數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案著錄規(guī)范2025-10-29實施2025-10-29實施I II 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 1 35數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案著錄的應(yīng)用功能與職責(zé) 46數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料著錄 47數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料歸檔說明書著錄 78數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究案卷(件)數(shù)據(jù)包移交工作信息著錄 89數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案目錄著錄 910數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)數(shù)據(jù)包標識 911數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)標識著錄 14數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案備份載體(介質(zhì))標引著錄 15數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的銷毀著錄 附錄A(資料性)數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料目錄 附錄B(資料性)備考表 附錄C(資料性)數(shù)字農(nóng)業(yè)科研文件材料數(shù)據(jù)匯集管理表單 附錄D(資料性)數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究記載數(shù)據(jù)管理工作常用表單 22附錄E(資料性)數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案目錄 26附錄F(資料性)數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案檢索目錄 27附錄G(資料性)數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案備份登記表 28附錄H(資料性)數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)科學(xué)研究檔案檢索查閱利用登記表 29附錄I(資料性)數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案查閱利用審批單 本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由中共甘肅省委辦公廳(甘肅省檔案局)提出、歸口并監(jiān)督實施。本文件起草單位：甘肅省農(nóng)業(yè)科學(xué)院。本文件主要起草人：郭秀萍、常宏、常濤、程志斌、楊學(xué)鵬、王曉華、李昭娟、張莉、劉風(fēng)、周全龍。本文件由甘肅省農(nóng)業(yè)科學(xué)院負責(zé)解釋。數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案著錄工作及其著錄規(guī)范化，是實現(xiàn)各類數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案匯集整理與歸檔管理科學(xué)化、精細化、標準化的重和服務(wù)高效化建立前端指導(dǎo)規(guī)范，是貫通紙質(zhì)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)和現(xiàn)行數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)1究檔案案卷(件)數(shù)據(jù)包、備份與檢索服務(wù)主題信息的著錄原則、編目項目和技術(shù)方法、質(zhì)量要求。為不同時期、不同類型、不同主題數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的著錄工作與檢索查找建立操作規(guī)范。本文件適用于農(nóng)業(yè)科研單位、相關(guān)組織、個人對數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的整理、標識、著錄、僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本GB/T15418檔案分類標引規(guī)則GB/T20163中國檔案機讀目錄格式GB/T39784電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T47版式電子文件長期保存格式需求DA/T75檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范DA/T99檔案數(shù)字資源備份實施規(guī)范數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案Digitalagriculture用并能夠被識別、讀取和利用的若干農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研23.2數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案資源Digitalagriculturescienceandtechnologyresearcharchivesresources通過各種數(shù)字化手段產(chǎn)生的、以數(shù)字化形式呈現(xiàn)的、能夠為查檔用戶獲取且利用的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案資源總和。針對農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究專題(課題/項目)研究起始過程的綜合情況說明。包括農(nóng)業(yè)科研專題簡介、研究人員名單、農(nóng)業(yè)科研文件材料立卷審查意見等。