應(yīng)永久保存。三、核心管理模板表格（一）合同基本信息登記表合同編號合同名稱簽約主體（甲方/乙方）合同類型合同金額（元）簽訂日期履行期限業(yè)務(wù)負責人法務(wù)審核人備注填寫說明：合同編號規(guī)則為單位簡稱-年份-合同類型流水號（如“集團-2024-購字001號”）；合同類型分為買賣、服務(wù)、租賃、合作等。（二）合同履行跟蹤表合同編號履行階段時間節(jié)點計劃內(nèi)容實際完成情況責任人存在問題處理措施完成時間填寫說明：履行階段分為“準備階段”“執(zhí)行階段”“驗收階段”“付款階段”；問題及處理措施需實時更新，保證風險閉環(huán)。（三）合同變更/解除記錄表原合同編號變更/解除事由協(xié)議編號生效日期變更/解除內(nèi)容摘要審批人雙方確認方式（簽字/蓋章）歸檔附件填寫說明：變更/解除事由需明確法律依據(jù)（如“雙方協(xié)商一致”“因不可抗力導(dǎo)致合同目的無法實現(xiàn)”）；歸檔附件包括變更協(xié)議、解除通知、履行證明等。（四）合同審核意見書合同名稱合同編號起草部門審核環(huán)節(jié)審核意見部門初審法務(wù)復(fù)審領(lǐng)導(dǎo)審批審核意見內(nèi)容示例：部門初審：“標的描述需補充技術(shù)參數(shù)，避免履行爭議?！狈▌?wù)復(fù)審：“第5條違約責任顯失公平，建議調(diào)整為‘按日萬分之五支付違約金’?！彼?、合規(guī)保障與風險提示（一）合法性核心要求主體資格審查：簽約前必須核實對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時），保證簽約主體有權(quán)簽訂合同，避免因無權(quán)代理導(dǎo)致合同無效。條款合法性：合同內(nèi)容不得違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定，不得損害社會公共利益或第三方權(quán)益；格式條款需提示對方注意免除或限制己方責任的條款，并按對方要求予以說明。意思表示真實：合同簽訂需基于雙方真實意愿，不得存在欺詐、脅迫等情形，避免因意思表示不真實導(dǎo)致合同可撤銷。（二）規(guī)范性管理要點審批流程不可逆：合同審核、簽署需嚴格按照內(nèi)部審批流程執(zhí)行，不得簡化或倒序操作；涉及重大金額（如超過單位年度預(yù)算10%）或重要業(yè)務(wù)的合同，需提交決策機構(gòu)（如董事會、總經(jīng)理辦公會）審議。檔案管理標準化：合同文本及履行資料需統(tǒng)一編號、集中存放，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，保證查閱便捷、可追溯；檔案借閱需經(jīng)相關(guān)負責人審批，并記錄借閱人、借閱時間及歸還情況。風險預(yù)警機制：建立合同履行風險預(yù)警清單，對臨近履行期限、存在違約可能的合同，提前15天向業(yè)務(wù)部門發(fā)出《風險提示函》，督促采取應(yīng)對措施。（三）禁止性規(guī)定嚴禁簽訂“陰陽合同”“虛假合同”或為規(guī)避法律簽訂“名為實為”的合同（如名為買賣實為借貸）。嚴禁未經(jīng)審核擅自簽署合同或用