員工離職與崗位替換指導(dǎo)書一、前言為規(guī)范員工離職流程，保障工作交接有序進行，保證崗位空缺期間業(yè)務(wù)連續(xù)性，同時維護企業(yè)與員工的合法權(quán)益，特制定本指導(dǎo)書。本指導(dǎo)書適用于企業(yè)各部門員工主動離職、被動離職（協(xié)商解除、勞動合同到期未續(xù)簽等）及崗位替換全流程管理，旨在通過標準化操作降低離職風(fēng)險，提升崗位替換效率。二、適用范圍與工作目標（一）適用范圍離職場景：員工主動辭職、企業(yè)依法解除勞動合同、勞動合同終止等；替換場景：內(nèi)部崗位調(diào)動、外部招聘、臨時頂崗、崗位合并/拆分等導(dǎo)致的崗位替換需求；適用對象：人力資源部、用人部門、離職員工、接崗員工及相關(guān)協(xié)作部門。（二）工作目標保證離職員工工作交接無遺漏，關(guān)鍵信息、資產(chǎn)、責(zé)任清晰傳遞；保障崗位替換周期合理，避免因崗位空缺影響業(yè)務(wù)推進；規(guī)范離職與替換過程中的合規(guī)操作，降低勞動糾紛風(fēng)險；保障企業(yè)核心數(shù)據(jù)、客戶資源及知識產(chǎn)權(quán)安全。三、員工離職全流程操作指引（一）離職申請與審批主動離職員工需提前30日（試用期提前3日）以書面形式向直屬部門負責(zé)人提交《員工離職申請表》，說明離職原因、預(yù)計離職日期及工作交接意向；部門負責(zé)人收到申請后2個工作日內(nèi)與員工進行離職面談，知曉離職真實原因，嘗試挽留（如需挽留，需記錄面談內(nèi)容及員工反饋）；面談后，部門負責(zé)人簽署意見（同意/不同意），連同《離職申請表》提交人力資源部審核。被動離職企業(yè)因業(yè)務(wù)調(diào)整、績效不合格等需解除勞動合同的，由人力資源部提前30日（或支付代通知金）向員工發(fā)出《解除勞動合同通知書》，明確解除原因、依據(jù)及離職日期；員工確認后，簽署《解除勞動合同確認書》，人力資源部同步啟動離職流程。（二）工作交接準備人力資源部職責(zé)向離職員工及接崗人明確交接標準，提供《工作交接清單模板》；通知相關(guān)部門（如IT部、行政部、財務(wù)部）暫停離職員工權(quán)限（系統(tǒng)賬號、門禁、辦公設(shè)備等）。用人部門職責(zé)指定接崗人（優(yōu)先內(nèi)部調(diào)動，若無則啟動招聘），明確交接范圍及時間節(jié)點；協(xié)助離職員工梳理工作內(nèi)容，包括：正在進行中的項目及進度；經(jīng)手客戶/供應(yīng)商聯(lián)系方式及合作背景；工作文件、數(shù)據(jù)、密碼（系統(tǒng)賬號、郵箱等）及資產(chǎn)（設(shè)備、鑰匙等）；待辦事項及后續(xù)跟進責(zé)任人。（三）工作交接執(zhí)行交接雙方需在3個工作日內(nèi)完成《工作交接清單》逐項確認，簽字確認后由用人部門留存原件，人力資源部、財務(wù)部備份；關(guān)鍵交接要求：數(shù)據(jù)文件：電子數(shù)據(jù)需刻盤或加密移交，紙質(zhì)文件需分類整理并標注“已交接”；客戶資源：需對接崗人進行客戶背景介紹，必要時安排三方會議確認；資產(chǎn)設(shè)備：辦公設(shè)備（電腦、手機等）需檢查功能完好，簽署《資產(chǎn)交接單》；待辦事項：明確未完成事項的截止時間、責(zé)任人及所需支持。