采購與供應(yīng)商管理工具手冊一、手冊說明與適用范圍本手冊旨在規(guī)范企業(yè)采購活動全流程及供應(yīng)商管理核心環(huán)節(jié)，通過標準化工具與操作指引，提升采購效率、控制運營成本、保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定性。適用于企業(yè)采購部門、需求部門、財務(wù)部門及相關(guān)管理人員，涵蓋供應(yīng)商引入、評估、合作及采購執(zhí)行、驗收、付款等關(guān)鍵場景，助力企業(yè)實現(xiàn)采購管理的精細化與合規(guī)化。二、供應(yīng)商全生命周期管理操作步驟（一）供應(yīng)商引入與初選需求發(fā)起采購部門根據(jù)年度采購計劃或新增需求（如新品開發(fā)、產(chǎn)能擴張等），明確采購品類、技術(shù)標準、預(yù)估數(shù)量及交付周期。需求部門提交《采購需求申請單》，經(jīng)部門負責(zé)人*審批后傳遞至采購部門。供應(yīng)商尋源采購專員通過行業(yè)平臺、展會、定向推薦等方式收集潛在供應(yīng)商信息，建立《潛在供應(yīng)商名錄》。優(yōu)先選擇具備行業(yè)資質(zhì)認證、同類項目合作經(jīng)驗及良好市場口碑的供應(yīng)商，保證源頭合規(guī)。資質(zhì)審核向潛在供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商資質(zhì)調(diào)查表》，收集營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如ISO9001、ISO14001等）、生產(chǎn)許可證、過往合作案例等材料。采購部門聯(lián)合法務(wù)、質(zhì)量部門對資質(zhì)文件進行真實性核查，剔除不符合基本要求的供應(yīng)商。初步篩選組織評審小組（由采購、質(zhì)量、技術(shù)部門人員組成），根據(jù)資質(zhì)完整性、產(chǎn)能匹配度、價格區(qū)間等維度對供應(yīng)商進行打分，篩選出3-5家候選供應(yīng)商進入下一環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商評估與分級現(xiàn)場考察（可選）對候選供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、工藝流程、質(zhì)量控制體系、倉儲物流能力進行實地考察，形成《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》，重點關(guān)注產(chǎn)能穩(wěn)定性與品控能力。樣品測試要求供應(yīng)商提供樣品，由質(zhì)量部門依據(jù)技術(shù)標準進行檢測，出具《樣品測試報告》；涉及定制化產(chǎn)品的，需聯(lián)合需求部門進行小批量試用驗證。綜合評估定級評審小組從質(zhì)量（30%）、價格（25%）、交期（20%）、服務(wù)（15%）、財務(wù)狀況（10%）五個維度對供應(yīng)商進行綜合評分，評分標準90分及以上：戰(zhàn)略級供應(yīng)商（優(yōu)先合作，長期穩(wěn)定采購）80-89分：核心級供應(yīng)商（重點合作，保障核心品類供應(yīng)）70-79分：合格級供應(yīng)商（常規(guī)合作，定期復(fù)評）70分以下：淘汰級供應(yīng)商（終止合作）評估結(jié)果經(jīng)采購經(jīng)理*審批后，錄入《合格供應(yīng)商名錄》，并明確合作權(quán)限與范圍。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護與動態(tài)管理績效監(jiān)控采購部門按季度向需求部門、質(zhì)量部門收集供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)，包括：質(zhì)量指標：批次合格率、退貨率、客訴處理及時率；交付指標：準時交貨率、訂單滿足率；服務(wù)指標：響應(yīng)速度、問題解決效率、配合度。填寫《供應(yīng)商季度績效評估表》，評分低于75分的供應(yīng)商需發(fā)出《整改通知單》，限期30日內(nèi)提交改進計劃。定期復(fù)評每年對合格供應(yīng)商進行全面復(fù)評，更新評分結(jié)果并調(diào)整供應(yīng)商級別。戰(zhàn)略級供應(yīng)商每年至少開展一次戰(zhàn)略合作溝通，優(yōu)化合作模式；連續(xù)兩年績效不合格的供應(yīng)商從《合格供應(yīng)商名錄》中移除。合作終止與退出出現(xiàn)以下情況時，經(jīng)采購總監(jiān)*審批后可終止合作：提供虛假資質(zhì)或關(guān)鍵信息；連續(xù)三次績效評估不合格且未有效整改；違反合同約定（如質(zhì)量重大缺陷、惡意延遲交貨等）；企業(yè)經(jīng)營異常（如破產(chǎn)、停產(chǎn)等）。合作終止前30日，供應(yīng)商需完成未交付訂單處理、賬款結(jié)算及資料交接，填寫《供應(yīng)商退出確認單》。三、標準化采購流程執(zhí)行步驟（一）采購需求確認與計劃制定需求匯總與審核各部門每月25日前提交次月《采購需求計劃表》，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、到貨日期、預(yù)算金額等信息。采購部門核對需求合理性（如數(shù)量匹配度、預(yù)算符合性），與需求部門溝通確認后，匯總編制《月度采購計劃》，報采購經(jīng)理*審批。采購方式確定根據(jù)采購金額、物料特性選擇采購方式：公開招標：金額≥50萬元或涉及大宗原材料；邀請招標：金額20-50萬元，邀請3家以上合格供應(yīng)商；詢比價：金額5-20萬元，向至少3家供應(yīng)商詢價；單一來源：金額＜5萬元或獨家供應(yīng)物料，需填寫《單一來源采購審批表》說明理由。