數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)數(shù)據(jù)包Digitalagriculturescienceandtechnologyresearch互有聯(lián)系的反映同一研究專題(課題或項目)的若干農(nóng)業(yè)科研文件材料組合的存儲管理單元。手工操作環(huán)境下為案卷(件);計算機操作環(huán)境下為案卷(件)數(shù)據(jù)包。數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案整Digitalagriculturescienceandtechnologyresearcharchives對數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案，按照記錄形式、承載內(nèi)容、形成時期、傳遞處理、運轉(zhuǎn)使用流程，結(jié)合記載內(nèi)容的重要程度，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料、數(shù)碼照片、視頻等記錄史料匯集，進行綜合分析、組織排序、著錄編目并以數(shù)據(jù)包形式存儲的過程。整理結(jié)果有利于檢索、查閱和讀取利用服務(wù)。數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案條目Digitalagriculturescienceandtechnologyresearcharchivesentry反映數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料、數(shù)碼照片、視頻等記錄史料或數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)題名、內(nèi)容、形式特征的著錄項目組合。3.7數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)著錄Digitalagriculturescienceandtechnologyresearch為存儲和檢索查找數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案，根據(jù)整理結(jié)果，對具來源、內(nèi)容、形式、特征、背景及其主要管理活動進行歸納、分析、選擇并記錄于相應(yīng)目錄欄的編錄過程。數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案著錄項目Digitalagriculturescienceandtechnologyresearcharchives反映或揭示數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案案卷(件)數(shù)據(jù)包信息主題、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動的記錄事項。數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案檔號Digitalagriculturescienceandtechnologyresearcharchivesfile以字符形式賦予農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)數(shù)據(jù)包的一組唯一代碼，用于反映、固定和識別案卷(件)數(shù)據(jù)包的從屬類別與存儲順序位置。3檔案主管部門為每個立卷法人單位賦予的唯一代碼依據(jù)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案分類標準，結(jié)合本案卷(件)數(shù)據(jù)包所表達的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究主題內(nèi)依據(jù)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)數(shù)據(jù)包的分類號，結(jié)合其案卷(件)數(shù)據(jù)包的存儲秩序，給定案卷(件)數(shù)據(jù)包的序號。頁號(件數(shù))pagenumbe(Numberofitems)案卷(件)內(nèi)數(shù)據(jù)包內(nèi)排列的每一份農(nóng)業(yè)科研文件材料的頁面總數(shù)代碼。有文字(數(shù)據(jù)、圖像)內(nèi)根據(jù)案卷(件)呈現(xiàn)的研究內(nèi)容、背景信息及作用價值等綜合分析、研判，確定案卷(件)的最低留存年限。保管期限一般分為永久、長期(30年)、短期(10年)。根據(jù)案卷(件)呈現(xiàn)的內(nèi)容、特征及其情報信息、作用意義等分析、研判，確定保密程度的等級。密級分為絕密、機密、秘密。對于研究進程中不宜公開的研究文件材料、數(shù)據(jù)，定為“反映同一內(nèi)容而記錄形式、載體不同(或另行管理)的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的檔號，是相互關(guān)聯(lián)按照農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案分類序列著錄而成的類別目錄匯集。它是數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案資源備份著錄Digitalagriresourcebackupcatalo對數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案數(shù)字資源的全部或部分復(fù)制或轉(zhuǎn)換到不同介質(zhì)載體或獨立存儲在管4理、著錄編目的科學(xué)嚴謹性與層級規(guī)范性原則，建立集中統(tǒng)一、標引鮮明、著錄精確的科學(xué)指導(dǎo)規(guī)范，法，既適應(yīng)實踐操作需求，又面向未來擴充資源著錄需求，保持標識編目的一貫性、通用5.1著錄應(yīng)用功能5.2形成(責(zé)任)單位著錄職責(zé)數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案形成(責(zé)任)單位，負責(zé)數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料、數(shù)碼照片、56.1著錄主體及事項一般由形成(責(zé)任)單位負責(zé)將在農(nóng)業(yè)科研課題(專題/項目)研究活動過程中形成的(包括中斷或取得負結(jié)果的)各類數(shù)字農(nóng)業(yè)科研文件材料、數(shù)碼照片、視頻及其元數(shù)據(jù)等一并收集，逐一檢查、檢6.2著錄主體整理結(jié)合文檔結(jié)構(gòu)格式、主題內(nèi)容，按照形成時間(以年度或研究階段)進行組織排序整理，依次逐件開展協(xié)議(原生或掃描JPJ、制作PDF)等正式文件在前，研究計劃、記載、總結(jié)等原生研究文件材料在后。