乒乓球俱樂部賽事獎品采購制度

乒乓球俱樂部賽事獎品采購制度第一章總則第一條目的為規(guī)范乒乓球俱樂部賽事獎品采購行為，確保采購工作的公平、公正、公開，提高資金使用效益，保證獎品質量，更好地服務于俱樂部賽事活動，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于乒乓球俱樂部舉辦的各類賽事獎品的采購活動。涵蓋俱樂部內部聯賽、會員挑戰(zhàn)賽、對外邀請賽以及其他各類有組織的乒乓球賽事。第三條采購原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.質量優(yōu)先原則：在滿足預算的前提下，優(yōu)先選擇質量可靠、品質優(yōu)良的獎品，以保證獎品的實用性和耐用性，體現俱樂部對賽事的重視和對參賽選手的尊重。3.性價比原則：通過充分的市場調研和比較，在保證獎品質量的基礎上，盡可能降低采購成本，提高資金使用效益，實現性價比的最大化。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，確保所有潛在供應商都有平等的機會參與競爭，避免任何形式的歧視和不正當競爭行為。第二章采購組織與職責第四條采購小組構成成立專門的賽事獎品采購小組，成員包括俱樂部行政主管、財務人員、賽事負責人以及會員代表。行政主管擔任采購小組組長，負責全面協(xié)調和指導采購工作。第五條采購小組職責1.行政主管：負責整體統(tǒng)籌采購工作，制定采購策略，協(xié)調各方面關系，對采購過程中的重大問題進行決策。2.財務人員：負責審核采購預算，監(jiān)控采購資金的使用情況，對采購項目進行財務核算和監(jiān)督，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。3.賽事負責人：根據賽事特點和需求，提出獎品的種類、規(guī)格、數量等具體要求，協(xié)助采購小組進行市場調研，參與供應商的選擇和評審工作，確保采購的獎品符合賽事實際需要。4.會員代表：代表會員的利益和需求，對獎品的選擇提供參考意見，監(jiān)督采購過程的公正性和透明度，反饋會員對獎品的看法和建議。第三章采購預算管理第六條預算編制賽事負責人應在賽事籌備階段，根據賽事規(guī)模、參賽人數、獎項設置等因素，初步擬定獎品采購預算。預算內容應詳細列出各類獎品的名稱、規(guī)格、數量、預計單價和總價等信息。第七條預算審核采購預算編制完成后，提交給財務人員進行審核。財務人員應結合俱樂部的財務狀況、賽事經費安排等情況，對預算的合理性、準確性進行審核，提出修改意見和建議。第八條預算審批經財務人員審核后的采購預算，上報俱樂部管理層進行審批。俱樂部管理層根據賽事的重要性、影響力以及俱樂部的整體發(fā)展規(guī)劃，綜合考慮后做出最終的審批決定。第九條預算調整在采購過程中，如因特殊情況需要調整預算，必須由采購小組提出書面申請，說明調整的原因、金額及對賽事的影響，經財務人員審核、俱樂部管理層審批后方可進行調整。第四章供應商管理第十條供應商選擇標準1.資質信譽：供應商應具備合法的經營資質，具有良好的商業(yè)信譽，無不良經營記錄和違法違規(guī)行為。2.產品質量：能夠提供符合俱樂部賽事獎品要求的高質量產品，具備穩(wěn)定的產品質量保證體系。3.價格優(yōu)勢：在保證產品質量的前提下，提供具有競爭力的價格，能夠滿足俱樂部對性價比的要求。4.服務能力：具備良好的售后服務能力，能夠及時響應俱樂部的需求，提供包括產品退換貨、維修保養(yǎng)等方面的優(yōu)質服務。第十一條供應商信息收集采購小組通過多種渠道收集供應商信息，包括但不限于網絡搜索、行業(yè)推薦、實地考察、供應商自薦等方式。建立供應商信息庫，對收集到的供應商信息進行整理、分類和歸檔，以便后續(xù)查詢和管理。第十二條供應商評估與選擇采購小組根據供應商選擇標準，對潛在供應商進行評估。評估方式包括資料審查、實地考察、樣品檢驗、市場調查等。在評估的基礎上，選擇至少三家符合要求的供應商作為候選供應商，進行進一步的比較和洽談。第十三條供應商合作協(xié)議簽訂與選定的供應商簽訂詳細的合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。協(xié)議內容應包括產品規(guī)格、價格、數量、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務、付款方式、違約責任等條款，確保雙方的合作有明確的法律依據和保障。第五章采購流程第十四條采購申請賽事負責人根據賽事獎項設置和實際需求，填寫《賽事獎品采購申請表》，詳細列出所需獎品的名稱、規(guī)格、數量、預算金額等信息，經采購小組組長審批后提交給采購人員。第十五條采購詢價采購人員根據采購申請，向選定的候選供應商發(fā)出詢價函，要求供應商提供詳細的產品報價單，包括產品名稱、規(guī)格、單價、總價、交貨時間、交貨地點等信息。