企業(yè)采購信息發(fā)布及詢價(jià)平臺(tái)通用工具模板指南一、平臺(tái)適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本平臺(tái)主要服務(wù)于各類企業(yè)、事業(yè)單位及部門的采購需求場(chǎng)景，適用于以下典型場(chǎng)景：中小企業(yè)集中采購：中小型企業(yè)因采購規(guī)模有限、供應(yīng)商資源分散，可通過平臺(tái)快速發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)化采購需求，匯聚多供應(yīng)商報(bào)價(jià)，降低采購成本。大型企業(yè)分散采購：大型集團(tuán)下屬各分公司、部門的零星采購需求，通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一發(fā)布、集中比價(jià)，提升采購效率與透明度。及事業(yè)單位公開詢價(jià)：適用于達(dá)到公開招標(biāo)限額以下的小額采購項(xiàng)目，通過平臺(tái)發(fā)布詢價(jià)信息，保證采購流程合規(guī)、公平。緊急采購需求：對(duì)于生產(chǎn)急需物料或突發(fā)性服務(wù)采購，平臺(tái)支持快速發(fā)布需求、縮短響應(yīng)周期，保障企業(yè)運(yùn)營連續(xù)性。核心價(jià)值在于：打破信息壁壘，連接采購方與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；標(biāo)準(zhǔn)化采購流程，減少人為干預(yù)；通過多維度比價(jià)優(yōu)化采購成本，實(shí)現(xiàn)陽光采購。二、平臺(tái)操作全流程指南（一）注冊(cè)與賬號(hào)認(rèn)證平臺(tái)入口：通過企業(yè)專屬訪問平臺(tái)首頁，“注冊(cè)”按鈕。填寫企業(yè)信息：需輸入企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人姓名、所屬行業(yè)、企業(yè)規(guī)模等基礎(chǔ)信息，營業(yè)執(zhí)照掃描件（加蓋公章）。資質(zhì)審核：平臺(tái)工作人員在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成資質(zhì)審核，審核結(jié)果將通過短信及站內(nèi)通知告知。賬號(hào)激活：審核通過后，使用注冊(cè)時(shí)填寫的管理員賬號(hào)（手機(jī)號(hào)/郵箱）及初始密碼登錄，首次登錄需修改密碼并綁定企業(yè)認(rèn)證聯(lián)系人（如采購經(jīng)理*某）。（二）采購需求發(fā)布創(chuàng)建采購單：登錄后進(jìn)入“采購管理”模塊，“新建采購單”，選擇“詢價(jià)采購”類型。填寫需求詳情：基礎(chǔ)信息：采購單編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)）、采購部門（如“生產(chǎn)部”）、聯(lián)系人*某、聯(lián)系電話（平臺(tái)內(nèi)部加密顯示）、采購項(xiàng)目名稱（如“2024年Q3辦公用紙采購”）。采購品目：從平臺(tái)品類庫中選擇（如“辦公耗材-紙張類”），或手動(dòng)填寫自定義品目。規(guī)格參數(shù)：明確技術(shù)要求（如“A4復(fù)印紙，80g，白色，500張/包”）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T24798-2009”）、品牌要求（如“不指定品牌，需提供樣品”）。數(shù)量與預(yù)算：采購數(shù)量（如“100包”）、預(yù)算金額（含稅，如“15000元”）、計(jì)量單位（“包”）。交付要求：交付時(shí)間（如“2024年8月30日前”）、交付地點(diǎn)（如“公司倉庫”）、運(yùn)輸方式（如“供應(yīng)商送貨上門，運(yùn)費(fèi)含在報(bào)價(jià)內(nèi)”）。資質(zhì)要求：供應(yīng)商需具備的資質(zhì)（如“營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍包含辦公用品銷售”）、同類業(yè)績（如“近1年有3家以上企業(yè)供貨案例”）。備注：其他特殊說明（如“需提供增值稅專用發(fā)票，稅率13%”）。提交審核：確認(rèn)信息無誤后提交，采購部門負(fù)責(zé)人（如*總監(jiān)）在1個(gè)工作日內(nèi)審核，審核通過后自動(dòng)發(fā)布至平臺(tái)供應(yīng)商庫。