企業(yè)行政事務(wù)管理手冊模板前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行政事務(wù)管理流程，明確各環(huán)節(jié)職責分工，提升行政工作效率，保障企業(yè)日常運營有序開展。手冊適用于企業(yè)各部門及全體員工，涵蓋辦公事務(wù)、會議管理、資產(chǎn)維護、檔案管理、印章使用、接待規(guī)范及車輛調(diào)度等核心行政場景。各部門可結(jié)合實際業(yè)務(wù)需求，參照手冊內(nèi)容執(zhí)行，保證行政工作標準化、規(guī)范化。一、日常辦公事務(wù)管理（一）操作指引辦公環(huán)境維護員工每日到崗后需整理個人工位，保持桌面整潔，文件、文具擺放有序；各部門負責人每周組織一次部門區(qū)域衛(wèi)生檢查，行政部每月開展全公司環(huán)境巡查；公共區(qū)域（如會議室、茶水間、走廊）由專人負責清潔，物品使用后及時歸位。辦公用品申領(lǐng)與管理月度25日前，各部門根據(jù)實際需求填寫《辦公用品月度需求表》，經(jīng)部門負責人審核后提交行政部；行政部匯總需求后統(tǒng)一采購，低值易耗品（如筆、紙、文件夾）按季度發(fā)放，耐用品（如計算器、訂書機）以舊換新；申領(lǐng)人需在《辦公用品領(lǐng)用登記表》簽字確認，嚴禁私自外領(lǐng)或浪費?？记谂c假期管理員工每日通過指紋/人臉識別系統(tǒng)考勤，遲到、早退、曠工按《員工考勤管理制度》執(zhí)行；請假需提前1天提交《請假申請表》，緊急情況需2小時內(nèi)補填，病假需提供醫(yī)院證明；行政部每月5日前匯總上月考勤數(shù)據(jù)，經(jīng)人力資源部審核后公示。（二）常用表單模板表1：辦公用品月度需求表序號物品名稱規(guī)格型號申領(lǐng)數(shù)量用途說明申請人部門負責人簽字1A4復(fù)印紙80g5包部門日常打印2簽字筆0.5mm黑色10支日常辦公使用（三）管理要點辦公設(shè)備（如打印機、電腦）出現(xiàn)故障時，需第一時間聯(lián)系行政部維修，嚴禁私自拆解；重要辦公用品（如印章、保密文件）需單獨存放，由專人保管；考勤數(shù)據(jù)需與薪資核算掛鉤，保證數(shù)據(jù)準確無誤，避免爭議。二、會議組織與管理（一）操作指引會議申請與審批申請人提前3個工作日填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程及所需設(shè)備；部門負責人審核會議必要性后，提交行政部協(xié)調(diào)場地及資源；跨部門會議由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。會議籌備與通知行政部根據(jù)審批結(jié)果預(yù)定會議室，準備投影儀、麥克風、白板等設(shè)備，提前1小時調(diào)試；申請人通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送會議通知，注明會議重要性及需攜帶的材料。會議召開與記錄參會人員提前5分鐘入場，簽到就座；主持人按議程控制時間，避免偏離主題；指定專人記錄會議內(nèi)容，重點標注決議事項、責任人及完成時限。會后跟進與歸檔會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄人整理《會議紀要》，經(jīng)主持人確認后分發(fā)至參會人員；決議事項由責任部門跟蹤落實，行政部每周匯總進度；會議資料（含紀要、PPT）需在3個工作日內(nèi)歸檔至行政部檔案柜。（二）常用表單模板表2：會議申請表會議名稱部門季度工作總結(jié)會會議時間2023年10月15日14:00-16:00會議地點三樓第一會議室參會人員各部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)會議議程1.各部門匯報Q3工作成果；2.討論Q4工作計劃；3.領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)所需設(shè)備投影儀、麥克風、白板申請人聯(lián)系方式部門負責人簽字趙六行政部審核意見同意，已協(xié)調(diào)場地及設(shè)備（三）管理要點會議室使用遵循“先申請先使用”原則，如需取消需提前2個工作日告知行政部；涉及敏感信息的會議，需關(guān)閉錄音設(shè)備，參會人員不得外泄會議內(nèi)容；會議紀要需明確“做什么、誰負責、何時完成”，避免模糊表述。