采購需求及招標(biāo)流程管理手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)采購需求提出及招標(biāo)全流程管理，保證采購活動合規(guī)、高效、透明，降低采購成本，保障采購質(zhì)量。手冊依據(jù)《_________采購法》《_________招標(biāo)投標(biāo)法》及企業(yè)內(nèi)部采購管理制度制定，適用于企業(yè)各部門各類貨物、服務(wù)、工程項目的采購需求申報與招標(biāo)執(zhí)行工作。一、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)所有部門（包括生產(chǎn)部、研發(fā)部、行政部等）因生產(chǎn)經(jīng)營、項目建設(shè)、辦公需求等產(chǎn)生的采購活動，涵蓋原材料、設(shè)備、服務(wù)外包、工程委托等各類采購項目。（二）典型應(yīng)用場景生產(chǎn)物資采購：生產(chǎn)部門因生產(chǎn)計劃調(diào)整需新增原材料采購，或現(xiàn)有供應(yīng)商供貨不滿足產(chǎn)能需求時；設(shè)備采購：研發(fā)部為提升研發(fā)效率需采購實驗設(shè)備，或行政部因辦公設(shè)備老化需更換時；服務(wù)外包采購：企業(yè)因IT系統(tǒng)維護(hù)、后勤保潔、法律咨詢等專業(yè)服務(wù)需求需引入外部服務(wù)商時；工程項目采購：廠區(qū)擴(kuò)建、生產(chǎn)線改造等工程項目需委托設(shè)計、施工或監(jiān)理單位時。二、采購需求管理流程（一）采購需求提出需求部門發(fā)起：需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購需求申請表》（詳見附錄1），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、用途、預(yù)算金額、期望交付時間等核心信息，并附相關(guān)技術(shù)圖紙、需求說明等附件。需求部門內(nèi)部審核：需求部門負(fù)責(zé)人*對需求合理性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)采購需求是否符合部門年度工作計劃及企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，簽字后提交采購部。（二）采購需求評審與審批采購部初審：采購部收到需求后，重點審核需求完整性、預(yù)算金額準(zhǔn)確性（是否符合企業(yè)成本控制目標(biāo)）及采購方式建議（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等，根據(jù)金額、項目類型及《企業(yè)采購管理辦法》確定）?？绮块T會簽：對涉及技術(shù)參數(shù)復(fù)雜、預(yù)算金額較大（如超過萬元）或存在特殊要求的采購項目，由采購部組織需求部門、財務(wù)部、法務(wù)部進(jìn)行聯(lián)合評審，共同確認(rèn)需求的合規(guī)性、可行性與經(jīng)濟(jì)性。領(lǐng)導(dǎo)審批：評審?fù)ㄟ^后，按審批權(quán)限逐級報批：金額在萬元以下的，由采購部經(jīng)理*審批；金額在萬元至萬元的，由分管副總*審批；金額超過萬元或涉及重大項目的，報總經(jīng)理辦公會或采購領(lǐng)導(dǎo)小組*審議批準(zhǔn)。三、招標(biāo)策劃與備案（一）招標(biāo)方案編制采購需求審批通過后，采購部牽頭編制《招標(biāo)方案》，內(nèi)容包括：項目背景及采購需求概述；招標(biāo)方式（公開招標(biāo)/邀請招標(biāo)）及依據(jù)；招標(biāo)范圍（標(biāo)段劃分，如適用）；投標(biāo)人資格條件（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、類似項目業(yè)績等）；招標(biāo)文件組成（投標(biāo)人須知、采購需求、評標(biāo)辦法、合同條款等）；招標(biāo)時間計劃（公告發(fā)布時間、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間等）；評標(biāo)委員會組成建議（專家人數(shù)、需求部門及采購部人員比例等）。（二）招標(biāo)方案備案《招標(biāo)方案》編制完成后，提交法務(wù)部進(jìn)行合規(guī)性審核，重點審核招標(biāo)方式是否符合規(guī)定、資格條件是否設(shè)置歧視性條款、評標(biāo)辦法是否公平公正。審核通過后，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組備案（如需），并按企業(yè)規(guī)定向相關(guān)行政監(jiān)督部門（如采購項目需報財政部門）履行備案手續(xù)。