合同管理工具與合同審批流程模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景采購(gòu)類合同：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制開(kāi)發(fā)等；合作類合同：項(xiàng)目合作、聯(lián)營(yíng)協(xié)議、品牌授權(quán)等；服務(wù)類合同：咨詢、設(shè)計(jì)、運(yùn)維、租賃等服務(wù)協(xié)議；其他類合同：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。涉及角色包括業(yè)務(wù)發(fā)起人、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)專員、審批高管及合同歸檔管理員等，可根據(jù)企業(yè)規(guī)模靈活調(diào)整審批權(quán)限與流程節(jié)點(diǎn)。二、合同全流程操作步驟詳解1.合同需求發(fā)起與立項(xiàng)操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如采購(gòu)專員、銷售經(jīng)理等）具體動(dòng)作：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、核心需求（如采購(gòu)數(shù)量、服務(wù)期限、預(yù)算金額等）、合作背景及預(yù)期目標(biāo)；部門負(fù)責(zé)人對(duì)立項(xiàng)申請(qǐng)的合理性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)符合業(yè)務(wù)規(guī)劃后簽字批準(zhǔn)；涉及預(yù)算的需同步提交財(cái)務(wù)部門預(yù)審，保證預(yù)算符合公司財(cái)務(wù)制度。輸出成果：《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）、合作方初步資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、合作意向書等）。2.合同起草與內(nèi)容審核操作主體：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人主導(dǎo)，法務(wù)專員、財(cái)務(wù)專員協(xié)同具體動(dòng)作：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)立項(xiàng)需求，使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板或參考行業(yè)范本起草合同文本，明確雙方主體信息、合同標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款/支付方式、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款；法務(wù)專員對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性、邏輯性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注：主體資格（合作方是否具備履約能力、是否涉及特許經(jīng)營(yíng)等）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（是否存在單方面加重我方責(zé)任的條款）；違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行；爭(zhēng)議解決方式是否約定明確（如仲裁機(jī)構(gòu)名稱、管轄法院）；財(cái)務(wù)專員審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括：價(jià)款計(jì)算是否準(zhǔn)確，是否符合預(yù)算；支付方式、節(jié)點(diǎn)是否與財(cái)務(wù)流程匹配（如是否需預(yù)付款、質(zhì)保金等）；涉及稅費(fèi)、發(fā)票的條款是否符合稅法規(guī)定。輸出成果：合同草案（法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)版）、《合同條款審核記錄表》（見(jiàn)模板2）。3.內(nèi)部審批流程發(fā)起操作主體：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人或合同管理員具體動(dòng)作：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將審核后的合同文本及《合同審批流程表》（見(jiàn)模板3）提交至審批系統(tǒng)（或線下流轉(zhuǎn)），按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批；審批權(quán)限設(shè)置參考：金額≤5萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→財(cái)務(wù)專員→部門分管副總；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→財(cái)務(wù)專員→部門分管副總→總經(jīng)理；金額＞50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→財(cái)務(wù)專員→部門分管副總→總經(jīng)理→董事長(zhǎng)（或董事會(huì)）；各審批節(jié)點(diǎn)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，若需修改意見(jiàn)，需明確標(biāo)注修改內(nèi)容及原因，退回至業(yè)務(wù)經(jīng)辦人調(diào)整。輸出成果：《合同審批流程表》（各審批節(jié)點(diǎn)簽字/審批意見(jiàn)版）、最終版合同文本。4.合同簽署與用印管理操作主體：合同管理員、授權(quán)簽署人、行政部（或用印管理部門）具體動(dòng)作：合同管理員確認(rèn)審批流程完成后，打印最終版合同文本（一式X份，根據(jù)合作方需求及歸檔要求確定份數(shù)），提交至授權(quán)簽署人（如總經(jīng)理、分管副總等）；授權(quán)簽署人核對(duì)合同內(nèi)容與審批版本一致后，在合同指定簽署頁(yè)簽字（或蓋章）；行政部根據(jù)《合同審批流程表》及用印申請(qǐng)流程，對(duì)合同文本加蓋公司公章或合同專用章，保證“騎縫章”齊全（多頁(yè)合同需加蓋騎縫章）；簽署完成后，合同管理員及時(shí)將合同原件分送合作方（如需）及內(nèi)部歸檔部門，掃描件同步至合同管理系統(tǒng)（如有）。輸出成果：簽署完畢的合同原件、合同掃描件、用印登記記錄。5.