監(jiān)事會(huì)會(huì)議決議與紀(jì)要寫作指南在公司治理的“監(jiān)督鏈條”中，監(jiān)事會(huì)會(huì)議決議與紀(jì)要既是履職過程的“書面留痕”，更是監(jiān)督意志轉(zhuǎn)化為治理行動(dòng)的“關(guān)鍵紐帶”。一份表述模糊的決議可能讓監(jiān)督要求淪為空文，一份邏輯混亂的紀(jì)要?jiǎng)t會(huì)讓后續(xù)工作失去參照。本文結(jié)合多年實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，從決議的“決策剛性”與紀(jì)要的“過程價(jià)值”雙重視角，拆解寫作規(guī)范、避坑技巧與實(shí)戰(zhàn)范例，助力監(jiān)事會(huì)文書真正成為“管用、好用”的治理工具。一、監(jiān)事會(huì)決議：把監(jiān)督?jīng)Q策“寫得算數(shù)”監(jiān)事會(huì)決議是監(jiān)事會(huì)行使法定職權(quán)的“最終輸出”，其效力源于《公司法》對(duì)監(jiān)事會(huì)職權(quán)的明確授權(quán)（如第五十五條規(guī)定“監(jiān)事會(huì)決議應(yīng)當(dāng)經(jīng)半數(shù)以上監(jiān)事通過”）。決議的核心價(jià)值，在于讓“監(jiān)督意見”從“會(huì)議討論”轉(zhuǎn)化為“可執(zhí)行的行動(dòng)指令”。（一）決議寫作的“黃金結(jié)構(gòu)”一份合規(guī)有效的決議，需包含“會(huì)議基礎(chǔ)信息—議題與表決—決議結(jié)論—簽署生效”四個(gè)核心模塊，每個(gè)模塊都有“實(shí)操細(xì)節(jié)”：1.會(huì)議基礎(chǔ)信息：做足“合規(guī)鋪墊”需清晰標(biāo)注：會(huì)議時(shí)間（精確到時(shí)段，如“2024年X月X日14:00-16:00”）、地點(diǎn)（線上/線下需明確，如“公司會(huì)議室/騰訊會(huì)議XX號(hào)房間”）、出席人員（列明姓名+職務(wù)，注明“應(yīng)到X人、實(shí)到X人，符合《公司章程》規(guī)定的表決人數(shù)”）、主持人（監(jiān)事會(huì)主席或代行職責(zé)者）、記錄人。*注意：若有監(jiān)事委托出席（需附授權(quán)書）或缺席，需單獨(dú)說明（如“監(jiān)事XXX因出差委托監(jiān)事XXX代為出席并表決”），避免“人數(shù)模糊”引發(fā)效力爭議。*2.議題與表決：體現(xiàn)“決策過程”議題描述：需緊扣監(jiān)事會(huì)職權(quán)（如財(cái)務(wù)監(jiān)督、高管履職、內(nèi)控審查等），避免“假大空”表述。例：“審議《2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告監(jiān)督意見》”（明確、聚焦）。討論與表決：無需詳述“激烈討論”，但需體現(xiàn)“決策邏輯”——可簡要概括焦點(diǎn)（如“監(jiān)事就‘應(yīng)收賬款壞賬計(jì)提’提出質(zhì)詢，財(cái)務(wù)總監(jiān)現(xiàn)場回應(yīng)”），重點(diǎn)呈現(xiàn)表決方式（記名/舉手表決）、結(jié)果（“同意X票、反對(duì)X票、棄權(quán)X票，決議通過”）。3.決議結(jié)論：用“指令性語言”明確行動(dòng)以“決議如下”引出，需滿足“可執(zhí)行、可追溯”：明確“誰來做”（責(zé)任主體，如“審計(jì)部”“財(cái)務(wù)總監(jiān)”）；明確“做什么”（具體事項(xiàng)，如“核查XX項(xiàng)目費(fèi)用歸集”）；明確“何時(shí)做”（時(shí)限，如“于X月X日前完成”）；明確“怎么做”（標(biāo)準(zhǔn)，如“形成書面報(bào)告提交監(jiān)事會(huì)”）。*反例（模糊表述）：“加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)的監(jiān)督，盡快整改問題?！闭ㄇ逦硎觯骸柏?zé)成審計(jì)部于2024年X月X日前完成XX項(xiàng)目的費(fèi)用歸集專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)核查研發(fā)費(fèi)用資本化合理性，形成報(bào)告提交下次監(jiān)事會(huì)會(huì)議?！?4.