（四）離職手續(xù)辦理財務(wù)部：結(jié)清離職員工工資、獎金、報銷款項，確認無未結(jié)清款項后簽署《薪資結(jié)算確認書》；行政部：回收工牌、門禁卡、辦公鑰匙等物品，辦理社保、公積金停繳手續(xù)；人力資源部：更新員工信息，辦理離職證明開具（需注明勞動合同期限、離職日期、崗位等信息），歸檔離職相關(guān)資料（《離職申請表》《交接清單》《解除合同確認書》等）。（五）離職后跟進用人部門需在離職員工離職后1周內(nèi)確認接崗人工作銜接情況，對交接遺漏項及時補充；人力資源部在離職后1個月內(nèi)進行電話回訪（主動離職員工），知曉離職后感受及對企業(yè)建議，記錄并歸檔。四、崗位替換實施步驟（一）崗位需求分析與評估用人部門：因員工離職導(dǎo)致崗位空缺時，需在離職申請審批通過后3個工作日內(nèi)提交《崗位需求評估表》，明確：崗位職責(zé)、核心工作目標；任職要求（學(xué)歷、經(jīng)驗、技能、資質(zhì)等）；替換優(yōu)先級（緊急/非緊急）、期望到崗時間；是否可拆分職責(zé)、臨時調(diào)配或內(nèi)部招聘。人力資源部：審核《崗位需求評估表》，與用人部門確認崗位需求合理性，評估內(nèi)部調(diào)配可行性（如內(nèi)部人才庫匹配度）。（二）制定招聘與替換計劃內(nèi)部優(yōu)先：若內(nèi)部有合適候選人，由用人部門推薦，人力資源部組織跨部門面試，通過后辦理內(nèi)部調(diào)動手續(xù)，簽署《內(nèi)部崗位調(diào)動協(xié)議》，明確新崗位職責(zé)、薪資及生效日期。外部招聘（內(nèi)部無合適候選人時）：人力資源部根據(jù)崗位需求制定招聘計劃，明確招聘渠道（招聘網(wǎng)站、獵頭、校園招聘等）、招聘流程（簡歷篩選→初試→復(fù)試→背景調(diào)查→錄用）、時間節(jié)點；用人部門參與簡歷篩選及面試，評估候選人崗位匹配度。（三）選拔與錄用面試評估：初試（人力資源部）：考察基本素質(zhì)、離職動機、薪資期望；復(fù)試（用人部門負責(zé)人）：考察專業(yè)技能、項目經(jīng)驗、團隊協(xié)作能力；關(guān)鍵崗位需增加終試（分管領(lǐng)導(dǎo)），確認候選人綜合能力。背景調(diào)查：對擬錄用候選人進行背景調(diào)查（工作履歷、離職原因、有無不良記錄等），重點核實關(guān)鍵信息（如學(xué)歷、過往業(yè)績），調(diào)查結(jié)果需用人部門及人力資源部雙確認。錄用通知：背景調(diào)查通過后，人力資源部發(fā)出《錄用通知書》（注明崗位、薪資、入職時間、需提交材料等），候選人確認后簽署《錄用確認書》。（四）新員工入職與崗位銜接入職準備：人力資源部提前1周通知新員工入職，準備勞動合同、入職須知、辦公設(shè)備及工位；用人部門安排入職引導(dǎo)人，制定《新員工入職引導(dǎo)計劃》（含部門介紹、崗位職責(zé)、流程培訓(xùn)等）。崗位銜接：新員工入職后1周內(nèi)，由用人部門組織與原離職崗位交接人（如仍在職）或部門負責(zé)人進行工作對接，明確短期工作目標；試用期內(nèi)，用人部門需每周跟進新員工工作進展，及時解決問題，保證崗位平穩(wěn)過渡。（五）替換效果評估試用期評估：新員工試用期滿前10日，用人部門需根據(jù)《崗位說明書》及試用期表現(xiàn)填寫《試用期考核表》，評估是否轉(zhuǎn)正；崗位穩(wěn)定性評估：轉(zhuǎn)正后3個月，人力資源部與用人部門溝通，評估崗位替換效果（如工作完成質(zhì)量、團隊融入度、業(yè)務(wù)連續(xù)性等），記錄并作為后續(xù)招聘優(yōu)化依據(jù)。