在卷內(nèi)備考表中標注互見號(見3.14)。著錄用阿拉伯?dāng)?shù)字，從“1”起依次標注案卷(件)數(shù)據(jù)包內(nèi)農(nóng)業(yè)科研文件材料件數(shù)的順序流水號。著錄農(nóng)業(yè)科研文件材料的發(fā)文字號或報告流水號、合同編號、證書編號、圖樣圖號、設(shè)備代號等。著錄農(nóng)業(yè)科研文件材料內(nèi)容的創(chuàng)作者(撰稿人、作者)或負有責(zé)任的單位、團體名稱的全稱(或不發(fā)生誤解的通用簡稱)。示，責(zé)任者之間以“;”相隔。多個責(zé)任者具有同一職務(wù)或身份，宜將職務(wù)或身份置于最末一個責(zé)任者后的“()”中，責(zé)任者之間以“,”相隔。同一責(zé)任者有多個職務(wù)或身份，宜將多個職務(wù)或身份置于責(zé)任者后的“()”中，職務(wù)或身份之間以“,”相隔。示例1:甘肅省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳；甘肅省農(nóng)業(yè)科學(xué)院示例2:甘肅省農(nóng)業(yè)科學(xué)院[等]示例3:張**(項目主持人，研究員);李***,王***,馬***(研究人員)6稱號等，并加“()”。時著錄姓氏原文和名的縮寫。國別、姓氏原文和名的縮寫均加“()”。著錄農(nóng)業(yè)科研文件材料標題的全稱(或不發(fā)生誤解的通用簡稱)。對于沒有題名的農(nóng)業(yè)科學(xué)研究材料，應(yīng)著錄能夠表述主要內(nèi)容的關(guān)鍵短語(或擬定題名，加“[]”)。一般著錄每份數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料的形成(生成)時間。對于單件文件材料，著錄其形成(生成)時間；對于案卷，應(yīng)著錄卷內(nèi)文件材料的起止年度(對于案卷內(nèi)同一年度多份不同日期的文件材料，著錄表明的年度，月日用“0000”表示；對于跨越年度的，應(yīng)著錄起止年度)。形成日期的著錄，一般用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1位數(shù)～第4位數(shù)表示年，第5位數(shù)～第6位數(shù)表示月，a)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究項目任務(wù)書、協(xié)議、合同的形成b)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料的形成日期，應(yīng)是創(chuàng)作完成或通過的日期；d)驗收證書、評審證書、鑒定證書、成果登記證書的形成日期，應(yīng)是簽章日期；f)農(nóng)業(yè)科研試驗報告、學(xué)術(shù)論文的形成日期h)竣工圖的形成日期，應(yīng)是繪制完成后的簽章日期；應(yīng)著錄本案卷(件)數(shù)據(jù)包內(nèi)最早形成的數(shù)字文件材料的日期。無論是本年度或跨年度，著錄起始應(yīng)著錄本案卷(件)數(shù)據(jù)包內(nèi)最遲形成的數(shù)字文件材料的日期。無論是本年度或跨年度，著錄終止76.3.6頁號(件數(shù))著錄案卷(件)數(shù)據(jù)包內(nèi)每份數(shù)字農(nóng)業(yè)科研文件材料的頁(件)數(shù)。生成的數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料目錄式樣，見附填寫反映同一內(nèi)容而形式載體不同(或另行保管)的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案保管單元的檔號。6.4.2案卷(件)數(shù)據(jù)情況說明指農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究專題(課題或項目)的負責(zé)人(主持人),對案卷內(nèi)文件材料的真實、完整、指完成農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究專題(課題或項目)文件材料、研究數(shù)據(jù)整理裝訂組成案卷(件)的人員，指對案卷(件)文件材料記錄內(nèi)容、整理裝訂質(zhì)量等情況進行全面檢查的人員，簽署姓名及檢查日數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料歸檔說明書，包括農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究專題(課題/項目)簡介、參加專題(課題/項目)研究人員名單、數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究記載材料審查表、數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究記載材料移交表。表內(nèi)項目著錄應(yīng)當(dāng)完整、準確，簽章手續(xù)完備87.2數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究專題(課題/項目)簡介著錄7.2.1數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究專題(課題/項目)簡介著錄項目，包括專題(課題/項目)名稱、所屬類別、來源、編號(代號)、主持單位審查、協(xié)作單位審查、主持(負責(zé))人、研究起止日期，以及研究目的經(jīng)過主要研究結(jié)果等情況說明、研究專題經(jīng)費預(yù)算和決算7.2.2生成的數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究專題(課題/項目)簡介式樣見附錄C。