辦公用品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公用品（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“辦公用品”）的采購(gòu)、發(fā)放、使用及管理流程，降低辦公成本，提高資源利用效率，保障各部門(mén)正常辦公需求，同時(shí)倡導(dǎo)綠色辦公、杜絕浪費(fèi)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工（含試用期員工、勞務(wù)派遣人員）及各部門(mén)辦公用品的申請(qǐng)、領(lǐng)用、保管等全流程管理。辦公用品包括日常消耗品、耐用辦公設(shè)備及其他輔助辦公物資。（三）基本原則1.按需申領(lǐng)：辦公用品根據(jù)實(shí)際工作需求申請(qǐng)，避免過(guò)度采購(gòu)與積壓。2.分級(jí)管理：明確采購(gòu)、保管、領(lǐng)用責(zé)任主體，實(shí)行“專(zhuān)人負(fù)責(zé)、分類(lèi)管控”。3.節(jié)約優(yōu)先：倡導(dǎo)重復(fù)利用與環(huán)保使用（如雙面打印、減少一次性用品消耗），嚴(yán)控非必要支出。4.賬實(shí)相符：辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用、庫(kù)存需實(shí)時(shí)記錄，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確透明。二、辦公用品分類(lèi)根據(jù)使用頻率、價(jià)值及管理需求，辦公用品分為以下三類(lèi)：類(lèi)別具體內(nèi)容管理重點(diǎn)日常消耗品紙張（A4/A3打印紙、便簽紙）、筆類(lèi)（中性筆、圓珠筆、鉛筆）、筆記本、文件夾、訂書(shū)機(jī)/訂書(shū)釘、回形針、膠水/膠帶、印油/印臺(tái)、橡皮、尺子、便利貼、垃圾袋、抽紙/卷紙等。按需申領(lǐng)，嚴(yán)格控制總量，優(yōu)先使用庫(kù)存。耐用辦公設(shè)備計(jì)算器、剪刀、美工刀、打孔器、長(zhǎng)尾夾、文件柜/抽屜、白板/白板筆、投影儀遙控器、電話機(jī)、小型碎紙機(jī)等。定期盤(pán)點(diǎn)，責(zé)任到人，損壞需報(bào)修或申請(qǐng)更換。其他物資墨盒/硒鼓（打印機(jī)耗材）、辦公文具套裝（新員工入職）、節(jié)日/活動(dòng)用品（如周年慶裝飾）、特殊辦公用品（如繪圖工具、裝訂機(jī)等）。按項(xiàng)目或特殊需求審批，單獨(dú)登記。三、管理職責(zé)（一）行政部（或辦公室）1.統(tǒng)籌管理：負(fù)責(zé)辦公用品制度的制定、修訂及執(zhí)行監(jiān)督，制定年度/月度采購(gòu)計(jì)劃，管理供應(yīng)商。2.采購(gòu)執(zhí)行：根據(jù)審批后的需求，統(tǒng)一采購(gòu)辦公用品（緊急采購(gòu)除外），確保質(zhì)量與性?xún)r(jià)比。3.庫(kù)存管理：建立辦公用品臺(tái)賬（紙質(zhì)+電子），實(shí)時(shí)記錄采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、庫(kù)存數(shù)據(jù)，定期盤(pán)點(diǎn)（每月/季度）。4.發(fā)放與監(jiān)督：負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放（日常消耗品按需、耐用設(shè)備按審批），監(jiān)督各部門(mén)使用情況，杜絕浪費(fèi)。（二）各部門(mén)1.需求提報(bào)：根據(jù)本部門(mén)實(shí)際工作需要，按月/按需提交辦公用品申請(qǐng)（區(qū)分日常消耗與耐用設(shè)備）。2.內(nèi)部管理：指定1名“辦公用品管理員”（或由部門(mén)文員兼任），負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用登記、保管及使用監(jiān)督（如提醒員工節(jié)約用紙、規(guī)范使用設(shè)備）。3.成本控制：配合行政部控制本部門(mén)辦公用品消耗量，對(duì)異常消耗（如某類(lèi)用品月均用量激增）需說(shuō)明原因。（三）員工1.按需領(lǐng)用辦公用品，不得私自囤積或轉(zhuǎn)借他人；2.愛(ài)護(hù)辦公設(shè)備（如計(jì)算器、碎紙機(jī)），人為損壞需照價(jià)賠償；3.踐行節(jié)約原則（如雙面打印、使用可重復(fù)填充的筆芯、減少一次性用品使用）。四、辦公用品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)原則1.性?xún)r(jià)比優(yōu)先：在滿足質(zhì)量需求的前提下，選擇價(jià)格合理、供貨穩(wěn)定的供應(yīng)商（優(yōu)先長(zhǎng)期合作方）。2.集中采購(gòu)：日常消耗品（如打印紙、筆類(lèi)）每月集中采購(gòu)1次，減少零散采購(gòu)成本；耐用設(shè)備按需采購(gòu)（避免重復(fù)購(gòu)置）。3.緊急采購(gòu)：因突發(fā)工作需要（如臨時(shí)會(huì)議、設(shè)備突發(fā)故障）需緊急采購(gòu)時(shí)，由需求部門(mén)填寫(xiě)《緊急采購(gòu)申請(qǐng)單》（說(shuō)明原因、物品名稱(chēng)、預(yù)算），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，可直接聯(lián)系供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)（事后補(bǔ)單），但單次金額不得超過(guò)XX元（如200元）。（二）采購(gòu)流程1.需求統(tǒng)計(jì)：每月25日前，各部門(mén)辦公用品管理員匯總本部門(mén)下月需求（區(qū)分日常消耗品與耐用設(shè)備），填寫(xiě)《辦公用品需求申請(qǐng)表》（含物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估金額），提交至行政部。2.審核審批：行政部核對(duì)需求合理性（如日常消耗品庫(kù)存充足時(shí)減少采購(gòu)量，耐用設(shè)備是否已有閑置），編制《月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部（審核預(yù)算）→分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.采購(gòu)執(zhí)行：行政部按審批后的計(jì)劃聯(lián)系供應(yīng)商采購(gòu)（優(yōu)先比價(jià)或招標(biāo)，單次采購(gòu)金額≥XX元（如1000元）需至少對(duì)比3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)），采購(gòu)?fù)瓿珊篁?yàn)收入庫(kù)（核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量），填寫(xiě)《辦公用品入庫(kù)單》。五、辦公用品領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用原則1.日常消耗品：按需申領(lǐng)，每人每月限量（如中性筆≤2支、打印紙≤5包/人），超出部分需說(shuō)明原因并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.耐用設(shè)備：按崗位需求配置（如部門(mén)共用計(jì)算器≤2臺(tái)），新員工入職或設(shè)備損壞需更換時(shí)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后領(lǐng)用。3.特殊用品（如繪圖工具、裝訂機(jī)）：僅限特定崗位（如設(shè)計(jì)部、檔案部）使用，按項(xiàng)目需求申請(qǐng)。（二）領(lǐng)用流程1.常規(guī)領(lǐng)用：?jiǎn)T工填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用單》（注明物品名稱(chēng)、數(shù)量、用途），經(jīng)本部門(mén)辦公用品管理員審核后，至行政部領(lǐng)?。ㄈ粘Ｏ钠房芍苯佑刹块T(mén)管理員代領(lǐng)后分發(fā)）。2.耐用設(shè)備領(lǐng)用：需部門(mén)負(fù)責(zé)人在《領(lǐng)用單》上簽字確認(rèn)（注明使用責(zé)任人），行政部登記設(shè)備編號(hào)/序列號(hào)，雙方簽字后領(lǐng)用（設(shè)備損壞或丟失時(shí)，責(zé)任人需配合處理）。3.新員工入職：行政部根據(jù)《新員工辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)》（如筆記本×1、中性筆×2、文件夾×1）統(tǒng)一發(fā)放，無(wú)需單獨(dú)申請(qǐng)。六、庫(kù)存與臺(tái)賬管理（一）庫(kù)存要求1.行政部設(shè)立獨(dú)立辦公用品存儲(chǔ)區(qū)（或柜子），分類(lèi)存放（如紙張類(lèi)、文具類(lèi)、設(shè)備類(lèi)），保持干燥通風(fēng)，避免受潮/損壞。2.庫(kù)存安全量：日常消耗品按各部門(mén)月均用量的1.5倍儲(chǔ)備（如打印紙安全庫(kù)存≥30包），耐用設(shè)備按實(shí)際在用數(shù)量的10%~20%備用（如備用計(jì)算器×5臺(tái)）。（二）臺(tái)賬記錄1.行政部建立《辦公用品管理臺(tái)賬》（電子+紙質(zhì)），實(shí)時(shí)登記以下信息：采購(gòu)記錄：日期、供應(yīng)商、物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、入庫(kù)人；領(lǐng)用記錄：日期、領(lǐng)用人、部門(mén)、物品名稱(chēng)、數(shù)量、用途、領(lǐng)用人簽字；庫(kù)存余量：每日更新，確保賬實(shí)相符（每月末盤(pán)點(diǎn)核對(duì)）。