五、配套工具模板模板一：《員工離職申請表》申請人信息姓名*部門*崗位*入職日期*預(yù)計離職日期*離職原因□主動辭職□協(xié)商解除□其他工作交接計劃交接范圍：□項目文件□客戶資料□系統(tǒng)賬號□資產(chǎn)設(shè)備□其他（請注明）預(yù)計交接完成日期：*接崗人：*部門意見負責(zé)人簽字：*日期：*人力資源部審核意見：□同意□不同意（請注明原因）簽字：*日期：*模板二：《工作交接清單》交接類別交接項目詳細說明（數(shù)量、位置、狀態(tài)等）交接人確認接崗人確認部門負責(zé)人確認文件資料項目A資料含合同、進度表、會議紀要（共5份，存于部門檔案柜）***客戶名單含20家客戶聯(lián)系方式及合作背景（Excel版已發(fā)送至接崗人郵箱）***系統(tǒng)賬號OA系統(tǒng)賬號：*，密碼已修改并交接***企業(yè)郵箱賬號：*，歷史郵件已導(dǎo)出備份***資產(chǎn)設(shè)備公司筆記本電腦型號：，序列號：，完好無損***門禁卡卡號：*，已注銷***待辦事項未結(jié)清應(yīng)收賬款客戶B，金額元，預(yù)計收款日期***模板三：《崗位需求評估表》崗位信息崗位名稱*所屬部門*空缺原因□離職□調(diào)崗□新增原崗位人員*期望到崗日期*替換優(yōu)先級□緊急（15日內(nèi)）□非緊急（30日內(nèi)）崗位職責(zé)1.負責(zé)項目全流程管理；2.維護客戶關(guān)系，達成銷售目標；3.制定月度/季度工作計劃。任職要求學(xué)歷：本科及以上；專業(yè)：市場營銷相關(guān)專業(yè)；經(jīng)驗：3年以上同崗位經(jīng)驗；技能：熟悉CRM系統(tǒng)，具備優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力。其他需求是否接受加班：□是□否；出差頻率：□每月1-2次□無用人部門意見負責(zé)人簽字：*日期：*人力資源部審核意見：□同意□需補充說明簽字：*日期：*六、關(guān)鍵風(fēng)險提示與合規(guī)要求（一）合規(guī)性要求離職流程需嚴格遵守《勞動合同法》相關(guān)規(guī)定，如主動離職需提前30日通知，被動離職需符合法定條件并支付經(jīng)濟補償（如需）；《離職證明》需注明法定必備信息，不得包含侮辱性語言或虛假信息；工作交接需在離職前完成，未完成交接不得辦理離職手續(xù)（特殊情況需部門負責(zé)人書面確認）。（二）風(fēng)險防控保密風(fēng)險：涉密崗位（如技術(shù)研發(fā)、財務(wù)核心崗）離職員工需簽署《保密協(xié)議》，明確離職后競業(yè)限制期限及補償標準（如適用）；業(yè)務(wù)連續(xù)性風(fēng)險：關(guān)鍵崗位（如部門負責(zé)人、核心技術(shù)崗）需提前識別離職風(fēng)險，儲備后備人才，避免“一人一崗”導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷；勞動糾紛風(fēng)險：離職面談需做好記錄，對員工提出的合理訴求（如薪資結(jié)算、年假補償）及時響應(yīng)并解決，避免矛盾激化。（三）員工關(guān)懷對離職員工（尤其是被動離職