業(yè)務(wù)銷售流程自動化處理操作手冊一、本工具覆蓋的核心業(yè)務(wù)場景本自動化工具旨在解決銷售流程中重復(fù)性高、易出錯、耗時長的問題，適用于以下典型場景：銷售線索全生命周期管理：從線索獲?。ㄈ缯箷竺?、官網(wǎng)咨詢、渠道推薦）到線索分配、跟進提醒、轉(zhuǎn)化率分析的自動化處理，避免線索遺漏或跟進不及時。合同審批流程標(biāo)準(zhǔn)化：針對標(biāo)準(zhǔn)銷售合同（如產(chǎn)品采購合同、服務(wù)合作協(xié)議），實現(xiàn)條款自動校驗、審批流自動觸發(fā)、審批進度實時跟蹤，縮短合同簽署周期。訂單與履約協(xié)同自動化：合同簽訂后自動訂單，同步觸發(fā)庫存核查、物流對接、交付節(jié)點提醒，保證訂單從到交付的無縫銜接?？蛻粜畔討B(tài)維護：通過客戶互動記錄（如溝通日志、購買歷史、投訴反饋）自動更新客戶畫像，支持銷售團隊精準(zhǔn)跟進和二次營銷。銷售數(shù)據(jù)實時統(tǒng)計：自動匯總各銷售階段的轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)、業(yè)績達成率、客戶活躍度等指標(biāo)，可視化報表，輔助管理層決策。二、自動化處理全流程操作指南（一）系統(tǒng)初始化配置基礎(chǔ)信息設(shè)置登錄系統(tǒng)后臺，進入“基礎(chǔ)配置”模塊，錄入公司信息（如公司名稱、稅號、開戶行）、產(chǎn)品/服務(wù)目錄（含價格、規(guī)格、折扣規(guī)則）、客戶分級標(biāo)準(zhǔn)（如VIP客戶、普通客戶、潛在客戶）。示例：產(chǎn)品目錄需包含“產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品名稱、單價、單位、折扣類型（固定折扣/階梯折扣）”等字段，保證后續(xù)訂單時價格計算準(zhǔn)確。用戶權(quán)限與角色分配根據(jù)崗位職責(zé)創(chuàng)建角色（如銷售代表、銷售經(jīng)理、財務(wù)專員、系統(tǒng)管理員），分配對應(yīng)操作權(quán)限（如銷售代表僅可查看和編輯自己負(fù)責(zé)的線索，銷售經(jīng)理可查看團隊所有數(shù)據(jù)）。示例：為銷售代表小王分配“線索跟進”“合同擬稿”“訂單提交”權(quán)限；為銷售經(jīng)理李經(jīng)理分配“團隊業(yè)績查看”“合同審批”“權(quán)限調(diào)整”權(quán)限。自動化規(guī)則配置進入“自動化規(guī)則”模塊，設(shè)置觸發(fā)條件與執(zhí)行動作：線索分配規(guī)則：根據(jù)線索來源（如“線上官網(wǎng)”分配給A組，“線下展會”分配給B組）或客戶行業(yè)（如“教育行業(yè)”分配給擅長該行業(yè)的張經(jīng)理），實現(xiàn)線索自動分配。跟進提醒規(guī)則：設(shè)置線索首次跟進時間（如線索導(dǎo)入后2小時內(nèi)）、跟進頻率（如每3天一次未跟進客戶自動提醒），提醒方式支持系統(tǒng)內(nèi)消息、短信或郵件（需提前綁定通知賬號）。合同審批流配置：根據(jù)合同金額設(shè)置審批層級（如金額≤10萬元由銷售經(jīng)理李經(jīng)理審批；10萬＜金額≤50萬元需銷售總監(jiān)王總審批；金額＞50萬元需法務(wù)部劉專員會簽+總經(jīng)理趙總終審）。（二）銷售線索自動化處理線索導(dǎo)入與去重支持手動錄入（通過“線索管理”模塊逐條添加客戶信息，如客戶名稱、聯(lián)系人、電話、需求描述）或批量導(dǎo)入（模板表格，填寫后系統(tǒng)，系統(tǒng)自動校驗必填字段完整性）。系統(tǒng)自動檢測重復(fù)線索（根據(jù)手機號/郵箱匹配，提示“該客戶已存在，是否合并”），避免重復(fù)跟進。線索自動分配與標(biāo)簽化線索導(dǎo)入后，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則自動分配給對應(yīng)負(fù)責(zé)人（如“線上咨詢-產(chǎn)品A”分配給小王），同時根據(jù)客戶需求、行業(yè)、規(guī)模自動打標(biāo)簽（如“高意向”“教育行業(yè)”“中小企業(yè)”）。分配完成后，系統(tǒng)自動向負(fù)責(zé)人發(fā)送“新線索待跟進”提醒（含客戶基本信息和需求摘要）。