合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制與履行監(jiān)督工具模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本工具模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)化公司）的合同全生命周期管理，尤其適合采購、銷售、服務(wù)、建設(shè)等合同類型密集的行業(yè)場(chǎng)景。核心應(yīng)用場(chǎng)景包括：企業(yè)需規(guī)范合同起草、審核、簽署、履行、歸檔全流程，避免管理漏洞；業(yè)務(wù)部門與法務(wù)、財(cái)務(wù)部門需協(xié)同防控合同風(fēng)險(xiǎn)（如條款歧義、履約違約、主體資質(zhì)問題等）；管理層需實(shí)時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺并處理履約異常（如延遲交付、逾期付款等）；企業(yè)需建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，降低糾紛發(fā)生概率，保障合法權(quán)益。二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草：明確需求，筑牢基礎(chǔ)責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（提出需求）+法務(wù)部門（條款支持）操作步驟：需求梳理：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作內(nèi)容明確合同核心要素（如標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等），填寫《合同需求確認(rèn)單》（見模板1）。模板選用：優(yōu)先選擇企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如采購合同模板、銷售合同模板），無模板時(shí)參考行業(yè)示范文本。條款起草：主體信息：寫明雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人及聯(lián)系方式，避免簡(jiǎn)稱或模糊表述；核心條款：價(jià)款需明確含稅價(jià)/不含稅價(jià)、支付方式（如電匯、承兌）、節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款30%、驗(yàn)收后付60%質(zhì)保金10%）；履行期限需具體到年月日（如“2024年12月31日前交付”）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需引用國家標(biāo)準(zhǔn)（如“GB/T19001-2016”）或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及違約金計(jì)算方式（如“按日萬分之五計(jì)算”），上限不超過合同總額的30%；爭(zhēng)議解決：約定由企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決，或選擇仲裁（需明確仲裁機(jī)構(gòu)如“仲裁委員會(huì)”）。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致性，簽字確認(rèn)后提交法務(wù)部門。（二）合同審核：多維度排查，防控風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任主體：法務(wù)部門（合法性審核）+財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)條款審核）+業(yè)務(wù)部門（可行性復(fù)核）操作步驟：法務(wù)審核（重點(diǎn)條款）：主體資質(zhì)：對(duì)方是否具備簽約資格（如需資質(zhì)許可，需提供許可證復(fù)印件）；條款合法性：是否存在“霸王條款”、違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的內(nèi)容（如“爭(zhēng)議解決只能由對(duì)方所在地法院管轄”）；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、不可抗力條款是否明確，是否存在權(quán)利義務(wù)不對(duì)等條款。財(cái)務(wù)審核：價(jià)款結(jié)構(gòu)：是否合理，是否存在資金風(fēng)險(xiǎn)（如預(yù)付款比例過高超過30%）；稅務(wù)條款：發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開票時(shí)間是否明確；支付節(jié)點(diǎn)：是否與履約進(jìn)度匹配，避免資金占用或墊資風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)復(fù)核：確認(rèn)合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致，履約能力（如對(duì)方生產(chǎn)、交付能力）是否匹配。審核反饋：各部門在《合同審核意見表》（見模板2）中填寫審核意見，重大風(fēng)險(xiǎn)需跨部門會(huì)簽；審核不通過的，由業(yè)務(wù)部門修改后重新提交。（三）合同簽署：規(guī)范流程，保證效力責(zé)任主體：授權(quán)代表人+行政/法務(wù)部門操作步驟：權(quán)限確認(rèn)：簽署人需為法定代表人或經(jīng)書面授權(quán)的代理人（提供《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限）。