四、招標(biāo)文件編制與發(fā)布（一）招標(biāo)文件編制采購部根據(jù)備案后的《招標(biāo)方案》，組織編制招標(biāo)文件，保證內(nèi)容完整、條款清晰、要求明確，主要包含：投標(biāo)人須知：招標(biāo)項目概況、投標(biāo)文件組成、投標(biāo)保證金要求、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)地點及注意事項；采購需求及技術(shù)規(guī)范：詳細(xì)描述采購物品/服務(wù)的規(guī)格、參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收要求等（避免使用“品牌唯一”“特定型號”等排他性表述）；評標(biāo)辦法：明確評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如價格分、技術(shù)分、商務(wù)分權(quán)重）及評分細(xì)則，采用綜合評分法的，需列明詳細(xì)計算方式；合同主要條款：合同期限、付款方式、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等核心條款；投標(biāo)人資格要求：法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書、營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可等）、近三年類似項目業(yè)績證明等。（二）招標(biāo)文件審核與確認(rèn)招標(biāo)文件編制完成后，需經(jīng)以下審核流程：采購部內(nèi)部審核：檢查文件格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、與招標(biāo)方案是否一致；需求部門確認(rèn)：需求部門對技術(shù)規(guī)范、采購需求等條款進(jìn)行確認(rèn)，保證符合實際工作需要；法務(wù)部合規(guī)性審核：審核合同條款、評標(biāo)辦法是否符合法律法規(guī)及企業(yè)制度，避免法律風(fēng)險；最終審批：采購部經(jīng)理*審核通過后，形成招標(biāo)文件最終版。（三）招標(biāo)公告發(fā)布公開招標(biāo)：采購部需在指定的招標(biāo)公告發(fā)布媒介（如中國采購網(wǎng)、企業(yè)官網(wǎng)等）發(fā)布招標(biāo)公告，公告內(nèi)容包括項目名稱、采購需求、投標(biāo)人資格條件、招標(biāo)文件獲取方式及時間、投標(biāo)截止時間等，公告發(fā)布時間不少于5個工作日（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。邀請招標(biāo)：通過隨機(jī)抽取或競爭性方式選擇3家以上具備相應(yīng)資格的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請書中需明確招標(biāo)項目概況、投標(biāo)截止時間及獲取招標(biāo)文件的方式。五、投標(biāo)文件接收與開標(biāo)評標(biāo)（一）投標(biāo)文件接收接收登記：在投標(biāo)截止時間前，采購部安排專人接收投標(biāo)文件，核對投標(biāo)人名稱、投標(biāo)保證金到賬憑證（如需），填寫《投標(biāo)文件接收記錄表》（詳見附錄2），記錄投標(biāo)文件密封情況、接收時間及投標(biāo)人代表簽字。文件密封檢查：開標(biāo)前，由采購部、需求部門代表共同檢查投標(biāo)文件密封情況，密封不符合要求的投標(biāo)文件，由采購部當(dāng)場退還投標(biāo)人（如招標(biāo)文件有約定，可作無效標(biāo)處理）。（二）開標(biāo)程序開標(biāo)時間與地點：按招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書規(guī)定的時間、地點組織開標(biāo)，邀請所有投標(biāo)人參加，可邀請公證處或第三方機(jī)構(gòu)見證（如重大項目）。開標(biāo)流程：主持人宣布開標(biāo)紀(jì)律，介紹參與單位（采購部、需求部門、評標(biāo)委員會等）；檢查投標(biāo)文件密封情況，確認(rèn)無誤后拆封；宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報價、投標(biāo)方案等關(guān)鍵信息（電子投標(biāo)的需展示投標(biāo)文件電子版）；填寫《開標(biāo)記錄表》（詳見附錄3），由所有參會代表簽字確認(rèn)。