2.耐用設(shè)備需單獨(dú)建立《設(shè)備檔案》，記錄設(shè)備編號(hào)、名稱(chēng)、采購(gòu)日期、使用部門(mén)/責(zé)任人、維修記錄（如有）、報(bào)廢時(shí)間。七、監(jiān)督與考核（一）浪費(fèi)行為管控1.禁止以下行為：私自拿取辦公用品帶回家（非工作用途）；故意損壞辦公設(shè)備（如摔打計(jì)算器、惡意劃壞白板）；過(guò)度打?。ㄈ鐔蚊娲蛴o(wú)必要文件、彩色打印濫用）；虛報(bào)需求（如申請(qǐng)后未實(shí)際使用或轉(zhuǎn)賣(mài)）。

2.行政部每月抽查各部門(mén)辦公用品使用情況（如打印紙余量、設(shè)備完好率），對(duì)浪費(fèi)嚴(yán)重的部門(mén)/個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并納入部門(mén)/個(gè)人績(jī)效考核（如扣減當(dāng)月績(jī)效分5~10分）。（二）考核與激勵(lì)1.節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)月度辦公用品消耗量低于平均水平且無(wú)浪費(fèi)行為的部門(mén)，給予一定獎(jiǎng)勵(lì)（如返還節(jié)約金額的10%~20%作為部門(mén)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)）。2.責(zé)任追溯：因人為原因?qū)е罗k公設(shè)備損壞/丟失的，責(zé)任人按原價(jià)50%100%賠償（如計(jì)算器損壞賠償50元，筆記本電腦丟失賠償全額采購(gòu)價(jià)）；故意浪費(fèi)或違規(guī)領(lǐng)用的，按物品價(jià)值的23倍罰款。八、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效，原相關(guān)制度與本制度沖突的，以本制度為準(zhǔn)。2.本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋與修訂，重大調(diào)整需經(jīng)公司管理層審批。3.全體員工需簽署《辦公用品管理知曉承諾書(shū)》（附件），未簽署者不得領(lǐng)用辦公用品。附件：

1.《辦公用品分類(lèi)清單》（詳細(xì)目錄）2.《辦公用品需求申請(qǐng)表》（模板）3.《辦公用品領(lǐng)用單》（模板）4.《辦公用品入庫(kù)單》（模板）5.《