7.3參加專題(課題/項目)研究人員名單著錄7.3.1農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究專題(課題/項目)研究人員名單著錄項目，包括姓名、職稱(職務(wù))、單位、承擔(dān)的主要研究任務(wù)及業(yè)績貢獻、起止日期7.3.2生成的參加專題(課題/項目)研究人員名單式樣見附錄C。7.4.1數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究記載材料審查表著錄項目，包括審查內(nèi)容、審查單位、審查意見。7.4.2生成的數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究記載材料審查表式樣見附錄C。7.5.1數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究專題(課題/項目)記載材料移交著錄項目，包括專題(課題/項目)名稱、所屬類別、來源、編號(代號)、移交內(nèi)容、移交人簽名、接收人簽名。7.5.2數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究專題(課題/項目)各類記載材料的歸檔，應(yīng)履行移交手續(xù)，建立移交工7.5.3生成的數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究專題(課題/項目)記載材料移交表式樣見附錄C。8數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究案卷(件)數(shù)據(jù)包移交工作信息著錄8.1數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究案卷(件)數(shù)據(jù)包移交登記表的著錄事項數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究案卷(件)數(shù)據(jù)包移交工作信息著錄項目，包括移交登記表、遷移登記表、8.2數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究案卷(件)數(shù)據(jù)包移交登記表著錄8.2.1數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究案卷(件)數(shù)據(jù)包移交登記表著錄項目，包括研究記載材料主題特征、載體設(shè)備環(huán)境特征、文本記錄形式特征、移交接8.2.2生成的數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料案卷(件)數(shù)據(jù)包移交登記表式樣見附錄D。8.3數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究卷(件)數(shù)據(jù)包遷移登記表著錄8.3.1數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料案卷(件)數(shù)據(jù)包遷移登記表著錄項目，包括源系統(tǒng)設(shè)備情況、8.3.2生成的數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料案卷(件)數(shù)據(jù)包遷移登記表式樣見附錄D。8.4數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究案卷(件)數(shù)據(jù)包目錄著錄8.4.1數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料案卷(件)數(shù)據(jù)包目錄著錄項目，包括序號、題名、頁(件)數(shù)、98.4.2生成的數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料案卷(件)數(shù)據(jù)包目錄式樣見附錄D。8.5.1數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究數(shù)碼照片著錄項目，主要包括編號、題名、背景、地點、拍攝人、拍攝8.5.2數(shù)碼照片的歸檔著錄，應(yīng)建立歸檔著錄工作制度及質(zhì)量要求。8.5.3生成的數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究數(shù)碼照片目錄式樣見附錄D。8.6數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究視頻(錄音錄像)信息著錄8.6.1數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究視頻(錄音錄像)著錄項目，主要包括編號、題名、背景、實景地點、錄制人、錄制時間、文本格式、數(shù)據(jù)量、保管期限、密級、備注等。8.6.2視頻(錄音錄像)的歸檔著錄，應(yīng)建立歸檔著錄工作制度及質(zhì)量要求，易于檢索查找利用。8.6.3生成的數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究視頻(錄音錄像)目錄式樣見附錄D。9.1數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案歸檔目錄著錄項目，包括序號、全宗號、分類號、案卷號、移交接收單位及經(jīng)辦人、交接時間、責(zé)任者、題名、起止日期、數(shù)據(jù)量、保管期限9.2生成的數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案歸檔目錄式樣見附錄E。10數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)數(shù)據(jù)包標識數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)數(shù)據(jù)包標識著錄項目，包括數(shù)據(jù)包題名、著錄事項、研究文件材料(相關(guān)數(shù)碼照片、視頻)、存儲格式。10.3責(zé)任(形成)單位名稱著錄承擔(dān)完成農(nóng)業(yè)科研專題(課題/項目)法人單位名稱的全稱。著錄本案卷(件)數(shù)據(jù)包內(nèi)農(nóng)業(yè)科研文件材料形成時間的最早至最遲年度，如果是一個年度內(nèi)的不同日期，只著錄年度，月日用“0000”代替。