跟進過程自動化記錄銷售代表“開始跟進”，系統(tǒng)自動記錄跟進時間，并支持填寫跟進內(nèi)容（如溝通要點、客戶反饋、下一步計劃）。若超過預(yù)設(shè)未跟進時長（如3天），系統(tǒng)自動向銷售代表小王和其上級李經(jīng)理發(fā)送“跟進超時提醒”，避免客戶流失。線索轉(zhuǎn)化與升級當(dāng)客戶確認(rèn)需求并同意合作時，銷售代表在系統(tǒng)中“轉(zhuǎn)化為商機”，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)客戶信息，并觸發(fā)“商機審批”流程（由銷售經(jīng)理李經(jīng)理審核商機真實性）。審核通過后，商機狀態(tài)更新為“已立項”，系統(tǒng)自動將客戶信息同步至“合同管理”模塊，提示準(zhǔn)備合同。（三）合同審批流程自動化合同模板選擇與擬稿在“合同管理”模塊，根據(jù)客戶類型（如新客戶/老客戶）和產(chǎn)品類型選擇對應(yīng)合同模板（如《產(chǎn)品銷售標(biāo)準(zhǔn)合同》《定制服務(wù)合同》），系統(tǒng)自動填充客戶信息（從客戶檔案調(diào)?。?、產(chǎn)品信息（從產(chǎn)品目錄調(diào)?。⒔痤~（根據(jù)訂單數(shù)量和價格計算）。銷售代表可修改非核心條款（如交付日期、付款方式），核心條款（如價格、違約責(zé)任）需符合預(yù)設(shè)規(guī)則，否則系統(tǒng)提示“條款不符合規(guī)范”。合同自動校驗與提交審批“提交審批”前，系統(tǒng)自動校驗合同完整性（如雙方信息、金額、簽字蓋章頁是否齊全）、合規(guī)性（如條款是否違反法律法規(guī)或公司制度），校驗通過后方可進入審批流。系統(tǒng)根據(jù)合同金額自動觸發(fā)審批流程（如10萬元合同自動推送至銷售經(jīng)理李經(jīng)理審批）。審批進度實時跟蹤審批人可在系統(tǒng)內(nèi)查看合同詳情，“同意”或“駁回”（駁回需填寫原因，系統(tǒng)自動通知銷售代表修改）。銷售代表可實時查看審批進度（如“待審批”“審批中”“已通過”“已駁回”），并通過系統(tǒng)消息接收審批結(jié)果通知。合同歸檔與版本管理合同審批通過后，系統(tǒng)自動電子合同（含唯一編號），并同步至“合同檔案”模塊，支持在線查看、和打印。若需修改已通過合同，系統(tǒng)創(chuàng)建新版本并保留歷史版本，保證合同可追溯。（四）訂單與履約協(xié)同自動化訂單自動合同簽訂后，系統(tǒng)根據(jù)合同信息自動銷售訂單（含訂單編號、客戶信息、產(chǎn)品明細(xì)、數(shù)量、單價、總金額、交付日期、付款方式），并推送至“訂單管理”模塊。庫存核查與生產(chǎn)/采購協(xié)同系統(tǒng)自動對接庫存系統(tǒng)，核查產(chǎn)品庫存：若庫存充足，自動更新訂單狀態(tài)為“待發(fā)貨”，并觸發(fā)物流部門安排發(fā)貨（物流單號，同步至客戶）。若庫存不足，自動觸發(fā)“生產(chǎn)通知單”（針對定制產(chǎn)品）或“采購申請單”（針對采購產(chǎn)品），通知相關(guān)部門優(yōu)先處理。交付進度跟蹤與客戶提醒訂單發(fā)貨后，系統(tǒng)自動更新訂單狀態(tài)為“已發(fā)貨”，并通過短信/郵件向客戶女士發(fā)送“發(fā)貨提醒”（含物流單號和預(yù)計到達時間）。交付完成后，客戶可在系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)收貨，系統(tǒng)自動更新訂單狀態(tài)為“已完成”，并觸發(fā)“售后回訪”提醒（通知售后專員陳專員在3日內(nèi)聯(lián)系客戶滿意度調(diào)查）?？铐椄櫯c財務(wù)對賬系統(tǒng)根據(jù)合同約定的付款節(jié)點（如預(yù)付款、到貨款、尾款），自動向客戶發(fā)送“付款提醒”（如“訂單已發(fā)貨，請支付尾款元”）。財務(wù)人員確認(rèn)收款后，在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)記“已收款”，訂單狀態(tài)更新為“已結(jié)清”，數(shù)據(jù)同步至財務(wù)模塊，便于對賬。（五）客戶信息與數(shù)據(jù)統(tǒng)計自動化客戶信息動態(tài)更新銷售代表在跟進、合同簽訂、售后回訪等環(huán)節(jié)錄入的客戶互動信息（如溝通記錄、投訴內(nèi)容、需求變化），系統(tǒng)自動同步至“客戶檔案”，更新客戶畫像（如“高意向客戶”“有投訴記錄客戶”）。