（三）評標(biāo)流程評標(biāo)委員會組建：評標(biāo)委員會由采購人代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為5人以上單數(shù)，其中專家人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。專家從依法組建的評標(biāo)專家?guī)熘须S機(jī)抽取，需求部門及采購部人員代表不得超過1人。與投標(biāo)人有利害關(guān)系的人員需主動回避。初步評審：評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進(jìn)行符合性審查，檢查投標(biāo)人資格、投標(biāo)保證金、投標(biāo)有效期等是否滿足招標(biāo)文件要求，剔除無效投標(biāo)（如逾期送達(dá)、未按要求密封、資格條件不達(dá)標(biāo)等）。詳細(xì)評審：對通過初步評審的投標(biāo)文件，按照招標(biāo)文件約定的評標(biāo)辦法（如綜合評分法、最低評標(biāo)價法）進(jìn)行評審，重點評審技術(shù)方案可行性、報價合理性、企業(yè)履約能力、售后服務(wù)承諾等，填寫《評標(biāo)打分明細(xì)表》（詳見附錄4）。評標(biāo)報告：評標(biāo)委員會根據(jù)評審結(jié)果，推薦1-3名中標(biāo)候選人（按優(yōu)先級排序），并撰寫《評標(biāo)報告》（詳見附錄5），說明評審情況、推薦理由及存在的異議（如有）。六、定標(biāo)與合同簽訂（一）定標(biāo)審批結(jié)果公示：采購部將評標(biāo)報告及中標(biāo)候選人名單在企業(yè)內(nèi)部公示欄或指定媒介進(jìn)行公示，公示期不少于3個工作日，公示內(nèi)容包括中標(biāo)候選人名稱、投標(biāo)報價、評審得分等。定標(biāo)審批：公示無異議后，采購部將《評標(biāo)報告》《中標(biāo)公示結(jié)果》報采購領(lǐng)導(dǎo)小組或總經(jīng)理辦公會審批，確定最終中標(biāo)人。（二）中標(biāo)通知審批通過后，采購部向中標(biāo)人發(fā)出《中標(biāo)通知書》（詳見附錄6），明確中標(biāo)項目、中標(biāo)金額、合同簽訂時間及要求，同時將中標(biāo)結(jié)果通知未中標(biāo)人，退還其投標(biāo)保證金（不計利息）。（三）合同簽訂合同談判：采購部組織需求部門、法務(wù)部與中標(biāo)人就合同條款進(jìn)行談判，重點明確技術(shù)參數(shù)、交付時間、付款方式、違約責(zé)任等細(xì)節(jié)，保證條款嚴(yán)謹(jǐn)、雙方權(quán)責(zé)對等。合同審批：談判完成后，由法務(wù)部審核合同文本，采購部、需求部門會簽，按審批權(quán)限報采購部經(jīng)理、分管副總及總經(jīng)理*審批。合同簽署與備案：審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽署合同，一式X份（采購部、需求部門、財務(wù)部、中標(biāo)人等各執(zhí)一份），并報法務(wù)部備案。七、采購執(zhí)行與驗收（一）合同交貨與履約交付跟蹤：采購部負(fù)責(zé)跟蹤中標(biāo)人合同履行情況，督促其按約定時間、地點、數(shù)量交付貨物或提供服務(wù)，并協(xié)調(diào)需求部門做好接收準(zhǔn)備。履約驗收：貨物/服務(wù)交付后，由需求部門牽頭，采購部、質(zhì)量部（如適用）共同參與驗收，對照合同及技術(shù)參數(shù)逐項核對，填寫《采購項目驗收報告》（詳見附錄7），確認(rèn)是否符合質(zhì)量、數(shù)量、功能等要求。驗收合格的，由參與部門簽字確認(rèn)；不合格的，書面通知中標(biāo)人限期整改，并可按合同約定追究違約責(zé)任。（二）付款結(jié)算發(fā)票與付款申請：驗收合格后，中標(biāo)人開具合規(guī)發(fā)票，采購部核對發(fā)票信息、合同金額、驗收報告，填寫《付款申請表》（詳見附錄8），附發(fā)票、驗收報告、合同復(fù)印件等，按財務(wù)審批流程報批?？铐椫Ц叮贺攧?wù)部收到審批通過的付款申請后，按合同約定方式（如銀行轉(zhuǎn)賬）支付款項，同時退還中標(biāo)人的履約保證金（如約定）。八、檔案管理采購全過程資料（包括采購需求申請表、審批文件、招標(biāo)方案、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、合同文本、驗收報告、付款憑證等）由采購部統(tǒng)一整理、歸檔，保存期限不少于項目結(jié)束后5年，保證資料完整、可追溯，以備審計或查閱。