（三）供應(yīng)商報(bào)價(jià)管理報(bào)價(jià)接收：平臺(tái)自動(dòng)向符合條件的供應(yīng)商推送采購需求，供應(yīng)商在報(bào)價(jià)截止時(shí)間前可通過“報(bào)價(jià)管理”模塊提交報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)查看：采購方在“報(bào)價(jià)中心”可查看所有有效報(bào)價(jià)，支持按“報(bào)價(jià)金額”“供應(yīng)商資質(zhì)”“交期”等維度排序。報(bào)價(jià)澄清：若對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)存在疑問（如規(guī)格參數(shù)不符、未提供資質(zhì)證明），可通過平臺(tái)發(fā)起“在線澄清”，供應(yīng)商需在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)。報(bào)價(jià)篩選：剔除無效報(bào)價(jià)（如超預(yù)算、未滿足核心資質(zhì)要求），保留3-5家候選供應(yīng)商進(jìn)入比價(jià)環(huán)節(jié)。（四）比價(jià)與訂單確認(rèn)比價(jià)分析：使用平臺(tái)“比價(jià)工具”，對(duì)比候選供應(yīng)商的報(bào)價(jià)明細(xì)（單價(jià)、總價(jià)、稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)）、交期、資質(zhì)評(píng)分、歷史合作評(píng)價(jià)等，《比價(jià)分析報(bào)告》。議價(jià)溝通：對(duì)優(yōu)選供應(yīng)商發(fā)起在線議價(jià)，通過平臺(tái)“議價(jià)室”溝通價(jià)格調(diào)整、交付細(xì)節(jié)等，議價(jià)過程全程留痕。訂單：確定最終供應(yīng)商后，在平臺(tái)《采購訂單》，明確訂單編號(hào)、采購品目、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交付時(shí)間、付款方式（如“驗(yàn)收合格后30天付清”）等條款，雙方電子簽章確認(rèn)。（五）訂單履約與驗(yàn)收訂單跟蹤：采購方在“訂單管理”模塊實(shí)時(shí)查看訂單狀態(tài)（如“待發(fā)貨”“運(yùn)輸中”“待驗(yàn)收”），供應(yīng)商需更新物流信息（如快遞單號(hào)）。貨物驗(yàn)收：貨物送達(dá)后，由驗(yàn)收部門（如倉儲(chǔ)部）對(duì)照訂單規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，在平臺(tái)填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（含驗(yàn)收結(jié)論、不合格項(xiàng)說明）。付款確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，采購方在平臺(tái)提交付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門審核后按約定付款流程完成支付。（六）評(píng)價(jià)與歸檔1.供應(yīng)商評(píng)價(jià)：采購方對(duì)供應(yīng)商的交期、質(zhì)量、服務(wù)等進(jìn)行評(píng)分（1-5星），填寫評(píng)價(jià)意見，評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要參考。2.數(shù)據(jù)歸檔：平臺(tái)自動(dòng)將采購需求、報(bào)價(jià)記錄、訂單合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等數(shù)據(jù)歸檔，形成完整的采購檔案，支持按時(shí)間、項(xiàng)目等條件檢索。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)模板示例（一）采購需求發(fā)布模板（示例）字段名稱填寫內(nèi)容采購單編號(hào)CGQ202408150001采購部門生產(chǎn)部聯(lián)系人*某聯(lián)系電話138（平臺(tái)加密）采購項(xiàng)目名稱2024年Q3辦公用紙采購采購品目辦公耗材-紙張類規(guī)格參數(shù)A4復(fù)印紙，80g，白色，500張/包；要求無塵、打印不褪色數(shù)量100包預(yù)算金額（元）15000交付時(shí)間2024年8月30日17:00前交付地點(diǎn)市區(qū)路號(hào)公司倉庫運(yùn)輸方式供應(yīng)商送貨上門，運(yùn)費(fèi)含在總價(jià)內(nèi)資質(zhì)要求1.營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍包含“辦公用品銷售”；2.提供近1年同類供貨合同復(fù)印件（至少3份）備注1.需提供增值稅專用發(fā)票，稅率13%；2.