書法家協(xié)會(huì)會(huì)議室使用規(guī)定

一、總則為加強(qiáng)本書法家協(xié)會(huì)會(huì)議室的規(guī)范化管理，充分合理利用會(huì)議室資源，確保各類會(huì)議及相關(guān)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于協(xié)會(huì)內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及會(huì)員因協(xié)會(huì)相關(guān)工作需要使用會(huì)議室的情況。所有使用會(huì)議室的部門、人員均應(yīng)遵守本規(guī)定，秉持愛護(hù)公共資源、保持良好秩序的原則使用會(huì)議室。二、會(huì)議室管理職責(zé)分工（一）行政部門總體管理協(xié)會(huì)行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)籌管理，包括制定和完善會(huì)議室使用規(guī)定，協(xié)調(diào)各部門的會(huì)議室使用安排，確保會(huì)議室資源的合理分配。同時(shí)，行政部門要對會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，保證會(huì)議室的正常使用狀態(tài)。（二）設(shè)施維護(hù)人員職責(zé)設(shè)施維護(hù)人員負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作。定期對會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、燈光等進(jìn)行檢查和清潔，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)備故障，確保設(shè)施設(shè)備始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。對于一些需要專業(yè)維修的問題，要及時(shí)聯(lián)系外部專業(yè)人員進(jìn)行維修，并跟進(jìn)維修進(jìn)度和結(jié)果。（三）清潔人員工作內(nèi)容清潔人員要保持會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生。在每次會(huì)議前后對會(huì)議室進(jìn)行清掃，包括地面清潔、桌面擦拭、垃圾清理等工作。定期對會(huì)議室進(jìn)行全面消毒，為使用者提供一個(gè)整潔、舒適、衛(wèi)生的環(huán)境。三、會(huì)議室使用申請流程（一）申請時(shí)間要求使用部門或人員應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫《會(huì)議室使用申請表》，提交至行政部門。緊急會(huì)議或特殊情況可在較短時(shí)間內(nèi)申請，但需向行政部門說明原因。例如，因突發(fā)重要書法交流活動(dòng)需要臨時(shí)使用會(huì)議室，應(yīng)在活動(dòng)開始前至少[X]小時(shí)提出申請。（二）申請表內(nèi)容填寫《會(huì)議室使用申請表》應(yīng)詳細(xì)填寫使用部門或人員姓名、聯(lián)系方式，使用會(huì)議室的日期、具體時(shí)間段，會(huì)議或活動(dòng)的名稱、內(nèi)容簡介，預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)等信息。對于需要使用特殊設(shè)備或有特殊布置要求的，也應(yīng)在申請表中注明。（三）申請審批流程申請表提交后，先由行政部門進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括申請時(shí)間是否與其他安排沖突，申請使用的會(huì)議室規(guī)格是否符合需求等。若審核通過，再提交給協(xié)會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部門將以郵件或電話的形式通知申請部門或人員。四、會(huì)議室使用規(guī)范（一）遵守使用時(shí)間使用部門或人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批通過的時(shí)間使用會(huì)議室，不得擅自提前或延長使用時(shí)間。如需延長使用時(shí)間，應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。在會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，按時(shí)歸還場地。（二）愛護(hù)設(shè)施設(shè)備使用者要愛護(hù)會(huì)議室的一切設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)行處理，不得自行修理。使用完畢后，要確保設(shè)備關(guān)閉并恢復(fù)到初始狀態(tài)，如關(guān)閉投影儀、音響、燈光等設(shè)備，將桌椅擺放整齊。（三）保持環(huán)境衛(wèi)生使用者應(yīng)保持會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生，不得在會(huì)議室吸煙、亂扔垃圾。會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后，要將垃圾帶走或放置在指定的垃圾桶內(nèi)。如有食物或飲料的使用，要注意避免灑落在地面或桌面上，如有污染應(yīng)及時(shí)清理。（四）特殊布置要求如需對會(huì)議室進(jìn)行特殊布置，如懸掛書法作品、擺放綠植等，應(yīng)提前向行政部門提出申請，并在使用結(jié)束后恢復(fù)會(huì)議室原狀。