合同審核與歸檔標(biāo)準(zhǔn)化流程工具指南一、適用工作場(chǎng)景本流程工具適用于企業(yè)法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及行政協(xié)作場(chǎng)景，具體包括：新合同審核：業(yè)務(wù)部門起草合同后，需通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程完成合規(guī)性審查與風(fēng)險(xiǎn)把控；舊合同歸檔：合同簽署完畢后，需系統(tǒng)整理資料并納入統(tǒng)一管理體系，保證可追溯；跨部門協(xié)作：法務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等多部門參與時(shí)，明確職責(zé)分工與流程節(jié)點(diǎn)，提升協(xié)作效率；合規(guī)管理：滿足企業(yè)內(nèi)控要求，規(guī)避合同法律風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)權(quán)益。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同接收與登記操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門接收合同文本（含電子版及紙質(zhì)版），檢查合同基本信息完整性（如合同名稱、雙方主體、標(biāo)的、金額、簽訂日期等），填寫《合同接收登記表》。責(zé)任主體：行政助理/業(yè)務(wù)對(duì)接人輸出成果：《合同接收登記表》（含合同編號(hào)、名稱、接收日期、接收人、文件份數(shù)等）（二）初步審核（業(yè)務(wù)部門）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同的“業(yè)務(wù)真實(shí)性”進(jìn)行審核，包括：需求是否匹配、條款是否符合業(yè)務(wù)邏輯、對(duì)方主體資質(zhì)是否初步核查（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人輸出成果：業(yè)務(wù)審核意見(jiàn)（通過(guò)/需修改/不通過(guò)），標(biāo)注修改建議并反饋至起草人（三）法務(wù)合規(guī)審核操作內(nèi)容：法務(wù)部門基于業(yè)務(wù)審核通過(guò)的版本，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：主體資格：對(duì)方簽約人是否具備完全民事行為能力，授權(quán)是否有效；條款合法性：是否存在法律禁止性條款、顯失公平條款；權(quán)利義務(wù)：雙方權(quán)責(zé)是否明確、違約責(zé)任是否清晰；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：知識(shí)產(chǎn)權(quán)、爭(zhēng)議解決、保密條款等是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任主體：法務(wù)專員/法務(wù)負(fù)責(zé)人輸出成果：法務(wù)審核意見(jiàn)書（含具體修改條款及法律依據(jù)），重大爭(zhēng)議需組織業(yè)務(wù)、法務(wù)聯(lián)合會(huì)議討論（四）修訂與二次確認(rèn)操作內(nèi)容：起草人根據(jù)業(yè)務(wù)及法務(wù)意見(jiàn)修訂合同，修訂完成后反饋至業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門確認(rèn)，直至所有審核意見(jiàn)閉環(huán)。責(zé)任主體：合同起草人、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門輸出成果：終版合同文本（需標(biāo)注“修訂版本號(hào)”及“修訂說(shuō)明”）（五）簽署與用印操作內(nèi)容：終版合同按權(quán)限分級(jí)簽署（如法定代表人授權(quán)代表簽署），簽署后由行政或法務(wù)部門統(tǒng)一加蓋企業(yè)公章/合同專用章，保證騎縫章完整。責(zé)任主體：授權(quán)簽署人、行政專員輸出成果：簽署生效合同（紙質(zhì)版+掃描件）（六）歸檔登記操作內(nèi)容：行政專員將簽署后的合同資料整理歸檔，包括：終版合同文本、審批流程記錄（含業(yè)務(wù)、法務(wù)審核意見(jiàn)）、簽署頁(yè)、對(duì)方主體資質(zhì)文件、補(bǔ)充協(xié)議等，填寫《合同歸檔登記表》。責(zé)任主體：行政專員/檔案管理員輸出成果：《合同歸檔登記表》、合同檔案袋（標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、歸檔日期）（七）資料整理與入庫(kù)操作內(nèi)容：紙質(zhì)版：按“合同編號(hào)”順序裝入檔案袋，標(biāo)注清晰后移交至檔案室；電子版：掃描合同全部資料，命名規(guī)則為“合同編號(hào)-合同名稱-簽訂日期”，存儲(chǔ)至指定服務(wù)器/云盤，并設(shè)置查閱權(quán)限。責(zé)任主體：檔案管理員、IT支持人員輸出成果：實(shí)體檔案入庫(kù)、電子檔案?jìng)浞萃瓿桑ò耍┒ㄆ跈z查與更新操作內(nèi)容：檔案管理員每季度對(duì)已歸檔合同進(jìn)行抽查，檢查資料完整性、電子與紙質(zhì)版一致性；法務(wù)部門每年根據(jù)法律法規(guī)變化更新合同模板及審核要點(diǎn)。責(zé)任主體：檔案管理員、法務(wù)部門輸出成果：《合同檔案抽查報(bào)告》、更新后的《合同審核指引》三、流程記錄模板表單表1：合同接收登記表合同編號(hào)合同名稱合同類型（如采購(gòu)/服務(wù)/銷售）對(duì)方單位合同金額（元）接收日期接收人文件份數(shù)（紙質(zhì)/電子）備注表2：合同審核意見(jiàn)表審核環(huán)節(jié)審核人審核日期審核意見(jiàn)（具體說(shuō)明修改條款及理由）處理結(jié)果（通過(guò)/需修改/不通過(guò)）業(yè)務(wù)審核*經(jīng)理法務(wù)審核*專員最終確認(rèn)*總監(jiān)表3：合同歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱簽訂日期簽署人歸檔日期歸檔人檔案存放位置（檔案室編號(hào)/電子路徑）附件清單（如資質(zhì)文件、審批記錄）四、關(guān)鍵實(shí)施要點(diǎn)審核核心要點(diǎn)主體資格：務(wù)必核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（如非法定代表人簽署），避免“無(wú)權(quán)代理”風(fēng)險(xiǎn)；條款一致性：合同文本與談判紀(jì)要、訂單等輔助文件需保持核心條款（如價(jià)格、履行期限）一致；風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式（如仲裁/訴訟管轄地）等條款需重點(diǎn)關(guān)注，避免模糊表述。歸檔管理規(guī)范資料完整性：歸檔材料需包含合同全生命周期文件（從起草到簽署的全部審批記錄及附件），缺一不可；編號(hào)唯一性：合同編號(hào)需按“年份-部門-流水號(hào)”規(guī)則編制（如“2024-法務(wù)-001”），避免重復(fù)；保密存儲(chǔ)：涉及商業(yè)秘密的合同檔案需單獨(dú)存放，查閱權(quán)限僅限授權(quán)人員，電子檔案需加密。特殊情況應(yīng)對(duì)緊急合同：可啟動(dòng)“綠色通道”，先口頭同步審核要點(diǎn)，后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全書面流程；爭(zhēng)議條款：對(duì)法務(wù)與業(yè)務(wù)存在重大分歧的條款，需由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭組織專項(xiàng)會(huì)議決策，并形成會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔。系統(tǒng)化支撐建議使用合同管理系統(tǒng)（如OA模塊）實(shí)現(xiàn)線上審批與歸檔，流程留痕可追溯