簽署與生效：固化“決策效力”全體監(jiān)事（含反對(duì)、棄權(quán)者）需簽字確認(rèn)（注明日期），若有委托出席，由受托人代簽并附“委托說明”。生效時(shí)間可約定為“會(huì)議結(jié)束日”或“決議送達(dá)相關(guān)方之日”，需在決議中明確。二、監(jiān)事會(huì)紀(jì)要：讓會(huì)議過程“說得清楚”與決議的“剛性決策”不同，紀(jì)要的核心是“客觀記錄會(huì)議全貌”——既包括達(dá)成共識(shí)的“決議事項(xiàng)”，也包括未形成決議但需關(guān)注的“討論要點(diǎn)”“分歧意見”“待辦事項(xiàng)”。紀(jì)要的價(jià)值，在于為后續(xù)監(jiān)督工作提供“背景支撐”，讓“為什么這么決策”“下一步做什么”一目了然。（一）紀(jì)要與決議的“本質(zhì)區(qū)別”維度監(jiān)事會(huì)決議監(jiān)事會(huì)紀(jì)要--------------------------------------------------------------------------核心功能固化決策，明確執(zhí)行要求記錄過程，呈現(xiàn)共識(shí)與待辦效力性質(zhì)具有法定執(zhí)行力（約束公司/相關(guān)方）無強(qiáng)制執(zhí)行力，為決策提供背景簽字要求全體監(jiān)事簽字僅記錄人簽字（或注明分發(fā)范圍）內(nèi)容重點(diǎn)結(jié)果（決議事項(xiàng)）過程（討論、分歧、待辦）（二）紀(jì)要寫作的“邏輯框架”紀(jì)要的結(jié)構(gòu)可概括為“會(huì)議概況—議題分類—討論要點(diǎn)—共識(shí)/待辦—結(jié)尾說明”，每個(gè)環(huán)節(jié)需把握“客觀性”與“重點(diǎn)性”：1.會(huì)議概況：簡化但清晰同決議的基礎(chǔ)信息，但表述可更簡潔（如“會(huì)議于2024年X月X日召開，監(jiān)事會(huì)主席XXX主持，全體監(jiān)事出席”）。2.議題分類：按“監(jiān)督模塊”梳理可按“財(cái)務(wù)監(jiān)督”“合規(guī)審查”“高管履職”等維度分類，避免議題零散。例：“一、財(cái)務(wù)監(jiān)督議題”“二、內(nèi)控優(yōu)化議題”。3.討論要點(diǎn)：提煉“關(guān)鍵信息”對(duì)達(dá)成決議的議題：簡要說明“討論焦點(diǎn)”（如“監(jiān)事就‘研發(fā)費(fèi)用資本化’提出質(zhì)詢，財(cái)務(wù)總監(jiān)回應(yīng)”），并引用決議編號(hào)（如“詳見本次會(huì)議決議第X項(xiàng)”）。對(duì)未形成決議的議題：客觀記錄“分歧與建議”（如“監(jiān)事A建議擴(kuò)大審計(jì)范圍，監(jiān)事B認(rèn)為應(yīng)先核查核心客戶，會(huì)議決定‘審計(jì)組先做XX專項(xiàng)核查，再確定后續(xù)方案’”）。4.共識(shí)與待辦：區(qū)分“決議”與“跟進(jìn)”已形成決議的：用“會(huì)議決議”明確（如“會(huì)議決議：同意提交股東大會(huì)審議”）。需后續(xù)跟進(jìn)的：明確責(zé)任主體、時(shí)限、成果形式（如“責(zé)成審計(jì)組于X月X日前完成XX核查，形成報(bào)告提交下次會(huì)議”）。5.結(jié)尾說明：明確“分發(fā)與存檔”注明紀(jì)要分發(fā)范圍（如“報(bào)送董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)存檔”）、記錄人簽字、日期，無需監(jiān)事全員簽字。三、常見“寫作坑”與“避坑指南”（一）決議與紀(jì)要“內(nèi)容混同”坑點(diǎn)表現(xiàn)：決議中詳述“討論過程”（如“監(jiān)事們激烈討論后達(dá)成一致”），紀(jì)要中重復(fù)“決議結(jié)論”。避坑指南：決議聚焦“結(jié)果+指令”，用“決議如下”明確行動(dòng)；紀(jì)要聚焦“過程+背景”，用“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議要求”區(qū)分共識(shí)與待辦，避免“你中有我，我中有你”。（二）表述模糊，“說了等于沒說”坑點(diǎn)表現(xiàn)：決議結(jié)論用“加強(qiáng)監(jiān)督”“盡快整改”等模糊表述，未明確“誰、做什么、何時(shí)做”。避坑指南：用“5W1H”原則（Who/What/When/Where/Why/How）細(xì)化指令。