（二）供應(yīng)商選擇與訂單下達招標/詢比價執(zhí)行公開招標：通過指定平臺發(fā)布招標公告，組織開標、評標，確定中標供應(yīng)商并公示3個工作日。詢比價：向供應(yīng)商發(fā)出《詢價單》，要求在2個工作日內(nèi)提供報價，匯總《比價分析表》（含報價、交期、付款條件等），按審批權(quán)限報批后確定成交供應(yīng)商。合同簽訂采購專員與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確標的物信息、質(zhì)量標準、交付條款、驗收方式、付款條件、違約責(zé)任等關(guān)鍵內(nèi)容，合同需經(jīng)法務(wù)部門審核、采購總監(jiān)*簽字蓋章后生效。訂單下達根據(jù)合同信息錄入《采購訂單》（PO單），通過ERP系統(tǒng)發(fā)送至供應(yīng)商，同時抄送倉庫、質(zhì)量部門，作為后續(xù)收貨、驗收的依據(jù)。（三）訂單執(zhí)行與交付跟進生產(chǎn)進度跟蹤采購專員每周與供應(yīng)商確認訂單生產(chǎn)進度，要求供應(yīng)商提交《生產(chǎn)進度表》，對可能存在的延期風(fēng)險（如原料短缺、設(shè)備故障等）提前預(yù)警，協(xié)調(diào)解決方案。交付與初檢供應(yīng)商按訂單約定時間發(fā)貨后，提供《發(fā)貨清單》及物流單號；倉庫根據(jù)訂單信息核對到貨數(shù)量、外包裝完整性，完成初步檢驗（如數(shù)量清點、外觀檢查），填寫《到貨登記表》。（四）驗收與入庫質(zhì)量檢驗質(zhì)量部門依據(jù)《檢驗標準作業(yè)書》（SOP）對到貨物料進行全面檢驗或抽樣檢驗，出具《檢驗報告》：合格：在《檢驗報告》上蓋章確認，通知倉庫入庫；不合格：填寫《不合格品處理單》，啟動退貨、換貨或索賠流程，采購部門需在5個工作日內(nèi)協(xié)調(diào)供應(yīng)商處理。入庫與臺賬登記倉庫憑《檢驗報告》辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》（需采購員、倉管員、需求部門簽字確認），并在ERP系統(tǒng)中更新庫存信息；采購專員同步登記《采購臺賬》，記錄訂單號、物料名稱、數(shù)量、金額、供應(yīng)商、入庫日期等數(shù)據(jù)。（五）付款與結(jié)算對賬與單據(jù)審核供應(yīng)商每月25日前提交《對賬單》，采購部門核對《采購訂單》《入庫單》《檢驗報告》《發(fā)票（合規(guī)票據(jù)）》四單信息一致性，確認無誤后填寫《付款申請單》。審批與付款《付款申請單》按審批流程（采購專員→采購經(jīng)理→財務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理*）逐級報批，審批通過后由財務(wù)部門安排付款，付款方式需與合同約定一致（如電匯、承兌匯票等）。四、常用工具表單模板（一）供應(yīng)商信息表（模板）序號供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊資本成立時間主營品類聯(lián)系人聯(lián)系方式資質(zhì)證書（編號）合作期限1科技有限公司911101085000萬元2015年3月電子元器件張*ISO9001:2015（00）2023-2026（二）供應(yīng)商季度績效評估表（模板）供應(yīng)商名稱評估季度質(zhì)量得分（30%）交付得分（20%）服務(wù)得分（15%）價格得分（25%）財務(wù)得分（10%）總分級別調(diào)整建議改進要求電子2024-Q328（合格率98%）18（準時交貨率95%）14（響應(yīng)及時）23（低于市場價3%）9（資金穩(wěn)定）92保持戰(zhàn)略級無（三）采購申請單（模板）申請部門申請人申請日期需求日期物料名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途說明預(yù)算金額審批人（部門負責(zé)人）生產(chǎn)部李*2024-10-082024-10-15芯片ASTM32F103C8T6個1000產(chǎn)線使用8萬元王*（四）采購合同關(guān)鍵條款清單（模板）條款類型核心內(nèi)容備注標的物信息名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價與訂單一致質(zhì)量標準國標/行標/企標，檢驗方法及不合格處理方式附《技術(shù)協(xié)議》作為附件交付條款交貨地點、時間、運輸方式、費用承擔分批交付需明確批次及時間驗收條款驗收標準、流程、期限、異議提出方式到貨后5個工作日內(nèi)完成驗收付款條款付款比例（如預(yù)30%，到貨60%，質(zhì)保10%）、賬戶信息、票據(jù)類型質(zhì)保金期限12個月違約責(zé)任逾期交貨、質(zhì)量不達標、違約金計算方式最高不超過合同金額的10%五、關(guān)鍵風(fēng)險點與操作規(guī)范（一）合規(guī)性管理供應(yīng)商引入必須通過資質(zhì)審核，嚴禁與無資質(zhì)或資質(zhì)過期的供應(yīng)商合作；采購方式選擇需符合企業(yè)《采購管理制度》及金額標準，嚴禁化整為零規(guī)避招標；合同簽訂需經(jīng)法務(wù)部門審核，關(guān)鍵條款（如質(zhì)量、違約責(zé)任）不得模糊表述。（二）信息保密供應(yīng)商信息、采購價格、技術(shù)參數(shù)等敏感數(shù)據(jù)僅限相關(guān)人員知悉，嚴禁向無關(guān)第三方泄露；電子文檔需加密存儲，紙質(zhì)資料按涉密等級歸檔管理，廢棄文件需碎紙?zhí)幚?。（三）動態(tài)更新機制《合格供應(yīng)商名錄》每季度更新一次，新增或淘汰供應(yīng)商需經(jīng)采購經(jīng)理*審批；采購臺賬需實時更新，保證訂