對供應商的報價進行整理和比較，分析各供應商的價格優(yōu)勢和劣勢。第十六條采購談判采購小組根據詢價結果，選擇價格合理、產品質量和服務有保障的供應商進行采購談判。談判內容包括價格、交貨期、質量標準、售后服務等方面，爭取達成最有利于俱樂部的采購條款。第十七條采購合同簽訂談判達成一致后，采購人員根據談判結果起草采購合同，經采購小組審核、俱樂部管理層審批后，與供應商簽訂正式的采購合同。合同簽訂后，采購人員應及時將合同副本分發(fā)給財務人員、賽事負責人等相關人員，以便做好后續(xù)的工作安排。第十八條采購執(zhí)行與跟蹤采購人員負責采購合同的執(zhí)行和跟蹤工作，確保供應商按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求交付獎品。定期與供應商溝通，了解采購進度，及時解決可能出現的問題。如遇供應商無法按時交付或產品質量出現問題等情況，采購人員應及時采取措施，按照合同約定追究供應商的違約責任。第十九條驗收與交付獎品到貨后，采購小組組織相關人員進行驗收。驗收內容包括獎品的數量、規(guī)格、質量等方面，確保與合同約定一致。驗收合格后，填寫《賽事獎品驗收單》，由驗收人員簽字確認。驗收合格的獎品及時交付給賽事負責人，用于賽事頒獎環(huán)節(jié)。第六章質量控制第二十條質量標準明確在采購合同中明確獎品的質量標準，要求供應商提供的獎品必須符合國家相關標準和行業(yè)規(guī)范，以及俱樂部對獎品質量的特殊要求。第二十一條樣品檢驗對于重要的、批量較大的獎品采購項目，在采購合同簽訂前，可要求供應商提供樣品進行檢驗。樣品檢驗合格后方可進行正式采購，確保采購的獎品質量與樣品一致。第二十二條到貨檢驗獎品到貨時，嚴格按照合同約定的質量標準進行檢驗。檢驗方式包括外觀檢查、性能測試、數量核對等。如發(fā)現獎品存在質量問題，及時與供應商溝通，要求供應商采取更換、補貨等措施，確保賽事獎品的質量不受影響。第二十三條質量反饋與改進建立質量反饋機制，收集參賽選手和會員對獎品質量的意見和建議。對于反饋中發(fā)現的問題，及時分析原因，采取相應的改進措施。如涉及供應商產品質量問題，與供應商協(xié)商解決，必要時終止合作關系，選擇更合適的供應商。第七章付款管理第二十四條付款流程1.采購人員在獎品驗收合格后，根據采購合同和驗收單填寫《付款申請單》，注明采購項目名稱、供應商名稱、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上相關的發(fā)票、驗收單等證明材料。2.《付款申請單》經采購小組組長審核后，提交給財務人員進行復核。財務人員核對相關憑證和數據的準確性，確認無誤后報俱樂部管理層審批。3.俱樂部管理層審批通過后，財務人員按照財務管理制度的規(guī)定，辦理付款手續(xù)，將款項支付給供應商。第二十五條付款方式根據俱樂部的財務規(guī)定和與供應商的協(xié)商，選擇合適的付款方式，包括但不限于銀行轉賬、支票等。在付款過程中，嚴格遵守財務安全規(guī)定，確保付款的準確性和及時性。第二十六條付款記錄與檔案管理財務人員對每一筆采購付款進行詳細的記錄，建立付款檔案。付款檔案應包括付款申請單、發(fā)票、合同副本、驗收單等相關資料，以便日后查詢和審計。第八章監(jiān)督與審計第二十七條內部監(jiān)督俱樂部內部建立監(jiān)督機制，由會員代表和內部審計人員對賽事獎品采購活動進行監(jiān)督。監(jiān)督內容包括采購流程的合規(guī)性、供應商選擇的公正性、獎品質量的可靠性、資金使用的合理性等方面。定期對采購工作進行檢查和評估，及時發(fā)現問題并提出整改建議。第二十八條審計檢查定期或不定期對賽事獎品采購項目進行審計檢查。審計部門對采購活動的全過程進行審查，包括預算編制、供應商選擇、合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收付款等環(huán)節(jié)。審計結果形成審計報告，對發(fā)現的問題提出處理意見和建議，督促相關部門進行整改。第二十九條違規(guī)處理對于在賽事獎品采購活動中違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處理。對于違規(guī)行為較輕的，給予警告、批評教育等處理；對于違規(guī)行為嚴重，給俱樂部造成經濟損失或不良影響的，依法追究相關人員的責任。第九章檔案管理第三十條檔案內容建立完善的賽事獎品采購檔案管理制度，明確采購檔案的內容包括采購申請、采購預算、供應商信息、詢價函、報價單、采購談判記錄、采購合同、驗收單、付款憑證、質量反饋記錄等與采購活動相關的所有文件和資料。第三十一條檔案整理與歸檔采購人員負責在采購活動結束后及時對相關文件和資料進行整理，按照時間順序和項目類別進行分類，確保檔案資料的完整性和準確性。整理好的檔案資料交俱樂部檔案管理人員進行歸檔保存，便于日后查詢和查閱。第三十二條檔案保管與查閱檔案管理人員按照檔案管理制度的要求，妥善保管采購檔案。檔案保管期限按照國