附錄：模板表格附錄1：《采購需求申請表》部門申請人日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)需求數(shù)量預(yù)算金額期望交付時間附件清單□技術(shù)圖紙□需求說明書□其他：需求部門負(fù)責(zé)人審核意見：簽字：日期：采購部初審意見：簽字：日期：財務(wù)部預(yù)算審核意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：附錄2：《投標(biāo)文件接收記錄表》招標(biāo)項目名稱接收時間年月日時分投標(biāo)人名稱投標(biāo)保證金元（是否到賬：□是□否）投標(biāo)文件密封情況□完好□破損（破損說明：）投標(biāo)人代表簽字經(jīng)辦人簽字附錄3：《開標(biāo)記錄表》項目名稱開標(biāo)時間年月日時分投標(biāo)人名稱投標(biāo)報價（元）投標(biāo)文件份數(shù)備注（如廢標(biāo)說明）（投標(biāo)人1）（投標(biāo)人2）…開標(biāo)主持人簽字記錄人簽字參會代表簽字附錄4：《評標(biāo)打分明細(xì)表》投標(biāo)人名稱價格分（%）技術(shù)分（%）商務(wù)分（%）總分排名（投標(biāo)人1）（投標(biāo)人2）評標(biāo)委員會簽字日期：附錄5：《評標(biāo)報告》項目名稱評標(biāo)時間年月日評標(biāo)委員會成員（專家姓名、需求部門代表、采購部代表*）投標(biāo)人情況（列出所有投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報價、資格審查結(jié)果）評審過程（初步評審、詳細(xì)評審情況，無效標(biāo)原因等）中標(biāo)候選人推薦第一中標(biāo)候選人：名稱、報價、得分；第二中標(biāo)候選人：…評標(biāo)委員會意見（推薦理由、異議處理情況等）簽字：日期：附錄6：《中標(biāo)通知書》中標(biāo)人名稱中標(biāo)金額元招標(biāo)項目名稱合同簽訂時間年月日前中標(biāo)范圍（貨物/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量等）請于接到本通知后X日內(nèi)，到我方簽訂合同，逾期未簽訂視為放棄中標(biāo)。采購部聯(lián)系人聯(lián)系方式（此處僅示例，實際用*代替）采購部（蓋章）日期：年月日附錄7：《采購項目驗收報告》項目名稱驗收時間年月日中標(biāo)人名稱合同編號驗收內(nèi)容（貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量/服務(wù)內(nèi)容、范圍）驗收標(biāo)準(zhǔn)（合同技術(shù)參數(shù)、國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格說明及整改要求：）參與部門簽字需求部門：采購部：質(zhì)量部（如適用）：附錄8：《付款申請表》項目名稱合同編號申請部門采購部中標(biāo)人名稱應(yīng)付金額已付金額本次申請金額付款事由□合同預(yù)付款□到貨款□驗收款□質(zhì)保金附件清單□發(fā)票□驗收報告□合同復(fù)印件□其他：申請人簽字部門負(fù)責(zé)人簽字財務(wù)審核意見：分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批日期：九、關(guān)鍵注意事項（一）合規(guī)性要求采購活動必須嚴(yán)格遵守《招標(biāo)投標(biāo)法》《采購法》等法律法規(guī)，嚴(yán)禁化整為零、規(guī)避招標(biāo)。招標(biāo)方式、評標(biāo)辦法、資格條件等設(shè)置需符合規(guī)定，不得設(shè)置傾向性、排他性條款，保證公平競爭。（二）需求準(zhǔn)確性需求部門應(yīng)保證采購需求描述清晰、技術(shù)參數(shù)明確，避免使用“優(yōu)質(zhì)”“先進(jìn)”等模糊表述，防止因需求不明確導(dǎo)致采購結(jié)果與實際需求偏差。預(yù)算金額需根據(jù)市場價格及企業(yè)成本控制目標(biāo)合理編制，不得虛報、瞞報預(yù)算。（三）保密管理招標(biāo)信息（如招標(biāo)方案、投標(biāo)人名單、評標(biāo)過程等）在正式發(fā)布前需嚴(yán)格保密，僅限參與采購流程的人員知悉，嚴(yán)禁泄露商業(yè)秘密。評標(biāo)委員會成員需簽署《保密承諾書》，對評審過程及結(jié)果保密，不得向外界透露評審細(xì)節(jié)。（四）供應(yīng)商管理建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績、履約能力進(jìn)行動態(tài)評估，定期更新名錄。對供應(yīng)商履約過程中出現(xiàn)的違約行為（如延遲交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等），需按合同約定處理，并記錄其不良行為，限制其參與后續(xù)采購項目。（五）