樣品需在8月25日前提交，驗(yàn)收合格后方可供貨（二）供應(yīng)商報(bào)價(jià)反饋模板（示例）字段名稱供應(yīng)商填寫內(nèi)容報(bào)價(jià)單編號(hào)BJ202408150001供應(yīng)商名稱辦公用品有限公司報(bào)價(jià)金額（元）14200單價(jià)（元/包）142報(bào)價(jià)有效期2024年9月15日前交付時(shí)間2024年8月28日前增值稅發(fā)票增值稅專用發(fā)票，稅率13%資質(zhì)附件營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、2023年供貨合同1-3頁（加蓋公章）備注說明可提供免費(fèi)樣品，數(shù)量5包，驗(yàn)收后多退少補(bǔ)（三）采購訂單模板（示例）字段名稱內(nèi)容訂單編號(hào)DD202408150001供應(yīng)商名稱辦公用品有限公司采購方名稱制造有限公司采購品目及規(guī)格A4復(fù)印紙，80g，白色，500張/包數(shù)量100包單價(jià)（元）142訂單金額（元）14200交付時(shí)間2024年8月28日17:00前交付地點(diǎn)市區(qū)路號(hào)公司倉庫付款方式驗(yàn)收合格后30天付清，銀行轉(zhuǎn)賬雙方簽章采購方（蓋章）：制造有限公司供應(yīng)商（蓋章）：辦公用品有限公司四、使用過程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）采購需求描述準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)：規(guī)格參數(shù)模糊（如“優(yōu)質(zhì)辦公用紙”未明確克重、品牌要求），導(dǎo)致供應(yīng)商報(bào)價(jià)差異大，后續(xù)驗(yàn)收易產(chǎn)生糾紛。應(yīng)對(duì)：參照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)）填寫參數(shù)，必要時(shí)提供樣品或技術(shù)圖紙，保證需求可量化、可驗(yàn)證。（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核風(fēng)險(xiǎn)：未核實(shí)供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等資質(zhì)，可能采購到假冒偽劣產(chǎn)品或無資質(zhì)服務(wù)。應(yīng)對(duì)：要求供應(yīng)商資質(zhì)原件掃描件，通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核驗(yàn)企業(yè)信用，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）需額外提供行業(yè)許可證。（三）報(bào)價(jià)截止時(shí)間設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)：截止時(shí)間過短（如不足24小時(shí)），導(dǎo)致優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商來不及報(bào)價(jià)；過長則延長采購周期。應(yīng)對(duì)：常規(guī)采購需求預(yù)留3-5個(gè)工作日，緊急采購可縮短至1-2個(gè)工作日，但需在需求發(fā)布時(shí)明確“緊急采購”標(biāo)識(shí)。（四）比價(jià)過程公平性風(fēng)險(xiǎn)：僅以最低價(jià)作為中標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，忽視供應(yīng)商資質(zhì)、交期、售后等因素，可能導(dǎo)致后期履約風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)對(duì)：采用“綜合評(píng)分法”，設(shè)置價(jià)格權(quán)重（如60%）、資質(zhì)權(quán)重（20%）、交期權(quán)重（10%）、服務(wù)權(quán)重（10%），選擇綜合得分最高者。（五）數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)風(fēng)險(xiǎn)：采購需求、供應(yīng)商信息等敏感數(shù)據(jù)泄露，給企業(yè)帶來競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)或法律糾紛。應(yīng)對(duì)：平臺(tái)需采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，嚴(yán)格控制賬號(hào)權(quán)限（如普通采購員僅能查看本部門需求），禁止通過非官方渠道傳輸采購數(shù)據(jù)。（六）訂單履約跟蹤風(fēng)