三、固定資產(chǎn)管理（一）操作指引資產(chǎn)采購與入庫部門因工作需要新增資產(chǎn)時，提交《固定資產(chǎn)采購申請表》，說明用途、規(guī)格及預(yù)算；金額在5000元以下的由行政部審批，5000元以上的需總經(jīng)理審批；采購后行政部核對實物與型號，填寫《固定資產(chǎn)入庫登記表》，粘貼資產(chǎn)標簽。資產(chǎn)領(lǐng)用與調(diào)撥員工領(lǐng)用資產(chǎn)時需填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》，簽字確認后領(lǐng)取；離職時需將資產(chǎn)交還行政部，辦理歸還手續(xù)；部門間資產(chǎn)調(diào)撥需提交《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》，經(jīng)雙方部門負責人及行政部確認后更新資產(chǎn)信息。資產(chǎn)盤點與報廢行政部每半年組織一次全公司資產(chǎn)盤點，核對資產(chǎn)數(shù)量、使用狀況及存放地點；盤點差異需在3個工作日內(nèi)查明原因，形成書面報告報領(lǐng)導(dǎo)審批；無法使用的資產(chǎn)需填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)技術(shù)部鑒定后，行政部統(tǒng)一處理。（二）常用表單模板表3：固定資產(chǎn)領(lǐng)用表資產(chǎn)名稱筆記本電腦資產(chǎn)編號NB202310001規(guī)格型號ThinkPadX1Carbon領(lǐng)用日期2023年10月10日領(lǐng)用人孫七所在部門市場部保管責任人孫七預(yù)計使用年限3年部門負責人簽字周八行政部審核同意領(lǐng)用（三）管理要點固定資產(chǎn)標簽不得擅自撕毀，如需更換需由行政部操作；個人領(lǐng)用的資產(chǎn)需妥善保管，因人為損壞需照價賠償；報資產(chǎn)需保證無數(shù)據(jù)殘留，由行政部監(jiān)督銷毀。四、檔案資料管理（一）操作指引檔案分類與歸檔范圍檔案分為行政類（如制度文件、會議紀要）、人事類（如員工合同、離職檔案）、財務(wù)類（如報銷憑證、合同）、業(yè)務(wù)類（如項目方案、客戶資料）等；年度工作計劃、總結(jié)、重要合同、會議決議等需永久保存；日常通知、臨時文件保存期限不少于3年。檔案整理與移交各部門于次年1月15日前完成上年度檔案整理，按“件”裝訂，標注檔案名稱、日期、頁碼；填寫《檔案移交清單》，經(jīng)部門負責人審核后移交行政部，雙方簽字確認。檔案借閱與保密員工因工作需要借閱檔案時，填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱用途、期限；機密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；借閱期限不超過7天，如需延長需重新申請；嚴禁涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，外借檔案不得帶出公司。檔案銷毀與保管超過保存期限的檔案由行政部編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由2人以上共同監(jiān)督銷毀；檔案室需配備防火、防潮、防盜設(shè)備，保持溫度18-22℃，濕度45-60%，定期檢查檔案狀況。（二）常用表單模板表4：檔案借閱申請表檔案名稱2023年第三季度會議紀要檔案編號DH202309005借閱用途部門年度工作總結(jié)參考借閱期限2023年10月11日-10月15日借閱人吳九所在部門運營部部門負責人簽字鄭十行政部審批同意借閱（三）管理要點檔案整理需規(guī)范，頁碼連續(xù)、裝訂牢固，避免散頁；電子檔案需定期備份，存儲于公司指定服務(wù)器，嚴禁私自拷貝；涉及商業(yè)秘密的檔案需單獨加密管理，借閱權(quán)限嚴格控制。