示例，如2024年5月至12月，著錄為202400010.5案卷(件)題名著錄本案卷(件)專題(課題或項目)題名的全稱。著錄研究文件材料、數(shù)碼照片、視頻、錄音錄像生成、傳遞、處理時的通用格式，應(yīng)當(dāng)滿足長期存儲、易于利用需求。10.7數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料組織方式與數(shù)據(jù)包著錄事項表1數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料組織方式與數(shù)據(jù)包著錄事項數(shù)據(jù)包題名著錄事項(相關(guān)數(shù)碼照片、視頻)責(zé)任者(形成單位)案卷(件)題名歸檔文件目錄研究文件材料一研究文件材料三.…照片照片說明照片一照片格式：jpg、tiff、照片二視頻說明視頻一視頻格式：mp4、avi、同上歸檔文件目錄研究文件材料一照片照片說明照片一照片二同上同上同上同上同上同上同上同上注1:數(shù)據(jù)包命名，名稱、文件夾及文件，中間使用短橫線“-”相連，不留空格。11數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)標識著錄11.1案卷(件)標識著錄數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)標識著錄，由檔案館(室)負責(zé)完成。依據(jù)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案分類方案，結(jié)合案卷(件)數(shù)據(jù)信息包的內(nèi)容，通過主題解析，分類排序，編制檔號，統(tǒng)一著錄信息，生成固化標識版式格式，貫通案卷(件)數(shù)據(jù)信息包與檢索目錄的內(nèi)在聯(lián)系。有利于達到與其他系統(tǒng)、數(shù)據(jù)進行交互的目的與查找利用。根據(jù)確定的分類序列層級，結(jié)合研究專題(課題/項目)記錄材料的形成數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)檔號，應(yīng)包括全宗號、分類號、案卷號、頁(件)數(shù)、起止b)類別級檔號取類別號及其上位類代碼，即“全宗號-類別號”;c)案卷級檔號取案卷號/組號/冊號及上位類代碼，即“全宗號-類別號-案卷號/組號/冊號”;d)文件級檔號取件號/頁號及上位類代碼，即“全宗號-e)或“全宗號-類別號-件號”;f)檔案館(室)內(nèi)管理檔案時，檔號作為檔案的獨有標識；館際交流時，宜采用“檔案館代碼-將給定的類別及層級序列分類號代碼著錄于檔號項目欄內(nèi)。一般將分類號內(nèi)嵌于檔案管理系統(tǒng)檔將案卷(件)依次排列形成的案卷號著錄于檔號項目欄內(nèi)，見3.12。11.4.5頁號(件數(shù))將案卷(件)數(shù)據(jù)包內(nèi)頁(件)總數(shù)代碼著錄于檔案項目欄內(nèi)。填寫案卷(件)數(shù)據(jù)包內(nèi)文件材料形成的起止日期。將確定的案卷(件)保管期限著錄于檔號項目欄內(nèi)。密級是確定的案卷(件)保密等級。應(yīng)著錄農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料形成時所確定的密級及保密年限，中間用“★”相隔。已升密、降密、解密的應(yīng)著錄密級變更情況，例如新的密級、保密年限和解密日期等。示例1:機密★10年。示例2:機密★10年，2034年屆滿。示例3:秘密★10年，2034年1月解密。示例4:內(nèi)部控制★3年，2026年1月解密。著錄反映同一內(nèi)容而形式載體不同(或另行保管)的案卷(件)檔號。12數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案檢索目錄著錄12.1檢索目錄著錄數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案檢索目錄，應(yīng)包括序號、全宗號、分類號、案卷號、責(zé)任者、題名、形成日期、文本格式、件數(shù)、數(shù)據(jù)量(GB)、保管期限、密級、存儲路徑、移出或銷毀(地點時間)、備注。著錄本研究專題(課題/項目)歸檔案卷(件)數(shù)量的排列流水號。著錄承擔(dān)完成本研究專題(課題/項目)的法人單位名稱的全稱。題名是表達農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)中心內(nèi)容、形式特征的名稱，可以是文件題名、案卷題名、類別題名。文件題名一般著錄正題名，也可能同時存在并列題名、副題名或說明文字。是農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的主要題名，照原標題著錄。12.7.3類別題名一般包括責(zé)任者、內(nèi)容主題和載體形式，類別題名應(yīng)能反映來源、研究前加“=”。解釋或從屬于正題名的另一題名。正題名能夠反映案卷(件)內(nèi)容時，副題名不必著錄。見6.3.5。12.9頁號(件數(shù))著錄本案卷(件)數(shù)據(jù)包內(nèi)文件材料的總頁(件)數(shù)或總件數(shù)。著錄本案卷(件)內(nèi)農(nóng)業(yè)科研文件材料的標注的最長保管期限。著錄本案卷(件)內(nèi)農(nóng)業(yè)科研文件材料的標注的最高密級。著錄本案卷(件)數(shù)據(jù)在計算機虛擬空間的存儲路徑位置。存儲位置是數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案檔案的物理或邏輯存址。傳統(tǒng)載體數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究備注是其他著錄項目中無法展現(xiàn)但需要解釋和補充的信息。各著錄項目中需注明的信息應(yīng)按照各是指完成數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案著錄工作的人員。主要包括著錄人員的姓名、姓名與工作單位名稱之間“,”相隔，多個著錄者之間以”;”相隔。