合同履行與跟蹤管理操作主體：業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)專員具體動(dòng)作：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主責(zé)部門，指定專人跟蹤合同履行進(jìn)度，包括：交付/驗(yàn)收情況（如采購(gòu)合同需核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量，服務(wù)合同需確認(rèn)服務(wù)成果）；付款節(jié)點(diǎn)執(zhí)行情況（如按合同約定申請(qǐng)付款、催收應(yīng)收款項(xiàng)）；雙方溝通函件、變更協(xié)議等文件的收集與存檔；財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同支付條款審核付款申請(qǐng)，保證付款進(jìn)度與履行情況匹配；法務(wù)專員定期對(duì)合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排查（如合作方違約、不可抗力事件等），協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理爭(zhēng)議。輸出成果：《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)模板4）、驗(yàn)收單據(jù)、付款憑證、往來(lái)函件等。6.合同變更、解除與歸檔操作主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)專員、合同管理員具體動(dòng)作：變更/解除：若需變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合作方協(xié)商一致，簽訂《合同變更/補(bǔ)充協(xié)議》或《解除協(xié)議》，并重新履行審批流程；歸檔管理：合同管理員在合同履行完畢（或終止）后10個(gè)工作日內(nèi)，完成合同資料歸檔，包括：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表、審批流程表；合同文本（含附件、補(bǔ)充協(xié)議）；簽署頁(yè)原件、用印登記記錄；履行過(guò)程中的驗(yàn)收單據(jù)、付款憑證、往來(lái)函件等；歸檔資料需按“合同編號(hào)”分類存放，電子版?zhèn)浞葜凉痉?wù)器或指定管理系統(tǒng)。輸出成果：合同變更/解除協(xié)議（如需）、完整合同檔案（電子+紙質(zhì)）。三、核心工具模板清單模板1：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容合同名稱合作方名稱合作方主體資格□企業(yè)□事業(yè)單位□社會(huì)組織□其他（需注明）合同標(biāo)的（如：采購(gòu)設(shè)備、提供咨詢服務(wù)等）需求描述（明確合作目的、主要內(nèi)容、預(yù)期成果）預(yù)算金額大寫：_________小寫：￥_________履行期限自_年_月_日至_年__月__日業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_________財(cái)務(wù)部門預(yù)審意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_________備注（如特殊需求、風(fēng)險(xiǎn)提示等）模板2：合同條款審核記錄表審核環(huán)節(jié)審核人審核意見(jiàn)修改情況（是/否）法務(wù)審核李*經(jīng)理1.第5條違約責(zé)任建議明確具體違約金計(jì)算方式；2.爭(zhēng)議解決條款建議優(yōu)先約定訴訟管轄?！跏恰醴褙?cái)務(wù)審核王*主管1.付款節(jié)點(diǎn)建議增加“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付”條件；2.發(fā)票類型需明確為“增值稅專用發(fā)票”?！跏恰醴駱I(yè)務(wù)部門張*總監(jiān)已根據(jù)意見(jiàn)修改第5條、付款節(jié)點(diǎn)及發(fā)票條款?！跏悄０?：合同審批流程表合同名稱合同編號(hào)：_________合作方合同金額￥_________提交日期____年__月__日審批流程□業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人□法務(wù)專員□財(cái)務(wù)專員□部門分管副總□總經(jīng)理□董事長(zhǎng)審批意見(jiàn)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_________法務(wù)專員簽字：_________日期：_________財(cái)務(wù)專員簽字：_________日期：_________部門分管副總簽字：_________日期：_________總經(jīng)理簽字：_________日期：_________董事長(zhǎng)（如需）簽字：_________日期：_________備注模板4：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱：_________合作方履行階段□履行中□已完成□提前終止□違約當(dāng)前進(jìn)度（如：已完成70%，預(yù)計(jì)__月__日交付）履行情況記錄附件□驗(yàn)收單□付款憑證□函件□其他（注明）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字：_________日期：_________法務(wù)專員審核意見(jiàn)簽字：_________日期：_________歸檔狀態(tài)□已歸檔□未歸檔四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與操作提示1.合同主體資格風(fēng)險(xiǎn)合作方需提供最新?tīng)I(yíng)業(yè)執(zhí)照（或有效資質(zhì)證明）復(fù)印件，并通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)其是否存在經(jīng)營(yíng)異常、嚴(yán)重違法失信等情形；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療、建筑等），需確認(rèn)合作方是否具備相應(yīng)行政許可資質(zhì)。2.合同條款完整性風(fēng)險(xiǎn)合同文本必須包含《民法典》規(guī)定的必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等），避免因條款缺失導(dǎo)致糾紛；模板條款（如“不可抗力”“通知送達(dá)方式”）需結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際細(xì)化，避免直接套用通用模板導(dǎo)致條款模糊。3.審批流程規(guī)范性風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁跳過(guò)審批節(jié)點(diǎn)或先簽署后審批，緊急合同需經(jīng)總經(jīng)理特批后，2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)；審批人需對(duì)合同內(nèi)容負(fù)直接責(zé)任，若因?qū)徍耸杪?dǎo)致公司損失，將按相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。4.合同履行與歸檔風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門需定期（如每月）向法務(wù)、財(cái)務(wù)部門反饋合同履行情況，重大風(fēng)險(xiǎn)（如合作方逾