五、印章使用管理（一）操作指引印章種類與保管公司印章分為公章、財務(wù)專用章、合同專用章、法人章、發(fā)票專用章等；公章、合同專用章由行政部專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部專人保管，法人章由總經(jīng)理辦公室保管；保管人需設(shè)立《印章保管登記表》，記錄印章啟用、交接信息。印章使用申請與審批使用印章需填寫《印章使用申請表》，注明用印文件名稱、份數(shù)、用途及審批人；日常行政用印（如通知、證明）由行政部負責人審批，合同用印需法務(wù)部審核后由總經(jīng)理審批，財務(wù)用印需財務(wù)負責人審批。用印規(guī)范與登記保管人核對申請表與用印文件一致后，方可蓋章；嚴禁在空白紙張、空白合同上蓋章；用印后需在《印章使用登記表》記錄用印日期、文件名稱、申請人、審批人及印章類型，保證可追溯。（二）常用表單模板表5：印章使用申請表用印文件名稱關(guān)于舉辦年度團建活動的通知用印份數(shù)50份用印用途全公司范圍內(nèi)發(fā)布團建安排申請人錢十一審批人行政部負責人：孫七保管人行政部：用印日期2023年10月12日備注已核對文件內(nèi)容與申請一致（三）管理要點印章保管人需妥善保管印章，下班前鎖入專用保險柜，不得轉(zhuǎn)借他人；如印章遺失，需立即向行政部及公安機關(guān)報告，并登報聲明作廢；用印文件需留存復(fù)印件或掃描件，與《印章使用登記表》一并存檔。六、接待事務(wù)管理（一）操作指引接待分類與申請接待分為政務(wù)接待（部門檢查調(diào)研）、商務(wù)接待（客戶合作洽談）、內(nèi)部接待（兄弟單位交流）等；接待前需填寫《接待申請表》，明確接待對象、人數(shù)、時間、地點、預(yù)算及接待目的，經(jīng)部門負責人審批后提交行政部。接待準備與實施行政部根據(jù)審批結(jié)果預(yù)定餐廳、會議室，安排車輛及陪同人員；商務(wù)接待需準備公司宣傳資料、項目方案等；接待人員需提前30分鐘到達現(xiàn)場，引導(dǎo)接待對象入座，介紹雙方人員；用餐時注意餐桌禮儀，控制用餐標準（政務(wù)接待不超過300元/人/餐，商務(wù)接待不超過500元/人/餐）。接待總結(jié)與費用報銷接待結(jié)束后24小時內(nèi)，接待人填寫《接待總結(jié)表》，記錄接待過程、達成的共識及后續(xù)跟進事項；費用報銷需提供發(fā)票、《接待申請表》《接待總結(jié)表》，經(jīng)行政部審核、財務(wù)部復(fù)核后報銷。（二）常用表單模板表6：接待申請表接待對象名稱科技有限公司接待類型商務(wù)接待接待人數(shù)5人接待時間2023年10月16日10:00-12:00接待地點公司三樓會議室接待目的洽談Q4合作項目接待人聯(lián)系方式1395678部門負責人簽字趙六行政部審核意見同意，已安排會議室及茶水（三）管理要點接待需遵循“務(wù)實、節(jié)儉、得體”原則，避免鋪張浪費；涉及公司核心機密的接待，需提前簽訂保密協(xié)議；接待費用需嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，超支部分需書面說明原因。七、車輛使用管理（一）操作指引車輛調(diào)度與申請公司車輛僅用于公務(wù)出行，私人事務(wù)一律不得使用；用車人需提前1個工作日填寫《車輛使用申請表》，注明用車時間、路線、事由及乘車人，經(jīng)部門負責人審批后提交行政部。車輛使用與維護司機憑審批單出車，提前檢查車況（油量、剎車、輪胎等），保證行車安全；用車結(jié)束后，司機填寫《車輛行駛記錄表》，記錄行駛里程、加油量、停車費等信息；行政部每月組織一次車輛保養(yǎng)，定期檢查年檢、保險到期時間，保證車輛合法合規(guī)行駛。費用報銷與違規(guī)處理車輛費用（加油費、過路費、停車費）需憑發(fā)票填寫《費用報銷單》，附《車輛行駛記錄表》，經(jīng)行政部審核、財務(wù)部報銷；違章駕駛（如超速、闖紅燈）由司機承擔責任，因個人原因造成車輛損壞需照價賠償。（二）常用表單模板表7：車輛使用申請表用車事由接待客戶前往機場用車時間2023年10月20日08:00-10:00乘車人、行駛路線公司→機場→公司用車人聯(lián)系方式1379012部門負責人簽字趙六行政部調(diào)度意見同意，安排