企業(yè)行政管理文書歸檔整理規(guī)范一、適用范圍與核心場景本規(guī)范適用于企業(yè)各類行政管理文書的系統(tǒng)性歸檔管理，涵蓋總部及各分支機構(gòu)的日常行政工作中形成的具有保存價值的紙質(zhì)及電子文書。具體場景包括：日常行政文書處理：如通知、通報、請示、報告、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等；專項事務(wù)文書管理：如合同協(xié)議、制度文件、調(diào)研報告、項目資料、審計材料等；人事行政文書歸檔：如員工入職離職材料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件、薪酬福利資料等；檔案室常規(guī)工作：新年度文書歸檔、歷史檔案整理、檔案借閱與利用、到期檔案鑒定銷毀等。二、文書歸檔整理全流程操作指南（一）文書收集：保證“應(yīng)歸盡歸、不遺不漏”操作步驟：明確收集范圍：根據(jù)《企業(yè)文書歸檔范圍和檔案保管期限表》，重點收集以下文書：反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的文書（如年度工作報告、董事會決議）；在工作查考、經(jīng)驗總結(jié)、法律維權(quán)等方面具有利用價值的文書（如合同糾紛處理材料、重要會議紀要）；上級單位頒發(fā)的需要企業(yè)執(zhí)行的文件（如政策法規(guī)、通知要求）；下級單位報送的重要報告、總結(jié)（如分支機構(gòu)年度經(jīng)營計劃）。指定收集責任：各部門設(shè)兼職檔案員，負責本部門形成文書的初步收集；行政部檔案管理員每月末對各部門收集情況進行督查，保證文書按時移交。規(guī)范交接手續(xù)：移交時填寫《文書移交清單》（見模板一），由交接雙方簽字確認，行政部留存?zhèn)洳?。（二）文書分類：建立“邏輯清晰、層級分明”的分類體系操作步驟：確定分類標準：采用“年度-機構(gòu)-問題”三級分類法，兼顧部門職能與文書內(nèi)容：一級分類（年度）：按文書形成年度劃分，如“2023年度”“2024年度”；二級分類（機構(gòu)）：按文書形成部門劃分，如“行政部”“財務(wù)部”“人力資源部”；三級分類（問題）：按文書內(nèi)容主題劃分，如“行政類-會議管理”“財務(wù)類-合同協(xié)議”“人力資源類-員工培訓(xùn)”。特殊文書處理：跨年度形成的文書（如項目周期跨越兩年的調(diào)研報告），歸入辦結(jié)年度；涉及多個部門的聯(lián)合發(fā)文，歸入主辦部門年度。分類結(jié)果備案：分類方案需經(jīng)行政部負責人審核，年度分類目錄于次年1月底前更新并公示，保證各部門分類標準統(tǒng)一。（三）文書整理：實現(xiàn)“規(guī)范有序、要素齊全”操作步驟：文書排序：按文書形成時間順序或邏輯關(guān)系排列，如“請示-批復(fù)”“通知-反饋報告”需合并排序；同一事由的文書按“重要程度-時間”排序。檢查與修補：檢查文書完整性，如缺頁、漏簽需及時補辦（無法補辦的由部門負責人出具說明并蓋章）；去除金屬夾子、回形針等易銹蝕裝訂物，用長尾夾臨時固定；破損文書需進行修補（如粘貼、托裱）。頁碼編制：用鉛筆在文書右上角編寫頁碼（雙面印刷的需編寫正反頁碼），空白頁不編頁碼；卷內(nèi)目錄、備考表等前置材料單獨編頁碼。填寫卷內(nèi)目錄：按《文書卷內(nèi)目錄》（見模板二）逐項填寫，內(nèi)容包括：序號、文書標題、形成日期、頁數(shù)、保管期限、備注（如“復(fù)印件”“原件”）。（四）文書編號與裝訂：保證“標識唯一、規(guī)范統(tǒng)一”操作步驟：編制檔號：采用“年度-機構(gòu)代碼-問題代碼-流水號”格式，示例：“2024-XZ-01-005”表示2024年行政部（XZ）會議管理類（01）第5份文書；機構(gòu)代碼由行政部統(tǒng)一制定（如“財務(wù)部”為“CW”，“人力資源部”為“HR”）。填寫檔號章：在文書首頁右上角加蓋“檔號章”，內(nèi)容包含檔號、機構(gòu)名稱、年度；電子文書需在文件名中體現(xiàn)檔號（如“2024-XZ-01-005_2024年度行政部工作會議紀要.docx”）。規(guī)范裝訂：紙質(zhì)文書采用左側(cè)裝訂，使用無酸檔案夾或線裝，厚度不超過2cm；裝訂前檢查頁碼順序，保證無倒頁、漏頁；裝訂后封面粘貼《檔案標簽》（含檔號、標題、年度、部門）。（五）檔案入庫與登記：做到“賬物相符、定位存放”操作步驟：入庫登記：填寫《檔案入庫登記表》（見模板三），登記內(nèi)容包括：檔號、檔案名稱、形成部門、入庫日期、保管期限、存放位置（如“A區(qū)-3層-2號柜-5層架”）。物理存放：按年度-機構(gòu)順序排列檔案柜，同一機構(gòu)檔案按問題代碼集中存放；柜面張貼《檔案存放索引表》，標注柜內(nèi)檔案范圍及對應(yīng)位置。電子檔案同步：紙質(zhì)文書掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI），與紙質(zhì)檔案同步歸檔，存儲于企業(yè)服務(wù)器指定文件夾，文件夾結(jié)構(gòu)參照紙質(zhì)檔案分類體系。