支持客戶信息批量導(dǎo)入/導(dǎo)出（如批量添加聯(lián)系人信息），保證客戶數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完整。銷售數(shù)據(jù)實時統(tǒng)計系統(tǒng)自動匯總各銷售數(shù)據(jù)，可視化報表（如“線索轉(zhuǎn)化率趨勢圖”“團隊業(yè)績達成率”“客戶復(fù)購率”），支持按時間（日/周/月）、團隊、個人等多維度篩選。示例：銷售經(jīng)理李經(jīng)理可查看“本周團隊線索轉(zhuǎn)化率”（如A組20%，B組15%），分析轉(zhuǎn)化率差異原因，優(yōu)化銷售策略。三、常用流程模板表格參考表1：銷售線索信息表（示例）線索編號來源類型客戶名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式需求描述負(fù)責(zé)人狀態(tài)首次跟進時間下次跟進時間標(biāo)簽XS2024001線上官網(wǎng)科技有限公司*女士需采購產(chǎn)品A，預(yù)算10萬元小王已轉(zhuǎn)化商機2024-03-0110:002024-03-0514:00高意向，科技行業(yè)XS2024002線下展會YY教育集團*先生1395678咨詢定制化服務(wù)方案張經(jīng)理跟進中2024-03-0209:302024-03-0611:00教育行業(yè)，潛在客戶表2：合同審批表（示例）合同編號客戶名稱合同類型合同金額（元）核心條款（交付日期/付款方式）提交人提交時間審批人審批意見審批狀態(tài)審批時間HT2024001科技有限公司產(chǎn)品銷售合同100,000交付日期：2024-04-01；付款方式：簽約付30%到貨付70%小王2024-03-0315:00李經(jīng)理同意已通過2024-03-0410:00HT2024002YY教育集團定制服務(wù)合同150,000交付日期：2024-05-15；付款方式：分三期付款張經(jīng)理2024-03-0414:00李經(jīng)理需補充服務(wù)細(xì)節(jié)已駁回2024-03-0509:00表3：訂單處理表（示例）訂單編號合同編號客戶名稱產(chǎn)品名稱數(shù)量單價（元）總金額（元）訂單狀態(tài)發(fā)貨時間物流單號收貨確認(rèn)時間DD2024001HT2024001科技有限公司產(chǎn)品A108,00080,000已完成2024-04-0109:00SF02024-04-0316:00DD2024002HT2024002YY教育集團定制服務(wù)B1150,000150,000待發(fā)貨---四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項（一）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性保障信息錄入規(guī)范：客戶名稱、聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息需與證件一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致線索分配失敗或合同糾紛；產(chǎn)品信息（如價格、規(guī)格）需定期更新，保證與實際業(yè)務(wù)同步。數(shù)據(jù)校驗機制：系統(tǒng)自動校驗必填字段（如線索中的“聯(lián)系方式”、合同中的“雙方蓋章頁”），若信息缺失或格式錯誤，需補充完整后方可提交。（二）權(quán)限與安全管理最小權(quán)限原則：僅分配完成工作所需的最低權(quán)限，避免越權(quán)操作（如銷售代表不得修改客戶分級標(biāo)準(zhǔn)）。敏感信息保護：客戶證件號碼號、銀行卡號等隱私信息需加密存儲，嚴(yán)禁通過非系統(tǒng)渠道（如QQ）傳輸；定期更換登錄密碼，防止賬號被盜用。（三）系統(tǒng)維護與異常處理定期備份：每周自動備份數(shù)據(jù)（含客戶信息、合同數(shù)據(jù)、訂單數(shù)據(jù)），備份數(shù)據(jù)需存儲在安全服務(wù)器，避免數(shù)據(jù)丟失。異常處理流程：若系統(tǒng)提示“審批流中斷”或“庫存同步失敗”，需聯(lián)系系統(tǒng)管理員排查原因（如網(wǎng)絡(luò)故障、規(guī)則配置錯誤），不得手動跳過異常流程。（四）合規(guī)性與