行政管理公文起草及審批工具指南一、適用情形說明本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政管理公文的規(guī)范化起草與審批流程，涵蓋但不限于以下場景：政策傳達與部署：如公司年度工作計劃、管理制度修訂通知、專項工作實施方案等；事項請示與報批：如預算申請、固定資產(chǎn)購置、崗位編制調(diào)整、對外重要合作協(xié)議簽署等；工作匯報與總結(jié)：如部門季度/年度工作總結(jié)、專項任務完成情況報告、突發(fā)事件處置匯報等；跨部門溝通與協(xié)調(diào)：如涉及多部門協(xié)作的項目推進函、資源調(diào)配申請、流程優(yōu)化建議等；對外事務函告：如與合作單位的工作往來函、對監(jiān)管機構的合規(guī)說明材料等。二、起草審批流程詳解（一）第一步：明確發(fā)文事由與類型梳理核心需求：根據(jù)具體事項（如“申請采購辦公設備”“發(fā)布新考勤制度”），明確公文需解決的核心問題、目標受眾（公司領導、各部門、外部單位等）及期望達成的結(jié)果。確定公文類型：根據(jù)事由性質(zhì)選擇合適的公文類型，常見類型包括：通知：適用于發(fā)布規(guī)章制度、部署工作、傳達要求（如《關于2024年春節(jié)放假安排的通知》）；請示：適用于向上級機關請求指示、批準（如《關于申請采購50臺筆記本電腦的請示》）；報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況（如《市場部2023年第四季度工作總結(jié)報告》）；函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題（如《關于協(xié)調(diào)共享會議室使用事宜的函》）；紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項（如《項目啟動會議紀要》）。（二）第二步：起草公文規(guī)范格式結(jié)構：簡明扼要概括事由，格式為“發(fā)文機關+事由+文種”（如“行政部關于規(guī)范辦公用品管理的通知”），若為部門發(fā)文可發(fā)文機關。主送機關：明確公文的主要接收對象，頂格書寫，后加冒號（如“公司各部門：”“尊敬的總經(jīng)理：”）。開頭：說明發(fā)文背景、依據(jù)或目的（如“為提升辦公效率，降低行政成本，根據(jù)公司《費用管理辦法》規(guī)定，現(xiàn)將辦公用品管理要求通知”）；主體：分條列項闡述具體內(nèi)容，邏輯清晰、語言簡潔，避免歧義（如“一、申領范圍：僅限辦公必需品，包括……；二、申領流程：由部門統(tǒng)一填寫《辦公用品申領表》，經(jīng)部門負責人簽字后提交行政部……”）；結(jié)尾：根據(jù)公文類型提出要求或請求（如通知類常用“請遵照執(zhí)行”，請示類常用“妥否，請批示”）。附件：如有支撐材料（如《辦公用品申領表》《預算明細表》），在后注明“附件：1.X”。發(fā)文機關與日期：右下角標注發(fā)文部門全稱（如“行政部”）及成文日期（如“2024年X月X日”），日期需為阿拉伯數(shù)字（如“2024年3月15日”）。內(nèi)容撰寫要點：數(shù)據(jù)準確：涉及數(shù)字、金額、時間等需反復核對，保證無誤；措辭嚴謹：避免口語化表達，使用書面語，如“擬”“請”“予以”等；責任明確：需執(zhí)行的條款應明確責任部門、完成時限（如“各部門需在每月25日前提交下月辦公用品需求表”）。（三）第三步：內(nèi)部審核與修改擬稿人自查：完成初稿后，檢查格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、邏輯是否清晰，重點核對關鍵信息（如部門名稱、數(shù)據(jù)、日期）。部門負責人審核：部門負責人審核公文內(nèi)容與本部門工作的一致性、可行性，重點確認事由是否合理、需求是否必要，簽字確認后提交?？绮块T會簽（如需）：公文內(nèi)容涉及其他部門職責時（如采購需經(jīng)財務部審核預算），需提前發(fā)送相關部門會簽，保證無異議后由部門負責人簽字。（四）第四步：逐級審批根據(jù)公文重要程度，按權限逐級報批：一般事項：由部門負責人審核后，報分管副總經(jīng)理審批；重要事項：分管副總經(jīng)理審批后，報總經(jīng)理審批；重大事項：總經(jīng)理審批后，需提交董事會或決策委員會審議（如公司戰(zhàn)略調(diào)整、大額資金支出等）。審批人需在《公文處理單》（見模板）中明確簽署意見（如“同意”“不同意，需補充材料”“退回重擬”）并簽字、日期。（五）第五步：定稿與印發(fā)格式終審：審批通過后，由行政部（或指定部門）對公文格式（字體、字號、行距、頁碼等）進行統(tǒng)一規(guī)范，保證符合公司公文管理標準。編號與登記：按公司公文編號規(guī)則賦予文號（如“行字〔2024〕X號”），并在《公文發(fā)文登記表》中記錄標題、文號、發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)等信息。印發(fā)與歸檔：通過紙質(zhì)版蓋章印發(fā)（如需）或電子版發(fā)送至主送機關，同時將原件（含審批單）歸檔至行政部檔案室，保存期限按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。三、公文處理單模板公文標題文號主送機關抄送機關發(fā)文事由摘要（簡要說明公文核心內(nèi)容，200字內(nèi)）附件1.2.3.擬稿部門擬稿人審核意見部門負責人簽字：日期：分管副總簽字：日期：審批意見總經(jīng)理簽字：日期：印發(fā)份數(shù)印發(fā)日期歸檔情況已歸檔□待歸檔□歸檔人：四、撰寫與審核要點提示（一）格式規(guī)范標題字體為二號小標宋簡體，為三號仿宋GB2312，一級標題用黑體、二級標題用楷體GB2312，行距28磅，頁碼位于頁腳居中；紙質(zhì)公文需使用A4紙張，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，裝訂線在左側(cè)1cm處。（二）內(nèi)容嚴謹避免使用模糊表述，如“盡快”“大概”等，需明確具體時間、數(shù)量、標準（如“于2024年4月30日前完成”“采購數(shù)量不超過20臺”）；涉及跨部門協(xié)作時，需明確牽頭部門與配合部門的職責分工，避免責任不清；政策類公文需注明依據(jù)文件名稱及文號（如“根據(jù)《公司員工考勤管理辦法》（人字〔2023〕X號）規(guī)定”）。（三）審批效率擬稿人需提前3個工作日提交審批，預留充足審核時間；審批人應在收到公文后2個工作日內(nèi)完成審批，如需退回修改，需注明具體修改意見；緊急公文需標注“特急”字樣，并同步電話通知