（六）檔案借閱與利用：嚴格“審批規(guī)范、全程留痕”操作步驟：借閱申請：員工借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》（見模板四），注明借閱人信息、檔案名稱、檔號、借閱用途、歸還期限；部門負責人簽字后報行政部審批。借閱審批：普通檔案由行政部負責人審批；涉密檔案（如未公開合同、高管薪酬材料）需經(jīng)分管副總經(jīng)理審批；外部單位借閱需持單位介紹信，經(jīng)行政部負責人及分管副總審批。借閱與歸還：檔案管理員核對申請表與檔案信息，確認無誤后辦理借閱，填寫《檔案借閱登記表》（見模板五）；借閱期限一般不超過7個工作日，到期需續(xù)借的需重新申請；歸還時檢查檔案完整性，確認無誤后簽字確認。（七）檔案鑒定與銷毀：執(zhí)行“標準嚴格、程序合規(guī)”操作步驟：鑒定周期：每3年由行政部牽頭，組織法務(wù)部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對到期檔案進行鑒定。鑒定標準：依據(jù)《企業(yè)檔案保管期限表》，對無保存價值的檔案予以銷毀，仍有保存價值的需重新劃定保管期限。銷毀程序：填寫《檔案銷毀審批表》（見模板六），列明銷毀檔案清單、數(shù)量、鑒定意見；經(jīng)分管副總經(jīng)理審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復(fù)；銷毀后填寫《檔案銷毀記錄表》，監(jiān)銷人簽字存檔。三、實用工具模板模板一：文書移交清單序號文書名稱形成部門形成日期份數(shù)頁數(shù)移交人接收人備注12024年度行政工作計劃行政部2024-01-0518張*李*原件2關(guān)于舉辦員工培訓(xùn)的通知人力資源部2024-01-1025王*李*復(fù)印件………………備注：一式兩份，移交部門與行政部各留存一份。模板二：文書卷內(nèi)目錄序號文書標題形成日期頁數(shù)保管期限備注（原件/復(fù)印件）12024年第一次董事會決議2024-01-15630年原件2董事會會議紀要（2024年1月）2024-01-201030年原件3關(guān)于審議2024年度預(yù)算的議案2024-01-181230年原件………………模板三：檔案入庫登記表檔號檔案名稱形成部門形成年度保管期限入庫日期存放位置經(jīng)辦人2024-XZ-01-0012024年度行政部工作會議紀要行政部202410年2024-12-30A區(qū)-3層-2號柜-5層架李*2024-CW-02-0032024年度采購合同匯總財務(wù)部202415年2024-12-29A區(qū)-3層-3號柜-1層架王*…………模板四：檔案借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期趙*市場部1382024-03-01檔案信息檔案名稱檔號保管期限2023年度市場調(diào)研報告2023-SC-03-00710年歸還期限年月日部門負責人意見簽字：年月日行政部審批意見簽字：年月日模板五：檔案借閱登記表借閱日期借閱人部門檔案名稱檔號借閱用途歸還日期經(jīng)辦人備注2024-03-01趙*市場部2023年度市場調(diào)研報告2023-SC-03-007方案撰寫2024-03-08李*正常歸還………………模板六：檔案銷毀審批表銷毀檔案清單檔號檔案名稱數(shù)量（份）保管期限鑒定意見2018年度行政工作總結(jié)2018-XZ-01-0152018年度行政工作總結(jié)110年保管期限已到，無保存價值………………監(jiān)銷人審批意見分管副總簽字：年月日行政部負責人簽字：年月日備注已于2024年03月10日監(jiān)銷銷毀，檔案信息已徹底清除四、執(zhí)行要點與常見問題規(guī)避（一）文書完整性把控風險點：部分文書（如會議紀要）缺少簽字確認或附件，影響檔案法律效力；規(guī)避措施：文書形成后需經(jīng)部門負責人審核簽字，涉及附件的需在中注明“附件見”，并在歸檔時一并整理。（二）分類編號唯一性風險點：同一文書因分類標準不統(tǒng)一導(dǎo)致重復(fù)編號或漏編；規(guī)避措施：年度分類方案發(fā)布后，各部門需嚴格執(zhí)行，檔案管理員對編號進行復(fù)核，保證檔號唯一且連續(xù)。（三）保密文書管理風險點：涉密檔案（如未公開合同、人事任免文件）與非涉密檔案混放，存在信息泄露風險；規(guī)避措施：涉密檔案單獨存放，柜門加鎖，借閱需經(jīng)分管副總審批，電子涉密檔案加密存儲并訪問權(quán)限控制。（四）電子檔案同步管理風險點：電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容不一致，或因存儲設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；規(guī)避措施：電子文書掃描后需與原件核對，定期（每季度）對電子檔案進行備份，異地存儲備份文件。（五）交接與借閱責任追溯風險點：檔案移交或借閱時未履行交接手續(xù)，導(dǎo)致檔案丟失或損壞無法追責；規(guī)避措施：嚴格執(zhí)行《文書移交清單》《檔案借閱登記表》簽字制度，檔案管理員定期對在借檔案進行催收，保證檔案