例：“責(zé)成審計(jì)部（Who）于X月X日（When）前完成XX項(xiàng)目（What）的專項(xiàng)審計(jì)（How），向監(jiān)事會(huì)提交報(bào)告（Why）”。（三）格式瑕疵，“效力打折扣”坑點(diǎn)表現(xiàn)：決議未注明“表決結(jié)果”“監(jiān)事簽字不全”；紀(jì)要缺失“分發(fā)范圍”“記錄人簽字”。避坑指南：建立“要素核查清單”（如下），定稿前逐項(xiàng)核對(duì)：決議需核查：時(shí)間、地點(diǎn)、出席、議題、表決、結(jié)論、簽字、生效時(shí)間；紀(jì)要需核查：時(shí)間、地點(diǎn)、出席、議題、討論、共識(shí)、待辦、分發(fā)、記錄人。四、實(shí)戰(zhàn)范例：從“模板”到“活用”（一）監(jiān)事會(huì)會(huì)議決議（節(jié)選）XX科技有限公司第三屆監(jiān)事會(huì)第3次會(huì)議決議會(huì)議時(shí)間：2024年3月15日14:30-16:00會(huì)議地點(diǎn)：公司二樓會(huì)議室出席人員：監(jiān)事張三（主席）、李四（職工監(jiān)事）、王五（外部監(jiān)事）（應(yīng)到3人，實(shí)到3人）主持人：張三記錄人：趙六議題一：審議《2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告監(jiān)督意見》討論要點(diǎn)：監(jiān)事王五就“應(yīng)收賬款賬齡超過3年的占比20%”提出質(zhì)詢，財(cái)務(wù)總監(jiān)現(xiàn)場說明“主要為戰(zhàn)略客戶，已啟動(dòng)催收計(jì)劃”。表決情況：記名投票，同意3票，反對(duì)0票，棄權(quán)0票。決議如下：1.同意《2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告監(jiān)督意見》，認(rèn)為報(bào)告客觀反映公司財(cái)務(wù)狀況，同意提交2023年度股東大會(huì)審議。2.責(zé)成財(cái)務(wù)部于2024年4月30日前完成“3年以上應(yīng)收賬款”專項(xiàng)催收方案，明確責(zé)任人與回款節(jié)點(diǎn)，方案提交下次監(jiān)事會(huì)會(huì)議審議。（監(jiān)事簽字）：張三李四王五日期：2024年3月15日（二）監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（節(jié)選）XX科技有限公司第三屆監(jiān)事會(huì)第3次會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：2024年3月15日14:30-16:00會(huì)議地點(diǎn)：公司二樓會(huì)議室出席人員：全體監(jiān)事（3人）主持人：張三記錄人：趙六一、財(cái)務(wù)監(jiān)督議題1.審議《2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告》：討論要點(diǎn)：監(jiān)事王五關(guān)注“3年以上應(yīng)收賬款”風(fēng)險(xiǎn)，建議“按客戶分類制定催收策略”；監(jiān)事李四補(bǔ)充“需評(píng)估壞賬計(jì)提是否充分”。共識(shí)與待辦：會(huì)議決議同意提交股東大會(huì)（詳見本次會(huì)議決議第1項(xiàng)）；財(cái)務(wù)部于4月30日前提交專項(xiàng)催收方案（詳見本次會(huì)議決議第2項(xiàng)）；審計(jì)組同步核查“壞賬計(jì)提合理性”，5月15日前形成報(bào)告。二、高管履職監(jiān)督議題討論要點(diǎn)：監(jiān)事就“總經(jīng)理年度述職報(bào)告”中“市場拓展目標(biāo)未完成”質(zhì)詢，總經(jīng)理說明“受行業(yè)周期影響，已調(diào)整策略為‘聚焦頭部客戶’”。共識(shí)與待辦：會(huì)議認(rèn)可述職反思態(tài)度，要求經(jīng)營層于4月10日前提交《市場策略優(yōu)化方案》，重點(diǎn)說明“頭部客戶開發(fā)計(jì)劃”與“新市場拓展節(jié)奏”。分發(fā)范圍：報(bào)送董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)存檔記錄人簽字：趙六日期：2024年3月15日