文本核對(duì)：簽署前核對(duì)合同文本（與審核版本一致）、合同編號(hào)（唯一性）、頁碼（是否連續(xù)、無漏頁），雙方簽字/蓋章處是否預(yù)留。簽署執(zhí)行：企業(yè)合同：需加蓋合同專用章或公章（財(cái)務(wù)章、部門章無效），法定代表人簽字或蓋章；對(duì)方合同：確認(rèn)對(duì)方簽字/蓋章規(guī)范，必要時(shí)留存對(duì)方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書原件。文本分發(fā)：簽署后，原件至少留存2份（企業(yè)存檔1份，對(duì)方1份），電子版同步至合同管理系統(tǒng)，各部門按需獲取復(fù)印件。（四）合同履行：動(dòng)態(tài)跟蹤，及時(shí)糾偏責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（履約執(zhí)行）+履約跟蹤人（進(jìn)度監(jiān)控）操作步驟：履交底：業(yè)務(wù)部門向履約團(tuán)隊(duì)（如采購員、項(xiàng)目經(jīng)理）明確合同關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，填寫《合同履交底記錄》。進(jìn)度跟蹤：建立《合同履行跟蹤表》（見模板3），按階段（如準(zhǔn)備、交付、驗(yàn)收、付款）記錄：計(jì)劃時(shí)間：合同約定的節(jié)點(diǎn)時(shí)間；實(shí)際時(shí)間：完成的實(shí)際時(shí)間；完成情況：正常/延遲/未完成，延遲需說明原因（如供應(yīng)商生產(chǎn)延誤）；附件：留存交付憑證（如送貨單、驗(yàn)收單）、付款憑證（如銀行回單）等。異常處理：履約延遲：24小時(shí)內(nèi)上報(bào)部門負(fù)責(zé)人，分析原因（如對(duì)方違約、不可抗力），制定補(bǔ)救措施（如協(xié)商延期、追究違約責(zé)任）；質(zhì)量問題：立即書面通知對(duì)方，要求整改或賠償，留存溝通記錄（如郵件、函件）；付款逾期：財(cái)務(wù)部門提醒對(duì)方，超過30天未付的，啟動(dòng)催款流程，必要時(shí)發(fā)送律師函。（五）合同歸檔：集中管理，便于追溯責(zé)任主體：行政/檔案管理部門操作步驟：資料收集：歸檔資料包括：合同正本、審核意見表、簽署頁、授權(quán)委托書、補(bǔ)充協(xié)議、履行過程中的往來函件、驗(yàn)收單、付款憑證等。分類編號(hào)：按合同類型（采購/銷售等）+年度+流水號(hào)編號(hào)（如“采-2024-001”），填寫《合同檔案目錄》。存儲(chǔ)保管：紙質(zhì)檔案：存入專用檔案柜，防火、防潮、防蟲，保管期限一般不少于合同履行完畢后5年；電子檔案：加密存儲(chǔ)于企業(yè)服務(wù)器或云端，設(shè)置查閱權(quán)限（僅授權(quán)人員可訪問），定期備份（每月1次）。查閱管理：內(nèi)部查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，外部查閱（如審計(jì)、訴訟）需提供單位介紹信，由檔案管理員全程陪同。三、合同管理核心模板表格模板1：合同需求確認(rèn)單合同編號(hào)合同名稱需求部門需求提出人聯(lián)系方式標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量/規(guī)模質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如：國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定技術(shù)參數(shù)）價(jià)款及支付方式合同總金額：________萬元；支付方式：□預(yù)付款_%□節(jié)點(diǎn)款_%□驗(yàn)收款_%□質(zhì)保金_%（____%）履行期限（如：____年_月_日前交付，____年_月_日前完成驗(yàn)收）其他特殊要求（如：保密要求、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、售后服務(wù)等）需求部門負(fù)責(zé)人簽字日期年月日模板2：合同審核意見表合同編號(hào)合同名稱審核環(huán)節(jié)□初審□復(fù)審□終審審核部門審核人審核日期審核內(nèi)容審核意見主體信息□通過□修改后通過□不通過（理由：______________________________________）核心條款（價(jià)款/履行期限/違約責(zé)任等）□通過□修改后通過□不通過（理由：______________________________________）法律風(fēng)險(xiǎn)□無風(fēng)險(xiǎn)□低風(fēng)險(xiǎn)□中風(fēng)險(xiǎn)□高風(fēng)險(xiǎn)（風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：______________________________________）財(cái)務(wù)條款□通過□修改后通過□不通過（理由：______________________________________）綜合意見審核人簽字日期年月日模板3：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履約階段□準(zhǔn)備階段□交付階段□驗(yàn)收階段□付款階段計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成情況□正?！