文件歸檔與存儲(chǔ)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)電子文件與紙質(zhì)文件的歸檔、存儲(chǔ)、借閱及銷毀管理，保證文件完整性、安全性及可追溯性，提高文件管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的各類電子文件（含辦公文檔、圖片、音視頻、數(shù)據(jù)庫(kù)等）及紙質(zhì)文件（含合同、報(bào)告、單據(jù)、會(huì)議紀(jì)要等）的歸檔與存儲(chǔ)管理。（三）職責(zé)分工各部門：負(fù)責(zé)本部門文件的形成、初步整理，保證文件內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門。檔案管理部門：負(fù)責(zé)文件的接收、分類、編目、存儲(chǔ)、保管、借閱審批及銷毀監(jiān)督，定期檢查文件存儲(chǔ)狀況。IT部門：負(fù)責(zé)電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)的維護(hù)、數(shù)據(jù)備份及技術(shù)支持，保證電子文件存儲(chǔ)環(huán)境安全穩(wěn)定。二、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）日常業(yè)務(wù)文件歸檔場(chǎng)景示例：銷售部每月簽訂的銷售合同、采購(gòu)部每月采購(gòu)訂單、財(cái)務(wù)部每月報(bào)銷憑證等，需在業(yè)務(wù)辦理完畢后次月10日前完成歸檔。文件類型：合同、訂單、發(fā)票（合規(guī)票據(jù)）、結(jié)算單等。（二）項(xiàng)目文件歸檔場(chǎng)景示例：某新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目從立項(xiàng)、研發(fā)、測(cè)試到驗(yàn)收全過程中形成的立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告、驗(yàn)收紀(jì)要等，需在項(xiàng)目驗(yàn)收通過后15日內(nèi)完成歸檔。文件類型：項(xiàng)目計(jì)劃書、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)文檔、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（三）管理文件歸檔場(chǎng)景示例：企業(yè)年度工作計(jì)劃、年度總結(jié)、內(nèi)部管理制度、董事會(huì)決議等，需在文件發(fā)布后或年度結(jié)束后30日內(nèi)完成歸檔。文件類型：制度文件、會(huì)議紀(jì)要、年度報(bào)告、人事任免文件等。（四）員工文件歸檔場(chǎng)景示例：?jiǎn)T工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、離職交接單等，需在員工入職、離職或相關(guān)事件發(fā)生后10日內(nèi)完成歸檔。文件類型：人事檔案、勞動(dòng)合同、考核記錄等。三、電子文件與紙質(zhì)文件歸檔操作流程（一）電子文件歸檔流程步驟1：文件收集操作說明：各部門在文件形成后，及時(shí)將電子文件（如Word、Excel、PDF、JPG等格式）收集至指定文件夾，保證文件完整、無損壞，刪除重復(fù)或無效文件。要求：電子文件需保留原始格式，若為掃描件或圖片，分辨率不低于300DPI，保證清晰可讀。步驟2：文件分類操作說明：按照“年度-部門-文件類型”三級(jí)分類法對(duì)電子文件進(jìn)行歸類，例如：“2024-銷售部-合同”“2024-研發(fā)部-技術(shù)方案”。分類規(guī)則：年度：以文件形成年度為準(zhǔn)（如2024年形成的文件歸入“2024”）；部門：以文件形成部門為準(zhǔn)（如跨部門協(xié)作文件歸入主要牽頭部門）；文件類型：按合同、報(bào)告、紀(jì)要等業(yè)務(wù)類型劃分。步驟3：文件命名操作說明：電子文件命名需規(guī)范統(tǒng)一，格式為“部門代碼-年份-月份-文件類型-序號(hào)”，例如：“XS-2024-10-合同-001”（XS為銷售部代碼）。要求：文件名不得包含特殊字符（如？、*、#），長(zhǎng)度不超過50字符；序號(hào)按部門年度內(nèi)文件數(shù)量從001開始連續(xù)編號(hào)。步驟4：存儲(chǔ)與備份操作說明：存儲(chǔ)路徑：電子文件需存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器（如“//fileserver/歸檔/2024/銷售部/”），禁止存儲(chǔ)在個(gè)人電腦或非授權(quán)設(shè)備；備份要求：IT部門每周對(duì)服務(wù)器歸檔文件進(jìn)行全量備份，每月增量備份一次，備份數(shù)據(jù)異地存儲(chǔ)（如異地災(zāi)備中心），保留期限不少于3年。步驟5：登記與移交操作說明：填寫《電子文件歸檔清單》（見表1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，連同電子文件一并移交至檔案管理部門。檔案管理部門核對(duì)無誤后，在清單上簽字確認(rèn)，完成歸檔。（二）紙質(zhì)文件歸檔流程步驟1：預(yù)歸檔整理操作說明：紙質(zhì)文件在業(yè)務(wù)辦理完畢后，由經(jīng)辦人按“一事一檔”原則整理，去除金屬夾、訂書釘?shù)纫卒P蝕物品，文件頁碼按順序編寫（正面右下角，背面左下角），保證無缺頁、倒頁。步驟2：文件分類與排序操作說明：分類：參照電子文件三級(jí)分類法（年度-部門-文件類型），例如：“2024-財(cái)務(wù)部-報(bào)銷憑證”；排序：同類型文件按形成時(shí)間先后排序，有文號(hào)的文件按文號(hào)排序，無文號(hào)的文件按簽批日期排序。