布置過程中不得對會(huì)議室的墻面、地面等造成損壞，不得使用可能會(huì)留下污漬或痕跡的裝飾材料。五、會(huì)議室使用收費(fèi)規(guī)定（一）免費(fèi)使用情況協(xié)會(huì)內(nèi)部部門因正常工作會(huì)議、會(huì)員培訓(xùn)、書法創(chuàng)作交流等與協(xié)會(huì)核心業(yè)務(wù)相關(guān)的活動(dòng)使用會(huì)議室，原則上免費(fèi)。但需遵守本規(guī)定的各項(xiàng)要求。（二）收費(fèi)使用情況當(dāng)協(xié)會(huì)外部單位或個(gè)人因非協(xié)會(huì)組織的商業(yè)活動(dòng)等需要使用會(huì)議室時(shí)，將收取一定的費(fèi)用。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會(huì)議室的規(guī)格、使用時(shí)長等因素確定。具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如下：[詳細(xì)列出不同規(guī)格會(huì)議室的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，如小型會(huì)議室每小時(shí)[X]元，中型會(huì)議室每小時(shí)[X]元等]。收費(fèi)用于會(huì)議室的維護(hù)、設(shè)備更新等方面，確保會(huì)議室資源的持續(xù)良好使用。（三）費(fèi)用繳納方式對于需要收費(fèi)使用會(huì)議室的情況，申請方應(yīng)在使用前按照行政部門通知的金額和方式繳納費(fèi)用。費(fèi)用繳納可通過銀行轉(zhuǎn)賬、微信支付、支付寶支付等方式進(jìn)行。繳納完成后，需將繳費(fèi)憑證發(fā)送給行政部門進(jìn)行核實(shí)。六、違規(guī)處理（一）輕微違規(guī)處理對于首次違反會(huì)議室使用規(guī)定但情節(jié)較輕的情況，如未按時(shí)清理會(huì)議室垃圾、未及時(shí)關(guān)閉設(shè)備等，行政部門將給予口頭警告，并要求使用部門或人員立即整改。（二）嚴(yán)重違規(guī)處理若多次違反規(guī)定或出現(xiàn)嚴(yán)重違規(guī)行為，如惡意損壞設(shè)施設(shè)備、未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改變會(huì)議室布局等，行政部門將視情節(jié)輕重采取以下措施：責(zé)令賠償損失，暫停其一定期限內(nèi)使用會(huì)議室的權(quán)利，并在協(xié)會(huì)內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評。對于因違規(guī)行為給協(xié)會(huì)造成重大損失的，將依法追究相關(guān)責(zé)任。七、會(huì)議室資源共享與調(diào)配（一）資源共享機(jī)制為提高會(huì)議室的使用效率，協(xié)會(huì)建立會(huì)議室資源共享機(jī)制。行政部門定期發(fā)布會(huì)議室的使用情況信息，包括已預(yù)訂時(shí)間和空閑時(shí)間等，鼓勵(lì)各部門在安排會(huì)議時(shí)盡量選擇空閑時(shí)間段，實(shí)現(xiàn)資源的充分利用。（二）臨時(shí)調(diào)配原則在特殊情況下，如因協(xié)會(huì)重要活動(dòng)需要緊急使用會(huì)議室，行政部門有權(quán)對已預(yù)訂的會(huì)議室進(jìn)行臨時(shí)調(diào)配。被調(diào)配部門應(yīng)積極配合，行政部門將協(xié)助其重新安排合適的會(huì)議室或調(diào)整會(huì)議時(shí)間。在調(diào)配過程中，行政部門要做好溝通協(xié)調(diào)工作，確保各方的利益和工作不受太大影響。八、會(huì)議室的信息化管理（一）線上預(yù)訂系統(tǒng)協(xié)會(huì)建立會(huì)議室線上預(yù)訂系統(tǒng)，方便各部門和人員進(jìn)行申請和查詢。該系統(tǒng)將實(shí)時(shí)顯示會(huì)議室的使用狀態(tài)，包括已預(yù)訂、空閑等信息。使用部門或人員可通過協(xié)會(huì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)登錄系統(tǒng)，按照提示填寫申請表進(jìn)行預(yù)訂操作。行政部門在系統(tǒng)中進(jìn)行審核和審批，審批結(jié)果也將在系統(tǒng)中及時(shí)反饋給申請人。（二）設(shè)備管理信息化利用信息化手段對會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行管理。建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的采購時(shí)間、使用情況、維修記錄等信息。通過設(shè)備管理軟件，設(shè)施維護(hù)人員可隨時(shí)查看設(shè)備狀態(tài)，及時(shí)安排維護(hù)和保養(yǎng)工作。同時(shí)，在設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，可通過系統(tǒng)快速報(bào)修，提高維修效率。九、附則本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由協(xié)會(huì)行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。行政