跹舆t□未完成存在問題（如：延遲交付3天，原因是供應(yīng)商原料短缺）處理措施（如：已與供應(yīng)商協(xié)商，承諾____日內(nèi)交付；若再次延遲，按合同約定扣減違約金）責(zé)任人跟進(jìn)結(jié)果□已解決□處理中□未解決（備注：____________________）更新日期年月日模板4：合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警表合同編號(hào)風(fēng)險(xiǎn)類型□履約延遲□付款逾期□主體資質(zhì)失效□質(zhì)量不達(dá)標(biāo)□其他______風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)□高（立即處理）□中（3日內(nèi)處理）□低（周內(nèi)處理）風(fēng)險(xiǎn)描述（如：對(duì)方逾期付款15天，未說明原因；對(duì)方營業(yè)執(zhí)照有效期屆滿前1個(gè)月未續(xù)期）觸發(fā)條件（如：逾期超過10天；資質(zhì)到期前60天）應(yīng)對(duì)措施（如：發(fā)送催款函，要求____日內(nèi)付款；暫停履行合同義務(wù)，要求對(duì)方提供續(xù)期資質(zhì)）責(zé)任人預(yù)警日期處理結(jié)果□已消除□持續(xù)監(jiān)控□升級(jí)處理（備注：____________________）關(guān)閉日期年月日四、風(fēng)險(xiǎn)控制關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）嚴(yán)把“主體關(guān)”，杜絕簽約資格風(fēng)險(xiǎn)簽約前務(wù)必核實(shí)對(duì)方主體資格：企業(yè)法人：需核查《營業(yè)執(zhí)照》（最新年檢版本）、經(jīng)營范圍、是否為“三無企業(yè)”（無營業(yè)執(zhí)照、無資質(zhì)、無固定場(chǎng)所）；特殊行業(yè)：對(duì)方需具備相應(yīng)資質(zhì)（如建筑行業(yè)需“施工總承包資質(zhì)”，食品行業(yè)需“食品經(jīng)營許可證”），留存資質(zhì)證書復(fù)印件；授權(quán)代理：對(duì)方由代理人簽約的，需提供《授權(quán)委托書》（載明代理事項(xiàng)、權(quán)限、期限）及代理人身份證明，避免“無權(quán)代理”風(fēng)險(xiǎn)。（二）細(xì)化“條款關(guān)”，避免歧義與漏洞合同條款需“明確、具體、可操作”，杜絕模糊表述：時(shí)間節(jié)點(diǎn)：避免“盡快”“合理期限內(nèi)”等詞匯，明確“收到貨物后3個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收”“逾期付款超過30日，按日萬分之六支付違約金”；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：需量化指標(biāo)（如“產(chǎn)品合格率≥99%”“售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間≤2小時(shí)”），避免“質(zhì)量合格”“滿足要求”等主觀表述；違約責(zé)任：需對(duì)應(yīng)具體違約情形（如“逾期交貨：每延遲1日，按合同總額的0.05%支付違約金，最高不超過5%”），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等籠統(tǒng)條款。（三）強(qiáng)化“過程關(guān)”，保證履約可控履行過程中需動(dòng)態(tài)監(jiān)控，避免“重簽署、輕管理”：專人跟蹤：每個(gè)合同指定1名“履約跟蹤人”（業(yè)務(wù)部門人員），每周更新《合同履行跟蹤表》，重大節(jié)點(diǎn)（如驗(yàn)收、付款）前3天提醒相關(guān)方；憑證留存：履行過程中的所有書面材料（如送貨單、驗(yàn)收單、函件）需雙方簽字蓋章確認(rèn)，電子憑證需導(dǎo)出PDF版并標(biāo)注“合同編號(hào)”，避免“口說無憑”；風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：建立《合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警表》，對(duì)逾期付款（超過10天）、延遲交付（超過約定時(shí)間5%）、資質(zhì)到期（前60天）等情形自動(dòng)觸發(fā)預(yù)警，高風(fēng)險(xiǎn)事件需24小時(shí)內(nèi)上報(bào)管理層。（四）規(guī)范“檔案關(guān)”，保障追溯與維權(quán)檔案管理是風(fēng)險(xiǎn)控制的“最后一道防線”，需做到“完整、有序、安全”：資料完整性：歸檔資料需包含“合同+審核+簽署+履行+爭(zhēng)議解決”全鏈條文件，缺失任何一環(huán)都可能影響糾紛解決；查閱權(quán)限：嚴(yán)格執(zhí)行“誰查閱、誰登記”制度，涉密合同（如涉及商業(yè)秘密、核心技術(shù)）需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，電子檔案需設(shè)置“雙人雙鎖”權(quán)限（管理員+法務(wù)）；保管期限：一般合同保管期限為“履行完畢后5年”，建設(shè)工程合同、融資租賃合同等需保存10年以上，超過期限的需經(jīng)法務(wù)部門確認(rèn)后銷毀，并留存銷毀記錄。（五）堅(jiān)守“法律關(guān)”，提前化解糾紛遇重大爭(zhēng)議或法律風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，需及時(shí)尋求專業(yè)支持：糾商優(yōu)先：發(fā)生糾紛時(shí)，優(yōu)先通過協(xié)商、調(diào)解解決（如邀請(qǐng)行業(yè)協(xié)會(huì)、第三方機(jī)構(gòu)介入），避免直接對(duì)