13.2著錄日期是指數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)占用空間的數(shù)據(jù)量，一般以GB為計量單是指案卷(件)數(shù)據(jù)包在計算機等電子設(shè)備中組織和存儲的編碼式，一般著錄元數(shù)據(jù)格式，必要時14數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案備份載體(介質(zhì))標引著錄合理制定備份制度，明確檔案部門信息安全管數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案數(shù)據(jù)備份管理，應(yīng)與其他門類電子檔案一并計劃和建立安對計算機管理系統(tǒng)虛擬空間備份或離線遷移存儲備份磁光盤(移動硬盤)等，應(yīng)做好備份載體(介質(zhì))標識著錄，建立查找引擎路徑，有利于安全管理和快捷查找利用服務(wù)。14.4備份載體(介質(zhì))標識項目數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案備份載體(光盤/磁盤等)標識著錄，包括但不限于備份單位(責(zé)任者)生成備份載體(光盤/磁盤/硬盤等)標簽，并及時完成登記。14.5備份單位(責(zé)任者)著錄備份載體(介質(zhì))單位(形成者)的名稱全稱。14.6備份載體(介質(zhì))題名(命名)備份載體(光盤/磁盤/硬盤等)題名(命名)格式，應(yīng)與數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案原始數(shù)據(jù)題名相一致。如果有多個題名，應(yīng)綜合分析撰寫命名，命名及組織方式應(yīng)能快速、準確地檢14.7備份載體(介質(zhì))著錄格式內(nèi)容明細等重要事項的著錄。數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案備份登記表見附錄G。字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)完成毀滅性處置情況進行著錄，包括銷毀目錄、銷毀時間和銷毀方數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案查閱利用著錄，主要包括序號、查閱日期、查閱單位、檢索題名(主題/責(zé)任者)、利用目的與效果、復(fù)印數(shù)量、掃描數(shù)量、保管期限、案卷(件)檔號、借閱人簽名、歸還應(yīng)著錄數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)題名、關(guān)鍵詞、主題詞，或責(zé)任者名稱。應(yīng)著錄數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)主題題目。著錄數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)主題關(guān)鍵詞、詞組。能夠精確表達并具有檢索意義的關(guān)鍵詞、詞組，或非規(guī)范化的短語、詞組，有利于檢索查找。多個關(guān)鍵詞之間以“;”相隔。著錄數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)主題詞、詞組，能夠精確表達數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文相隔。16.2.5著錄的選擇性檔案主題詞表》及農(nóng)業(yè)專業(yè)、學(xué)科規(guī)范化的詞表進著錄數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案案卷(件)的形成單位名稱、主要研究專家姓名等。多個責(zé)任者之間以“;”相隔。16.3.1重要數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案查閱利用審批著錄事項，包括借閱案卷(件)題名、借閱利用16.3.2生成重要數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案查閱利用審批單見附錄L。(資料性)數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究文件材料目錄見圖A文件編號責(zé)任者文件材料題名形成日期頁數(shù)(資料性)備考表互見號(資料性)數(shù)字農(nóng)業(yè)科研文件材料數(shù)據(jù)匯集管理表單圖C.1～圖C.4給出了數(shù)字農(nóng)業(yè)科研文件材料數(shù)據(jù)匯集管理表單。所屬類別編號(代號)審查意見：負責(zé)人(簽名):單位(蓋章):審查意見：負責(zé)人(簽名):單位(蓋章):負責(zé)人(簽名):□階段完成□最終完成□中斷或停止研究結(jié)果等情況說明研究專題經(jīng)費預(yù)算和決算簡要說明成果推廣情況和經(jīng)濟、社會效益情況說明獲獎或獲得專利情況說明研究專題形成的著作、論文等情況說明圖C.1數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究專題(課題/項目)簡介姓名職稱(職務(wù))日期本人簽名圖C.2參加專題(課題/項目)研究人員名單審查內(nèi)容審查部門審查意見的真實性、完整性、準確性、系統(tǒng)性和有效性檢測意見□永久□30年□10年□絕密□機密□秘密□公開負責(zé)人(簽字):負責(zé)人(簽字):負責(zé)人(簽字):單位(蓋章):農(nóng)業(yè)科研文件材料收集、整理、部門檢查人(簽字):單位(蓋章):圖C.3數(shù)字農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究記載材料審查表DB62/T5103—2025農(nóng)業(yè)科研專題(課題/項目)題名所屬類別編號(代號)移交內(nèi)容卷件底圖張(張)藍圖卷(張)照片冊(張)盤(件)其它移交人(簽名)移交時間接收人(簽名)接收時間備注(資料性)研究記載材料主題特征責(zé)任(形成)單位(部門)專題(課題/項目)題名載體類型記錄期間檔號(檔案部門著錄)責(zé)任人(主持/負責(zé)人)載體設(shè)備環(huán)境特征(主機、服務(wù)器型號、廠商等)(型號、版本等)處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等)文本記錄形式特征記錄結(jié)構(gòu)(物理、邏輯)類型□定長口可變長□其他□一件一盤□多件一盤□一件多盤□多件多盤移交接收主責(zé)任體領(lǐng)導(dǎo)(簽字):單位(蓋章):移交人(簽名):部門接收人(簽字):部門(蓋章):