企業(yè)采購管理與審批流程標準一、適用范圍與應用場景本標準適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務型、貿(mào)易型企業(yè)）的日常采購活動管理，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)、服務外包等各類采購事項。具體應用場景包括：常規(guī)采購：計劃內(nèi)的日常辦公耗材、生產(chǎn)輔料等標準化物資采購；項目采購：專項項目所需設備、材料或服務的采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如設備故障、生產(chǎn)急需）導致的臨時性采購；供應商引入：新增供應商時的資質(zhì)審核與合作流程管理。二、采購全流程操作指引（一）需求提出與預算確認需求發(fā)起：各部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購需求申請表》，明確物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途、需求日期及附件（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）。預算核對：需求部門需同步確認采購項目是否在部門年度預算內(nèi)，若超預算需填寫《預算外采購申請說明》，由財務部及分管領導*審核通過后，方可進入下一環(huán)節(jié)。（二）采購申請審批提交審批：需求部門負責人對《采購需求申請表》初審后，根據(jù)采購金額及項目類型，逐級提交至對應審批人（具體權(quán)限劃分見下表）。采購金額（人民幣）審批權(quán)限5,000元以下需求部門負責人*5,000-50,000元分管副總*50,001-200,000元總經(jīng)理*200,001元以上董事長*審批時限：審批人需在收到申請后2個工作日內(nèi)完成審批，遇特殊情況需注明原因并反饋。（三）供應商選擇與詢價供應商來源：標準化物資：優(yōu)先從《合格供應商名錄》中選擇；非標準化/項目采購：需通過公開招標、邀請招標或競爭性談判確定供應商，至少邀請3家合格供應商參與報價。詢價與比價：采購部向供應商發(fā)出《詢價單》，收集報價后填寫《比價分析表》，對比價格、質(zhì)量、交期、售后服務等要素，形成初步供應商建議。（四）合同擬定與審批合同起草：確定供應商后，由采購部根據(jù)談判結(jié)果擬定《采購合同》，明確標的物信息、價格、付款方式、交貨期、違約責任等核心條款，法務部*對合同條款進行合規(guī)性審核。合同審批：合同按審批權(quán)限（參照采購申請審批權(quán)限）逐級審批，審批通過后加蓋公司公章，供應商需在合同上簽字蓋章并回傳。（五）訂單下達與執(zhí)行訂單：審批通過后，采購部向供應商下達《采購訂單》，作為交貨依據(jù)，訂單內(nèi)容需與合同保持一致。進度跟蹤：采購部負責跟蹤訂單執(zhí)行進度，保證供應商按約定時間、質(zhì)量交貨，若遇延期需及時協(xié)調(diào)并通報需求部門。（六）驗收與入庫到貨驗收：物品送達后，由需求部門、倉庫部（或使用部門）共同驗收，對照采購訂單、合同及技術(shù)參數(shù)，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，填寫《采購驗收單》，驗收合格三方簽字確認；若不合格，需填寫《不合格品處理單》，及時與供應商協(xié)商退換貨或索賠。入庫管理：驗收合格的物資由倉庫部辦理入庫手續(xù)，登記臺賬，更新庫存信息。（七）付款與結(jié)算發(fā)票核對：供應商開具合規(guī)發(fā)票后，財務部核對發(fā)票信息與合同、訂單、驗收單是否一致。付款申請：核對無誤后，采購部填寫《付款申請單》，附合同、發(fā)票、驗收單等憑證，按財務審批權(quán)限提交付款。款項支付：財務部在審批通過后，按合同約定方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯）完成付款，保留付款憑證。（八）檔案歸檔采購完成后，采購部負責整理全套資料（含采購申請、審批文件、比價記錄、合同、驗收單、發(fā)票、付款憑證等），按“一單一檔”原則歸檔保存，保存期限不少于5年。三、常用采購流程表單模板（一）采購需求申請表申請部門申請日期年度預算編號申請人聯(lián)系方式需求日期物品/服務名稱規(guī)格型號單位用途說明附件清單（技術(shù)參數(shù)、圖紙等）需求部門負責人簽字：日期：財務部預算審核意見：簽字：日期：（二）采購審批表采購項目名稱預算金額實際申請金額需求部門申請人日期采購內(nèi)容簡述采購部意見（供應商選擇建議、價格合理性等）：簽字：日期：分管副總審批意見：簽字：日期：總經(jīng)理審批意見（若需）：簽字：日期：董事長審批意見（若需）：簽字：日期：（三）采購驗收單驗收單編號采購訂單號驗收日期供應商名稱物品名稱規(guī)格型號應收數(shù)量實收數(shù)量單價驗收結(jié)果（√合格/□不合格）：不合格情況說明（若適用）：需求部門驗收人簽字：倉庫部驗收人簽字：采購部經(jīng)辦人簽字：日期：日期：日期：（四）付款申請表申請部門申請人申請日期付款方式供應商名稱采購合同號付款金額大寫金額付款事由附件清單（合同、發(fā)票、驗收單復印件）：采購部意見：簽字：日期：財務部審核意見：簽字：日期：分管副總審批意見：簽字：日期：總經(jīng)理審批意見（若需）：簽字：日期：四、流程執(zhí)行關(guān)鍵注意事項（一）合規(guī)性要求采購活動需嚴格遵守國家《采購法》《招標投標法》及公司內(nèi)部采購管理制度，嚴禁虛假采購、違規(guī)指定供應商。預算外采購必須履行超預算審批流程，未經(jīng)批準不得實施。（二）審批時效管理各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，若因特殊情況無法按時審批，需提前1個工作日向申請部門反饋，并說明原因。（三）供應商管理定期對《合格供應商名錄》進行更新，每年對供應商進行績效評估（質(zhì)量、交期、價格、服務），淘汰不合格供應商。緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需2小時內(nèi)到貨）可臨時選擇供應商，但事后需補辦審批手續(xù)，并在3個工作日內(nèi)完成供應商資質(zhì)審核。（四）風險控制采購合同必須經(jīng)法務部審核，明確違約責任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等條款，避免法律風險。大額采購（50萬元以上）需采