一、適用業(yè)務場景二、操作流程與步驟第一步：采購需求發(fā)起與確認操作說明：需求部門（如生產部、行政部）根據業(yè)務需求，填寫《采購需求申請表》，明確物料/服務名稱、規(guī)格型號、數量、期望交付時間、預算金額、用途說明等關鍵信息。需求部門負責人*審核需求合理性，重點核查數量與實際業(yè)務匹配度、預算是否在部門額度內。采購部門接收需求后，1個工作日內完成初審，確認需求描述清晰、無歧義（如規(guī)格參數不明確，需退回需求部門補充）。需求與采購部門共同確認最終需求細節(jié)，雙方簽字留存，作為后續(xù)采購執(zhí)行的依據。第二步：供應商尋源與評估操作說明：采購部門根據需求類型，通過企業(yè)合格供應商庫、公開招標、行業(yè)推薦等渠道收集供應商信息，至少篩選3家候選供應商。對候選供應商進行資質審核，包括營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質（如ISO認證、生產許可證等）、過往合作案例（可聯系過往客戶*核實）。組織技術部門（如需）與采購部門聯合進行現場考察或樣品測試，重點評估供應商的生產能力、質量管控體系、交付周期等。綜合報價（性價比）、資質、業(yè)績、服務等因素，填寫《供應商綜合評估表》，形成評估報告，按企業(yè)權限報采購經理*審批。第三步：采購訂單執(zhí)行與協同操作說明：審批通過后，采購部門與選定供應商簽訂《采購合同》，明確物料/服務標準、價格、交付時間、驗收方式、違約責任等條款（合同模板需符合企業(yè)法務規(guī)范）。采購部門根據合同信息，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建《采購訂單》，同步發(fā)送供應商，并要求供應商在24小時內確認訂單（如需調整，需書面反饋原因）。供應商確認訂單后，采購部門建立《采購訂單跟蹤表》，實時跟蹤生產進度、物流信息，每周與供應商聯系人*溝通一次，保證按期交付。如遇交付延遲、質量異常等問題，采購部門需立即啟動應急機制，與供應商協商解決方案（如分批交付、替換不合格品等），并同步通知需求部門。第四步：驗收與入庫操作說明：供應商按訂單交付后，需求部門與采購部門共同到場驗收，核對物料名稱、規(guī)格、數量、外包裝完整性，必要時進行抽樣檢測或第三方檢測。驗收合格后，填寫《物料驗收單》，需求部門、采購部門、供應商三方簽字確認；如不合格，需在《驗收異常記錄表》中注明問題，要求供應商限期整改或換貨。倉庫憑簽字后的《物料驗收單》辦理入庫手續(xù)，更新庫存數據，并將入庫信息同步至采購部門和財務部門。第五步：結算與供應商績效評估操作說明：財務部門根據《采購合同》《物料驗收單》《采購訂單》等單據，核對應付金額，按企業(yè)付款周期辦理結算（避免提及“發(fā)票”，可表述為“合規(guī)結算單據”）。采購部門每季度對合作供應商進行績效評估，從質量合格率、交付準時率、服務響應速度、價格競爭力等維度填寫《供應商季度績效評分表》，評分結果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等級。評估結果作為供應商后續(xù)合作的重要依據：優(yōu)秀供應商可優(yōu)先分配訂單、縮短付款周期；不合格供應商限期整改，連續(xù)兩次不合格則清退出庫。所有采購相關文件（需求申請、評估報告、合同、驗收單、績效表等）整理歸檔，保存期限不少于3年。三、核心模板工具表1：采購需求申請表序號需求部門物料/服務名稱規(guī)格型號單位需求數量期望交付時間預算金額（元）用途說明需求人審核人1生產部A型原材料GB/T19001噸52024–50,000月度生產計劃張*李*表2：供應商綜合評估表供應商名稱聯系人*聯系方式資質等級（A/B/C）報價（元）歷史合作案例（近1年）質量合格率交付準時率綜合評分評估結論科技公司王*A48,0003次合作，均無異常98%100%92推薦表3：采購訂單跟蹤表訂單號供應商名稱物料名稱訂單數量計劃交付時間實際交付時間生產進度（%）物流狀態(tài)異常說明責任人*PO-2024001科技公司A型原材料5噸2024–2024–100%已簽收無劉*表4：供應商季度績效評分表供應商名稱評分周期質量合格率（30%）交付準時率（30%）服務響應速度（20%）價格競爭力（20%）總分等級改進建議科技公司2024秀增加備貨量四、關鍵實施要點需求精準性：需求部門需詳細描述物料/服務參數，避免“大概”“可能”等模糊表述，減少后續(xù)爭議。供應商合規(guī)性：嚴禁與無資質供應商合作，重點核查行業(yè)準入許可及有效期，規(guī)避法律風險。合同嚴謹性：合同條款需明確違約責任（如延遲交付的違約金比例、質量問題的處理方式），保障企業(yè)權益。協同及時性：采購、需求、倉庫、財務部門需建立定期溝通機制（如每周例會），保證信息同步，避免信息滯后導致問題。數據可追溯性：所有操作需留存書面或電子記錄，便于后續(xù)查詢、審計及供應商績效復