步驟3：裝訂與編目操作說明：裝訂：采用無酸紙裝訂機(jī)左側(cè)裝訂，厚度不超過3cm，超過3cm的文件分多冊(cè)裝訂；編目：填寫《紙質(zhì)文件歸檔目錄》（見表2），內(nèi)容包括檔號(hào)、題名、年度、部門、文號(hào)、日期、頁數(shù)、盒號(hào)等，檔號(hào)規(guī)則為“年度-部門代碼-文件類型代碼-盒號(hào)-件號(hào)”（如“2024-CW-01-001-001”，CW為財(cái)務(wù)部代碼）。步驟4：入庫(kù)與存放操作說明：裝盒：將裝訂好的文件放入標(biāo)準(zhǔn)檔案盒（規(guī)格300mm×220mm×50mm），盒脊標(biāo)注“年度-部門-文件類型-盒號(hào)”（如“2024-財(cái)務(wù)部-報(bào)銷憑證-01”）；存放：檔案盒按“年度-部門-文件類型”順序排列存放于檔案柜，檔案柜標(biāo)注對(duì)應(yīng)區(qū)域（如“A區(qū)-2024年-銷售部”），避免陽光直射、潮濕環(huán)境。步驟5：登記與移交操作說明：填寫《紙質(zhì)文件歸檔移交清單》（見表3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人與檔案管理部門共同核對(duì)無誤后，雙方簽字確認(rèn)，檔案管理部門將檔案盒信息錄入檔案管理系統(tǒng)。四、常用管理表單模板表1：電子文件歸檔清單歸檔日期文件名稱文件編號(hào)形成部門形成日期存儲(chǔ)路徑保管期限（年）備注2024-10-15銷售合同001XS202410001銷售部2024-10-10//fileserver/歸檔/2024/銷售部/合同/10含附件3份2024-10-16客戶投訴處理報(bào)告XS202410002銷售部2024-10-12//fileserver/歸檔/2024/銷售部/報(bào)告/5附件為掃描件表2：紙質(zhì)文件歸檔目錄檔號(hào)題名年度部門文號(hào)日期頁數(shù)盒號(hào)存放位置2024-CW-01-001-00110月報(bào)銷憑證2024財(cái)務(wù)部CW2024100012024-10-302501A區(qū)-01柜-02層2024-CW-01-002-00110月銀行對(duì)賬單2024財(cái)務(wù)部CW2024100022024-10-31802A區(qū)-01柜-02層表3：紙質(zhì)文件歸檔移交清單移交日期移交部門移交人接收部門接收人檔盒數(shù)量文件總頁數(shù)備注2024-10-20銷售部*檔案管理部*5120含合同3盒、報(bào)告2盒五、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）電子文件管理要點(diǎn)格式規(guī)范：電子文件優(yōu)先采用PDF/A（長(zhǎng)期保存格式）或Office開放格式，避免使用加密或壓縮格式，保證長(zhǎng)期可讀性。版本控制：重要文件（如合同、制度）需保留最終版本及修訂版本，修訂版本命名標(biāo)注“修訂版次”（如“銷售合同V2.001”）。禁止操作：已歸檔電子文件禁止隨意修改、刪除，確需修改的需填寫《電子文件修改申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門審批后，原版本保留，新版本重新歸檔。（二）紙質(zhì)文件管理要點(diǎn)環(huán)境控制：檔案室溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，配備溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲防霉藥劑，每日記錄溫濕度。保密管理：涉密文件（如商業(yè)秘密、核心技術(shù)資料）需單獨(dú)存放于帶鎖保密柜，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱期限不超過3天。定期檢查：檔案管理部門每季度對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行一次檢查，查看是否有霉變、蟲蛀、字跡褪色等情況，發(fā)覺問題及時(shí)處理。（三）借閱與使用規(guī)范借閱流程：電子文件：?jiǎn)T工通過檔案管理系統(tǒng)提交借閱申請(qǐng)，說明借閱事由、期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后在線查閱，禁止（經(jīng)審批的特殊文件除外）；紙質(zhì)文件：填寫《文件借閱登記表》（見表4），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門現(xiàn)場(chǎng)查閱，查閱時(shí)不得涂改、勾畫、拆散文件，查閱后當(dāng)日歸還。歸還要求：借閱文件需在借閱期限內(nèi)歸還，逾期未歸還的，由檔案管理部門催辦，超過15天的，暫停該部門借閱權(quán)限1個(gè)月。表4：文件借閱登記表借閱日期文件名稱/檔號(hào)借閱人部門借閱事由借閱期限歸還日期審批人備注2024-10-182024-CW-01-001-001*財(cái)務(wù)部審計(jì)核查3天2024-10-21*趙六涉密文件，現(xiàn)場(chǎng)查閱（四）銷毀管理銷毀范圍：超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的文件（如普通報(bào)銷憑證保管期限5年，到期后可銷毀）。銷毀流程：檔案管理部門編制《文件銷毀清單》，經(jīng)法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門與IT部門（電子文件）或行政部（紙質(zhì)文件）